Как правильно пользоваться Хроникой ПланФикса

Заметка обновлена в ноябре 2018 года: незначительно отредактирован текст, скриншоты заменены на актуальные.

В сентябре 2012-го, в блоге ПланФикса был опубликован анонс нового раздела под названием Хроника. Сейчас тяжело представить, что когда-то в ПланФиксе ее не было — ведь это, пожалуй, самый используемый раздел системы в принципе.

Эту юбилейную заметку ко дню рождения Хроники я пишу с двумя целями: помочь новым пользователям в освоении ПланФикса и показать старым и опытным бойцам сценарий использования Хроники, который мы, команда ПланФикса, считаем правильным.

Итак, что же такое Хроника ПланФикса и с чем ее едят?

Замена почтовым уведомлениям
Новые пользователи ПланФикса, как правило, используют почтовые уведомления для того, чтобы быть в курсе происходящего в системе. Это естественная модель поведения: к почте все привыкли, все умеют ею пользоваться и знают, чего от нее ожидать. Человек в принципе  так устроен — встретившись с новым, он не торопится прыгать в океан неизвестности, а предпочитает стоять на надежном берегу, осторожно пробуя воду ногой.

Мы понимаем это и автоматически включаем почтовые уведомления для всех новых пользователей. Но вообще мы искренне советуем побыстрее от них отказаться и перейти на работу в Хронике.

Почему?

Основная причина в том, что Хроника позволяет тут же, никуда не уходя, реагировать на сообщения — вся мощь ПланФикса всегда находится у вас под рукой. Есть и другие положительные моменты: вы не засоряете почтовый ящик уведомлениями и к тому же легче и быстрее переключаетесь на новый стиль работы — а оно того стоит, ведь использование ПланФикса способно принципиально повлиять на вашу производительность и отношение к делам.

Работа в Хронике
Внешне Хроника очень похожа на почтовую программу. Центральное место в ней занимает список уведомлений, похожий на список писем во “Входящих”:

Список событий Хроники напоминает ящик входящих сообщений электронной почты

Новое уведомление появляется в этом списке каждый раз, когда в системе происходит событие, о котором вы уведомлены. Чаще всего это комментарий по существующей задаче или новая задача в ваш адрес. По умолчанию, новые уведомления появляются вверху, но можно изменить вид отображения на хронологический порядок.

Если кликнуть на любое из уведомлений, в появившейся справа панели откроется карточка задачи:

Карточка задачи открывается по клику на событие в Хронике

В ней вы можете быстро отреагировать на новое событие: принять задачу, ознакомиться с комментарием или написать свой. Тут же доступны все инструменты работы с задачей: вы можете менять исполнителей, сроки, добавлять чеклисты, аналитики — в общем, полноценно работать.

Обратите внимание — список уведомлений при этом никуда не делся, вы можете перемещаться по нему, просматривая в панели очередную задачу, или вернуться к полному виду списка, закрыв панель с задачей.

О чистоте
Давайте кликнем на одно из уведомлений и посмотрим на ленту действий по задаче. Как видите, некоторые из действий выделены светло-желтым фоном — в терминах ПланФикса это новые или непрочитанные сообщения:

Непрочитанные сообщения в Хронике ПланФикса

Это не обязательно означает, что вы их раньше не видели — если вы просто зашли в карточку задачи, ПланФикс не отметит сообщения прочитанными автоматически, он предлагает вам сделать это самостоятельно. Мы сознательно запрограммировали логику таким образом, чтобы вы могли оставить “на потом” задачи, отреагировать на которые сейчас по той или иной причине не можете.

Тут можно провести аналогию с часто используемым кейсом работы с почтой, когда во “Входящих” остаются все письма, на которые надо ответить — так список всегда находится перед глазами и вы не забудете про то, что ждет вашей реакции. В ПланФиксе для того, чтобы остаться в списке Хроники, задача должна содержать хотя бы одно непрочитанное действие.

Как можно отметить действие прочитанным? Есть несколько вариантов:

  • Просто кликните на желтый фон комментария — он поменяет свой цвет на белый и действие станет прочитанным. Обратная процедура, кстати, тоже работает.
  • Нажмите на флажок в самом верхнем непрочитанном действии — это пометит все действия по данной задаче как прочитанные:
  • Отметка прочитанными всех действий задачи
  • Если вы точно знаете, что задача не требует вашей реакции, отметить все действия прочитанными можно не заходя в нее, в общем списке уведомлений — флажок появляется по наведению, на месте счетчика непрочитанных уведомлений:

Отмеченные прочитанными события исчезают из ленты уведомлений Хроники, но это не значит, что они пропадают в принципе — вы легко можете переключить режим отображения таким образом, чтобы видеть все уведомления:

Отображение в Хронике всех событий, включая прочитанные

Счетчик
Следить за появлением новых событий вам поможет счетчик, расположенный в табе браузера, где открыт ПланФикс. На фоне зеленого квадратика отображается цифра, которая показывает количество непрочитанных действий:

Счетчик непрочитанных событий в Хронике ПланФикса

Новое событие  в системе автоматически увеличивает этот счетчик, даже если вы находитесь в этот момент в другой вкладке браузера. Посматривая периодически на таб с ПланФиксом и увидев изменившуюся цифру, вы можете переключиться в него и отреагировать на это событие.

