Новые Справочники, часть 1

Как-то на форуме я назвал раздел “Справочники” Золушкой, потому что обычно мы оказываем ему слишком мало внимания. Не могу сказать, что с той поры все изменилось и Золушка превратилась в принцессу — но мы не ждем Фею-крестную и планомерно работаем над этим сами

Команда ПланФикса трудится над функционалом Справочников
Сейчас мы заканчиваем глобальную переделку раздела “Справочники” и у меня накопилось много долгов по описанию уже реализованного и даже выпущенного в свет функционала. Их столько, что мне придется разбить мой рассказ на две части и знакомить вас с ними по очереди.

Импорт справочников
То, с чего часто начинается серьезная работа в системе — действительно, даже справочник в сотню записей сложно внести в систему вручную, а ведь записей могут быть десятки и сотни тысяч.

Перед импортом вам необходимо создать сам справочник нужной структуры и зайти в него. Импорт спрятан в меню дополнительных действий над справочником, так как делать его приходится нечасто:

Испорт справочников в ПланФикс
Сам интерфейс импорта очень похож на импорт задач — выбираете файл-источник в формате CSV и сопоставляете столбцы в нем с полями справочника:

Настройка импорта справочника в ПланФикс
Система рассчитана на импорт любого количества записей. По окончании процедуры импорта, вы получите сводку со статистикой успешно импортированных строк:

Итоги импорта справочника в ПланФикс

Экспорт справочников
Тут же будет уместно сразу коснуться обратного процесса — как извлечь из ПланФикса накопленную справочную информацию для ее использования за пределами системы?

Удобнее всего это сделать при помощи отчета. Вы можете выбрать объектом отчета нужный справочник:

Отчет по справочнику - экспорт данных из ПланФиксаперечислить поля этого справочника, которые хотите увидеть в итоговом файле:

Настройка экспорта данных справочника в ПланФиксе
определить условия, которым должны соответствовать экспортируемые записи справочника (отсутствие условий приведет к экспорту всех записей справочника):

ПланФикс: Отбор нужных записей справочника для экспорта в отчете и запустить отчет на выполнение.

Как и в любых других видах отчетов ПланФикса, полученные в результате данные можно тут же экспортировать в формате MS Excel или CSV:

Экспорт итогового файла отчета по справочнику в Excel
Также, наверное, стоит упомянуть, что ПланФикс в принципе дает возможность экспортировать все данные и файлы, накопленные вами в ходе работы в системе, в формате JSON — но этот механизм доступен только владельцу аккаунта и предназначен для более масштабных целей, вроде переезда и выгрузки данных. А в текущей работе удобнее пользоваться именно отчетами — в том числе и потому, что с их помощью сотрудники могут экспортировать только те данные, к которым у них есть доступ.

Фильтры в справочниках
Теперь вы можете фильтровать записи в справочниках по сложным наборам условий, отбирая нужные вам данные. По умолчанию, попадая в справочник, вы оказываетесь в стандартном фильтре “Все записи”, но тут же можете сделать свой фильтр:

Фильттры в справочниках ПланФикса
Интерфейс задания условий отбора записей в фильтр не будет для вас неожиданностью — здесь все очень похоже на фильтры по задачам, просто оперирует фильтр реквизитами справочника, а не полями задач:

ПланФикс: отбор записей справочника, подходящих под условия фильтра
Также, как и в случае с фильтрами задач, это может быть как “одноразовый” фильтр, для того, чтобы быстро отобрать нужные записи, так и постоянно действующий, который позволяет быстро переключиться в список объектов, отобранных по сложному сочетанию условий. Такие “постоянные” фильтры находятся на левой панели справочника, ниже стандартного фильтра “Все записи”:

Различные фильтры по справочникам в ПланФиксе
Думаю, стандартные варианты использования фильтров понятны по приведенному скриншоту. Подумайте, как фильтры по справочникам могут помочь в вашем случае.

