Интеграция с Zapier

Каждая новая интеграция открывает для нас дверь в параллельный мир. Но есть такие интеграции, которые открывают целую параллельную вселенную, состоящую из множества миров. Интеграция с Zapier как раз из их числа — она позволяет ПланФиксу обмениваться информацией с огромным количеством таких миров-сервисов, причем без вмешательства программистов. Сегодня мы с вами освоим этот новый способ общения.

Интеграция с Zapier - Новый способ общения ПланФикса с параллельными мирами-сервисами

Начать, наверное, правильно с того, что из себя представляет Zapier. По сути, это сервис для автоматизации каких-то рутинных операций, как правило связанных с обменом данными между разными сервисами. Именно на этой ниве он получил известность и сейчас является, пожалуй, самым продвинутым и популярным коннектором между различными системами.

Общая схема работы Zapier такова:

  • в одном сервисе происходит некое событие;
  • информация об этом попадает в Zapier;
  • он производит некую операцию в другом сервисе по настроенным вами правилам.

Например:

  • вы отметили письмо в GMail звездочкой избранного;
  • информация об этом попала в Zapier;
  • он создал задачу в ПланФиксе из этого письма.

Основной плюс Zapier в том, что с ним интегрированы многие сервисы, поэтому когда мы добавляем интеграцию с Zapier, то автоматически получаем возможность обмениваться данными со всеми этими сервисами.

Список сервисов, интегрированных с Zapier

Но это не тот случай, когда нажатием одной кнопки вы магическим образом получите нужные вам данные из одной системы в другой. Логику их взаимодействия нужно настроить внутри Zapier. Для этого используется следующая схема:

  • вы выбираете событие (TRIGGER), которое возникает в нужном вам Сервисе 1;
  • и указываете действие (ACTION), которое должно произойти в Сервисе 2 в результате этого события;
  • при этом может использоваться поиск (SEARCH) нужного объекта в Сервисе 2, над которым нужно провести это действие.

Вообще, это очень похоже на работу автоматических сценариев в ПланФиксе, только у Zapier эти сценарии оперируют данными из разных сервисов. Каждый такой сценарий называется «Zap» и может содержать несколько нужных вам действий.

Логика едина для всех интеграций. Каждый сервис, интегрируясь с Zapier, создает свой набор событий, которые он отправляет в Zapier и действий, которые может производить, получив команду от Zapier. Сделали это и мы для ПланФикса. Не буду перечислять весь список событий и действий, вы сможете увидеть это, начав работать с ПланФиксом в Zapier. Давайте лучше посмотрим, как на практике выглядит настройка сценария-Zapa для какого-нибудь простого случая. Например, для упомянутого мною выше: пусть отметка письма в GMail звездочкой приводит к его появлению в ПланФиксе в виде задачи.

Для старта, вам понадобится пройти регистрацию в Zapier. Он простая и не должна вызвать у вас сложностей. После того, как вы вошли в свой аккаунт Zapier, нажмите на ссылку добавления ПланФикса. Сразу отмечу, что если вы будете читать эту заметку не сразу после ее выхода, а через несколько недель или месяцев, нажимать на ссылку скорее всего не понадобится — как только интеграция выйдет из статуса Beta, ПланФикс появится в общем каталоге Zapier и вы сможете найти его обычным поиском. Но пока исходим из того, что вы перешли по этой ссылке и подключили ПланФикс, нажав на эту кнопку:

Дообавление ПланФикса в Zapier

Тут же можно приступать к созданию сценария-запа:

Добавление нового запа в Zapier

Настройка производится в режиме мастера — то есть, вы проходите ее по шагам, а Zapier заботливо вас ведет. Слева на отдельной панели показывается, на какой стадии вы находитесь. В центральной части — что нужно сейчас сделать.

Настройка запа в Запире

 

Заблудиться сложно — просто делай, что доктор прописал и нажимай внизу Save&Continue.

На первом шаге нужно выбрать приложение, которое будет инициировать запуск запа. В нашем случае это GMail. На моем скриншоте его значок уже есть, но это только потому, что я находил его ранее. Вам для старта надо будет набрать “gmail” в строке поиска и выбрать этот сервис из предложенного списка.

Далее вы выбираете нужное событие из списка, которые поддерживаются интеграцией GMail и Zapier. В нашем случае это New Starred Email, то есть получение нового письма и отметка его звездочкой:

Выбор нужногог ттриггера GMail при добавлении запа

 

На следующих шагах Zapier попросит вас выбрать аккаунт Google, почту из которого вы будете отмечать звездочкой, и протестирует правильность введенных вами данных. Подробно этот процесс я описывать не буду, тут вы вряд ли столкнетесь с какими-то сложностями.

После этого вы перейдете к настраиванию действий, которые должны произойти при наступлении этого события. Их настройка также начинается с выбора приложения, в котором должно произойти действие — им в нашем случае будет ПланФикс:

Выбор ПланФикса в Zapier

 

Действие, которое нас интересует в данном случае, это создание новой задачи из отмеченного письма:

Zapier: создание новой задачи в ПланФиксе

 

На следующем шаге Zapier попросит вас выбрать аккаунт ПланФикса, в котором будут производиться эти действия. На этом процессе я тоже не останавливаюсь, думаю вы пройдете его и без моей помощи.