Приятнее всего, когда все события отработаны и ничего не тянет за душу — тогда значок в табе выглядит как фирменный флажок ПланФикса:

В Хронике ПланФикса нет непрочитанных событий

К этому стоит стремиться. Вообще одно из базовых правил работы в ПланФиксе можно изложить так: Держи Хронику чистой. Так и сам чувствуешь себя спокойно, и коллеги довольны.

Маленькие хитрости
1. Современные браузеры позволяют закреплять вкладки на панели. Я закрепил вкладку с ПланФиксом рядом с вкладкой GMail — кинув взгляд в левый верхний угол экрана я сразу вижу, ждет ли кто-то моей реакции:

Закрепите таб в ПланФиксом, чтобы всегда держать перед глазами счетчик непрочитанных событий

 

2. Если ваш счетчик событий имеет такой вид:

Максимальное ограничение событий в счетчике Хроники ПланФикса

и это не первый ваш день на работе после отпуска, то скорее всего что-то пошло не так. Возможно, вы просто не знали, что действия надо отмечать прочитанными и накопили груз, который будет мешать вам комфортно работать с Хроникой. Для такого случая мы предусмотрели аварийный сброс — в меню вида отображения Хроники есть специальный пункт для отметки прочитанными всех событий по всем задачам:

Отметка всех событий в Хронике прочитанными

Воспользоваться им лучше после того, как вы отреагируете на самые свежие события, требующие вашего внимания — например, поступившие за последние несколько дней. Ну а после того, как жизнь начнется с чистого листа, лучше не запускать дела, своевременно реагировать на уведомления и отмечать прочитанными отработанные события — это позволит вам использовать возможности Хроники на полную катушку и сделать свою работу более производительной и приятной.

В заключение хочу предложить вам посмотреть пример работы сотрудника в Хронике, он очень познавательный и демонстрирует инструменты, которые вышли за рамки этой заметки:

А я пока с вами [ненадолго] прощаюсь.

Дмитрий Гончаренко

Дмитрий Гончаренко   Команда ПланФикса

 

13 Comments

  1. Я всёравно на почте смотрю 🙂 Так удобней. А хронику просто просматриваю, чтобы не упустить чего.

    Спасибо за идею с закреплением вкладки! Действительно очень удобно.

    P.s.: когда уже будет новый релиз? 🙂 Очень жду 🙂

    1. Дмитрий Гончаренко

      Совсем скоро — просто хочется доделать некоторые вещи по Ганту, чтобы сразу выпустить более-менее законченный вариант. Доработки все равно останутся, но хотим чтобы хотя бы основные блоки функционала были намечены по ней. В общем целом хотим в сентябре выпуститься.

  2. На счет уведомлений на панели — удобно, если по ходу деятельности все время находишься за компьютером. Если полдня на встречах, то уже не очень удобно — в этом случае уведомления на почту будут продуктивнее.

        1. Кейс очень простой — использовать Google Hangouts как инструмент получения оповещений из ПланФикса (на мобильном, планшете или всплывающими окошками на компьютере), а непосредственно отвечать уже переходя по ссылкам из оповещений в GH. GH — это тот же Jabber.

      1. Аналогично, пользуюсь почтой т.к. в офисе нахожусь не постоянно. А Jabber когда-то давно уже пробовал, но насколько помню там если несколько уведомлений приходит и сразу ты их не прочитал, то потом не очень удобно искать что там тебе пришло, что из этого важное, а что нет.
        Почта поудобнее в этом плане — если что-то неважное просто в корзину, а важное временно оставляю непрочитанным и открываю почту всегда вижу, что надо сделать.
        Несколько раз пробовал использовать хронику, но очень быстро там появляется +99 🙂

        1. Дмитрий Гончаренко

          Для тех, кто пользуется ПланФиксом в основном вне офиса, привязанность к почте помимо привычки объясняется еще и тем, что у ПланФикса пока нет мобильного приложения, а полной версией Хроники на смартфоне пользоваться неудобно. Появится приложение, будут выскакивать уведомления о новых событиях в телефон — я уверен, что от почты для этой цели народ будет отказываться, просто потому, что в Хронике будет быстрее и удобнее на них реагировать.

    1. Дмитрий Гончаренко

      Обновил скриншоты, добавил видео — в общем, привел ее в актуальное текущим возможностям системы состояние.

Добавить комментарий