Внедрение ПланФикса на производстве: Взгляд руководителя

Сергей Улаев, AffContextДмитрий Гончаренко: Сегодня в рубрике Рассказ от первого лица интереснейший пост Сергея Улаева, руководителя компании AffContext, о внедрении ПланФикса на производственном предприятии. У Сергея редкий талант рассказывать о серьезных вещах таким простым языком, что сложно оторваться от чтения. Впрочем, сейчас вы все поймете сами.

Сергей Улаев: Это статья о том, как технически был реализовано внедрение ПланФикса в одной компании (ООО «ИнБетон»), которая занимается производством и продажей фасадного декора по всей России.

«Технически» — главное слово. Потому что «художественное» описание этой истории можно прочитать по этой ссылке (осторожно, можно «утонуть» в чтиве на полдня). А здесь будет много ссылок на справку ПланФикса по тому или иному функционалу, что мы реализовывали.

Итак, погнали. Читать дальше →

Интеграция ПланФикс и Вчасно

Дмитрий Гончаренко: Сегодня в гостях у рубрики «Рассказ от первого лица» Николай Малый из компании ProcessFather. Николай давно и успешно интегрирует ПланФикс в разных областях, а его компания является сертифицированным партнером ПланФикса. На этот раз речь пойдет об интеграции ПланФикса с украинской системой электронного документооборота «Вчасно». Передаю микрофон Николаю.

Николай Малый: Электронный документооборот – манна небесная для менеджеров, предпринимателей, бухгалтеров и всех, кто вовлечен в деловую деятельность, в любой сфере. Даже крошечное частное предприятие предполагает документооборот, что уж говорить о крупных компаниях. А документооборот — это горы распечатанных договоров, счетов, актов выполненных работ; это рейды на почту и очереди; это покупка и заполнение конвертов и другие “прелести”, с которыми сталкиваться приходится каждый день.

Поэтому и придумали документооборот электронный. “Бумажки” или их аналоги, в электронном виде хранятся в “облаке”, доступны с компьютера в любое время, создаются за считанные минуты, так же быстро подписываются и отправляются адресату.

Центральный элемент в этой системе — подпись. В нашем случае — это подпись электронно-цифровая (ЭЦП). Волшебный файлик, бережно хранимый на компьютере или на диске, защищенный паролем, позволяет в один клик подписать документы и отправить их контрагенту. Цифровая подпись имеет такую же юридическую силу, как подпись, сделанная рукой. Если сегодня у человека, деятельность которого требует подписания документов, нет ЭЦП — это жизнь в каменном веке, без преувеличений.

Впрочем, об электронном документообороте знает любой пользователь ПланФикс. Знаем, используем. Сложнее с ЭЦП. Расскажем, как нам удалось интегрировать ПланФикс и систему электронного документооборота, чтобы сэкономить пользователю ПланФикс время и нервы.

На украинском рынке с 2017 года функционирует электронная система документооборота «Вчасно». Ее изюминка, в том числе – в возможности использовать ЭЦП.

Многие пользователи в Украине отдают симпатии двум системам одновременно:

  • в ПланФикс создают документы;
  • во «Вчасно» их подписывают и пересылают своим контрагентам на подпись.

При такой системе пользователю приходится делать лишние телодвижения:

  • необходимо быть пользователем и ПланФикс, и «Вчасно»;
  • сформировать документ по шаблону или выгрузить его из отчета в ПланФикс;
  • сохранить это документ у себя локально на компьютере;
  • открыть сервис Вчасно и загрузить туда документ, предварительно выбрав его у себя на компьютере;
  • во «Вчасно» нужно правильно выбрать контрагента-адресата;
  • и, наконец, подписать и отправить документ с помощью ЭЦП, указав путь к ключ-файлу хранящемуся на локальном носителе пользователя.

ПланФикс должен быть идеально удобным инструментом, верно? Поэтому мы задумались, как две удобные системы объединить в одну супер-удобную или хотя бы максимально облегчить задачу, путем избавления пользователя от лишних телодвижений с локальной перегрузкой файлов из одного сервиса в другой.

