Отправка почты с корпоративных адресов и подписи в письмах

На днях мы выпустили очередную порцию нового функционала и некоторые из вас нашли его раньше, чем я успел о нем рассказать 🙂

Мне остается только попробовать вас догнать и разъяснить некоторые вопросы функционирования внутренних механизмов ПланФикса, которые не лежат на поверхности

Алхимия в ПланФиксе

Итак, сегодняшний рассказ о новых возможностях работы с почтой (на самом деле, первая его часть). Мы поговорим о двух важных и давно востребованных возможностях: отправка почты внешним контактам с корпоративных e-mail адресов и автоматическая подпись в таких письмах.

Пожалуй, всем, кто использует ПланФикс для работы с клиентами и партнерами, хочется, чтобы они получали письма с привычного корпоративного адреса сотрудника, а не с его внутреннего емейла в ПланФиксе. По крайней мере, нас об этом просили давно, разные люди и с разным обоснованием.

Мы любим своих клиентов и хотим сделать им хорошо, но в этом вопросе видели существенную сложность — нам не хотелось затаскивать всю почту с корпоративного ящика в ПланФикс и порождать дополнительную сущность “Письмо”, это было бы серьезным отступлением от идеологии ПланФикса и неизбежно привело бы к проблемам, знакомым вам по другим системам. А не сделав этого, мы не могли при работе с корпоративными адресами обеспечить уже привычный уровень сервиса по работе с почтой: создание задач из писем, обработку их правилами для задач по почте, переписку с внешними клиентами прямо из задачи ПланФикса
и так далее.

И вот совсем недавно мы наконец-то сообразили, как можно разрешить это противоречие: исходящие письма, для которых хочется иметь красивый корпоративный адрес, должны уходить с него, а вот входящие письма, которые нужно обрабатывать средствами ПланФикса и аккуратно раскладывать в нужные проекты и задачи, должны приходить на внутренние адреса системы.

После этого все встало на свои места и реализовать такую работу было несложно: вы указываете данные своего SMTP-сервера и ПланФикс начинает отправлять исходящие сообщения с его помощью. При этом в качестве обратного адреса в таких письмах указан ваш внутренний e-mail в системе, то есть ответ на письмо-уведомление попадет в ПланФикс. Каждое такое письмо в скрытой области содержит специальные технические заголовки, которые указывают на принадлежность его к определенной задаче и помогают ПланФиксу понять, что именно нужно будет сделать с ответом на это письмо.

Давайте посмотрим как это организовано на практике.

В карточке пользователя ПланФикса в режиме редактирования появилась новая вкладка “Работа с e-mail”, с двумя чекбоксами. Первый из чекбоксов как раз включает отправку почты через корпоративный сервер:

Отправка почты с корпоративного e-mail в ПланФиксе
Активировав его, вы получаете возможность внести данные своего почтового ящика. Поля, которые нужно заполнить, выглядят также, как в обычной почтовой программе:

Настройка данных своего почтового сервера в ПланФиксе
Обязательно протестируйте внесенные настройки, нажав на кнопку “Протестировать учетную запись”. Если тест не проходит, сохранять эти изменения нельзя, иначе ПланФикс не сможет отправлять сообщения вашим контрагентам.

Если тест пройден, обязательно сохраните изменения в карточке пользователя, чтобы они вступили в силу. С этого момента письма внешним контактам будут уходить с вашего обычного емейла.

Вторая из новых возможностей, о которых я сегодня хочу рассказать, касается автоподписей. Пытливый взгляд наверняка заметил на этой же вкладке “Работа с e-mail” второй чекбокс “Добавлять подпись к уведомлениям внешним контактам”. Активировав его, вы увидите текстовый блок, в котором сможете добавить привычную для себя подпись:

Добавление автоподписи в ПланФиксе

После сохранения, подпись будет автоматически добавляться к уведомлениям о новых задачах и комментариях, которые вы отсылаете внешним контактам.

Эти настройки по работе с почтой доступны не только в личной записи сотрудника. В некоторых случаях нужно, чтобы определенные (или все) сотрудники аккаунта взаимодействовали с внешним миром через один адрес электронной почты и для них добавлялась одна универсальная подпись. Например, часто такой подход используется при организации работы службы поддержки — пользователь работает с обезличенным оператором и не привязан к конкретным сотрудникам.

Такая возможность в ПланФиксе теперь тоже есть. Настраивается это в управлении аккаунтом и сделать это может только его владелец. Там тоже есть вкладка “Работа с e-mail”, на ней добавилось два уже знакомых вам параметра:

Настройка почтового сервера и подписи на уровне всего аккаунта ПланФикса
Настраиваются эти параметры аналогичным образом, так что подробно останавливаться на них я не буду.

