Набор значений из справочника

Сегодняшняя новость вряд ли выведет вас из послеотпускной грусти и заставит танцевать джигу — но даже если вы не относитесь к числу тех, кто давно ждал этого функционала, пробегите эту заметку глазами, возможно она наведет вас на полезные мысли.

Не грусти - вся жизнь впереди :)

Вначале — короткое вступление для самых новеньких: в задачи и другие объекты ПланФикса можно добавлять свои поля разных типов. Это один из основных инструментов кастомизации, то есть настройки ПланФикса под процессы вашей компании: вы добавляете в задачу поля «Адрес», «Телефон», «Дата и время доставки» и делаете из нее заявку на доставку товара. Или, к примеру, запрос на первый контакт с клиентом. Или еще что-нибудь нужное. Список типов полей периодически пополняется — и часто бывает так, что поле нового типа привносит в систему новые, не совсем очевидные со стороны возможности. Сегодня — как раз тот случай.

Теперь сам рассказ.
Поле типа “Набор значений” присутствует в ПланФиксе уже давно. Оно очень выручает в случаях, когда нужно в одном поле выбрать сразу несколько значений, с возможностью использовать уже внесенные в систему ранее или быстро добавив новое. Классический пример использования такого поля — теги.

Но часто встречаются ситуации, когда нужно только выбирать значения из заранее внесенных в систему ответственным сотрудником, а самостоятельность в добавлении новых значений вредна, так как приводит к ошибкам и дублям. Вот для таких случаев мы и сделали новый тип кастомного поля — Набор значений из справочника.

Как это работает:

  • вы создаете справочник, содержащий нужные значения;
  • делаете поле этого нового типа, привязанное к справочнику;
  • пользователи, заполняя данные в поле, могут выбирать значения только из этого справочника.

Это позволяет избегать ошибок и дублей, ведь доступ к добавлению новых записей в справочник вы можете доверить проверенному сотруднику, оставив остальным лишь доступ на чтение.

Чтобы эта заметка не оказалась совсем уж короткой, приведу пример использования поля типа “Набор значений из справочника”.

Представьте, что у вас есть множество разнообразных задач, которые крутятся вокруг товарных групп и различных брендов. Примеры таких задач:

  • Освежить цены у поставщиков по Самсунгу
  • Заказать новые описания на сайте по печам Bosch и Electrolux
  • Проверить выкладку миксеров в магазине на Победы 25
  • Разработать концепцию продвижения кофемашин Bosch
  • Провести сравнительный анализ продаж по пылесосам Samsung и LG
    и так далее

Как удобнее построить работу в ПланФиксе в таком случае? Как подступиться к категоризации таких задач? Что сделать проектом — название бренда (пусть проекты называются Samsung, LG, Electrolux и т.п.)? Или товарной группы (холодильники, пылесосы, миксеры и так далее)? А может, типы проводимых работ — рекламная деятельность, мерчандайзинг, анализ?

Смотрите, как новый тип поля упрощает ваш выбор:

  • бренды и товарные группы выносим в два отдельных справочника, Бренды и Товарные группы;
  • добавляем в шаблон задачи поля типа “Набор значений из справочника”, с аналогичными названиями.

Теперь любая задача, созданная по такому шаблону, содержит в этих полях указание, к каким брендам и товарным группам она относится. Это дает нам возможность отбирать в фильтрах и отчетах задачи по бренду и/или товарной группе. Посмотрите, например, как может выглядеть планировщик текущих задач по брендам:

Планировщик задач по управлению брендами в ПланФиксе

Клик откроет большую картинку в новой вкладке

Аналогичный планировщик вы можете сделать для задач по товарным группам. Ну и вообще, описанный подход позволяет отвечать на любые интересующие нас вопросы:

  • Смотреть календарный план переоценок по брендам или товарным группам
  • Сделать кросспроектный отбор задач по цифровым фотоаппаратам и посмотреть, как идет работа по закрытию продаж этой товарной группы в наших магазинах
  • Какую работу по Самсунгу мы проводили в этом квартале?
  • Как давно делали анализ по продажам Electrolux? А по Sony?
  • и так далее.

В общем, если вам нужно добавить в вашу работу еще одно измерение — присмотритесь внимательно к этому типу поля, скорее всего оно вам поможет. И неважно, идет речь об управлении брендами, кросспроектной работе сотрудников или матричной структуре управления компанией.

В заключение — немного о событиях и планах по линии развития механизмов кастомизации:

  • Недавно мы привели реквизиты аналитик к общей структуре с кастомными полями задач, проектов, контактов и справочников. То есть, теперь во всех этих объектах вы можете создавать поля и реквизиты одинаковых типов. Новый тип поля “Набор значений из справочника” не исключение — вы можете использовать его и в задачах, и в проектах, и в аналитиках, и даже в самих справочниках, ссылаясь на другие справочники.
  • В ближайшем будущем будут появляться поля новых типов (например, долгожданный тип “Задача”, который позволит делать перекрестные ссылки на задачи в разных объектах). Все эти типы полей сразу будут доступны для добавления во все имеющиеся в системе объекты. Я понимаю, что значимость этого может быть не совсем очевидна большинству пользователей — но для нас это означает следование принципам, вложенным в идеологию системы, очередной шаг в правильном направлении.

