ПланФикс в детском саду

Антон Хомяков Руководитель отдела проектов ООО Школа здоровья «Шагаем вместе»

Добрый день. Сегодня я расскажу, как я использую Планфикс для нужд родительского комитета группы родителей детского садика.

Начну с предыстории.

Многие помнят детство, когда попадал в руки металлический детский конструктор. После сборки всех машинок по схемам, появлялось непреодолимое желание двигаться дальше. Зачастую это выражается в конструировании усиленной конструкции и проведении испытаний на повышенные нагрузки.

ПланФикс на текущий момент является моей основной программой по организации работы, личной и коллективной. После углубленной работы с конструированием в ПланФиксе разнообразных схем взаимодействия, как раз и возникло аналогичное желание попробовать использовать функционал для не типовых задач.

Случай подвернулся совершенно неожиданно.

При посещении родительского комитета в детском саду был поднят вопрос: как же всем общаться? Где публиковать новости? Где проводить обсуждение?

Личные встречи, как и все неподготовленные совещания, совсем неэффективны. Каждый не старается услышать другого. Предложение сделать группу в одной из соц.сетей не увенчалась успехом. Нет такой сети, в которой все зарегистрированы. Да и у многих они закрыты на работе. Однако, у всех есть телефон и электронная почта.

Соответственно, в техническом задании на реализацию проекта появились следующие пункты:
1) Система должна быть удобна всем. И в финансовом плане поэкономичнее.
2) Пользователь не должен особо напрягаться новыми интерфейсами и необычными действиями, вступлениями куда-то.
3) Единая среда общения, доступная всем.
4) Всем участникам группы должны приходить оповещения о событиях и новости.
5) Все участники должны получить возможность общаться между собой по теме.

Во время обычной ежедневной работы с ПланФиксом, я повнимательнее посмотрел на него. И, о чудо, он как раз соответствует большинству критериев. В результате удалось соорудить простое и отвечающее всем требованиям решение:

  • Сначала я организовал отдельный аккаунт для группы родительского комитета. Все родители-участники были внесены в список контактов с адресами почты. При этом их присоединили к контрагенту «Комитет».
  • Далее стандартно, были созданы проекты «праздники», «объявления», «еда», «обсуждения». В каждом из них заводятся соответствующие задачи.
  • При этом «участниками» задач проставляются родители. Исполнителем становится либо постановщик задачи, либо выбранный родитель.
  • После создания новой задачи всем участникам-родителям отправляется оповещение по почте с текстом задачи / объявлением. В дальнейшем, при ответе на письмо, все остальные родители автоматически получают копию этого сообщения на почту. Само сообщение фиксируется в ленте комментариев.
  • Руководитель родительского комитета может создавать отдельные задачи, просто направив письмо на адрес необходимого проекта. У родителей такого адреса нет, что позволяет не захламлять проекты массой задач.
  • И самое главное, всё общение производится по почте. Ничего нового никому заводить не надо. К тому-же многие программы электронной почты поддерживают объединение писем в группы, что позволяет настроить удобный внешний вид просмотра писем, аналогичный чатам.

Отдельно добавлю, что администрирование такого решения весьма просто и может быть совмещено с обычной работой в Планфиксе.

P.S. Небольшое дополнение.
Когда появилась необходимость ввода 20 контактов «одним движением», то такой возможности не оказалось. Явление весьма необходимое, особенно когда общий список контактов превышает 500-600 позиций и найти всех весьма непросто.

Попытка выводить фильтрованный список Контактов, привязанных к Контрагенту также ничего не дала. Фильтр работал только по ФИО и почте. Придуманные «костыли» в виде ввода наименования группы после фамилии помогли. Но эстетический вид названия Контакта наподобие «Петров группа2» нельзя назвать идеальным, особенно при общении с Петровым.

К счастью, команда ПланФикса в течение 2 дней доработала функционал программы. Теперь фильтр в поле «Участник» или «Исполнитель» выбирает Контакты по наименованию Контрагента, к которому этот контакт привязан. Что существенно облегчает работу со списком участников / исполнителей.

Антон Хомяков, руководитель отдела проектов ООО Школа здоровья «Шагаем вместе»

***

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

Благодарю Антона за интересную историю — про ПланФикс в детском саду лично я услышал в первый раз.

Если вы готовы рассказать о своем опыте выбора и использования ПланФикса – ставьте задачу на Службу поддержки с темой “Рассказ от первого лица”, я подхвачу ее с нашей стороны и свяжусь с вами для согласования деталей.

P.P.S. Подумалось, что с учетом появившегося в ПланФиксе Личного кабинета для клиентов, кейс Антона может приобрести новые грани.

Добавить комментарий