Конфигурация «Регулярный менеджмент: Личные дела для сотрудников»

Ольга Тимошенко: Совместно с бизнес-консультантом Евгением Севастьяновым мы подготовили новую конфигурацию. Она позволяет держать руку на пульсе во всех делах, которые касаются ваших сотрудников. С ее помощью вы не спустите на тормозах промахи сотрудников в работе. А еще сотрудники могут пояснить свои действия при помощи апелляции. Не буду раскрывать всех секретов, передаю слово Евгению.

Евгений Севастьянов: Каждый руководитель сталкивается с нарушением сроков, с некачественным выполнением задач, с отсутствием проактивности со стороны сотрудников. Первая реакция — провести беседу, рассказать «как делать правильно» и получить согласие подчинённого.

Увы, чуда не происходит. Проблемы повторяются снова и в больших масштабах. Компания теряет прибыль, наносится ущерб деловой репутации. В чем же причины?

  • Руководитель оставляет проступок без реакции и порождает безнаказанность, ибо ему «сейчас некогда», а потом «забывается что и как было». Даже не доходит до фазы «провести беседу»! Если проступок сотрудника остался без реакции руководителя — «жди беды». Безнаказанность порождает вседозволенность и деградацию. Делать работу некачественно, нарушать сроки и договорённости становится нормой.
  • Руководителю тяжело дать характеристику сотрудникам. Подчинённых много, а руководитель один, поэтому невозможно запомнить какие ситуации случались ранее и каждый раз беседа проводится «на новенького». Сотрудник заново даёт «честное слово» и обещания.
  • У сотрудников возникает чувство безответственности за свои обещания и проступки. Они знают, что руководитель забудет либо полностью, либо ключевые детали. Поэтому в будущем всё повторяют, плавно увеличивая масштаб.
  • Конфликты между руководителем и сотрудниками из-за разночтения договорённостей. Порождаются из-за того, что каждый запомнил договорённости по своему. Например, руководитель считает, что договорился с подчинённым об исправлении ситуации в его личное время, в тот и вовсе оценивает инцидент как исчерпанный — ведь работа уже принята клиентом, хоть и была сделана некачественно.

Технология личных дел: фиксирование проступков и достижений

Решение всех перечисленных проблем — фиксировать проступки подчинённых (в равной степени как успехи и достижения), разбирать их, фиксировать договорённости и план действий в виде задач по итогам разбора. Для этого я и команда ПланФикс разработали специальную конфигурацию — «Регулярный менеджмент: Личные дела для сотрудников». Продемонстрирую применение на примере реальных ситуаций.

КЕЙС 1: Сотрудник некачественно выполнил задачу.

Например, есть перечень действий, которые сотрудник выполняет в магазине, но сделано всё плохо: не помыл окно, на полках с товаром бардак и т.д.

Или менеджер должен подготовить предложение для клиента, а сделал ерунду.

КЕЙС 2: Действия руководителя поверхностны: по «форме» — правильные, а по «сути» — профанация.

Руководителю отдела продаж поручено внедрить стандарт общения с покупателями, а он написал его на А4 и отправил сотрудникам.

КЕЙС 3: Сотрудник проявил инициативу, нашёл эффективное решение.

Сотрудник решил сложную ситуацию с клиентом и зафиксировал договорённости.

КЕЙС 4: Сотрудник видит свои зафиксированные проступки или достижения и даёт обратную связь руководителю.

Возможности конфигурации

  • Фиксировать управленческие ситуации: нарушения правил и договорённостей.
  • Мониторить общую ситуацию по подразделению с помощью специального дашбоарда.
  • Принимать от сотрудника апелляции, если он не согласен, как руководитель разобрал управленческую ситуацию.
  • Использовать панель управления для собственника, генерального директора, управляющего и hr-директора для мониторинга общей ситуации в компании.
  • Выводить список ситуаций и динамику по отдельному сотруднику, подразделению, проекту, процессу и принимать управленческие решения, основанные на фактах.
  • Фиксировать задачи и привязывать их к управленческим ситуациям.
  • Разбирать ситуации с фиксацией итогов их обсуждения с сотрудником.

Выводы

Если проступок сотрудника остался без реакции руководителя — «жди беды». Безнаказанность порождает вседозволенность и деградацию. Делать работу некачественно, нарушать сроки и договорённости становится нормой. Чем поможет конфигурация «Регулярный менеджмент: Личные дела для сотрудников»?

  • Неотвратимость наказания. Вы фиксируете нарушение правил и уже не забудете его разобрать с подчинённым. Желающих нарушать поубавится в разы.
  • История достижений и проступков сотрудников. Она поможет разработать программу обучения и развития для каждого. Определить, кто достоин должностного и денежного повышения, а кто отправится «на рынок труда».
  • Прозрачность во взаимодействии в процессах и проектах. Каждый сотрудник может создать управленческую ситуацию для своих коллег. Сразу видно, кто как работает, и что преобладает: конфликт или взаимодействие?

Сделайте своё руководство более эффективным, добейтесь роста производительности труда и результативности. Устанавливайте и используйте конфигурацию «Регулярный менеджмент: Личные дела для сотрудников».

P.S.
В качестве методического пособия по использованию конфигурации рекомендую свою книгу «Системное управление на практике: 50 историй из опыта руководителей для развития управленческих навыков». Она совмещает четкость и системность с легкостью и юмором. Книга понятна, полезна и интересна руководителю с разным опытом. Собственник сможет организовать внедрение системного подхода к управлению в своей компании. Топ-менеджеры и руководители найдут точки роста и новые варианты решений знакомых ситуаций.


