Каждую доработку, которую предлагают наши клиенты, мы тщательным образом рассматриваем, анализируем, затем думаем над воплощением. Порой решение созревает не сразу, для этого нужно некоторое время. Сегодня речь пойдет как раз о такой доработке.
Наши клиенты неоднократно обращались к нам с вопросом — как в работе над задачами предоставить право на смену статуса задачи внешним пользователям и не разрешать менять статус сотрудникам? Сотрудник и внешний контакт при этом в задаче находятся в одинаковой роли.
Существует и обратная сторона медали, когда нужно разрешить менять статус сотрудникам и не позволять представителям клиента.
Cегодня предлагаем решить это, используя настройку переходов задачи в разные статусы.
Рабочая ситуация
Давайте представим небольшую компанию, которая оказывает юридические услуги. Клиенты обращаются по различным юридическим вопросам, начиная от разовой консультации, заканчивая представительством в судебных процессах. Часть клиентов со временем стала постоянной, а общение с ними перенесено в ПланФикс. Их подключили как внешних пользователей.
И вот такой клиент в очередной раз обратился за консультацией. Все юридические вопросы фирмы он согласует с нашей компанией из примера. При этом вопросы поступают от разных сотрудников — экономистов, бухгалтеров, менеджеров и даже директора. В компании клиента назначен ответственный работник. Он определяет актуальность вопросов и часть из них отсеивает на этапе обращения. Например, на часть вопросов может ответить великий Google и компании незачем оплачивать такие консультации.
Далее покажем, как с помощью нового функционала статусов задач предоставить ответственному работнику право фильтровать «ненужные» обращения.
Настройки в ПланФиксе
Для каждого клиента, обратившегося за помощью, создается отдельный проект, в котором он указан в качестве контрагента. В этот проект поступают все обращения сотрудников клиента.
Еще в карточке проекта можно указать аудиторов по умолчанию: со стороны компании — опытный юрист, со стороны клиента — ответственный сотрудник:
Теперь во всех задачах проекта аудиторы будут заданы автоматически. В качестве альтернативного варианта их можно указать в шаблоне задачи:
Когда сотрудник клиента обращается за консультацией, создается задача, в которой он является постановщиком. И прежде, чем обращение попадёт в работу, его проверяет ответственный сотрудник клиента. Для него создаётся отдельный статус:
Для удобства сделаем так, чтобы задачи по нужному шаблону создавались сразу в этом статусе:
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.
Если обращение согласовано, ответственный сотрудник клиента меняет статус задачи и отправляет её в работу. Тут необходимо указать, что право на такой перевод из статуса в статус есть только у этого сотрудника и ни у кого другого. Поэтому право на перевод со статуса «Согласование с ответственным» на статус «В работе» предоставляется только аудитору-контакту:
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.
Обратите внимание, аудитор-сотрудник такого права не получает.
Можно еще расширить права представителей клиентов в задачах. Например, дать исполнителям-контактам право перевода в статус «Завершенная». Или наоборот, «забрать» права перевода в некоторые статусы у представителей клиента и предоставить их только сотрудникам своей компании.
Это, конечно, не все варианты настройки. У вас могут быть свои разграничения прав перевода в статусы, но общий принцип именно такой.
Используйте новую возможность в работе, а если что-то необходимо доработать — обязательно напишите нам в комментариях к этой заметке или в Службу поддержки.
Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram, Facebook, Twitter и YouTube-канал. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.