Матрица Эйзенхауэра в ПланФиксе

Сегодня у меня для вас небольшой кейс, который убивает сразу двух зайцев: показывает, как можно настроить и использовать в ПланФиксе матрицу Эйзенхауэра и одновременно демонстрирует сам подход к настройке системы — как именно из наших кубиков собирается простая машинка. Вместо длинного описания со скриншотами, я предлагаю посмотреть небольшой скринкаст.

Самое сложное при записи скринкаста — это остановиться 🙂 В процессе рождаются мысли о том, что неплохо бы добавить в этот планировщик еще пару списков с задачами сотрудников, которым обычно поручаются задачи из квадрата «Неважные, но срочные» — тогда задачи можно просто перетаскивать в список нужного сотрудника, и он будет автоматически назначаться их исполнителем.

Еще неплохо было бы рассказать для новичков ПланФикса о том, что если бы мы заглянули в задачу, которую я перетащил в один из списков матрицы, то увидели бы, что поле «Эйзенхауэр» приобрело значение, соответствующее этому списку:

Пример работы с матрицей Эйзенхауэра

Но раздувать скринкаст было бы неправильно, поэтому вы можете узнать почему это происходит, и как это можно использовать для других настроек, из отдельного скринкаста Планировщик ПланФикса: базовые принципы.

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

Главное, что мне хотелось бы донести на этом небольшом примере: ПланФикс позволяет развивать и оптимизировать личную продуктивность по разным методикам. И уж точно нет смысла использовать отдельное приложение, программу для матрицы Эйзенхауэра или вести ее в Excel, когда есть возможность органично вплести ее в уже использующийся сервис. Если у вас возникнут вопросы по этому поводу — пишите в комментариях, пообщаемся.

27 Comments

  1. Интересно было бы почитать кто использует планфикс по GTD, а именно реализует быстрое внесение задач. Как вариант, можно использовать бота Telegram, но там для добавления новой задачи нужно несколько лишних действий совершить.

  2. Отличное видео, спасибо. Есть проблема:если появляется еще одна категория, например «Заказчик», то списков становится очень много. Пока для себя не могу решить как вести несколько направлений, в каждом из которых есть и срочные, и важные, и так далее. А если добавить еще категорию…..вообщем со временем система планирования растет и усложняется и встают новые вопросы. Например долгосрочные цели пишу только в интеллект-картах в другом сервисе, текущие — в планфиксе. Вопрос: можно ли увидеть еще примеры построения более сложных систем планирования?

    1. Дмитрий Гончаренко

      Обычно выбор методологии важнее, чем способ ее реализации. У Вас уже есть на примете какая-то идеология планирования или пока в поиске?

      1. Идеологией пока не назовешь. Если коротко: когда списки становятся 10 и более пунктов, начинается легкая паника) Сейчас я в начале дня на основе списков их ПФ пишу на листке самые срочные и важные задачи. Если смотрю на весь список, начинаю теряться, но зато все в этих списках есть, не потеряю. Скрин части экрана http://pixs.ru/showimage/Beznazvani_7749672_26768789.png
        еще справа и слева такие же блоки

          1. Дмитрий Гончаренко

            Не претендуя на готовое решение, а просто маленький совет на попробовать: если у всех задач заказчик стоит в поле «Контрагент» (а лучше бы его там проставлять), то для быстрого переключения между задачами разных контрагентов можно добавить в списки планировщика условие «Контрагент = такой-то» и включить Синхронизацию.

            Тогда достаточно будет в любом столбце выбрать нужного в данный момент заказчика, все столбцы перерисуются по этому же контрагенту и сразу увидите картину по нему. Это избавит от необходимости плодить столбцы для каждого контрагента/проекта.

            В том числе можно будет работать с матрицей Эйзенхауэра:
            — добавляете в списки условие «Контрагент = такой-то» (любой текущий для начала
            — включаете синхронизацию
            — вместо того, чтобы выписывать на листок самые срочные и важные задачи, переключаетесь по очереди на каждого из текущих контрагентов и вытаскиваете их в нужный список, заодно проверяя что вообще происходит и как.

            Итого на выходе получаете общий список срочных и важных дел (как минимум) по всем контрагентам. Его можно просматривать тут же, если сделать отдельный список срочных и важных, но уже без отбора по контрагенту — тогда в него попадут все срочные и важные задачи. Тут же можно добавить почасовой календарик и вытаскивать на него из этого списка звонки/встречи и другие активности, которые вы планируете провести сегодня или в другой день.