Ольга Тимошенко: Благодарим Евгения за инициативу и полноценное участие в разработке конфигурации. Надеемся, она окажется полезной для работы вашей компании. По крайней мере вы уже знаете, что такую работу с сотрудниками в ПланФиксе организовать возможно.

О новинках быстрее всего можно узнать из социальных сетей. Подписывайтесь на наши социальные сети: Facebook, ВКонтакте, Telegram, Twitter и YouTube-канал. Расскажите нам о своем опыте работы в ПланФиксе, мы обязательно его опубликуем.

9 Comments

  1. Аватар

    Евгений и Ольга, спасибо за статью и подборку видео. Отличный пример рассуждений со стороны руководителя. К сожалению не все руководители так относятся к своей работе, которая на 60% обычно состоит именно из задач контроля.
    В моих проектах мы использовали немного другой подход.
    «Замечания» фиксируются прямо в той задаче в которой она возникает. При этом они могут быть как отрицательные так и положительные. Таким образом руководитель обращает внимание на каждую конкретную ситуацию, а не на некое общее нарушение.
    На основе таких замечаний потом можно сделать отчет и использовать его для расчета KPI сотрудника.
    При этом замечание может даваться по одной задаче несколько раз, и у сотрудника есть возможность исправить ситуацию. Если он её исправил в моменте, то руководитель может проставить признак устранения замечания и оно не будет влиять на KPI. При этом «замечание» останется.

    1. Аватар

      Илья, согласен, что замечания к задачам — это также важный механизм контроля, реакции на отклонения и уточнения. На мой взгляд «управленческая ситуация» и «комментарий к задаче» — это немного разные сущности.

      «Управленческая ситуация» — это случай отклонения, на котором я бы хотел сделать отдельный акцент, в котором я, как руководитель, вижу «угрозу» дальнейшей деградации ситуации. «Комментарий к задаче» — просто оперативное взаимодействие, где я могу обсуждать и небольшие ошибки, и просто хвалить, и задавать уточняющие вопросы. А вот если ошибка повторяется несколько раз — это уже «управленческая ситуация» 🙂

      Вывод: актуально использование как «управленческих ситуаций», так и комментариев к задачам. Разница в сценариях для руководителя.

      1. Аватар

        Евгений, наверно не совсем поняли мое описание. Речь не просто о «комментарии», а о функционале который позволяет зафиксировать «замечание» похожим у вас способом, но не созданием отдельной задачи, я прямо в той задаче в которой возникла ситуация требующая фиксирования для управленческих целей.
        Таким образом нет необходимости создавать отдельную задачу (хотя возможно комбинирование вариантов). По факту регистрации таких замечаний можно делать аналитику, а потом отчетами выявлять тренды в каких именно задачах часто возникают замечания, типизировать такие ситуации и думать что сделать чтобы улучшить ситуацию.
        Например, переделать систему на более понятную логику, доработать скрипты, до обучить сотрудника и т.д.

    2. Аватар

      Также выражу согласие с Вами, Илья, по поводу связи ситуации с задачей.

      Конфигурация покрывает проступки и достижения, которые произошли как в рамках задачи ПланФикса, так и вне его.

      Когда ситуация касается задачи, зафиксировать ее можно тут же
      http://joxi.ru/a2XvEz8t486Qpr . А созданная карточка управленческой ситуации будет связана с задачей, где все случилось http://joxi.ru/1A5VvKltbdM4qr .

      Фиксация также возможна из главного меню http://joxi.ru/DmBvq8ot4G75Mm .

      1. Аватар

        Фёдор, спасибо! Да, у нас предусмотрен сценарий «связывания» задачи с конкретной управленческой ситуацией.
        Например, сотрудник выполнил некачественно задачу по «подбору нового поставщика». Руководитель создаёт «управленческую ситуацию» из задачи + привязывает к «управленческой ситуации» новую задачу «Изучить регламент и обучающие материалы по подбору поставщиков, пройти устный опрос».

  2. Аватар

    Поделюсь своим управленческим опытом.
    Он похож на комментарий Ильи, скорей всего.

    Настройка:
    1) Создаётся Аналитика, например, Заметки руководителя.
    Поля: Дата заметки, Сотрудник, Вид заметки, Комментарий
    2) Создаётся Отчет по этой Аналитике.

    Применение:
    1) Безусловно это фиксация заметок руководителем. Без этого никуда. Не зафиксировали, забыли.
    2) Заметка фиксируется
    — в любой задаче (не только между руководителем и подчиненным, но и можно оставить заметку в любой другой задаче, например, той где произошла конфликтная ситуация между сотрудниками)
    — в задаче создать либо новый комментарий с аналитикой «Заметка руководителя», либо можно эту аналитику прикрепить к любому комментарию, чтобы была чёткая ссылка на Контекст заметки.
    3) При подачи служебной записки о премировании, Руководитель открывает Отчёт о заметках по этому сотруднику (или группе сотрудников, если подаёт начальник отдела) за период начисления Зарплаты по дате заметки.
    И начинается предметный разговор, результат которого влияет на ту самую премию.

    1. Аватар

      Отличный альтернативный сценарий! Приятно видеть, что фиксация управленческих ситуаций — актуальная задача для руководителей. По моему личному опыту работы с Клиентами при внедрении системного управления «заметками» (фиксацией ошибок и достижений в какой-либо форме) пользуется лишь 1 из 20 руководителей.

    1. Аватар

      Дмитрий, инструкцию по настройке и использованию Конфигурации высылаю после её активации. Если у Вас есть интерес в её установке и тестировании — напишите, пожалуйста, мне в личных сообщениях (в соц. сетях)

Добавить комментарий