Как обычно, мы ждем ваших вопросов и предложений — пишите. На следующей неделе я расскажу вам о новостях по другой линии развития ПланФикса, так что не пропустите.

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

 

А лучше — подпишитесь на уведомления о новых записях блога, если вы еще этого не сделали (на панели слева есть такой пункт меню). Не понравится — потом отпишетесь 🙂

25 Comments

      1. Дмитрий Гончаренко

        >> ссылки на использование не работают
        — Не понял что имеется в виду, нужна доп.информация.

        >> в отчетах информация по таким полям не выводится
        — Тут тоже нужен пример (можно в сапорт), т.к. специально работали над тем, чтобы выводилась. Может, где-то недоработали, конечно — надо нас направить туда.

      1. Вижу примерно так.
        Есть товары (номенклатура) разбитая по видам. У каждого вида свой набор полей. Если создавать один справочник, то выйдет слишком много кастомных полей. Но можно разбить на несколько справочников. В задаче же задать кастомное поле в котором можно выбирать данные из определенного перечня справочников.

        Хотя на самом деле такой кейс лучше было бы решить механизмом зависимости между полями справочника =)

  1. 1. Доработайте чтобы поля Набор значений справочника можно было использовать в шаблонах документов как поле Значение справочника, а именно была возможность обращаться не только к названию (первой колонке) а и к остальным полям записи справочника.

    2. Поле задача очень жду)

    3. И еще больше жду — пункт чек-листа задач типа кастомное поле.

    1. Дмитрий Гончаренко

      По п.1 — с множественными полями в переменных есть глобальная проблема: как адресоваться к записям, если их несколько? Как указать, из какой именно записи справочника вы хотите получить дополнительные реквизиты, если в поле их вбито 7 штук разных, например?

      1. Поддерживаю п.1, у меня ответ проще ко всем записям выводить одинаковый перечисленный перечень реквизитов.
        Примерно, как было сделано при формирование счета на оплату из нескольких строк. Т.е. выбрали товары, а цены из справочника подтягиваются из допреквизита.

        1. Дмитрий Гончаренко

          Видимо, для понимания проще будет перейти на примеры. Представим, что есть справочник Товары с реквизитами Наименование и Цена. Делаем поле с набором значений из этого справочника, чтобы можно было выбрать в нем несколько товаров. Выбираем товары «Шкаф», «Стол» и «Стул».

          Покажите, пожалуйста, на этом примере, что хочется еще от поля и как это должно выглядеть и работать. Вопрос адресован и Антону, и Игорю.

          1. Таблица в шаблоне документа выглядит так:

            Столбец 1 | Столбец 2
            Товар.Наименование | Товар.Цена

            Шаблон после заполнения:

            Столбец 1 | Столбец 2
            Шкаф | 1000
            Стол | 560
            Стул | 120

            ps. Я бы хотел получить от использования поля задачи «набор значений из справочника» результат такой же как и при использовании Аналитики по Акту выполненных работ описанный в Вашей статье — https://blog.planfix.ru/shablony-dokumentov/.

          2. Дмитрий Гончаренко

            Спасибо, помаленьку вроде бы начинаю понимать. Сразу скажу, что в реализации это достаточно сложная штука. Ожидать ее появления в ближайшем будущем не стоит, но если будут регулярные запросы на это, то будем думать, как подступиться к этой задаче.

  2. Хотелось бы еще реализации следующей возможности как в сценариях так и в правилах для задач по эл. почте. Описываю на примере правил. эл. почты.

    Имеем справочник с элементами А, Б, В, Г, Д, Е
    Имеем кастомное поле в задаче с возможностью выбора нескольких значений данного справочника.

    Создаем задачу по эл. почте. В теме или теле письма упоминаем элементы справочника А, Б, Г, Е

    В создаваемой задаче значение кастомного поля равно набору записей справочника А, Б, Г, Е.

    Сейчас для такого сценария необходимо создавать столько правил, сколько возможно комбинаций наборов значений =(

        1. Дмитрий Гончаренко

          Вообще, в правилах для почты оно теоретически и сейчас должно работать — если выделить набор значений из письма (по метке, например) и они будут разделены между собой запятой или точкой запятой, и присвоить значение полю типа «Набор значений из справочника», то система должна подобрать эти значения из справочника и заполнить ими поле.

  3. Поле типа «задача» — очень ожидаемое поле в нашей команде. Этот функционал позволит разрешить несколько наших кейсов! На самом деле это добавляет целое измерение в PlanFix. Хотя, как вы и отметили, это может быть не так очевидно на первый взгляд.
    Спасибо!

  4. Ситуация: В Справочнике хранятся Товары ( определенное количество)
    С помощью отчетов можно видеть:
    сколько списали
    сколько осталось

    А затем ручками раз в месяц вводить инвентаризацию по остаткам

    Предложение: реализовать автоматизацию ( взаимодействие с аналитикой/задачами). Суть-при списании товара( со справочника) через кастомные поля задачи/аналитика отображается списание и в Справочнике товаров

Добавить комментарий