Автоматизация процесса закупки и доставки товара транспортной компанией

Андрей Котелкин, руководитель компании «Ардви-сервис» и партнер-интегратор ПланФикса, делится отработанным на собственном примере подходом к организации процесса закупки и доставки товара для компании, работающей в сфере B2B-продаж.

Опыт Андрея интересен еще и тем, что он вышел за рамки собственного бизнеса, профессионально занимается автоматизацией бизнес-процессов и даже ведет свой канал на YouTube.

Слово Андрею.


Типичный день компании-импортера в сфере B2B:

  • Менеджеры кричат через весь офис: «А когда будет заказ? А что будет в заказе?»
  • Логист отбивается от этих вопросов и сам постоянно дергает менеджеров и руководителя — почему на сдали вовремя заказ и что будет в следующем заказе и/или почему не правильно заказали нужные комплектующие (или еще хуже, не тот каталожный номер оборудования), а теперь не можем сделать отгрузку по тендеру!
  • Постоянные совещания по решению одних и тех же вопросов. Не наступили ли еще сроки оплаты по контрактам? Остался последний день до оплаты импортного контракта, без оплаты не отгрузят новый — что делать?
  • Бухгалтер вечно ругается, что поздно дают документы для внесения товара в 1С или что перевод названия товара не соответствует внесенной позиции и «плывут» отчеты.
  • В день прихода груза, как всегда неожиданно, оказывается что груз слишком большой по весу и приходится в последний момент нанимать грузчиков.

И так целыми днями, месяцами, годами. Менеджеры, логист, бухгалтер, завскладом постоянно заняты, усердно «работают», получают высокую зарплату. Сотрудники «при деле» и со стороны посмотришь так и есть — дружный коллектив, который занят одним общим делом: заказывать товар, импортировать и продавать его. Открою секрет — чаще всего это общее дело не длится далее задержки зарплаты в 10-20 дней. Кто не верит — можете поэкспериментировать у себя))).

Конечно, скажут читатели — ты был плохим руководителем, а вот у меня не так. Возможно, это и правда… Но вводились инструкции, проходили многочисленные тренинги, еженедельные собрания с отчетами по работе, создана книга продавца, прописывались стандарты работы компании… На более поздних этапах были выстроенные процессы, применение программы Worksection для коммуникации и диаграммы Гантта для управления сроками поставок.

Были и очевидные успехи в бизнесе — за годы работы компания добилась роста в 65 % рынка своего сектора в Республике Беларусь, через центр обучения прошли десятки лучших продавцов. Я мог спокойно уехать на месяц в отпуск несколько раз в год. Но надежные люди перерастали компанию, приходили новые и все повторялось заново.

Эти циклы продолжались до момента очередного кризиса 2014 года, когда эта бизнес система рухнула и необходимо было начинать строить что-то новое. И в то же время больше уже не хотелось повторять ошибок. В 2015 году поменялись цели в бизнесе и возникла потребность автоматизации с целью сокращения штата и уменьшения операционных издержек.

После того как я определил, а чего же я на самом деле хочу автоматизировать и каким образом — мой выбор остановился на ПланФикс. Процессов и Сценариев тогда еще не было, да и справочники только появились. И мое знакомство с ПФ началось с диаграммы Гантта.

Прошло некоторое время и на основе простого базового функционала ПланФикс я настроил бизнес-процесс, который заменил и логиста, и переводчика, и завскладом, а уж насколько меньше разговоров в офисе стало — а все потому, что люди не всегда нужны в бизнес-процессах, их роль выполняют хорошо построенные и автоматизированные регламенты в ПФ и грамотное делегирование.


Базовый функционал для этого рецепта:

В Сценариях также все просто:
• Добавить действие (комментарий) и (или) создать документ по шаблону
• И на десерт — изменить название задачи, после того как она перешла в статус «Завершенная» для визуального понимания, что этап пройден и какой результат на этом этапе получили


Как приготовить?

