Новые Контакты

В этой заметке я расскажу о новом разделе “Контакты”, который пришел на смену привычным нам “Контрагентам” и принципиально отличается от него по структуре и принципам работы. Мы рассчитываем, что новые “Контакты” будут ощутимо удобнее для тех наших пользователей, кто использует или планирует использовать ПланФикс как CRM-систему — теперь вы сможете еще лучше заботиться о своих клиентах.
Забота о клиентах в ПланФиксе

Фактически, вы получаете возможность взглянуть на свою деятельность не в разрезе проектов или задач, а в разрезе клиентов. И это очень важная штука с далеко идущими последствиями.
Свой рассказ я начну с изменений в терминологии: теперь в ПланФиксе понятие “Контрагент” осталось только как реквизит в задачах. Он может содержать Компанию или Контакт, которые являются заказчиком (партнером, подрядчиком и т.п.) по данной задаче. В основном же мы с вами теперь будем оперировать терминами Компания и Контакт. В общем-то, это одна и та же сущность, просто перечень реквизитов немного отличается, поэтому в тексте я часто буду упоминать только Контакты — для краткости.

Создание и настройка
Создаются Компании и Контакты в разделе “Контакты”:

Создание Компании и Контакта в ПланФиксе
Как и при создании задач, теперь набор реквизитов создаваемых компаний и контактов определяется шаблоном. Шаблоны можно увидеть в соответствующей вкладке:

Шаблоны Компании и Контакта в ПланФиксе
Пока здесь только два железно зашитых шаблона, в будущем вы сможете создавать свои шаблоны для разных типов компаний и контактов (update: будущее наступило). Для того, чтобы настроить шаблон (например, добавить дополнительные реквизиты или убрать те, которые вы не используете), нужно нажать кнопку “Редактировать” и затем на настроечную шестеренку в верхнем правом углу — в общем, все как с задачами.

Все изменения, внесенные в форму шаблона, автоматически отразятся на контактах (или компаниях), созданных ранее. То есть, если вы, к примеру, добавите к шаблону клиента поле “Источник контакта”, то оно сразу появится во всех контактах системы. При этом данные, введенные в любое поле в шаблоне, будут подставляться только при создании новых контактов, но не затрут данные аналогичных полей в уже имеющихся контактах.

В скобках отмечу, что мы планируем отработать эту логику работы с шаблонами на Контактах и Компаниях, а затем распространить на Задачи, которые пока работают слегка по-другому (update: распространили).

Связь Контактов и Задач
Так как Компания и Контакт по сути представляют собой одну универсальную сущность, теперь и Компания, и Контакт могут выступать как контрагентом задачи, так и ее участником (исполнителем, аудитором и т.п.).

У каждой Компании и Контакта есть признаки, которые регулируют возможность для них выступать в той или иной роли:

Атрибуты управления Контактами в ПланФиксе
Значения, которые будут по умолчанию проставляться для новых Компаний и Контактов, можно настроить в их шаблонах. Но это я вас немного вглубь завел, на самом деле мы там уже проставили стандартные варианты и скорее всего вам заморачиваться этим не придется.

Давайте лучше я скажу пару слов про то, как в карточке Компании или Контакта отображаются связанные с ними задачи. При входе в карточку Контакта или Компании вы сразу видите список связанных с ними задач:
Отображение задач в карточке Контакта в ПланФИксеДля Контакта это будет список задач, в которых он участвует в любой из возможных ролей, а для Компании — задачи, в которых она выступает в роли контрагента. При желании, можно переключиться на панель “Задачи” и посмотреть альтернативные списки:
Фильтры задач в карточке Контакта в ПланФиксе

 

Лента действий в карточке Контакта
Внутри карточка Контакта теперь похожа на привычную вам карточку задачи. Как и в задаче, в Контакте теперь можно добавлять действия:
Комментарии в карточке Контакта в ПланФиксе
Распространенные ситуации, когда это удобно:

  • ведем дневник работы по клиенту
  • оставляем себе напоминания, чтобы не забыть позвонить или написать письмо
  • прикрепляем файлы, связанные с этим клиентом (коммерческие предложения, договора, счета и т.п.)
  • общаемся с коллегами по поводу этого клиента

Права доступа
Система доступа к Контактам тоже полностью изменилась — теперь она строится по тем же принципам, что и система доступа к задачам, то есть стала проще для понимания и легче в настройке.