Описанный механизм фильтров сочетается с другой новинкой, которую вы уже некоторое время можете наблюдать в справочниках и других разделах ПланФикса — возможностью отфильтровать записи справочника по одному или нескольким столбцам, выведенным в таблицу. Клик на заголовке столбца вызывает форму для задания условия отбора по нему:

ПланФикс: Быстрый фильтр по столбцу в таблице справочника
Одновременно могут действовать фильтры по нескольким столбцам, в результате будут показаны только те записи справочника, которые удовлетворяют всем установленным условиям.

Сортировка в справочниках
Сортировка записей справочника может быть включена как на уровне “большого” фильтра, так и в интерфейсе быстрой фильтрации по нужному столбцу:

Сортировка в справочниках ПланФикса
Подробно останавливаться на ней, наверное, нет смысла — здесь все работает также, как и в других разделах, которые мы успели привести к современному виду ПланФикса.

Глобальный поиск по справочникам
Быстро найти нужную запись справочника по каким-то ключевым значениям можно при помощи глобального поиска по аккаунту. Любой ваш запрос ищется в том числе и в справочниках, это позволяет оперативно получить доступ к нужной справочной статье в корпоративной базе знаний, например:

Поиск по записям справочника в ПланФиксе

Панель связей справочника с другими объектами
Хочу обратить ваше внимание на эту возможность — это новый для ПланФикса механизм, своеобразный эксперимент, который в случае удачного результата мы будем распространять на другие сущности системы. Суть в том, что теперь в записи справочника на отдельной панели “Отношения” можно смотреть, где она используется:

На панели отображается в каких задачах, проектах и контактах ПланФикса используется данная запись справочника
Как видно на скриншоте, просматриваемая запись справочника связана с несколькими записями другого справочника и с одной задачей.

Связь с другими сущностями происходит через кастомное поле типа “Запись справочника” — на панели “Отношения” в конкретной записи справочника будут отображаться задачи, проекты, контакты, в которых есть поле такого типа, содержащее эту запись. Это помогает увидеть все связанные с записью справочника сущности и быстро перейти к нужной.

У нас есть разнообразные запросы на множественные связи различных сущностей между собой. Этот механизм — попытка нащупать удобное и нативное универсальное решение, которое их может удовлетворить. Если вы тоже испытываете подобную потребность — подумайте, насколько аналогичное решение может быть удобным в вашем случае

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

На этом я, пожалуй, завершу первую часть рассказа о справочниках. Со второй затягивать не буду — опубликую ее позже на этой неделе.

41 Comments

  1. То, как сделано отображение связи между элементом справочника и прочими сущностями планфикса — это круто!

    Но уже захотелось бОльшего 🙂
    В wysiwyg-редакторе есть возможность добавлять запись справочника.
    Будет ли способ найти те действия в задачах, в которые таким образом вставлялся элемент справочника?

    1. Дмитрий Гончаренко

      Думали об этом, но т.к. эта информация хранится в плохо структурированном виде, использовать ее для связи не получится.

  2. Дмитрий, спасибо! Как всегда нужные доработки.
    Но у нас в аккаунте иконка «Отношения» не появилась.

    Хотел так же поинтересоваться, а когда будет реализована возможность в фильтрах в меню «Задачи» и «Планировщик» использовать не только названия записей справочника, но и значения в дополнительных полях записей справочника?
    Пример:
    Есть справочник со структурой «Город»-«Тип»-«Страна»
    С записями примерно такого вида:
    Москва — Филиал — Россия
    Дубаи — Филиал — ОАЭ
    Иваново — Франчайзи — Россия
    …………..
    Хотелось бы одним условием делать срезы по «Тип» и «Страна».
    Думаю найдется достаточно много аналогичных кейсов.

    1. Дмитрий Гончаренко

      Иконка отображается только на уровне записи справочника. На уровне всего справочника или группы записей ее нет — скорее всего, поэтому Вы ее не увидели у себя. А вообще, описанные изменения уже доступны во всех аккаунтах.