Пара наших клиентов, которые пользуются “Вчасно”, уже интересовались у нас о возможности соединения сервисов, но прямой кастомизированной интеграции не было в планах ни у “Вчасно”, ни у команды ПланФикс.

Мы пожили немного с осознанием того, что ждать кастомизированную интеграцию мы будем очень долго, и начали читать API документацию. Не буду описывать весь наш тернистый путь, но даже с учетом того, что API методы есть у обоих сервисов, мы решили делать собственный сервис-прокладку.

Сейчас сервис работает в одностороннем порядке — автоматическая выгрузка требуемого документа из ПланФикс и загрузка его во Вчасно. Очень кстати стал релиз функционала Кнопки в ПланФикс, и теперь мы можем повесить кнопку “Отправить во Вчасно” в любой нужной задаче или ситуации:

Отправка документа из ПланФикса в систему электронного документооборота "Вчасно"

Планфикс пока не умеет работать с ЭЦП, поэтому пользователю все равно нужно войти в сервис “Вчасно” и подписать своим ключом документы на отправку, но благодаря нашему сервису документам уже будет присвоен контрагент-адресат и номер, а благодаря групповой подписи документов во “Вчасно” — это действительно можно сделать в несколько кликов.

Сравним процесс создания, подписания, отправки документа по принципу «было – стало».

Преимущества использования интеграции ПланФикса и ВчасноБлагодаря интеграции 2-х платформ пользователь получает экономию времени и минус три шага при создании, подписании и отправке документов.

В планах — доработка и развитие сервиса в части отображения статуса документа из “Вчасно” прямо в задаче ПланФикс. Сейчас сервис работает в тестовом режиме и с Января 2018 года будет предоставляться по подписке, без привязки к количеству пересылаемых документов из ПланФикс во “Вчасно”.

До конца декабря 2018 года сервис можно протестировать бесплатно. Для этого нужно обратиться по одному из каналов указанных на нашем сайте.  Просто напишите нам о вашем желании протестировать сервис и мы обсудим все детали подключения.
Спасибо и будем рады ответить на все возникшие вопросы.

     Николай Малый

Компаний ProcessFather

 

 

 

 

Дмитрий Гончаренко: Со своей стороны скажу, что мы с интересом следим за подобными инициативами и с удовольствием распространяем информацию о сервисах, расширяющих возможности ПланФикса, по своим каналам. Наверняка, потребность отправки документов из ПланФикса через систему электронного документооборота есть не только в Украине, так что опыт Николая может быть интересен в том числе и как пример  открытия новых возможностей на других рынках.

 

P.S. Если вы хотите рассказать о своем опыте внедрения и использования ПланФикса, интересных бизнес-процессах, которые вам удалось автоматизировать с его помощью — ставьте задачу в Службу поддержки с темой «Рассказ от первого лица». Я подхвачу ее с нашей стороны и мы согласуем детали. Давайте делиться опытом, это полезно для всех.

На чьей стороне мяч?

Простая метафора “передачи мяча” между вами и клиентом помогает легко понять, на чьей стороне поля он находится и за кем следующий ход. Сегодня я хочу показать вам, как можно настроить этот процесс автоматически, при помощи сценариев ПланФикса.

Использование автоматических сценариев в ПланФиксе

Читать дальше →

Шаблоны писем-уведомлений

Начну с банальности: некоторые простые на вид вещи дают очень разнообразные возможности. Сегодняшний рассказ — об одной из таких штук, которая только что появилась в ПланФиксе.

Простые вещи можно использовать очень по-разному - как и шаблоны писем-уведомлений в ПланФиксе

Как минимум пару раз в неделю мы получали запросы пользователей, на которые отвечали “подождите немного, скоро появится возможность настраивать шаблоны писем, тогда ваш кейс можно будет решить”. И вот этот момент наступил:

  • Вы можете “причесать” письмо под себя и убрать из него ненужную информацию, как в моем примере ниже. Пусть клиент даже не подозревает, что вы пишете ему из ПланФикса.
  • Можно добавить в шаблон перечень тех, кто еще получил это письмо и снять вопросы на эту тему у получателя.
  • Появилась возможность присвоить входящему письму-заявке номер и сразу вывести его в ответном письме клиенту.
  • Теперь вы сами управляете видимостью в уведомлении проекта, по которому идет переписка. В жизни примерно с равной частотой встречаются ситуации, когда название проекта необходимо и когда оно очень мешает — а сейчас вы можете сделать в своем аккаунте так, как удобно именно вам.
  • Ну и вообще, теперь вы можете отсылать в письме любые данные из задачи, ее проекта или контрагента, включая кастомные поля всех этих сущностей.