Посмотреть, кто имеет доступ к Контакту, можно на вкладке “Права доступа” в его карточке:
Права доступа к Контакту в ПланФиксе
Как и в случае с доступом к задачам, руководители наследуют права своих подчиненных.

Обратите внимание на роль “Ответственный” — она не обязательна для заполнения, но тем, кто работает в идеологии CRM, она точно пригодится, ведь клиент без ответственного за него лица обязательно потеряется. Кстати, для удобства отслеживания заполненности этого поля мы сделали стандартный фильтр “Без ответственных”.

Доступ на право просмотра может быть дан не только сотруднику, но и группе. Добавление нового сотрудника в эту группу автоматически даст ему доступ ко всем контактам, в которых она прописана.

Для того, чтобы разово дать доступ к Контактам нужным сотрудникам или группам, отмечаем нужные контакты и выбираем “Доступ” на панели инструментов:

Установка доступа к Контактам в ПланФиксе
Кстати, у нас было несколько обращений по этому поводу после релиза — так что обращаю на это дополнительное внимание администраторов аккаунтов — не дайте пропасть коллегам без клиентов, дайте доступ 🙂

Заодно обратите внимание на кнопку «Изменить…» на скриншоте выше — она позволяет производить над Контактами массовые действия. Помимо регулирования доступа, это может быть назначение ответственного или изменение значения какого-то поля у выбранных Контактов.

Фильтры
Сразу при входе в раздел “Контакты” вы непременно обратите внимание на блок фильтров:
Стандартные фильтры Контактов в ПланФиксе
Мы вынесли туда некоторое количество стандартных фильтров, которые нам показались полезными, но вы можете добавить нужные фильтры самостоятельно — кнопка “Новый фильтр” всегда под рукой. Обязательно нажмите на нее и погуляйте по списку параметров, доступных для отбора — скорее всего, вы найдете там разные полезные для себя штуки.

Вообще хочу сказать, что сочетание возможности добавления своих полей в карточку контакта и фильтров, которые могут отбирать контакты в том числе по этим полям, дают очень широкие возможности по сегментированию клиентов и выстраиванию разных сценариев работы с ними. Ну а если вы столкнетесь со сценарием, который нельзя реализовать в новой системе — вы же нам напишете, правда? 🙂

Еще одно приятное наследство от задач: вы самостоятельно можете настраивать перечень реквизитов, которые хотите видеть в списках контактов:
Настройка столбцов в списках Контактов в ПланФиксе
При этом в каждом фильтре могут быть свои, наиболее подходящие для него настройки.

Импорт контактов
Мы не могли его не сделать, раз уж занялись этим разделом вплотную. Вызов окна импорта происходит по клику на кнопку на панели инструментов:
Импорт Контактов в ПланФиксе
На текущий момент ПланФикс умеет импортировать базу контактов только из файлов формата .csv. Это наиболее распространенный формат для таких случаев, в него достаточно просто сохранить информацию из практически любого популярного табличного редактора.

После выбора и загрузки файла с контактами, ПланФикс отобразит распознанную информацию в виде таблицы и предложит вам выбрать соответствие “Столбец из файла — реквизит Контакта”. Установив соответствие, можете продолжить процесс импорта — все данные из файла станут Контактами и Компаниями в вашем аккаунте.

Учтите, что для пробных аккаунтов и аккаунтов, работающих на пакете “Бесплатный”, существует ограничение в 1000 контактов, загруженных в систему. Поэтому если вы пользуетесь одним из этих вариантов доступа в ПланФикс, а контактов в файле больше, то импортируется только количество, необходимое, чтобы довести количество контактов в аккаунте до 1000.

Прочие мелочи
Просто упомяну о них:

  • Мы хотим, чтобы у Контактов был аватар покрупнее — удобно видеть, с кем общаешься — но пока успели только выделить под него место в интерфейсе. Доработаем, будут картинки побольше.
  • Удаленные Контакты теперь попадают в Корзину, откуда их можно восстановить (или окончательно удалить).
  • Есть Избранное для Контактов, которое работает также, как Избранное для задач — то есть, значок проставляется каждым пользователем для себя. Если вам нужно делить Контакты по группам, которые будут доступны другим пользователям — воспользуйтесь стандартными полями или добавьте в шаблон Контакта (Компании) дополнительный реквизит для этой цели.

Вроде бы всё для начала. Я старался особо не растекаться, поэтому возможно где-то получилось слишком уж лаконично. Если что — задавайте вопросы в комментариях, дополню.

