Перевод электронной почты в ПланФикс или укрощение строптивой

Дмитрий Гончаренко: Сегодня в рубрике «Рассказ от первого лица» Азиз Джалилов из компании Almaz-Group делится опытом по переводу работы с электронной почтой в ПланФикс. При этом Азиз с коллегами используют не совсем стандартный подход, что делает этот рассказ еще интереснее. Чтобы читателям было понятнее, о чем пишет автор, я рассыпал по тексту ссылки на справку по упоминаемым настройкам.

 

Азиз Джалилов: С июня начали пользоваться ПланФиксом, в логику влюбились сразу. С недавних пор решили перевести всю корпоративную почту в ПланФикс. Об этом и сказ.

Вводные:
1. Компания занимается поставками промоборудования.
2. Количество пользователей — 7.
3. Основные действия — документооборот с внешним миром.
4. Ранее пользовались корпоративным сервисом biz.mail.ru, необходимые письма пересылали на адрес задачи ПланФикса.

 

Что сделали:
1. Индивидуально каждому сотруднику настроили исходящую почту в ПланФиксе.
2. Индивидуально у каждого сотрудника в почте на biz.mail.ru настроили переадресацию на эл. адрес сотрудника в ПланФикс.
3. Изменили шаблон уведомления на пустой, чтобы не было подписи с ссылкой на ПланФикс.
4. Каждому сотруднику в Правила обработки для сотрудников добавили правило для случая «Любое письмо» с операцией «Добавить письмо действием в задачу».
5. В настройках входящих писем поставили галочку Не отправлять контактам уведомления о действиях, добавленных другими участниками по e-mail
6. В Уведомления внешних контактов выставили галочки: Отправлять файлы до 10Мб как вложения, Указывать в письме адреса всех получателей (об этой опции отдельно отпишу), Добавлять пиксель для отслеживания открытия писем.
7. Подпись каждому сотруднику настроили в во Внешних адресах сотрудников.
8. Создали проект «Корпоративная почта», далее подпроекты с именами сотрудников (там отключили доступ к проекту сотрудников и внешних контактов), далее в каждом подпроекте по одноименной задаче (типа «Почта Васи vasya@pupkin.ru»).

Что получили:
1. При входящем новом письме кому-либо, письмо попадает в задачу почты сотрудника Действием. Из этого действия мы видим кому адресовалось письмо, когда, что вложено, и при нажатии на кнопку «Исходный текст письма» мы увидим тему письма. Далее это действие сотрудник может перенести в любую доступную задачу, и при редактировании действия можно уведомить коллег.
2. При входящем письме в ответ на исходящее из любой задачи ПланФикса, появляется новое действие в той задаче, откуда было исходящее (это стандартная логика системы, в техническом заголовке письма прописан адрес задачи — прим. Д.Г.).

Таким образом в нашей компании все входящие и исходящие письма двигаются в виде действий, в любой момент любое действие можно превратить в задачу. Все сотрудники находятся в едином информационном поле, у нас над одной задачей может работать 4 человека, соответственно любой сотрудник из одной задачи может написать письмо внешнему контакту и в копии будут стоять внутренние сотрудники. Все прозрачно, все действия видны.

Мы забыли про:
1. Пересылку почты друг другу.
2. Пересылку почты по адресу задачи.
3. Если какого-то сотрудника нет, не нужно ждать его, чтобы узнать, пришло ли письмо касающееся общей задачи.
4. Сортировку писем внутри почтовой системы.

Мы просто пищим от удовольствия работать в такой почте ПланФикса, теперь мы не рабы почты, мы подчинили ее!

 

Чего мы просим от руководства ПланФикса:

1. Описываю ситуацию на двух примерах.

Галочка «Указывать в письме адреса всех получателей» стоит:
— Есть задача у Логиста, запросить ставку на автоперевозку у 5 компаний, если все адреса перевозчиков занести в получатели, то на своих ящиках они получат письмо, и в копии будут стоять их конкуренты. Чтобы этого избежать необходимо создавать 5 действий с разными получателями.

Галочка «Указывать в письме адреса всех получателей» не стоит:
— получатель-перевозчик из предыдущего примера не увидит конкурентов, это хорошо. Но в таком случае, глобально, вся исходящая почта будет работать в режиме «Скрытая копия», а это неудобно, если письмо адресовано нескольким представителям компании-клиента.

Нам же необходимы оба режима работы: как в открытой копии получателей, так и в скрытой.
Очень просим внедрить функцию «Указывать в письме адреса всех получателей» при создании действия, локально под каждое действие, оно же «Скрытая копия».