Далее мы переходим к центральной, можно сказать, настройке — нам нужно будет определить, в какие поля задачи будут попадать данные из письма. В появившейся на этом шаге форме есть два обязательных для заполнения поля — это шаблон, по которому будет создаваться задача, и ее название. С шаблоном все просто — выбираем его из списка, который Zapier загрузит из вашего аккаунта. А вот в качестве названия задачи мы с вами хотим использовать тему письма в GMail, поэтому кликаем на интерфейс выбора объекта (1) и выбираем поле Subject, то есть, тему письма:

Zapier: установка названия задачи из темы email

 

Для удобства настройки, Zapier во всех полях подставляет нам реквизиты из последнего отмеченного звездочкой письма, так что не удивляйтесь, почему на моих скриншотах видны какие-то конкретные названия и тексты.

Аналогичным образом, выбираем для заполнения поля “Описание” задачи реквизит “Body Plain” из письма:

Zapier: установка описания задачи из содержания письма email

 

И теперь нам остается указать постановщика и исполнителя для создаваемой задачи. Эта процедура немного отличается от выбора темы и описания. В самом поле “Постановщик” нужно выбрать вариант “Use Custom Value” (1), а в появившемся после этого поле — емейл отправителя письма:

Zapier: Выбор постановщика в ПланФиксе из письма GMail

 

Аналогичным образом поступаем с исполнителем — им станет получатель письма:

Zapier: Выбор исполнителя задачи из email пришедшего на GMail

 

Вот и все. После последних подтверждений и теста, который проведет Zapier, вам остается только дать своему Zap’у имя и активировать его:

Активация запа по связи GMail и ПланФикса в Zapier

 

Теперь вам достаточно будет нажать звездочку возле письма в GMail, чтобы получить его в виде задачи в ПланФиксе. При этом название задачи будет соответствовать теме письма, описание — его содержимому, постановщиком станет отправитель письма, а исполнителем задачи — его получатель.

Потренируйтесь в создании запов на этом простом примере, и вам обязательно захочется попробовать что-то более сложное. Например, мы в порядке эксперимента сделали зап, позволяющий получать лиды Facebook в ПланФикс. Другой интересный эксперимент: мы связали таблицу в Google Docs и ПланФикс таким образом, что добавление строки в таблицу приводило к созданию новой задачи в ПФ, а редактирование полей в этой таблице изменяло реквизиты задачи. Получается, что кто-то ведет свою работу в таблице, а вы видите это в ПланФиксе.

В общем, с добавлением Zapier в семью интеграций ПланФикса, простор для связывания сервисов, используемых в вашем бизнесе, существенно расширяется.

 

Ограничения

  • Zapier можно использовать бесплатно, но на бесплатном тарифе есть ограничения по количеству запов и их срабатываний.
  • Время срабатывания запа тоже зависит от используемого вами тарифного плана Zapier и составляет от 5 до 15 минут.
  • В ПланФиксе интеграция с Zapier доступна пользователям платных и премиум-аккаунтов. Во время 30-дневного пробного периода, который получает каждый новый пользователь ПланФикса, вы также можете использовать эту интеграцию. Поэтому если вы работаете в ПФ на бесплатном пакете, то можете зарегистрировать новый аккаунт для экспериментов и спокойно, без затрат, отрабатывать нужную связку сервисов.

Что дальше?
Для перевода интеграции с ПланФиксом в Zapier из статуса “Beta” в обычный режим, нам необходимо провести определенный объем работы, и вы можете нам помочь в этом. Вот что я попрошу вас сделать:

  • Подключите ПланФикс в Zapier по ссылке-приглашению, как описано выше, и попробуйте создать нужные в вашей работе запы.
  • Поделитесь с нами тем, чего вам не хватило со стороны ПланФикса. Возможно, нужны какие-то новые события-триггеры. Может быть, не хватает каких-то действий, которые должны автоматически совершаться в ПланФиксе по триггерам из других систем. Мы готовы все это обсуждать и дорабатывать.
  • Расскажите нам об удачных находках. Получаете в ПФ при помощи Zapier данные из сервиса, который вы используете в работе? Напишите нам, как вы это организовали — мы добавим шаблоны таких запов на страницу ПланФикса в Zapier, чтобы ими могли воспользоваться все заинтересованные пользователи.

Ну и, конечно, сообщайте нам о любых замеченных проблемах и неточностях — работа над интеграцией с Zapier продолжается.

Я считаю до пяти, не могу до десяти. Раз, два, три, четыре, пять — кто не подписался, я не виноват 🙂

26 Comments

  1. Спасибо за интеграцию, обязательно протестируем. Было бы хорошо,если бы вы сделали интеграцию с ifttt,у них есть интеграция с telegram,что очень расширило бы возможности,у zap,если я правильно помню,нет такой интеграции.