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

P.S. Вот ещё что: релиз был сложный, он затронул очень много разных аспектов в других разделах ПланФикса, поэтому если у вас что-то поломалось или вы чего-то не находите на привычном месте — сразу ставьте задачу в Службу поддержки (есть такой пункт в главном меню под знаком вопроса).

27 Comments

  1. Серьёзный релиз вышел. Пару вопросов возникло.

    1. Зачем такое огромное поле под такую маленькую аватарку?
    Дочитал до «мелочей», вопрос снят 🙂

    2. Поле «Ответственный» понравилось, только хотелось бы его выводить в списке контактов, как один из реквизитов. сейчас такой возможности нет. Доступно очень мало полей 🙁

  2. И ещё вопрос. Планируется ли возможность кастомизации карточек и контактов?

    То есть дополнительные поля мы заводим, но выводятся они все одинаково списком сбоку. Хотелось бы чтобы часть полей были на основном экране, например, над описанием.

  3. Наконец-то дождался этого релиза 🙂 Может теперь удастся отказаться от надоевшей уже CRM которой мы вынуждены сейчас пользоваться…

    Пока подробно не разбирался, но с ходу возник вопрос:
    если «компания» и «контакт» пришли на смену «контрагент», то почему они отображаются по разному? У «компании» сразу отображается список активных задач где она контрагент, а у «контакта» надо целую кучу действий сделать чтобы увидеть в каких задач он контрагент… См. скриншот.
    Всётаки хотелось бы у контакта, который контрагент, сразу видеть список задач/проектов, как и у компании. У нас 50% заказчиков (контрагентов) — частные лица. Не хотелось бы заводить их как компании…

    P.s.: не нашёл, как прикрепить сюда скриншот?

    1. Дмитрий Гончаренко

      >> Всётаки хотелось бы у контакта, который контрагент, сразу видеть список задач/проектов, как и у компании. У нас 50% заказчиков (контрагентов) – частные лица. Не хотелось бы заводить их как компании…

      — Обсудили, сделаем на днях запоминание фильтра для Компаний и Контактов

      >> P.s.: не нашёл, как прикрепить сюда скриншот?
      — Только ссылку, картинки не крепятся.

    2. Дмитрий Гончаренко

      Сделали возможность переключения отображаемого в виде чек-листа списка задач.

      Система запоминает положение чек-листа отдельно для контактов и для компаний — достаточно выбрать в одном контакте удобный вид отображения задач, все контакты будут отображаться с таким же.

    1. Дмитрий Гончаренко

      Уже можно — сегодня добавили этот параметр для отбора в фильтрах, называется «Может быть контрагентом задач». Ну и заодно «Может быть участником задач» тоже добавили.

  4. Было б здорово иметь возможность создавать наборы статусов и выставлять их контрагентам, как это реализовано в статусах к задачам. Это позволило бы видеть на каком этапе взаимодействия с компанией находится контрагент (http://prntscr.com/754c1q) и соответственно фильтровать контрагентов исходят из их статусов.
    Если данная функция реализована иным способом, опишите пожалуйста где она находится.

    1. Поддержу. Что-то в эту сторону нужно делать. Стандартных статусов «активный», «завершённый», «черновик» не хватает.

      + Иногда необходимо заморозить проект, при этом все задачи по таким проектам должны исчезнуть из поля видимости, до лучших времен. Но на в скидку и не распишешь, как такой функционал должен работать, много подводных камней))

    2. Дмитрий Гончаренко

      Два момента:
      1. Почему мы не делаем стандартных статусов для клиентов — потому, что в общем случае (например, когда с ним идет постоянная работа по нескольким направлениям) клиент может находиться одновременно в разных статусах. Поэтому наличие стандартного статуса в карточке клиента сбивало бы наших пользователей с толку — конечно, кроме некоторых частных случаев. Например, когда клиенты «одноразовые» и задача только в том, чтобы разово довести их до сделки.

      2. Но мы же в ПланФиксе, поэтому отсутствие стандартных статусов это не беда 🙂 Сделайте кастомное поле «Статус» типа Список, добавьте его в шаблон Компании (или Контакта — смотря с какими клиентами обычно работаете) и пользуйтесь им, как пользовались бы стандартным статусом.

      Это поле можно:
      — выводить в списке клиентов;
      — использовать для отбора в фильтрах;
      — использовать в отчетах.
      В общем, работать с ним также, как работали бы со стандартным.

