Кейс дня: Автоматизируем завершение задач при поступлении уведомления о доставке заказа

Друзья, вы часто заказываете товары через интернет? Я не знаю человека, у которого еще нет опыта заказа какой-нибудь нужной вещицы через глобальную сеть.

То, что вы видите сегодня на картинке в интернете, то, о чем вы мечтали и еще вчера казалось недоступным из-за большого расстояния, уже завтра оказывается у вас в руках. Расстояний нет. Недосягаемой мечты нет. Все реально. Только закажи.

Мы в ПланФиксе тоже регулярно делаем заказы через всемирную паутину. Например, полученный через интернет-магазин кофе существенно ускорил написание этого кейса 🙂 А еще мы помогаем организовать работу тем, кто отправляет и получает заказы. И сегодня в рубрике «Кейса дня» я расскажу о том, как автоматизировать небольшой участок работы по заказу.

Суть проблемы

Клиент оформляет заказ на сайте. В ПланФиксе создаётся задача-заказ. Вы отрабатываете заявку и передаёте товар в компанию, которая занимается доставкой. Когда заказ успешно доставлен, служба доставки отправляет вам на почту уведомление. Теперь вам необходимо вручную найти нужную задачу в ПланФиксе и завершить её. Это неудобно и занимает много времени. Такой процесс можно и нужно автоматизировать.

То есть надо сделать так, чтобы ПланФикс самостоятельно нашёл заказ клиента, сравнил его номер с номером заказа из уведомления службы доставки, и завершил задачу-заказ при совпадении номеров.

Решение

В качестве примера я рассмотрю онлайн-магазин по продаже линз.

Настраиваем шаблон заказа

В каждой задаче-заказе от клиента фиксируем номер заказа и всю необходимую информацию. Для этого создадим пользовательское поле, например «Номер заказа». Это поле типа Число. При создании сразу указываю, в каком шаблоне его использовать. В нашем случае это шаблон, по которому создаются все задачи от клиентов:

Добавляем поле «Новый заказ» в нужный шаблон
Добавляем поле «Новый заказ» в нужный шаблон.

Кроме этого, добавляем в шаблон поля, в которых будем фиксировать данные по заказу. Сделать это можно по инструкции из справки. У меня получился такой шаблон:

Шаблон заказа от клиента.

В шаблон добавила поля: «Номер заказа», «Линзы» (поле типа Запись справочника), «Количество упаковок» (поле типа Число), «Адрес доставки» (поле типа Текст) и «К оплате» (Вычисляемое поле). А названия таких задач формируются автоматически при помощи переменных.

С заказом разобрались, теперь переходим к почте.

Правило для разбора почты

Почта присылает стандартное уведомление, содержащее данные получателя и номер трека. Для таких уведомлений создаем почтовое правило:

Почтовое правило для закрытия заказа клиента
Почтовое правило для закрытия заказа клиента.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Наш партнёр-интегратор Муса Джамилиев из компании «Новая бизнес среда» в коротком видео рассказывает, как настроить работу такого почтового правила:

Обратите внимание, для автоматического завершения задач, в разделе сценария «Дополнительные операции» выберите статус «Завершенная».

Вот таким нехитрым способом можно немного помочь себе в работе с клиентами. Вам больше не придется при получении почтового уведомления искать задачу по номеру заказа и менять её статус вручную. Вроде это и не сильно затратно по времени, но пусть все же напрягается ПланФикс 🙂


Надеемся, пример настройки будет полезен и для других ваших кейсов. Подписывайтесь на наши обновления в соцсетях: Facebook, ВКонтакте, Telegram, Twitter и YouTube-канале. Там периодически появляются новости о доработках и новинках.

3 Comments

  1. Аватар

    Да, такая проблема есть и подобные вещи действительно нужно автоматизировать.
    Мы рассылаем достаточно большое количество заказных писем Почтой России. В самом начале задачу примерно так и решал, правда с Почтой там несколько сложнее получалось.
    И в нашем случае оказалось, что бОльшее удобство и даже некое удовольствие можно получить от использования модуля «Отслеживание отправлений «Почта России» команды Степана Чельцова (getupd.io).
    Привязал скрипты и контрагенту автоматически высылаются уведомления, что отправление уже на почте или скоро закончится срок хранения. Ну и по воронке задача сама путешествует в зависимости от статуса. Ляпота…
    Не рекламы ради, а для информирования.

    1. Аватар

      Добавочка.
      Немного ввела в заблуждение информация «передаёте товар в компанию, которая занимается доставкой».
      Сначала не посмотрел видео.
      В видео как раз рассказывается про Почту России. Сложность/неудобство в том, чтобы получать уведомления от Почты России надо в своём личном кабинете зарегистрировать трек-номер. Да, согласен, «зато бесплатно».
      🙂

Добавить комментарий