Бонус новичка

Эта заметка продолжает тему мини-настроек ПланФикса для разных бизнес-ситуаций. Сегодня мы разберем реальный случай, в котором компания по особому работает с новыми клиентами. Соответственно, ей нужен способ автоматически выделять задачи-заказы от новых клиентов среди общего потока заказов. Что именно они с ними потом делают, я точно не знаю. Но наверняка это что-то очень теплое и приятное, чтобы клиент таял от удовольствия.

Бонус новичка: автоматическое предоставление новым клиентам особых условий в течение 30 дней с момента первого заказа

Читать дальше →

Запрет изменения статуса без заполнения поля

Мы достаточно часто получаем запросы вроде таких:
— Как запретить завершать задачу без заполнения поля “Итоги выполнения”?
— Нужно, чтобы задачу нельзя было взять в работу верстальщику, пока не будет файла с утвержденным дизайном.
— Если сделка провалена, обязательно нужно указать причину провала, и только потом перевести ее в этот статус.

Ну и так далее. Все подобные запросы объединяет общая потребность: запретить переводить задачу на следующий этап жизненного цикла, пока не выполнены определенные условия.

Раньше в ответ мы предлагали сценарий, который срабатывал в момент перевода задачи в следующий статус, проверял условие, и если оно не выполняется, возвращал задачу на предыдущий этап и добавлял комментарий исполнителю “Заполните поле такое-то!” Но с появлением кнопок эту же ситуацию можно обыграть более изящным образом с легким налетом магии. О нем я вам сегодня и расскажу.

Рецепт из магической книги настроек ПланФикса

Читать дальше →

Внедрение ПланФикса на производстве: Взгляд руководителя

Сергей Улаев, AffContextДмитрий Гончаренко: Сегодня в рубрике Рассказ от первого лица интереснейший пост Сергея Улаева, руководителя компании AffContext, о внедрении ПланФикса на производственном предприятии. У Сергея редкий талант рассказывать о серьезных вещах таким простым языком, что сложно оторваться от чтения. Впрочем, сейчас вы все поймете сами.

Сергей Улаев: Это статья о том, как технически был реализовано внедрение ПланФикса в одной компании (ООО «ИнБетон»), которая занимается производством и продажей фасадного декора по всей России.

«Технически» — главное слово. Потому что «художественное» описание этой истории можно прочитать по этой ссылке (осторожно, можно «утонуть» в чтиве на полдня). А здесь будет много ссылок на справку ПланФикса по тому или иному функционалу, что мы реализовывали.

Итак, погнали. Читать дальше →

Интеграция ПланФикс и Вчасно

Дмитрий Гончаренко: Сегодня в гостях у рубрики «Рассказ от первого лица» Николай Малый из компании ProcessFather. Николай давно и успешно интегрирует ПланФикс в разных областях, а его компания является сертифицированным партнером ПланФикса. На этот раз речь пойдет об интеграции ПланФикса с украинской системой электронного документооборота «Вчасно». Передаю микрофон Николаю.

Николай Малый: Электронный документооборот – манна небесная для менеджеров, предпринимателей, бухгалтеров и всех, кто вовлечен в деловую деятельность, в любой сфере. Даже крошечное частное предприятие предполагает документооборот, что уж говорить о крупных компаниях. А документооборот — это горы распечатанных договоров, счетов, актов выполненных работ; это рейды на почту и очереди; это покупка и заполнение конвертов и другие “прелести”, с которыми сталкиваться приходится каждый день.

Поэтому и придумали документооборот электронный. “Бумажки” или их аналоги, в электронном виде хранятся в “облаке”, доступны с компьютера в любое время, создаются за считанные минуты, так же быстро подписываются и отправляются адресату.

Центральный элемент в этой системе — подпись. В нашем случае — это подпись электронно-цифровая (ЭЦП). Волшебный файлик, бережно хранимый на компьютере или на диске, защищенный паролем, позволяет в один клик подписать документы и отправить их контрагенту. Цифровая подпись имеет такую же юридическую силу, как подпись, сделанная рукой. Если сегодня у человека, деятельность которого требует подписания документов, нет ЭЦП — это жизнь в каменном веке, без преувеличений.