      >> когда будет реализована возможность в фильтрах в меню “Задачи” и “Планировщик” использовать не только названия записей справочника, но и значения в дополнительных полях записей справочника?

      — Новая структура хранения справочников позволяет делать такие выборки, мы придумали, как это должно выглядеть интерфейсно и положили задачу в очередь. Надеюсь, получится реализовать ее, не откладывая в долгий ящик — но это как пойдет, могут более горячие и часто спрашиваемые штуки отодвинуть, так бывает.

  3. Уже писал на этот счёт в поддержку. Ещё раз опишу проблему тут, вдруг вдохновит на подвиги ))

    Люблю справочники =)
    Но столкнулся с задачей сделать что-то вроде небольшой справки- набора полезных статей и инструкций для сотрудников. На подобии справки Планфикса, только заточенной под нас.

    Попытался сделать через справочники (Да, я понимаю, что они не для этого предназначены, но в рамках Планфикса это единственная возможность, которую вижу).

    В итоге столкнулся с проблемами:
    1. В текстовое поле вставлять картинки нельзя
    2. Не хватает заголовков
    3. ОЧЕНЬ неудобно редактировать большой текст уже готовой записи в инлайн режиме. Хотелось бы дополнительно оконный режим редактирования, как и добавления.

    Первые два — это скорее минусы Визуального редактора, а не Справочников, но всё же в контексте решил упомянуть.

    PS: А полнофункциональный собственный раздел Справки для Аккаунта по аналогии с вики-справкой Планфикса — было бы вообще шикарно *мечты-мечты*

    1. Дмитрий Гончаренко

      На всякий случай еще раз дам ссылку на заметку про организацию базы знаний/справочного раздела при помощи справочников ПланФикса — пусть будет в контексте. может пригодится кому. Кстати, со времени написания этого кейса функционал справочников стал шире и кое-какие вещи делать теперь удобнее.

      Картинки вставить в запись справочника можно — просто в редакторе не выведена кнопка для этого, но если скопировать картинку на странице-источнике и потом вставить из буфера в текст записи справочника, то она сохранится.

      Заголовков мы пока не даем вставлять, может быть в будущем ситуация изменится, но пока поддерживаем в редакторе минималистичную панель инструментов.

      По wiki я как-то описывал на форуме причину, по которой мы не торопимся интегрировать этот движок в ПланФикс, тоже может быть полезно лишний раз сослаться.

      1. Всё же, странно.
        С моей приземлённой точки зрения, сущность Задача весьма близка к сущности wiki-статьи — есть заголовок, есть права доступа, есть история правок (хоть и не такая, как в wiki), есть возможность комментирования (т.е. процесс создания статьи в базе знаний координируется тут же), есть возможность прикладывать файлы, есть возможность вставлять картинки в текст (хоть и через копирование картинки-вложения), есть базовая древовидная структура, есть полнотекстовый поиск. Может быть, в сравнении с wiki-разметкой, слабоват редактор описания, но всё равно очень даже неплох.
        В общем, всё очень даже пристойно. Чем же вариант со Справочниками лучше и какие неочевидные изъяны есть у задач в данном контексте?

        1. Дмитрий Гончаренко

          У Справочников в этом плане есть один плюс: возможность вставлять в текстовое поле ссылку на другой элемент справочника. Получаем произвольное ветвление справочных статей, по образу вики.

          Ну и еще один условный минус использования задач приходит в голову — захламление списка задач справочными статьями.

          А так, конечно, задачи в ПланФиксе можно для чего хочешь использовать 🙂

          1. Ну, отсутствие возможности вставить в описание задачи ссылку на другую задачу, это больше похоже на недостаток задач вообще. Ведь такая вставка интересна не только в рассматриваемом случае, а и в обычной работе с задачами.