Читать дальше →

До свидания, 2014 — Здравствуй, 2015!

Коллеги намекнули, что надо бы написать итоговый пост в блог — конец года, праздник, всё такое. Я предполагаю, что эти итоговые посты не относятся к числу самых полезных и читаемых, но традиции это святое, поэтому вот он — итоговый пост. Постараюсь сделать его покороче, поменьше слов, побольше ссылок.

Начинаться итоговый пост должен новогодней открыткой, вот она:

Новогодняя открытка ПланФикса: 2015 - Год коллективной работы!

Для многих наступающий год будет непростым, вот мы и решили напомнить, что лучшая опора в сложные времена — это слаженный коллектив. Так что в первую очередь думайте о коллегах, а мы постараемся поудобнее организовать вашу совместную работу.

Теперь переходим к итогам.
Читать дальше →

ПланФікс українською

По просьбам украинских пользователей ПланФикса, мы открыли для перевода интерфейс системы. Если Вы хорошо знаете украинский язык и готовы потратить часть своего времени на перевод элементов интерфейса — присоединяйтесь.

Как это работает:

  • выбираете в списке по ссылке непереведенную фразу
  • кликаете на ссылку в крайней правой позиции строки и попадаете в интерфейс перевода
  • вводите перевод фразы и жмете кнопку Next в нижнем правом углу для перехода к следующей фразе этого блока

Объем перевода, конечно, большой — именно поэтому мы надеемся на посильную помощь сообщества: даже пара фраз, переведенных каждым человеком, приближает общий проект к завершению. После того, как все фразы будут переведены, мы дадим возможность переключать интерфейс на украинский.

Пару слов о других языках: мы изначально планировали ПланФикс как мультиязычную систему, причем язык переключается не на уровне аккаунта, а на уровне пользователя. Это означает, что в одном аккаунте одновременно могут работать люди из разных стран, при этом каждый будет видеть интерфейс системы на своем языке.

На текущий момент в системе доступен бета-вариант английского интерфейса. Он выполнен непрофессиональным переводчиком и содержит ошибки, но англоязычным пользователям он все равно понятнее, чем русский 🙂

Переключить язык интерфейса можно в своей карточке пользователя / Редактировать / Дополнительные данные.

Успехов вам в переводе и заранее спасибо всем, кто откликнется!

UPDATE 07-09-2015: Украинская версия интерфейса запущена — спасибо всем, кто принял в этом участие!

Дмитрий Гончаренко

     Команда ПланФикса

Новый блог ПланФикса

Друзья,

с сегодняшнего дня блог ПланФикса переехал на новый адрес: blog.planfix.ru. Основная причина переезда — недоступность по старому адресу для наших пользователей из Казахстана, где закрыт доступ к ЖЖ.

Старый блог остается в архивном варианте, ничего оттуда удаляться не будет, но все новые записи будут появляться по новому адресу, поэтому если вы подписаны на RSS блога ПланФикса — самое время обновить ссылку.

В связи с переездом мы решили провести ревизию популярных кейсов, описанных в нашем блоге на протяжении его существования (а это ни много, ни мало — 4 года). Мы переработаем примеры использования ПланФикса для решения разных задач и выложим в новом блоге их актуализированные версии — со свежими скриншотами и оптимальными вариантами настроек. Думаю, это будет особенно полезно для наших новых пользователей, хотя и старым не помешает освежить в памяти различные возможности использования системы.

В общем, обращайте внимание на красную единичку “+1” в главном меню вашего ПланФикса — она говорит о том, что в блоге появилась новая запись и ее имеет смысл прочитать:

До скорых встреч!

 

 

 

 

Дмитрий Гончаренко

     Команда ПланФикса