2. На данный момент при «Цитировании» или «Цитировании+» по-умолчанию курсор стоит внизу сообщения, наши менеджеры не много думая так и пишут внизу, а получатель же недоумевает, видя свое же сообщение в ответ, а текст письма он увидит лишь после того, как прокрутит мышью вниз. Мы привыкли, работая в Gmail или Mail.ru, кликать «Ответить» и сразу же писать текст, цитата автоматически кроется ниже.
Просим настроить либо по-умолчанию установку курсора над цитатой, либо сделать опцию для установки курсора над цитатой.

Азиз Джалилов

ТОО «Almaz-Group»

ТОО "Almaz-Group"

 

 

 

Дмитрий Гончаренко:

Хочу добавить пару слов о том, чем отличается схема Азиза от стандартной, которой мы пользуемся сами и рекомендуем нашим пользователям:

  • В нашей схеме каждое письмо на email сотрудника становится задачей в ПланФиксе и дальнейшая работа идет в рамках этой задачи: получатель может подключать коллег (или это может происходить автоматически), отвечать клиенту (при этом все письма будут приходить новыми комментариями в рамках задачи) и так далее.
  • Азиз добавил правила, по которым все приходящие на email каждого сотрудника письма складываются в одну задачу. Сотрудник видит новое письмо-комментарий в этой задаче и сам принимает решение, достойно оно отдельной задачи или нет.

Как видите, ПланФикс даже в таком, вроде бы, традиционном вопросе, как работа с email, допускает множество подходов. Какой из них будет удобен для вашей компании, решать вам.

Дмитрий Гончаренко, Команда ПланФикса

P.S. Если вы тоже хотели бы рассказать о своем опыте использования ПланФикса, ставьте задачу на Службу поддержки с темой “Рассказ от первого лица”, я подхвачу ее с нашей стороны и свяжусь с вами для согласования деталей. Давайте обмениваться опытом, это полезно.

14 Comments

    1. Дмитрий Гончаренко

      Здравствуйте, Дмитрий!
      Напишите, пожалуйста, в Службу поддержки с указинием на какой емейл и какая именно рассылка приходит, поможем разобраттся и отписаться.

  1. Интересная схема. Я правда не понял тоже зачем все письма складировать в 1 задачу — они же от разных клиентов могут быть… Там получится участников в задаче подключено будет вся адресная книга.

    Но вопрос скрытой копии в принципе по существу.

    У нас было буквально пару раз когда нужна была скрытая копия, но мы просто сделали разными действиями отправку — проблема была недостойна даже обращения в поддержку для нас ))

    1. Все зависит от глобальных задач, которые поставлены компанией перед Планфиксом. В нашем же случае практически (90%) у любого входящего письма уже есть задача, в которую нужно перенести его как действие, либо настроить правила, по которым будут ходить регулярные письма. А в задаче, куда складируется входящая почта, действительно, будет куча участников (возможно ли отключить добавления участника в определенную задачу?), но переписка с контрагентом будет вестись уже из другой задачи, и там будет ограниченный список участников.

  2. С одной стороны интересно с точки зрения уменьшения лишних писем и борьбы со спамом.
    Но как быть с тысячами участников? Что если нечайно нажать прочитано? Где искать непрочитанные письма?…

    Можно скрины показать?

    1. На счет тысяч участников см. выше ответ.
      Задачу с входящими письмами мы так и назвали — «Новая почта aziz.jalilov@domain.kz» и установили флажок Срочная, также можно сделать Избранным. Пройдя в нее вы увидите все входящие сообщения, которые были отмечены прочитанными, а также которые лежат без обработки.

  3. А для телеграмма можно отключить уведомление внешних контактов при получении действия в задачу? А то при переписке через него, тоже иногда неудобно получается. Рассылает на почту всем внешним контактам…

    1. Дмитрий Гончаренко

      Тут нужна конкретика, т.к. есть разные варианты подключения Телеграма к ПланФиксу и логика обмена сообщений для этих вариантов несколько отличается. При этом она достаточно хорошо описана в справке для каждого из вариантов https://planfix.ru/docs/Telegram

  4. Поддерживаю Азиза в его просьбах. По существу обе!

    Идея с тем, чтобы всю почту по сотруднику валить в одну папку — выглядит немного жутковатой. Но правильно я ведь понимаю, что сотрудник затем сам может себе правила разбора настроить?

  5. Про курсор внизу при ответе — очень поддерживаю Азиза в его просьбе. Текст нового сообщения в gmail и других постах идёт над цитатой. И скролить действия в задаче/письма вниз неудобно. Особенно в случае длительной коммуникации. В боте ТГ так вообще портянка получается.

  6. Ставить курсор сверху цитаты — верное замечание. Сталкивался с этим. Планфикс нарушает логику почтовых сервисов по постановке цитат после комментария. Это неудобно. Особенно когда просматриваешь историю общения из почтового сервиса. В одной ветке цитата снизу, если писал из ящика, а в другой сверху, если писал из планфикса. Такая каша получается.

Добавить комментарий