  5. Добрый день. Подскажите пожалуйста, если,к примеру, у одной компании неск-ко доменов, можно ли в шаблоне компании поставить несколько строк,чтобы их впоследствии заполнять,в случае необходимости? Что-то я не нашла. Или придется в каждую отд. компанию в поле «личная информация» вносить подобного рода данные?

    1. Дмитрий Гончаренко

      Здравствуйте, Екатерина!
      Все зависит от количества таких компаний. Если такие встречаются часто, то можно создать в шаблоне компании дополнительное поле (или даже несколько) под дополнительные домены.

        1. Дмитрий Гончаренко

          Совершенно верно.
          Можно, кстати, отображать их и на основной панели карточки контакта — надо в шаблоне вытащить их из «Деталей» на основную панель. Справка.

  6. Дмитрий, у нас серьезная проблема возникла в отделе продаж при работе с Компаниями и Контактами.

    Суть.
    Мы практикуем активные продажи.
    У нас есть база потенциальных клиентов (и постоянно пополняется): это тысячи карточек Компаний + в среднем 1,6 карточки Контактов к каждой компании.

    При создании базы потенциальных клиентов Компания (и Контакты в этой компании) не закрепляются за конкретным менеджером. Это невозможно и ненужно.

    Далее, по мере необходимости, надо распределять часть базы для работы между разными менеджерами. Также распределять-перераспределять клиентскую базу необходимо и при ротации кадров в отделе (с одного менеджера — на другого или других). А отдел продаж — самый подвижный в компании, это факт. Т.е. задача — перманентная.

    В текущей ситуации это происходит следующим образом.
    Я выбираю из списка компании, по которым еще нет сделок, и делаю менеджера ответственным по этим компаниям. Далее, воспользовавшись фильтром (все компании, по кот. менеджер ответственный), и даю доступ для редактирования. С потенциальными клиентами возможность редактирования — обязательна.
    При этом, если у менеджера нет доступа к контактам, то менеджер не видит Контакты, которые привязаны к этим Компаниям. Или, даже если доступ предоставить ко всем контактам, то менеджер все равно не может редактировать Контакты, которые привязаны к тем Компаниям, за которые он отвечает и может редактировать.

    Т.е. получается разрыв. Менеджер может работать с Компанией, но доступ к редактированию Контактов надо предоставлять отдельно. А это просто необходимо, особенно в активных продажах.

    Далее, для того, чтобы предоставить доступ к Контактам к уже переданным в работу Компаниям, нужно провернуть ручную работу:
    — нужно открыть каждую карточку Компании,
    — из карточки — каждый Контакт,
    — и там, в карточке Контакта нажать на «Редактировать»,
    — далее — раскрыть поле «Права доступа к контакту»
    — и там уже указать в «Могут редактировать» ввести Менеджера.
    Или чуть более короткий путь — в карточке Контакта вписать в поле Ответственного — и потом по фильтру по Ответственному предоставить менеджеру доступ на редактирование.

    Выбрать из списка Контактов необходимые Контакты не представляется возможным. Т.к. если Компанию можно еще добавить в список (столбец), то Ответственного за эту Компанию — нет. И я не вижу, кому этот Контакт передавать. В фильтрах тоже таких настроек нет.

    Как хотелось бы, чтобы это работало:
    1. Идеально: добавить в «Изменить параметры» такой параметр как «Предоставить доступ на редактирование со всеми связанными Контактами».
    2. Хорошо: добавить в Фильтр «Ответственный Компании» если мы выбираем по параметру «Является контактом».

    Насколько возможно это реализовать, и на что реально по срокам мы можем рассчитывать?

    Благодарю.

    1. Дмитрий Гончаренко

      Здравствуйте, Катерина!
      Видел Ваше обращение в Службу поддержки, насколько я понял из переписки, мы сделали это вариант:

      >> 1. Идеально: добавить в «Изменить параметры» такой параметр как «Предоставить доступ на редактирование со всеми связанными Контактами».

      Только без добавления нового варианта в список возможных операций, а просто изменили логику предоставления прав доступа при добавлении ответственным. Правильно я понял?

  7. Скажите, как можно решить такую задачу: есть база контактов там стандарные поля(настраиваемые) НО, это задача стоит в том, что скрины документов связанных с тем или иным контактом(вася, петя…) их надо как то МАССОВО, не теряя привязки того или иного конкретного контакта, НЕ ПООТДЕЛЬНОСТИ внести в планфикс ???

    Подскажите как быть !

    (p.s. по отдельности базу, из более 3000 контактов уж очень утомительно заносить!)

Добавить комментарий