  1. Важнейший момент — это четко выстроенная цепочка задач. Правильное и однозначно понимаемое название каждой задачи, ориентированное на результат.
Цепочка задач организации бизнес-процесса планирования заказа и доставки грузов

Инструкция на КАЖДЫЙ шаг.

Подробная инструкция на каждый шаг

2. Заполняем Кастомные поля описанием груза после получения инвойса от Поставщика:

Заполняем кастомные поля

3. Отправляем запрос цены нескольким грузоперевозчикам (их может быть и 2, и 10) при помощи автоматического сценария:

Автоматический сценарий отправки запроса на цену различным грузоперевозчикам

4. Отправляем заявку грузоперевозчику — создаем документ по шаблону и отправляем по почте контактному лицу транспортной компании:

Отправляем заявку грузоперевозчику

5. Делаем перевод инвойса и сообщаем сотрудникам о дате планируемого прихода груза.

6. Высылаем письмо с требуемыми документами таможенным декларантам и оплачиваем пошлины:

Автоматическое письмо таможенным декларантам

7. Высылаем заявку на перевозку груза с таможенного терминала в логистический центр.
8. Делается заявка в логистический центр с окном прихода машины с таможенного терминала.
9. Дается заявка главному бухгалтеру о постановке груза на учет в бухгалтерскую программу 1С.
10. При получении документов (инвойсы, CMR и т.д.) сразу вручную кодируем их по дате и русскому названию — например «2019-12-20 Инвойс от поставщика №3 на тендер под Нафтан» (очень легко потом искать и идентифицировать документ в папке документов проекта).
• На каждом этапе отмечаем выполненные пункты чек-листа для самоконтроля или контроля сотрудников.
• В процессе прохождения цикла записываем, что необходимо улучшить и вносим изменения в настройки и описания задач и инструкций.
11. Финальная задача — !!!распечатанные счета на оплату услуг лежат в папке или лотке для бухгалтера. По практике, это очень важный момент перехода из «цифрового» мира в реальный (даже если команды на оплату идут в виде задачи в ПланФикс):

Задача главному бухгалтеру

Вот и все — аутсорсинг в действии, а не на словах.

Теперь временные затраты на доставку груза снизились в ДЕСЯТКИ раз и в штате компании больше нет логиста (переводчика), бухгалтера, завскладом!
• Выполнение всех задач полного шаблона по всем шагам, включая переписку с внешними контактами, занимает пару часов рабочего времени.
• Документы (счета, инвойсы, CMR, переводы, платежные документы) находятся в папках конкретного проекта и их легко найти,
• Товар может находится в логистическом центре (крупногабаритный) или на собственном складе.
• Для отгрузки товара высылается накладная из ПланФикс и заявка на отгрузку оператору логистического центра по их стандартам оформления (но это уже другая история)

Этот бизнес-процесс откатан десятки раз и, как сказано про воинский Устав, каждая строчка написана «кровью». Так и здесь. Эта настройка ПланФикс «живая», после каждого прохождения заказа вносились изменения в названия задачи , в ее инструкции и т.д. и т.п.

Я заметил, особенно после перерыва в поставках, что особенно важно делать четкие и однозначно понимаемые названия этапов, пошаговые инструкции на каждый этап или, можно сказать, писать самому себе команду, что и как сделать. Причем писать ее так, чтобы понял 10-летний ребенок.

По моему глубокому убеждению, необходимо упрощать, а не усложнять. «Сложно» сделать быстрее, чем выстроить и отладить простой бизнес-процесс. Зато потом тратим часы и дни времени на переделку и поддержку «сложного» процесса. Чем проще — тем лучше.

Но эта простота кажущаяся — за ней годы упорного труда по оттачиванию и шлифовке. Японцы в свое время отличились в этом и назвали эту практику Кайдзен (фокусировка на непрерывном совершенствовании процессов производства, разработки, вспомогательных бизнес-процессов и управления).