Впрочем, об электронном документообороте знает любой пользователь ПланФикс. Знаем, используем. Сложнее с ЭЦП. Расскажем, как нам удалось интегрировать ПланФикс и систему электронного документооборота, чтобы сэкономить пользователю ПланФикс время и нервы.

На украинском рынке с 2017 года функционирует электронная система документооборота «Вчасно». Ее изюминка, в том числе – в возможности использовать ЭЦП.

Многие пользователи в Украине отдают симпатии двум системам одновременно:

  • в ПланФикс создают документы;
  • во «Вчасно» их подписывают и пересылают своим контрагентам на подпись.

При такой системе пользователю приходится делать лишние телодвижения:

  • необходимо быть пользователем и ПланФикс, и «Вчасно»;
  • сформировать документ по шаблону или выгрузить его из отчета в ПланФикс;
  • сохранить это документ у себя локально на компьютере;
  • открыть сервис Вчасно и загрузить туда документ, предварительно выбрав его у себя на компьютере;
  • во «Вчасно» нужно правильно выбрать контрагента-адресата;
  • и, наконец, подписать и отправить документ с помощью ЭЦП, указав путь к ключ-файлу хранящемуся на локальном носителе пользователя.

ПланФикс должен быть идеально удобным инструментом, верно? Поэтому мы задумались, как две удобные системы объединить в одну супер-удобную или хотя бы максимально облегчить задачу, путем избавления пользователя от лишних телодвижений с локальной перегрузкой файлов из одного сервиса в другой.

Пара наших клиентов, которые пользуются “Вчасно”, уже интересовались у нас о возможности соединения сервисов, но прямой кастомизированной интеграции не было в планах ни у “Вчасно”, ни у команды ПланФикс.

Мы пожили немного с осознанием того, что ждать кастомизированную интеграцию мы будем очень долго, и начали читать API документацию. Не буду описывать весь наш тернистый путь, но даже с учетом того, что API методы есть у обоих сервисов, мы решили делать собственный сервис-прокладку.

Сейчас сервис работает в одностороннем порядке — автоматическая выгрузка требуемого документа из ПланФикс и загрузка его во Вчасно. Очень кстати стал релиз функционала Кнопки в ПланФикс, и теперь мы можем повесить кнопку “Отправить во Вчасно” в любой нужной задаче или ситуации:

Отправка документа из ПланФикса в систему электронного документооборота "Вчасно"

Планфикс пока не умеет работать с ЭЦП, поэтому пользователю все равно нужно войти в сервис “Вчасно” и подписать своим ключом документы на отправку, но благодаря нашему сервису документам уже будет присвоен контрагент-адресат и номер, а благодаря групповой подписи документов во “Вчасно” — это действительно можно сделать в несколько кликов.

Сравним процесс создания, подписания, отправки документа по принципу «было – стало».

Преимущества использования интеграции ПланФикса и ВчасноБлагодаря интеграции 2-х платформ пользователь получает экономию времени и минус три шага при создании, подписании и отправке документов.

В планах — доработка и развитие сервиса в части отображения статуса документа из “Вчасно” прямо в задаче ПланФикс. Сейчас сервис работает в тестовом режиме и с Января 2018 года будет предоставляться по подписке, без привязки к количеству пересылаемых документов из ПланФикс во “Вчасно”.

До конца декабря 2018 года сервис можно протестировать бесплатно. Для этого нужно обратиться по одному из каналов указанных на нашем сайте.  Просто напишите нам о вашем желании протестировать сервис и мы обсудим все детали подключения.
Спасибо и будем рады ответить на все возникшие вопросы.

     Николай Малый

Компаний ProcessFather

 

 

 

 

Дмитрий Гончаренко: Со своей стороны скажу, что мы с интересом следим за подобными инициативами и с удовольствием распространяем информацию о сервисах, расширяющих возможности ПланФикса, по своим каналам. Наверняка, потребность отправки документов из ПланФикса через систему электронного документооборота есть не только в Украине, так что опыт Николая может быть интересен в том числе и как пример  открытия новых возможностей на других рынках.

