Как с помощью ПланФикса организовать базу клиентов детского центра

Представляем новую рубрику «Кейс дня». В рубрике мы будем рассказывать вам о том, как можно адаптировать широкий функционал ПланФикса под узкие задачи. Или как решить сложные ситуации клиентов стандартными инструментами ПланФикса.

Сегодня расскажу о том, как организовать базу клиентов детского центра в ПланФиксе. Основные клиенты детского центра — это дети. Стоит задача сформировать базу детей и их родителей таким образом, чтобы сотрудникам центра было легко с ней работать.

Итак, ребенок. В ПланФиксе много сущностей, но ни одну из них сходу не приспособить под ребенка. Контакты — вариант, хотя сотрудникам поначалу будет довольно сложно воспринимать детей как контакты. Я предлагаю использовать идентичную контактам сущность — компании. Почему? Потому что, помимо базы детей, бывает необходимо иметь под рукой базу их представителей. Тогда у каждого ребенка (компании) в карточке будут указаны его родственники (контакты). Обычно это родители, но иногда к «контактам» ребенка можно добавить бабушку, дедушку, сестру, брата и так далее. И это как раз та задача, с которой ПланФикс справится хорошо, просто он это умеет.

Шаблон «Ребенок»

Настраиваем для каждого ребенка шаблон компании. Заходим в раздел КонтактыШаблоныНовый шаблон компании:

Настройка шаблона компании под ребенка
Настройка шаблона компании под ребенка.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Адаптируем его под ребенка, то есть добавляем поля, которые нужно заполнять при регистрации каждого маленького клиента. Например, дата рождения (системное поле), возрастная группа (пользовательское поле типа «Список»), любимые игрушки (пользовательское поле типа «Строка»), медицинские противопоказания (тоже «Строка»). Сделать это можно по такой инструкции.

У меня получилось так:

Шаблон «Ребенок»
Шаблон «Ребенок».

Итак, шаблон для регистрации детей готов. Теперь очередь за его родителями или представителями.

Шаблон «Представитель ребенка»

Для каждого представителя ребенка удобно использовать шаблон контакта. Его тоже адаптируем под нашу задачу:

Шаблон «Представитель ребенка»
Шаблон «Представитель ребенка».

Карточки ребенка и его представителя

По шаблону компании создаем карточку маленького клиента, заполняем ее данными и сохраняем его в аккаунте:

Пример заполнения карточки ребенка
Пример заполнения карточки ребенка.

Затем по шаблону контакта создаем карточку родителя и указываем в ней, к какой «компании», то есть к какому ребенку родитель (или представитель) имеет отношение:

Пример заполнения карточки представителя ребенка
Пример заполнения карточки представителя ребенка.

В итоге карточка ребенка выглядит примерно таким образом:

Карточка ребенка заполнена данными
Карточка ребенка заполнена данными.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

А вот так выглядит карточка мамы ребенка:

Хорошая «компания», не правда ли?
Хорошая «компания», не правда ли?
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Таким образом формируем базу маленьких клиентов и их представителей. А теперь покажем, как с этой базой работать сотрудникам аккаунта.

Работа сотрудников с базой

В ПланФиксе работа ведется в задачах. То есть планирование расписания занятий ребенка — это задача, дневник достижений — тоже задача, контроль за своевременной оплатой услуг центра — тоже осуществляется в задачах.

В задачах есть системное поле «Контрагент», которое как раз с этой базой детей и их представителей работает. При создании задачи можно сразу выбрать нужного «контрагента», то есть ребенка или его представителя:

Выбираете нужного «контрагента» задачи
Выбираете нужного «контрагента» задачи.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

При этом, когда вы зайдете в карточку ребенка, все задачи, в которых он участвует, будут в ней видны таким образом:

Задачи, в которых участвует ребенок
Задачи, в которых участвует ребенок.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

А можно создать и добавить в шаблон задачи свое пользовательское поле типа «Контрагент». Этот способ удобен тем, что сотрудникам будет проще ориентироваться в полях:

Поле типа «Контрагент»
Поле типа «Контрагент».
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

То есть для регистрации новичков центра будет использоваться шаблон «Ребенок». И поиск по базе будет производиться только среди тех детей, которые зарегистрированы по шаблону «Ребенок».

В целом такая организация работы довольно универсальна, подходит не только для детского центра, но и для тех компаний, где ведется специфическая база клиентов (например, семейные врачи и их пациенты) и сотрудники с этой базой активно работают. А руководители могут собирать информацию по детям/клиентам в отчеты, отсеивать нужные данные в фильтрах, планировщиках и так далее.

Надеемся, с помощью этого и других кейсов мы сможем помочь клиентам как можно быстрее и проще наладить работу с ПланФиксом, находить выходы из каверзных ситуаций, да и просто чаще общаться 🙂


Новую рубрику, как вы уже поняли, буду вести я, а это значит, что на мне большая ответственность. Нужно выбрать полезный кейс, подробно описать его и настройки, которые помогут его решить. Поэтому принимаю любые предложения на предмет того, как сделать ее лучше. Конструктивная критика тоже приветствуется 🙂 Пишите в комментарии или задачей в Службу поддержки с пометкой, что для меня, коллеги подключат меня к задаче.

3 Comments

  1. Аватар

    Буквально две недели назад схожую механику использовал в зарисовке для помощи админам в учете компьютеров: https://youtu.be/E-AlaeCc3nk
    Суть замены была, что контрагент, это системник, а дальше примерно все стандартно.
    Эксперимент заключался в проверки идеи, можно ли подобное реализовать без использования дополнительных полей.

Добавить комментарий