    1. +1 за ifttt
      Искал сервис для RSS -> GetPocket
      Те ограничения, что на бесплатной Zapier, мне не подходили. ifttt — работает отлично и денег не просит. Не знаю, за счет чего он живет. Может с сервисов-участников денег трясет

    1. Дмитрий Гончаренко

      — Кто отличился при проведении операции? Странный вопрос. Я отличился, кто же ещё?!

      🙂 На самом деле, гениальностью тут и не пахнет. Более того, случаются явные факапы. Но стараемся, это да.

      1. Сорри, вопрос немного в сторону — при изменении функционала или внешнего вида любого раздела какой порядок изменений вашей вики? Почему спрашиваю — регулярно нахожу несоответствие вики (иногда не критичные, иногда мешающие разобраться что к чему и приходится терзать поддержку вопросами)

        1. Дмитрий Гончаренко

          Дело обстоит так:
          — Если изменения серьезные, например появляется новый функционал, то в чек-листе на его запуск есть задача на создание/переработку справки.
          — Но если изменения не очень серьезные и/или не относятся к числу тех, которые анонсируются (например, передвинули что-то в интерфейсе), то такого чек-листа нет и мы можем банально забыть отразить это изменение в справке.

          Со временем такие вроде как небольшие изменения накапливаются и могут приводить, например, к тому, что скриншот в справке не отражает того, что пользователь реально видит в системе. Периодически мы садимся и актуализируем какой-то из старых разделов справки, но вообще нам удобно, когда нас тыкают носом в такое несоответствие — мы получаем обращение в поддержку, а его всегда проще и быстрее сделать и закрыть, чем садиться за глобальный перетряс справки.

  2. Не хватает возможности «Создать запись в справочнике ПФ»

    Пример:
    Товарная матрица ведется в Google таблицы.
    При появлении новой строки с соответствующими значениями в столбцах — создается запись в справочнике с этими значением.

    Думаю не секрет, что в экселе с таблицами работать будет удобней, а тут будет возможность очень быстрого и легкого обновления информации.

  3. Удобный кейс!
    Автоматическое попадание письма как задачи в ПФ — это мечта 🙂
    Только вопрос — а можно ли сделать так, чтобы постановщик в задаче формировался по условию «Если такой контакт в ПФ есть, то использовать его. А если нет, то не создавать новый, а использовать меня»?

    1. Дмитрий Гончаренко

      А вот не знаю, Алексей. Попробуйте поэкспериментировать и если увидите, каких действий не хватает со стороны ПФ — напишите, посмотрим можно ли их добавить.

    2. Попробуй накрутить сценарий на создание контакта. Мол если создается контакт и по каким-то условиям понимаем что он создался по интеграции — то удаляем его и во всех его задачах делаем постановщиком тебя

  4. Добрый вечер! Как раз в последнее время тестирую карты памяти. Заметил, что при использовании при описании проектов карт памяти у очень многих людей до этого тормозивших в Planfix появляется лучшее понимание проектов. Не секрет что очень большая доля людей в 2-3 раза лучше воспринимает информацию визуально, особенно когда проект представлен в виде карты памяти — mindmap. Так вот есть отличный проект Mindmeister и в связке с ним проектный треккер MeisterTask той же команды. По их задумке рисуешь карту памяти в Mindmeister а потом из нее ставишь задачи в треккер, для этого надо иметь аккаунты в Mindmeister и в MeisterTask, который друг с другом синхронизируются. Отлично и красиво, только этот треккер по сравнению с Планфиксом мне не нравится например, а карты памяти и визуализации — это то что как раз ПланФиксу имхо не хватает. MeisterTask тоже висит на Zapier и интергирован со многими проектными программами типа Ассаны итд. Если бы сделать интеграцию ПланФикс с MeisterTask то можно было бы имея 1 аккаунт Mindmeister и MeisterTask (даже бесплатные)сделать такую схему когда нарисованные таски из ментальной карты попадали бы в ПланФикс и там уже обрабатывались. То есть пара топменеджеров сидит и в айпедике пальцами и голосом рисует костяк проекта, может быть даже ставить ответственных и сроки(это возможно прямо на визуальной карте), а потом эти все проекты скармливаются в Планфикс для детализации и обработки.
    На первом этапе даже односторонняя интеграция вполне бы сгодилась.
    Очень хотелось бы это видеть. Если планов по интеграции с картами памяти у вас нет — напишите пожалуйста как это сделать самому через API. Можно ли делать автоматические запросы из Planfix в API MeisterTask за новыми тасками.

    P.S.Сегодня пока писал комент настроил интеграцию MeisterTask и Planfix, но только по тригерам. То есть при появлении на карте памяти новой задачи в Планфикс приходит сообщения. Но толку от этого немного.

    1. Я совсем не разработчик, а задача, о которой вы говорите — мне тоже потенциально интересна.
      Но как вы видите эту интеграцию?
      Вы ведь сами пишете, что Meister task в Zapier сами таски не отдаёт.
      Откуда же их брать в планфиксе?

Добавить комментарий