Механизм реагирования ПланФикса на спам

Вы когда-то получали письма? Знаете, такие, у которых хорошая бумага и свой неповторимый запах. Обычно в них красивым почерком написаны приятные слова от любимой женщины. Согласитесь, не каждый день в современную эпоху диджитализации получаешь такие.

Обычно работаешь с электронными письмами, которые не пахнут и вызывают только раздражение своим количеством, а иногда и содержанием 🙂. Откровенно говоря, спам надоел. Поэтому мы в ПланФиксе стараемся поддерживать разумный баланс между необходимостью уведомлять коллег и клиентов о событиях в ходе совместной работы и желанием адресата получать эти уведомления. 

Помимо гибких настроек подписок и уведомлений, ПланФикс стал поддерживать автоматическую блокировку отправки уведомлений по электронной почте в случае, если получатель отметит одно из писем-уведомлений как спам. Автоматическая блокировка отправки уведомлений работает как для контактов, так и для сотрудников.

Прежде, чем я продолжу рассказ о блокировке уведомлений, хочу уточнить пару важных моментов:

  • Блокировка отправки сообщений кнопкой «Спам» в почтовой программе не заменит штатный механизм отключения уведомлений в ПланФиксе.
  • Механизм блокировки, которому посвящена эта заметка, служит исключительно для защиты пользователей от получения нежелательных уведомлений из ПланФикса.

Теперь можем продолжить.

Блокировка уведомлений для контактов

Итак, например, пользователь Mail.ru или Яндекс.Почты нажимает на кнопку “Спам” в письме из ПланФикса. В таком случае в ПланФикс придёт соответствующее уведомление, и система автоматически заблокирует отправку писем такому контакту. При этом адрес электронной почты в карточке контакта станет отображаться особым образом:

Отправка уведомлений контакту заблокирована
Отправка уведомлений контакту заблокирована.
По клику картинка откроется в большем размере и новом окне.

Обратите внимание, заблокируются как обычные уведомления контактам, так и отправка сообщений при помощи автоматических сценариев.

Отправить сообщение на заблокированный адрес у вас получится только после того, как его владелец самостоятельно разблокирует такую возможность. Для этого он должен отправить письмо на любой адрес в вашем аккаунте с произвольным текстом (например, ответ на старое письмо-уведомление из ПланФикса). Автоматика зарегистрирует это письмо и снимет блокировку.

Блокировка уведомлений для сотрудников

Если письмо-уведомление от ПланФикса в спам отправит сотрудник, для него также заблокируется отправка уведомлений. Хотя в этом случае вопрос “зачем ты это сделал?” стоит гораздо острее — ведь сотрудник сам управляет письмами, которые ему шлет система.

Выключается она в управлении подписками. При этом список его настроенных уведомлений не сбросится, но почтовый конверт станет отображаться на красном фоне:

Уведомления сотрудника по почте заблокированы
Уведомления сотрудника по почте заблокированы.

Вернуть сотруднику возможность управлять подпиской может только администратор аккаунта. Делается это в карточке сотрудника на вкладке «Подписки и уведомления»:

Администратор аккаунта возвращает сотруднику возможность 
управлять подпиской
Администратор аккаунта возвращает сотруднику возможность
управлять подпиской.

Вообще, мы советуем вам заранее совместно с сотрудником определять перечень уведомлений, которые для него будут актуальны, чтобы такие ситуации не возникали. Оптимальным вариантом может стать и получение уведомлений только в Хронику ПланФикса. В таком случае есть смысл изначально полностью отключить для сотрудника уведомления на электронную почту и показать ему, как пользоваться Хроникой. Например, при помощи этого видео:

Как пользоваться Хроникой ПланФикса.

Это все, что хотелось рассказать о механизме автоматической блокировки отправки уведомлений контактам и сотрудникам в ПланФиксе. Если же возникли трудности с пониманием чего-либо — пишите в комментарии или в нашу Службу поддержки. Мы обязательно ответим и поможем во всем разобраться.

Не забывайте также подписываться на наши социальные сети:  Facebook, ВКонтакте, Telegram, Twitter и YouTube-канал, чтобы не пропустить последние доработки и нововведения. По секрету скажу, скоро появится пару полезных видео. Они уже на монтаже. 🙂

11 Comments

      1. Аватар

        Да, вопрос хороший. Пример — клиент пометил письмо как спам ( это событие фиксируется как триггер в сценарии) И далее, автоматизаций мы можем уведомить проектного менеджера о том, что клиент добавил в спам сотрудника. Это гораздо легче, чем самостоятельно мониторить ручным образом список контактов

  1. Аватар

    Идея интересная. Но есть вопросы:

    1. Можно ли будет увидеть, какое именно уведомление клиент пометил как спам?

    Да и для сотрудников тоже было бы полезно (хотя и не так критично, сотрудников можно и спросить 🙂

    Зачем нужно: возможно клиент получил какое-то уведомление из системы, например об изменении статуса задачи — и его пометил как спам. А следующим шагом клиент не получит счет на оплату. Если бы мы видели, что клиент — один или тем более много — помечают как спам именно уведомления о смене статуса заказа — мы можем убрать эти уведомления, оставив только отправку счета.

    2. Как уже писали выше — нужен триггер в сценариях для таких случаев.

    Чтобы оперативно обработать эту ситуацию. В примере с тем же счетом — ведь будет печально, если клиент — возможно даже случайно, дрогнувшей рукой — отправить письмо в спам, а потом будет звонить и возмущаться, почему мы не отправляем ему запрошенные документы.

    Такой триггер кстати решит задачу и первого пункта — будет видно, какое именно сообщение было отмечено как спам.

    3. В идеале еще какую-то обработку для случаев, когда сотрудник или сценарий пытается отправить письмо на такой адрес — т.е. чтобы бы в задаче явно было видно, что «письмо не отправлено, т.к. адресат заблокировал получение писем от нас».

  2. Артём Колисниченко

    Обсудил с коллегами все ваши предложения, вот что на этот момент решили:

    1. В сценариях контактов добавим триггер «Адресат пометил письмо из ПФ как спам».

    2. Сделаем, чтобы в комментарии было видно, что сообщение не отправлено на почту, так как адресат заблокировал получение писем. Как быть со сценарием в этой ситуации ещё будем обсуждать.

    3. «Можно ли будет увидеть, какое именно уведомление клиент пометил как спам» — с этим есть технические сложности, скорее всего такой возможности не будет.

  3. Аватар

    «Помимо гибких настроек подписок и уведомлений» — а как бы так сделать, чтобы в нерабочее время не падали уведомления в Телеграм? Нигде не нашел такой опции. Седые волосы появляются быстрее ожидаемого, хочется замедлить процесс.

    1. Артём Колисниченко

      Станислав, в очереди разработки есть такая задача. По конкретным срокам реализации пока ничего сказать не могу.
      На форуме можно написать об этом — https://forum.planfix.ru/viewtopic.php?f=42&t=3844
      Если будут еще запросы от других пользователей, это поднимет задачу в очереди разработки выше и к её реализации приступят раньше.

Добавить комментарий