Переменные в именах файлов

У меня скопилась очередь заметных блоков функционала, которые выпущены в общее пользование без всяких анонсов. Ничего не могу с этим поделать — Команда ПланФикса выпускает новые прикольные штуки быстрее, чем я успеваю о них писать. И останавливаться не собирается 🙂

КОманда ПланФикса рубит не по-детски

Сегодняшняя заметка про одну из таких доработок, связанную с шаблонами документов. Для тех, кто пока с ними не знаком, коротко скажу, что шаблоны позволяют формировать документ нужной формы по данным, накопленным в вашем ПланФиксе. В простом случае это могут быть счета, акты и накладные. В более сложном — типовые договора, анкеты, ведомости, акты сверки… В общем, все то, что может сэкономить ваше время на ведение документации где-то еще, если исходные данные для нужных документов уже внесены в ПланФикс.

Что же изменилось? Интерфейс добавления шаблона документа несколько расширился, в него добавились две настройки:

Настройка шаблона документа в ПланФиксе: имя файла и тип по умолчанию

Первая из них дала название сегодняшней заметке: теперь вы можете использовать различные переменные в имени создаваемого по шаблону файла. Это добавит файлам уникальности и сделает их названия более говорящими.

Если вы кликнете в это поле, в его правой части появится зеленый кружок с вопросительным знаком — это подсказка по переменным, которые, собственно, можно использовать в названии файла:

Подсказка со списком переменных в имени файла

С ее помощью удобно составляется имя файла любой степени сложности. Выглядит это примерно так:

Формирование имени файла документа, создаваемого по шаблону

Если создать документ по такому шаблону, то в название создаваемого файла подставятся реальные значения указанных переменных. В итоге, получится примерно так:

Документ с именем, сформированным по шаблону

Я сознательно привожу самый простой пример, чтобы показать вам новые возможности на чем-то привычном и не вызывающем вопросов. На самом деле, эта доработка закрывает большой пласт кейсов, которые мы с вашей помощью накопили с момента появления в ПланФиксе шаблонов документов. Думаю, те, кто активно пользуется этим функционалом, по достоинству ее оценят.

Теперь коротко о второй настройке (посмотрите еще разок на самый верхний скриншот). Она позволяет указать тип файла, который система сформирует по этому шаблону. Это настройка по умолчанию, при желании в момент формирования можно будет выбрать другой тип:

Тип файла, создаваемого по умолчанию - Настройка в шаблоне документа

Но изменять его нужно редко, поэтому такая настройка на уровне шаблона сэкономит вам и вашим коллегам немало кликов в текущей работе.

 

Нюансы и тонкости

  • Для того, чтобы настроить имя создаваемого файла в уже загруженном шаблоне, войдите в его настройки тут:
    Вход в настройки шаблона документа
  • Не указывайте в имени расширение файла, оно будет добавлено автоматически.
  • Описанные возможности работают во всех тарифах ПланФикса, включая бесплатный.

Теперь вы знаете, как это работает, и сможете использовать новые возможности в своем аккаунте. А я пока подумаю, о какой из уже выпущенных новинок рассказать вам в следующий раз 🙂

17 Comments

    1. Дмитрий Гончаренко

      Да, есть такая недокументированная возможность 🙂 Теоретически, в название можно вставить любую переменную из тех, что используется в самом шаблоне документа, но не все при этом будут корректно работать.

  1. Аватар

    Аллилуйя!!!
    Как я мечтал об этом!
    Спасибо! Спасибо! Спасибо!
    Теперь создание ежемесячных счетов становится гораздо проще… Не надо каждый раз их переименовывать под очередной месяц.

  2. Аватар

    Давно просил. Спасибо.
    Еще бы возможность работать с аналитикой сценариями задач … А то документ сформировать автоматически можно, но за отсутствием аналитики толку от этого очень мало …

        1. Дмитрий Гончаренко

          Намек, что повторение одного и того же одними и теми же людьми не приведет к продвижению этого функционала в очереди 🙂

Добавить комментарий