Персональный ПланФикс: Шаг 3 — учет времени работы над задачами

Антон Сулимов Интеграция ПланФикса

Очередная заметка Антона Сулимова, партнера и интегратора ПланФикса, о том, как он настроил для себя учет времени работы над задачами. Предыдущие выпуски цикла “ПланФикс для организации личной жизни и дел” здесь и здесь.

Ну, вроде бы как жизнь в ПланФиксе началась. Пора взяться серьёзнее за фриланс. А точнее, за направление 1С, где работа учитывается почасово. Нужно несколько статусов для каждой задачи, чтобы «прощупывать» ситуацию в целом и знать, как обстоят дела во всём проекте.

Для этого мне понадобится процесс “Выполнение работ по задачам клиентов”. В него я добавил такой набор статусов:

Набор статусов процесса для отслеживания работ по задачам клиентов
Здесь добавил всё по максимуму. По статусу “Выполненная” буду группировать задачи на проверку. “Принятые” — это быстро добавленные в список, но не проанализированные. “Уточнение” — есть вопросы по задаче. “На очереди” — то, что горит клиенту. “На переделку” — где накосячил и нужно в срочном порядке исправлять. Все остальные, думаю, понятно из контекста.

Забегу немного наперёд и покажу, как выглядит мой список задач в разных статусах:
Список задач по заявкам клиентов в разных статусах
Для удобства работы со списком задач, я добавил несколько фильтров, чтобы быть в курсе и не отвлекаться на пройденное:
Удобные фильтры для работы со списком задач в ПланФиксе
Вот пример настроек одного из этих фильтров:
Настройки фильтра задач в ПланФиксеУ второго отличается только третье условие — равно.
Следующий шаг — это учёт выполняемых работ по задачам. Для начала подойдёт готовая конфигурация “Учет рабочего времени”. Выполненные работы я принял решения записывать в таком виде
Запись списка выполненных работ в ПланФиксе
Указывать основные моменты, плюс ответвления. Это пригодится и для того, чтобы вспомнить детали, когда буду сдавать задачи, и для восстановления “логов” изменений. Также это даст возможность распечатать через отчёт список завершенных задач с выполненными по ним работами для клиента, чтобы и он их вспомнил.

Для анализа данных и оперативной выборки пригодятся отчёты:
Отчеты для анализа выполненных работ в ПланФиксе
Неоплаченные задачи в перспективе хочу использовать для выставления счетов (об этом расскажу на одном из следующих шагов). Вот его настройки:
Отчет по неоплаченным задачам в ПланФиксе
За основу мы берём аналитику “Фактическое время работы” — отчет будем строить по задачам, содержащим эту аналитику.

Настройки отчета по неоплаченным задачам в ПланФиксе
Отчёт будет показывать:

  • что делалось — это текст действия,
  • вид работы,
    колько заняло времени (по этой же колонке будет подбиваться итог).

Колонку «Задача» «выключаю» из отображения результатов отчета, чтобы избежать дубляжа — в отчёте и так будет группировка по задаче.

Список условий для отбора данных в отчет по неоплаченным задачам ПланФикса
По таким параметрам будут попадать задачи в отчёт — то есть, в нем окажется аналитика по  всем выполненным и проверенным (переведённым в статус “Завершенная”) задачам. Вот как выглядит пример выполнения этого отчета:

Отчет по выполненным и неоплаченным задачам в ПланФиксе
Два других отчёта пригодятся для оперативного анализа эффективности работы и быстрой выгрузки данных на проверку клиенту. Об отчёте “Тайм-трекинг” рассказывать не буду — он штатный, из конфигурации “Учет рабочего времени”. Её без проблем можно установить и разобрать отчёт по кирпичикам. А вот “Отчет: тайм-трекинг — выполненные задачи, на проверку” — это модификация штатного, в котором изменены параметры отбора:

Отчет по задачам, готовым для сдачи клиенту
В этот отчёт будут попадать на проверку все выполненные задачи. Задачи я сдаю в телефонном режиме (skype), по тиму с демонстрацией. Отчёт помогает “на лету” отобрать задачи, пройтись по каждой и показать что получилось. Плюс, заметки такого вида:

Спи сок выполненных работ по настройке 1С для клиента в ПланФиксе
помогают вспомнить что делалось. По ним возникает сразу двойная ответственность: для себя записать “логи” изменений и понятно изложить для клиента, чем я занимался, т.к. эта информация пойдёт ему в виде ведомости “Выполненные работы”. Стрелочки, сворачивание-разворачивание, группировок вообще класс – благодаря им легко можно задерживаться на том контексте, который для тебя важен, к примеру, конкретно обсуждаемая задача и выполненные по ней действия. А все остальные стоят в сторонке, свёрнуты.