Важные моменты:

  • Если данные почтового ящика и подпись настроены и на уровне аккаунта, и на уровне конкретного пользователя, то сработают настройки на уровне пользователя. Это дает возможность в одном аккаунте для части сотрудников использовать общий e-mail и подпись (настроив их на уровне аккаунта), а для другой части — личные почтовые ящики и уникальные подписи (настроив их в личных карточках сотрудников).
  • Если почтовый сервер не настроен ни на уровне аккаунта, ни на уровне личной учетки, то все работает как раньше — письма уходят с внутреннего адреса ПланФикса, который есть у каждого пользователя.
  • Все перечисленные возможности работают только для платных и премиум-аккаунтов. Пользователи на бесплатном пакете пользоваться ими не смогут.
  • Для новых аккаунтов ПланФикса эти возможности будут доступны в течение пробного периода, так что они смогут протестировать их применение для своей ситуации. Если после окончания пробного периода аккаунт перейдет на бесплатный пакет, отправка почты не прекратится, просто письма будут уходить с внутреннего планфиксовского адреса и без подписи.

Вроде бы все по этому поводу рассказал, давайте вместе с вами протестируем как все это работает на практике и подумаем, что можно улучшить. Команда ПланФикса ждет ваших комментариев к этому посту и задач на службу поддержки.

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

 

P.S. На следующей неделе ждите продолжения новостей — а то я пока отстаю от паровоза, разработчики выдают новинки на гора быстрее, чем я успеваю о них рассказывать 🙂

36 Comments

  1. Спасибо за нововведение. Я конечно не просил, но функционал очень интересный и я буду им пользоваться.
    Вопрос по глобально/локальной настройке:
    Если я в настройках аккаунта прописываю все по серверу, но без имени и почтового адреса то при настройке пользователя достаточно ли будет ввести только почту и адрес?

    чаще всего пользователь не знает настроек для подключения почтовой программы к серверу. Этим занимается техническая служба.
    А так я глобально настраиваю доступы к серверу, а пользователю остается только ввести свой E-mail и Имя.

    Правда тут может возникнуть вопрос от организаций у которых несколько корпоративных серверов. Тогда надо перетекать в профили настройки почтовых серверов.

    Тогда при настройке пользователем он будет выбирать от какого профиля/сервера у него почта.

    как то так…

    1. Коллега, просто поставьте одну задачу, в ней напишите, как надо заполнить поля, поставьте в качестве исполнителя группу сотрудников, выберите, чтобы была подзадача для каждого из них — готово!

      Вы не только решите свою задачу, но и объясните людям основы, которые когда-нибудь смогут помочь им решить проблему, не прибегая к вашей помощи или помощи ИТ-специалиста.

        1. Дмитрий Гончаренко

          На всякий случай скажу, что администратор аккаунта ПланФикса может пройтись по карточкам нужных пользователей и настроить им эти данные.

    2. Дмитрий Гончаренко

      Мне нравится вариант, который предложил Алексей — я и сам его обычно советую в подобных ситуациях. Но над упрощением настройки в описанном случае тоже подумаем, есть пару идей по этому поводу.

  2. Дмитрий, я конечно понимаю Вашу любовь к гифкам, но не по 44 мегабайта же, да с автоматическим воспроизведением!
    К тому же Вашим сервисом пользуются в организациях, где интернет бывает не безлимитный и ограниченный по скорости.

  3. Вообще круто! Спасибо вам!
    Осталось дождаться решения вопроса с задвоенными контактными лицами, когда 2 записи одного человека но с разными эл адресами. И все ! Дальше можно считать вашу систему идеальной! 😉

      1. Дмитрий Гончаренко

        Сделает, это я гарантирую. А скорость зависит только от количества запросов от разных пользователей — так что тут вам все карты в руки 🙂

  4. Ребята, каждый раз ломаю голову, где находится то, что вы анонсируете. Забиваю в поиске «Сотрудники», нет результата в поиске. Вбиваю себя, тоже фиг зайдешь. И вот кое-как через «Компания» вышел на себя. Да, это базово и тупо, но если что-то неочевидно, надо как-то разъяснить новичку.

    Настроил почту, буду тестировать.

    А по письмам есть главное пожелание — менять шаблоны и указывать (или не указывать по желанию) получателей конкретного письма. У нас часто возникает непонимание, кто получил письмо, есть ли среди получателей нужный человек или нет, ведь доступ в Планфикс не у всех есть.