            А вот с попаданием таких задач-статей в общий список действительно беда (на первый взгляд. по крайней мере). Ведь для них, фактически, отсутствует понятие завершённости — в статью всегда может быть внесена правка и это нормально, потому статус «Завершённая» тут неуместен. С другой стороны, относить все статьи к статусу «В работе» тоже странно — они и так всегда в работе по своей сути.
            Но, как я понимаю, это всё решаемо с помощью кастомных статусов задач. И никакого захламления не будет. ПланФикс крут. 🙂
            Конечно, было бы здорово, если бы где-то была описана рекомендуемая шаблонная организация этого дела, как это есть для варианта со справочниками, чтобы не изобретать синхрофазотрон.

      2. Спасибо за ответ.
        Примерно так, как описано в заметке и строим базу знаний. Концепция справочников вполне для этого подходит. Вики-движок был бы к месту, но и без него можно обойтись. Причины понял и поддерживаю.

        Поэтому свою «жалобу» сокращу до следующего:
        1. Редактирование больших заметок в инлайн режиме — неудобно. Нужен нормальный режим в дополнение.
        2. Наличие заголовков не испортит визуальный редактор )) А добра будет много =)

        Благодарю за внимание!

  4. Уже активно пользуемся, спасибо!
    Классно, что вы все таки добрались до справочников, наконец-то!
    Уже кучу всяких кейсов накрутили с ними.
    Фильтры в справочниках еще не пробовали, но ждали их давно.
    Пока справочники были «Золушкой» даже приспособился некое подобие справочников создавать с помощью задач, за неимением большего.

    Насчёт «Панель связей справочника с другими объектами», это очень удобная штуковина, мне кажется, что такой панели очень не хватает в разделе «Настраиваемые поля» (Кастомизация).
    У нас в аккаунте свое время было создано много разных кастомных полей (экспериментальных), часть из которых уже не используется, но удалить рука не поднимается т.к. вдруг какие-то нужные данные потеряются в старых задачах. А такая кнопочка «Отношения» могла бы избавить от сомнений, порядка стало бы больше 🙂
    Правда в разделе «Настраиваемые поля» вообще нет этой панели с кнопочками справа.

  5. Дмитрий, а теперь возможно будет полностью работать архитектура Справочник в Справочнике, чтобы в Отчетах и Аналитике отображалось содержимое, а не порядковый номер записи в справочнике?

    1. Дмитрий Гончаренко

      Да, это была главная причина переделать внутренний механизм хранения информации в справочниках — и теперь все должно полноценно работать в аналитиках и отчетах, при любом уровне вложенности справочников.

    1. Дмитрий Гончаренко

      Если Вы о новом типе поля, который позволит делать множественный выбор значений из справочника, то он не за горами — есть хорошие шансы на его появление этим летом.

  6. Кстати, со справочниками такая беда еще есть. Мы в справочниках заводим карточки судебных дел и там есть такие поля: номер дела, истец, ответчик и др. Есть у нас задача «Карточка дела» и в ней есть поле с данными из этого справочника с карточками дел, этот же справочник используется в других шаблонах задач, например «Судебное заседание».
    Когда я хочу выбрать какое-то дело из справочника (в поле задачи) я вижу в появляющемся маленьком окошечке либо номер дела, либо истца, либо ответчика, в зависимости от того какое поле первое, но только по одному полю я понять не могу что мне нужно выбрать.
    Я обычно тыкаю наугад, а потом нажимаю на значок глаза, чтобы проверить, попал или не попал.
    Это только 1 пример.
    Вот бы сделать так, чтобы можно было видеть не одно поле в этом окошке, а хотя бы два. Ну, или что-нибудь с ним сделать 🙂

    1. Дмитрий Гончаренко

      Буквально вчера доработали этот момент: если выбирать значение из справочника в интерфейсе, который открывается по кнопке с многоточием рядом с полем, то там выводится большое окно с настраиваемым списком полей справочника — можно вывести наиболее «говорящие» поля для удобства ориентации.

Добавить комментарий