Предоставляем сотрудникам клиента право на смену статуса задачи

Каждую доработку, которую предлагают наши клиенты, мы тщательным образом рассматриваем, анализируем, затем думаем над воплощением. Порой решение созревает не сразу, для этого нужно некоторое время. Сегодня речь пойдет как раз о такой доработке.

Наши клиенты неоднократно обращались к нам с вопросом — как в работе над задачами предоставить право на смену статуса задачи внешним пользователям и не разрешать менять статус сотрудникам? Сотрудник и внешний контакт при этом в задаче находятся в одинаковой роли.

Существует и обратная сторона медали, когда нужно разрешить менять статус сотрудникам и не позволять представителям клиента.

Cегодня предлагаем решить это, используя настройку переходов задачи в разные статусы.

Рабочая ситуация

Давайте представим небольшую компанию, которая оказывает юридические услуги. Клиенты обращаются по различным юридическим вопросам, начиная от разовой консультации, заканчивая представительством в судебных процессах. Часть клиентов со временем стала постоянной, а общение с ними перенесено в ПланФикс. Их подключили как внешних пользователей.

И вот такой клиент в очередной раз обратился за консультацией. Все юридические вопросы фирмы он согласует с нашей компанией из примера. При этом вопросы поступают от разных сотрудников — экономистов, бухгалтеров, менеджеров и даже директора. В компании клиента назначен ответственный работник. Он определяет актуальность вопросов и часть из них отсеивает на этапе обращения. Например, на часть вопросов может ответить великий Google и компании незачем оплачивать такие консультации. 

Далее покажем, как с помощью нового функционала статусов задач предоставить ответственному работнику право фильтровать «ненужные» обращения.

Настройки в ПланФиксе

Для каждого клиента, обратившегося за помощью, создается отдельный проект, в котором он указан в качестве контрагента. В этот проект поступают все обращения сотрудников клиента.

Еще в карточке проекта можно указать аудиторов по умолчанию: со стороны компании — опытный юрист, со стороны клиента — ответственный сотрудник:

Указываем аудиторов в карточке проекта.
Указываем аудиторов в карточке проекта.

Теперь во всех задачах проекта аудиторы будут заданы автоматически. В качестве альтернативного варианта их можно указать в шаблоне задачи:

Указываем аудиторов в шаблоне задачи
Указываем аудиторов в шаблоне задачи.

Когда сотрудник клиента обращается за консультацией, создается задача, в которой он является постановщиком. И прежде, чем обращение попадёт в работу, его проверяет ответственный сотрудник клиента. Для него создаётся отдельный статус:

Статус согласования с ответственным со стороны клиента
Статус согласования с ответственным со стороны клиента.

Для удобства сделаем так, чтобы задачи по нужному шаблону создавались сразу в этом статусе:

Новые задач создаются сразу в нужном статусе
Новые задачи создаются сразу в нужном статусе.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Если обращение согласовано, ответственный сотрудник клиента меняет статус задачи и отправляет её в работу. Тут необходимо указать, что право на такой перевод из статуса в статус есть только у этого сотрудника и ни у кого другого. Поэтому право на перевод со статуса «Согласование с ответственным» на статус «В работе» предоставляется только аудитору-контакту:

Переводить задачу в другой статус может только аудитор-контакт
Переводить задачу в другой статус может только аудитор-контакт.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Обратите внимание, аудитор-сотрудник такого права не получает.

Можно еще расширить права представителей клиентов в задачах. Например, дать исполнителям-контактам право перевода в статус «Завершенная». Или наоборот, «забрать» права перевода в некоторые статусы у представителей клиента и предоставить их только сотрудникам своей компании.

Это, конечно, не все варианты настройки. У вас могут быть свои разграничения прав перевода в статусы, но общий принцип именно такой.


Используйте новую возможность в работе, а если что-то необходимо доработать — обязательно напишите нам в комментариях к этой заметке или в Службу поддержки.

А ещё не забывайте о наших социальных сетях: Facebook, ВКонтакте, Telegram, Twitter и YouTube-канале. Там периодически появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.

Добавить комментарий