Переменные в именах файлов

У меня скопилась очередь заметных блоков функционала, которые выпущены в общее пользование без всяких анонсов. Ничего не могу с этим поделать — Команда ПланФикса выпускает новые прикольные штуки быстрее, чем я успеваю о них писать. И останавливаться не собирается 🙂

КОманда ПланФикса рубит не по-детски

Сегодняшняя заметка про одну из таких доработок, связанную с шаблонами документов. Для тех, кто пока с ними не знаком, коротко скажу, что шаблоны позволяют формировать документ нужной формы по данным, накопленным в вашем ПланФиксе. В простом случае это могут быть счета, акты и накладные. В более сложном — типовые договора, анкеты, ведомости, акты сверки… В общем, все то, что может сэкономить ваше время на ведение документации где-то еще, если исходные данные для нужных документов уже внесены в ПланФикс.

Что же изменилось? Интерфейс добавления шаблона документа несколько расширился, в него добавились две настройки:

Настройка шаблона документа в ПланФиксе: имя файла и тип по умолчанию

Первая из них дала название сегодняшней заметке: теперь вы можете использовать различные переменные в имени создаваемого по шаблону файла. Это добавит файлам уникальности и сделает их названия более говорящими.

Если вы кликнете в это поле, в его правой части появится зеленый кружок с вопросительным знаком — это подсказка по переменным, которые, собственно, можно использовать в названии файла:

Подсказка со списком переменных в имени файла

С ее помощью удобно составляется имя файла любой степени сложности. Выглядит это примерно так:

Формирование имени файла документа, создаваемого по шаблону

Если создать документ по такому шаблону, то в название создаваемого файла подставятся реальные значения указанных переменных. В итоге, получится примерно так:

Документ с именем, сформированным по шаблону

Я сознательно привожу самый простой пример, чтобы показать вам новые возможности на чем-то привычном и не вызывающем вопросов. На самом деле, эта доработка закрывает большой пласт кейсов, которые мы с вашей помощью накопили с момента появления в ПланФиксе шаблонов документов. Думаю, те, кто активно пользуется этим функционалом, по достоинству ее оценят.

Теперь коротко о второй настройке (посмотрите еще разок на самый верхний скриншот). Она позволяет указать тип файла, который система сформирует по этому шаблону. Это настройка по умолчанию, при желании в момент формирования можно будет выбрать другой тип:

Тип файла, создаваемого по умолчанию - Настройка в шаблоне документа

Но изменять его нужно редко, поэтому такая настройка на уровне шаблона сэкономит вам и вашим коллегам немало кликов в текущей работе.

 

Нюансы и тонкости

  • Для того, чтобы настроить имя создаваемого файла в уже загруженном шаблоне, войдите в его настройки тут:
    Вход в настройки шаблона документа
  • Не указывайте в имени расширение файла, оно будет добавлено автоматически.
  • Описанные возможности работают во всех тарифах ПланФикса, включая бесплатный.

Теперь вы знаете, как это работает, и сможете использовать новые возможности в своем аккаунте. А я пока подумаю, о какой из уже выпущенных новинок рассказать вам в следующий раз 🙂

17 Comments

    1. Дмитрий Гончаренко

      Да, есть такая недокументированная возможность 🙂 Теоретически, в название можно вставить любую переменную из тех, что используется в самом шаблоне документа, но не все при этом будут корректно работать.

  1. Аллилуйя!!!
    Как я мечтал об этом!
    Спасибо! Спасибо! Спасибо!
    Теперь создание ежемесячных счетов становится гораздо проще… Не надо каждый раз их переименовывать под очередной месяц.

  2. Давно просил. Спасибо.
    Еще бы возможность работать с аналитикой сценариями задач … А то документ сформировать автоматически можно, но за отсутствием аналитики толку от этого очень мало …

        1. Дмитрий Гончаренко

          Намек, что повторение одного и того же одними и теми же людьми не приведет к продвижению этого функционала в очереди 🙂

Добавить комментарий