    1. Дмитрий Гончаренко

      >> Да, это базово и тупо, но если что-то неочевидно, надо как-то разъяснить новичку.

      Принято, спасибо, буду работать над собой.

      >> А по письмам есть главное пожелание – менять шаблоны и указывать (или не указывать по желанию) получателей конкретного письма. У нас часто возникает непонимание, кто получил письмо, есть ли среди получателей нужный человек или нет, ведь доступ в Планфикс не у всех есть.

      А вот тут мне нужны пояснения, а то пока не совсем понятно что имеется в виду. Можно тут, но лучше наверное отдельной задачей на службу поддержки, а то длинные и объемные переписки тут не осмобо удобны .

  5. Это удобная штука. Для меня лично + если это поможет сохранять переписки с клиентами разных контактных лиц от моей компании — когда можно поднять историю взаимодействия с отдельно взятым клиентом, заведенным в CRM Планфикс

  6. Как я ждал этот функционал… Как много он решает проблем… =)
    ПланФикс — лучший как task manager!
    Вы гипер-молодцы, скорость развития системы впечатляет =)

    Огромное спасибо за такую систему!

  7. Здравствуйте.
    Сообщите пожалуйста а возможна ли настройка:
    1) отправки автоматического email постановщику задачи по заранее заданному шаблону при смене статуса
    2) интеграции с сервисом sms-информирования для отправки sms по заранее заданному шаблону при смене статуса

    1. Дмитрий Гончаренко

      Здравствуйте, Марина!
      1)Автоматическую отправку постановщику при смене статуса настроить можно, но пока не получится настраивать шаблон — отправится уведомление стандартного вида.
      2. Да, если сервис sms-информирование умеет принимать почту и отправлять ее в виде sms. Но тоже с оговоркой по шаблону уведомления — пока он не настраивается.

      Настройка шаблонов появится в одном из будущих релизов.

    1. Дмитрий Гончаренко

      Будем рады помочь с примеркой 🙂 Если Вы уже зарегистрировали аккаунт, можно ставить задачи с вопросами на Службу поддержки ппямо из него — а вопросы наверняка еще будут.
      https://planfix.ru/support/

  8. А как будет работать этот функционал в случае, если у сотрудника:
    — личный емэйл — не задан
    — личная подпись — задана

    Правильно ли я понимаю, что в данном случае клиенту уйдет письмо с общего корп. ящика, например support@aaa.com, с подписью, например, Сервисный инженер Иванов Иван Иванович

  9. Проверил работу подписи.
    Все равно остается рабочая информация из ПФ (она вставляеться после подписи):

    Исполнитель: 00000
    Срок выполнения задачи: не задан
    Без проекта / Проверка подписи

    Это письмо — часть процесса …….

    Убрать эту инфу нельзя?
    Если нет, то может быть покрасить этот текст в цвет фона? Я где-то встречал такой «хак». Т.е. текст останется и ПФ сможет его распознать. Но к емэйле его не будет видно.

    1. Дмитрий Гончаренко

      Пока нельзя, но появится такая возможность в недалеком будущем — можно будет переделать шаблон письма на свой вкус.

  10. В бесплатном тарифе не работает отправка с корпоративного сервера?
    Я спрашиваю потому что был триал — работало. Закончился триал, меню для настройки корпоративного сервера работает, никаких ограничивающих предупреждений нет, но письма не отсылаются через корпоративный сервер. Не пойму в чем дело…

  11. Добрый день. Хочу настроить для компании работу через один общий корпоративный емаил (обезличенный оператор) — понятно что владельцу аккаунта нужно настроить исходящий сервер… У меня другой вопрос, когда я ставлю галочку «Получать ответы в планфикс» то возникает вот такое информационное окно http://take.ms/D4j4j и оно понятно если я хочу работать с сущностью личности оператора, тогда каждый оператор настраивает переадресацию на свой внутренний емаил в Планфиксе. Но куда настраивать переадресацию если у меня безличностный оператор?

    1. Дмитрий Гончаренко

      Здравствуйте, Николай!
      В таком случае можно сделать переадресацию на любой адрес в ПланФиксе — на какой-нибудь виртуальный, например, или даже на свой собственный внутренний. Механизм отработает корректно, т.к. в служебных заголовках сообщения содержится информация о той задаче, куда должен попасть ответ.

    1. Дмитрий Гончаренко

      Такая возможность реализована и сейчас находится на стадии тестирования. В ближайшее время будет анонс в блоге.

Добавить комментарий