 

P.S. Если вы хотите рассказать о своем опыте внедрения и использования ПланФикса, интересных бизнес-процессах, которые вам удалось автоматизировать с его помощью — ставьте задачу в Службу поддержки с темой «Рассказ от первого лица». Я подхвачу ее с нашей стороны и мы согласуем детали. Давайте делиться опытом, это полезно для всех.

Управление плоттером

Сегодня у меня для вас очередной кейс настройки и использования ПланФикса. На этот раз речь пойдет об управлении загрузкой режущего плоттера. Если вам покажется, что это слишком узкая тема и вообще не про вас, не торопитесь с выводами. Управление плоттером является отличным примером организации буфера, который может использоваться практически в любом бизнес-процессе, от цепочки в материальном производстве до разработки программного обеспечения или ведения маркетинговой кампании.

Cама задача сформулирована здесь (спасибо Елене за отличный запрос).

Вот видео, демонстрирующее мой вариант ее решения. Я постарался снять весь процесс настройки с самого начала, чтобы вы без труда могли настроить нужный вам вариант управления буфером в своем аккаунте:

А ниже я опишу примерно то же самое в формате “текст+картинки” для тех, кто не любит смотреть видео.

Читать дальше →

Контент-план

Новинки и доработки это хорошо, но и о примерах использования забывать неправильно. Сегодняшняя заметка о том, как мы с коллегами составляем контент-план публикаций, посвященных ПланФиксу. И как сам ПланФикс нам при этом помогает.

Я записал этот рассказ в видеоформате:

А ниже опишу примерно то же самое в тексте и картинках для тех, кто лучше воспринимает информацию в таком формате.

Читать дальше →

Учет эквайринга в ПланФиксе

 

Сегодня в рубрике «Рассказ от первого лица» интереснейший кейс от Владимира Калякина, директора студии «Контентим», который использует ПланФикс для интернет-эквайринга — то есть, выставления клиентам сумм к оплате банковской картой и последующего разнесения оплат по задачам/сделкам, к которым они относятся. Думаю, такой опыт будет полезен во многих областях применения ПланФикса, так что передаю слово Владимиру.

Всем добрый день!

Говорят, в новогодние праздники сбываются давние мечты. Кому чего, а мне Дед Мороз даровал реализацию нашей давней идеи – эквайринг из админки ПланФикса, и распределение оплаченной суммы по задачам.

В целом задача стояла такая:

  • Наш менеджер в задаче, в которой происходит общение с клиентом, прикрепляет аналитику «К оплате клиенту». Далее клиенту уходит письмо с просьбой эту сумму оплатить, и некой ссылкой на платежную форму. Или же, по возможности – сама форма в письме.
  • Когда клиент оплачивает, нам должно прийти оповещение, и к задаче прикрепиться сумма фактического платежа.
  • Далее, с помощью сценария нужно понять – всю ли сумму заплатил клиент. И если всю – то задачу закрыть, или выполнить другие необходимые операции исходя из потребностей.

Читать дальше →

Быстрая постановка задач голосом

В прошлой заметке про мобильное приложение ПланФикса для Андроид я обещал в качестве небольшого утешения для владельцев айфонов поделиться лайфхаком постановки задач голосом через Siri. Этот день настал 🙂

Siri, как быстро поставить задачу в ПланФикс голосом?

Читать дальше →

На чьей стороне мяч — 2

Одна из отличительных черт ПланФикса — возможность реализовать одну и ту же бизнес-ситуацию разными способами и достичь тем самым дополнительных результатов. Это важное следствие нашей идеологии: в отличие от других систем, претендующих на закрытие широкого спектра задач компании, ПланФикс не навязывает своего, железно вшитого видения организации того или иного процесса, а является чем-то вроде конструктора LEGO для систем управления бизнесом.

Сегодняшняя история на конкретном примере иллюстрирует, как похожие на первый взгляд процессы, на самом деле могут быть по-разному устроены внутри.

Процесс, который внешне выглядит одним образом, может быть очень по-разному устроен внутри

Читать дальше →