Два простых кейса, как сделать работу крупной компании проще и эффективнее в условиях большого количества задач

Дмитрий Пискарёв CTO Netpeak

Здравствуйте! Меня зовут Дмитрий Пискарёв, я Chief Technical Officer в агентстве интернет-маркетинга Netpeak.

Основная специализация агентства — предоставление услуг SEO 2.0. и PPC 2.0. За плечами мы имеем 10-летний опыт работы, более 1700 успешных проектов и 300 сотрудников.

В своей работе мы широко используем автоматизацию, которая помогает нашим специалистам достигать лучшего результата, не тратя время на рутину и механические операции.

Моя работа заключается в выработке решений по автоматизации, написанию на их основе технических заданий и их фактической имплементации в работу отделов.

В 2011-м году мы решили использовать ПланФикс в качестве эксперимента, поскольку до этого все задачи ставились вручную через письма в формате «Адресат / тема задачи / приоритет». За эти годы мы достигли существенного прогресса в использовании ПФ и автоматизации работы через его интеграцию по API с нашей ERP/CRM-системой. В своей же статье я постараюсь затронуть две темы, которые в работе сможет применить почти каждый пользователь.

Одной из проблем использования ПланФикса для агентства, возникшей спустя несколько лет, стала проблема большого числа задач и контроля их выполнения.

В качестве решения нам было создано две простые схемы:

1. Проверка только выполненных задач и задач, где требуется ответ на вопрос.

2. Выделение для руководителей отделов и направлений самых приоритетных задач в отдельный раздел, за которым установлен особый контроль.

Первая схема легко реализуется с помощью набора статусов «мяч» или, как часто говорят, «горячая картошка».

Идея проста: статус «в работе» превращается в «мяч у исполнителя», а между статусом «мяч у исполнителя» и «выполненная» добавляется еще один статус — «мяч у постановщика».

Набор статусов задачи для организации передачи мяча между постановщиком и исполнителем
Если у исполнителя возникает вопрос, он задает его и меняет статус — теперь задача будет пылиться (ведь статус неактивен), но зато постановщик будет вынужден контролировать процесс и реагировать на действительно важные задачи.

Подобный фильтр в сайдбаре раздела «Задачи» позволяет сделать процесс еще проще:

Фильтр задач, ожидающих действий от постановщика

Я, например, заглядываю туда несколько раз в неделю — этого достаточно, чтобы отработать большинство вопросов вовремя. Кроме того, я лишаю возможности лишний раз отвлечь себя по skype/telegram и другим каналам связи.

Если я долго не проверяю задачи — ERP, используя API ПланФикса, вышлёт мне такое письмо:

Автоматическое сообщение о падении темпов обработки запросов постановщику задач - ПУП Netpeak

Вторая схема еще проще:

1. Создаете новый проект.

В нашей компании он называется Сингапур. Почему Сингапур? Потому что Сингапур — пример государства, которое смогло за короткий срок, не имея в своем распоряжении никаких ресурсов, а лишь территорию площадью 712 кв. км, стать финансовым, экономическим центром Азии и иметь 4ое место по показателю ВВП на душу населения в мире. Кстати, если соберетесь создать своё государство — рекомендую почитать книгу бывшего премьер-министра Сингапура Ли Куан Ю — «Из третьего мира — в первый».

2. Устанавливаете правила перенос задач в этот проект. У нас, например, задача может попасть туда, только если она существенно улучшает агентство. Например:

2.2.1. Увеличивает проход.
2.2.2. Уменьшает операционные траты.
2.2.3. Сокращает товарно-материальные ценности.

По сути, реализованная схема — аналог Канбана, когда в работе одновременно может находиться не более X задач.

3. Настраиваете в нём систему статусов.

4. И, самое главное, выбираете сотрудника, который будет контролировать ход задач в этом проекте («пушить»).

Желательно, чтобы у «пушера» были KPI и система мотивации, которая бы заставляла еще и разбираться в задачах. Такой системой можно, например, считать, кол-во выполненных задач в приоритетном разделе из месяца в месяц (или динамику).
Как это реализовать? Через систему отчётов:

Статистика задач, выполненных в приоритетном разделе (проекте) служит основой для начисления бонусов ответственному сотруднику

Кстати, система подсчета динамики в поставленных и выполненных задачах у нас вообще работает на всех сотрудниках (в рамках ERP):

Динамика задач по сотрудникам в разных разрезах, отчет из ERP Netpeak, связанного по API с ПланФиксом

Два рассмотренных выше примера — лишь небольшая часть механизма, строящегося агентством более 5 лет. Но результат оправдан: с такой системой легко горизонтально масштабироваться и развиваться.

В нашей работе ПланФикс играет существенную роль, надёжно прикрывая в области постановки задач, трекинга и аналитики. Спасибо команде ПланФикса за годы продуктивного сотрудничества. Успехов в разработке и продвижении продукта!

Дмитрий Пискарёв

CTO Netpeak

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

Ну а я традиционно напоминаю нашим старым и новым читателям:Если вы готовы рассказать о своем опыте выбора и использования ПланФикса – ставьте задачу на Службу поддержки с темой “Рассказ от первого лица”, я подхвачу ее с нашей стороны и свяжусь с вами для согласования деталей.

 

7 Comments

  1. Спасибо за кейс.
    1) Интересно было бы услышать еще от вас, ведете ли вы клиентов в planfix в плане seo задач или используете planfix только для внутреннего потока задач? Если используете — то было бы интересно прочитать о бизнес процессах, взаимодействиях и отчетах по клиентам.
    2) Какую ERP/CRM систему используете в компании?

    1. Здравствуйте.

      1. Да, всех клиентов ведём в ПФ. Отчётность — в CRM. Думаю, что тема организации работы ERP-CRM-ПФ заслуживает отдельного поста. Обязательно об этом расскажем. 🙂

      2. ERP/CRM используем свою собственную — для её развития и поддержки работает штат программистов. ERP/CRM тесно связана с Планфиксом: например, при создании клиентского аккуанта в CRM, он дублируется в ПФ вместе с отдельным проектом.

  2. Для выделения особо важных задач мы используем кастомное поле — набор значений (тегов):
    стратегическая, тактическая, важно, …
    Можно сделать отдельный «управленческий» рабочий стол, в котором можно даже хронику фильтровать по избранным задачам.

    п.с. для классификации инструкций и др. управленческих документов тоже используем теги

    #пилим ERP/CRM на ПФ+1с ))

Добавить комментарий