Настройка понемногу растёт, вот что получилось на текущий момент:

Схема настройки ПланФикса для работы фрилансера

Продолжение следует?

Антон Сулимов
интеграция ПланФикса
AntonSulimov@main.planfix.ru

 

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

 

Будет ли Антон продолжать этот цикл, зависит от ваших откликов. Если вам интересно узнать, куда он продвинулся дальше — напишите об этом в комментариях, потому что следующие заметки цикла пока не написаны и для того, чтобы засесть за них, нужен стимул — это я вам по собственному опыту говорю :).

15 Comments

  1. Продолжению быть!
    Антон, подобные статьи — станут хорошим разгоном для изучения ПФ, будь у меня эти статьи год назад, я бы сэкономил добрую часть времени, вообще было бы здорово не ограничиваться на одном направлении «Персонального ПФ», а развивать данный цикл статей силами других авторов, а затем сгруппировать для быстрого и удобного понимания новичков. И будет всем счастье.
    Спасибо, Антон! Жду продолжения и уверен, что не только я один! ☺

    1. Пока использую один сценарий для проверки заполненности поля «Состояние оплаты», который срабатывает при завершении задачи. Это на случай если забыл поставить у один из статусов: не оплачено, не учитывается, отменено и т.д. В остальных случая пока всё вручную, чтобы не грузить, на первый порах, настройку. Это часть механизма по выставлению счетов.
      «Мяч» пока не использую, т.к. клиента ещё не подключал к ПФ.

  2. Спасибо за статью. Интересны бизнес процессы коллег по цеху.
    В отчете вижу «Собрание», вы так и показываете клиенту это? По нашему опыту, клиент такое воспринимает в штыки. Как вы решаете этот вопрос?

    Как вы учитываете консультации по телефону/скайпу, где ничего не программируете и не настраиваете?

    1. С задачами типа «Собрание» трудностей не возникало, т.к. я не показываю клиенту «голые» названия задач. Он видит расшифровку в виде списка выполненных работ, определённого типа, и времени, затраченного на эту работу. Названия задач выполняют группирующую роль в такой расшифровке. В статье это представлено в виде скрина из отчёта «Неоплаченные задачи», с одной развёрнутой строкой. Одна строка — это действие, описание+аналитика, которые существуют неразрывно друг от друга. Эти действия, в свою очередь, играют роль логов(и для себя, и для клиента), идут в отчёты и используются для выставления счетов. Получается удобно — оформляя такое дейстие в процессе работы, я подготавливаю себе почву для будущих шагов.

      Фиксирую как вид работы «Телефонный звонок» и отмечаю ключевые пункты, которые были рассмотрены в процессе разговора. Часто во время разговора выполняется работа «на лету», которая также фиксируется.

      1. Прямо не оценивал, но косвенно могу сказать, что настройка под себя даёт свои выигрыши. Благодаря ей появляется простота, упорядоченность и удобство в работе над задачами, которые достигаются благодаря возможности максимально адаптировать под себя окружающие «бизнес-процессы» и выстроить своё взаимодействие с ними. Становится легче двигаться вперёд. Всё это вкупе даёт существенный выигрыш по времени.

  3. Очень интересный цикл статей, хотелось бы продолжения. Понравилась тема с гугл формами, думаю над расширением своего набора статусов после представленного вами, в общем, примеры из практики самое интересное!
    Лично меня, например, очень волнует вопрос базы контактов в ПФ и гугл.
    Чтоб видеть, кто мне звонит и без труда звонить самому, надо поддерживать базу в двух местах. Это напрягает. Один раз аккуратно вбить контакт требует титанических усилий, а тут надо это сделать два раза! Ужас. Есть идеи? 🙂

    1. Написать «прослойку» для синхронизации контактов. И у ПФ, и у google есть API для доступа к ним. Более простого варианта пока не вижу.
      Возможно в ПФ ведутся какие-нибудь разработки в этом направлении и писать своё будет лишним.
      Хотел, для начала, предложить прощупать эту тему через форум, но как оказалась тему уже поднимали https://forum.planfix.ru/viewtopic.php?f=32&t=1524&hilit=google

      1. Я про эту тему на форуме знаю, ее с 2012 года поднимают 🙂
        Честно говоря, я уверен, что такой функционал необходим абсолютно всем, просто не все это знают. Странно и печально, что это до сих пор никак не реализовано 🙁 Но верим и надеемся!

  4. Да конечно нужно продолжение. Самому это всё дало мотивацию пересмотреть работу в системе. Давно хотел кое-что делать быстрее, а тут и идеи свежие приносят.

    Спасибо за труды
    Ждём !

Добавить комментарий