Я все больше убеждаюсь в том, что свой выбор ПланФикс я сделал правильно, мне нравится Идеология и принципы команды разработчиков. Я понял, что аналитика, настройка бизнес-процессов, поиск наиболее оптимального решения — это то, что мне нравится и чем я готов заниматься все свое время.

В статусе партнера , я веду свой YouTube-канал «Обзор Планфикс», на котором общаюсь с подписчикам канала, разбираю кейсы и практические вопросы. Видео с демонстрацией работы описанного выше процесса тоже размещено на канале:

Дмитрий Гончаренко: Спасибо Андрею за этот рассказ. Всем нашим старым и новым пользователям напоминаю: мы с удовольствием опубликуем истории о вашем опыте использования ПланФикса — пишите в Службу поддержки с темой «Рассказ от первого лица», я подключусь и помогу это организовать.

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

8 Comments

  1. Аватар

    Андрей, вопрос по пункту 3

    3. Отправляем запрос цены нескольким грузоперевозчикам (их может быть и 2, и 10) при помощи автоматического сценария:

    Т.е вы сразу в сценарии пишете нужный список участников для добавления? Если не так, то каким образом идёт отправка письма нужному количеству участников?

  2. Аватар

    Если кратко-Да
    Если развернуть ответ—мне очень интересно, какие и кто предложит варианты решения этого вопроса?

    ПФ за 3 года хорошо развился, сделанное мной решение устарело. Так что можем накидать в этой теме обсуждения разные варианты.
    Единственно что замечу (как я написал в статье), у меня это решение «обкатано» десятки раз в течение нескольких лет. Мне, как интегратору и администратору аккаунта, проще и быстрее влезть в сценарий и поменять или добавить контактное лицо. Опыт показал что 2-х транспортных компаний вполне достаточно.
    Для клиентов, конечно, делаются решения без редактирования сценариев.

  3. Аватар

    Я п.3 реализовал по-другому. На примере тендера среди нескольких поставщиков. Есть задача «Закупка». В ней способ подключения исполнителей-«Подзадача для каждого исполнителя». При создании задачи добавляете исполнителями хоть 20 контактов. Для каждого из них при сохранении задачи создается подзадача. Далее сценарием в каждую подзадачу добавляется комментарий с заявкой и отправляется. Я еще при создании подзадач меняю исполнителя на сотрудника, а участником делаю исполнителя, так более логично.

    1. Аватар

      Благодарю вас за этот вариант! «При создании задачи добавляете исполнителями хоть 20 контактов»-т.е. вы добавляете вручную контакты? Если брать мой кейс, учитывая что запросы отправляются в 2 или 3 выбранные компании, то можно изменять список получателей в шаблоне задачи (изменяя исполнителей. Так проще чем в сценарии,в этом я свами согласен

  4. Аватар

    Если список получателей всегда один и тот же, то ваш вариант проще. У меня он динамический и меняется от задачи к задаче. Поэтому менеджеры заполняют его в налзадаче. Но можно добавить список получателей в шаблон задачи и подзадачи создадутся для всего списка автоматически.

  5. Аватар

    Очень нравится в ПФ именно автоматические сценарии. Упрощают жизнь кнопки «принять», «в работу», «отправить». Представлен прекрасный кейс. Что мне больше всего понравилось, так то, что уменьшилось количество сотрудников, а процесс не встал. Фирма не «пошла по миру». Как я понимаю, при смене сотрудников ничего не измениться? Все будет работать нажатием пару кнопок?

  6. Аватар

    Да, вы все правильно отметили. Фирма перестала быть зависимой от смены персонала, нет уже необходимости в обучении логиста или менеджера, даже отпала необходимость в инструкциях, в мотивации сотрудников, в разборе причин «косяков» и
    прекратилось » тушение пожаров». Т. Е. бизнес процесс в таком виде самодостаточен и поддерживает сам себя за счёт того, что на каждом этапе прописаны чёткие и пошаговые указания что делать и как делать. А уже Планфикс, как хороший Инструмент, помогает в реализации на практике !

Добавить комментарий