  3. Дык уже есть стандартное свойство Срочность. Задачи с ним и в хронике маркируются ярлыками.
    Для важности мы тоже ввели кастомное поле (теги)
    В остальном на планировщике аналогично

    п.с. по признакам постановщик или контрагент = клиент — задачи клиентов у нас всегда важные) Даже в отдельном окне в планировщике.

  4. Ха-ха!
    Первое с чего мы начали работу в Планфиксе 2 года назад — это попытались внедрить матрицу Эйзенхауэра 🙂 У нас не прижилось :/ Слишком костыльно было. Возможно теперь, с новым функционалом планировщика, действительно лучше выйдет!
    Надо будет ещё разок попробовать.

  5. А я вот сколько не пытался, а из Планфикса нормального инструмента тайм-менеджмента не выходит. Какие-то вопросы конечно закрываются, но вот вопрос личной эффективности и нормального планирования всё ещё висит в воздухе:
    1. Проблема Методологий — если в списке 10 и более задач (20, 50, 150, ..), то «любая» методология идёт в шредер.
    2. Задаче, задаче рознь. Чтобы управлять задачами и их планировать важно понимать масштаб (объём) этих задач: потому как в СПИСКЕ задачи бывают и на 5 минут, и на 100 часов. И Планфикс никак не помогает пока разделить эти задачи в СПИСКЕ. В ТАБЛИЦЕ можно выводить кастомное поле, а в СПИСКЕ есть только название. По идеи могли бы помочь значки, но, во-первых, в Планфиксе они отражаю какую-то «избранность», а, во-вторых, сам набор картинок малоприменим (у нас по крайней мере).
    3. Если список отображать по дням недели, то хотелось бы, чтобы, если задача запланирована с понедельника по среду, то данная задача отображалась бы в ПН, ВТ и СР, а не как сейчас только в СР (дата завершения). Тогда можно было бы большую задачу планировать периодами и видеть на какой день, что запланировано. А значком пометить, что этой задаче хочу каждый день уделять 3 часа. Соответственно при планировании, я понимаю, что у меня, например, во-вторник занято всего 5 часов, и можно ещё что-нибудь воткнуть.

  6. Дмитрий, спасибо за информацию, пока не очень поняла, как это все списки перерисовываются от смены контрагента, попробую. В ПФ много удобных инструментов — и срочность и кастомные поля. Поэтому когда что-то не получается, первая мысль — наверное мне не хватает мозгов. Не будешь же с таким запросом с сотрудникам ПФ приставать. Инструменты дали, дальше мы как-то сами. Вот и получается, что часть обратной связи просто теряется от нежелания свою глупость показывать)

    1. Дмитрий Гончаренко

      Если бы вы знали, на какие вопросы иногда приходится отвечать сотрудникам Службы поддержки, то моментально избавились бы от всяких комплексов по этому поводу)

  7. Очень интересная вещь, спасибо)
    Я у себя в планировщике ее даже реализовал, буду проверять насколько поможет эффективность улучшить)
    Единственное вот что, возможно, я просто что-то не понимаю), но у меня из общего списка путем переноса в списки Эйзенхауэра не срабатывает этот перенос. Задачи таким образом не распределяются по спискам Эйзенхаэура.

  8. (ох как я люблю этот красный +1 в правом верхнем углу)))

    Скринкаст полезный, спасибо! Буквально на днях думал на эту тему и планировал сделать точно так же, как показано. Но завис над мыслями по уже имеющимся полем «Срочность». Оно не позволяет добавлять туда свои значения — а дублировать сущность Срочности в ещё одном поле — против моей природы ))

    Но сейчас при просмотре пришла шикарная идея в голову! Незачем делать поле «Эйзенхауэр». Достаточно сделать поле «Важность»! При этом секции планировщика просто фильтруем по двум полям — Важность и стандартному полю Срочность. Сохраняем классные выделения срочных задач и Никаких дублей. Гениальное — просто! 🙂

    Честно, не знаю будет ли при этом работать смена полей при переносе между секциями планировщика в этом случае (эта фича для меня сегодня стала открытием)), но если и нет — я переживу, стройность логики полей для меня важнее.

    Всем бобра!

    1. Дмитрий Гончаренко

      Отличная илея, Андрей. Попробуйте, должно сработать — изменение параметров задачи под условия списка, в который ее перемещают, это один из базовых принципов Планировщика.

  9. В связи с этой темой возникает одно пожелание, для большего числа сотрудников работающих над одной задачей.
    Это тип поля где для каждого пользователя значение может быть индивидуальным, поскольку для каждого могут быть приоритеты разные, а городить для каждого сотрудника его поле, вызывает ряд сложностей.

    1. Дмитрий Гончаренко

      На мой взгляд, это неправильный путь. Если мы говорим именно о работе нескольких сотрудников над общей задачей, да еще и о разделении приоритетов для каждого из них при этом, то скорее всего выбран неоптимальный подход к организации такой работы. В такой ситуации правильнее было бы разделить задачу на несколько, для каждого из сотрудников-исполнителей. Несколько исполнителей имеет смысл ставить только для неважных задач, так как это заведомо размывает ответственность за ее выполнение. И приоритетами это размытие не победить, оно закладывается на более глубоком уровне. Соответственно, развивать инструментарий системы для того, чтобы поощрять ее неоптимальное использование, мне кажется неправильным.

      1. Дмитрий, я с Вами согласен отчасти, но вот ситуация даже когда есть два участника Постановщик и Исполнитель, уже не синхронны будут приоритеты , для меня как руководителя когда я больше заинтересован в конечном результате потом это одно и для исполнителя когда для него задача важна сейчас, что бы успеть потом это другое. Плюс в некоторых задачах руководитель вообще не участвует как либо не постановщик не исполнитель, но для него важен результат задачи подчиненных по структуре компаний, при этих случаях и ряде других городить задачи для каждого это размывание информации

  10. Дмитрий, возможно выкладывать больше видео о том какие задачи и как конкретно можно решать средствами ПФ? После вчерашнего разговора я переделала структуру планировщика. Для каждого клиента теперь 2 категории: в работе и отложенные . На 1 клиента — 1 колонка. Теперь у меня нет перегруза задач (в работе) и ничего не пропадает (отложенные). Все задачи «в работе» стекаются в отдельный список, где я иконками помечаю срочные и те, которые занимают минимум времени. Вторые для разогрева и заполнения пауз, первые — чтобы не потерять фокус.
    http://savepic.ru/14738994.png

    У сотрудников есть еще один список — срочная.
    Не знаю сколько по времени продержится эта система, но она лучше, чем та, что была раньше. Хорошо бы обмениваться подобным опытом, а не изобретать каждому велосипед)

    1. Дмитрий Гончаренко

      Следующая система будет еще лучше, Ирина — тут главное не переставать экспериментировать 🙂

      Будем стараться делать и выкладывать больше видео — ну и на Степана у меня большие надежды тоже.

  11. Немного оффтоп
    пользуюсь планфиксом уже года два и очень доволен, несмотря на то, что не использую даже не половину всех возможностей.
    Каждый раз читая блог, я удивляюсь на что сервис способен — респект парни! И еще + за статьи

  12. >> И уж точно нет смысла использовать отдельное приложение, программу для матрицы Эйзенхауэра или вести ее в Excel, когда есть возможность органично вплести ее в уже использующийся сервис.

    С матрицей Эйзенхаура согласен. В Планфиксе это просто.

    Но вот возможностей, которые уже давно запланированы, но не сделаны как раз таки и нет. Поэтому приходится выгружать задачи и использовать Excel.
    Возможностей, которых не хватает, когда задач 200+:
    — Суммирование аналитик в ПФ: в карточке задачи, в фильтрах (списках)
    — Кастомные поля типа «Формула», как в отчетах
    — Сортировка по группирующему кастомному полю в фильтрах (списках)
    — Одинаковое отображение имени в разных местах: в одних ФИО, в других ИОФ
    — Множество интерфейсных неудобств при работе в фильтрах: при изменении поля в режиме фильтра скачет таблица задач, скачет/повторно загружается ниспадающий список для кастомного поля типа «контакт» или «сотрудник», бывает, что «переклинивает» так, что приходится перезагружать страницу.
    — Страдает стабильность, производительность сервиса.

    В общем, когда речь касается удобства при работе с большим количеством задач, то легче сделать экселевский шаблон для отчета и выгрузить в него задачи для анализа, чем бороться с глюками Планфикса и с отсутствием возможностей, перечисленных выше.

    PS. Но при этом ПФ все еще нравится, как инструмент совместной работы над проектами.

Добавить комментарий