Работа клиента в ПланФиксе: снимаем барьеры

Возможно, для кого-то будет открытием сам факт того, что в ПланФиксе можете работать не только вы, но и ваши клиенты. Если так — здорово, ваш день уже прошёл не зря:)

Вообще, существует даже два способа организации работы клиента в ПланФиксе: личный кабинет клиента и прямой доступ для него в систему. Оба они работают достаточно давно и, как это обычно бывает, по мере развития системы мы получаем от вас обратную связь по ситуациям, когда подключение клиента в ПланФикс происходит недостаточно просто и удобно. Как правило, дело касается каких-то мелочей — вроде возможность есть, и потребность тоже, а когда доходит до дела, что-то идет не так.

Не всегда подключение клиента в ПланФикс проходит легко

Новинками Личного кабинета я рассчитываю порадовать вас в этом году, но попозже, а сегодня хочу рассказать об одном полезном нововведении, которое должно снять распространенный барьер для подключения клиентов напрямую в систему.

Для начала, пару слов о том, как это работает.

Вы можете дать доступ в свой ПланФикс любому клиенту, добавленному в раздел “Контакты”. Для этого достаточно указать в карточке контакта его электронную почту и активировать галочку “Доступ в ПланФикс”:

Активация доступа клиента в ПланФикс

Клиент получит приглашение на почту, перейдет по ссылке и окажется в вашем аккаунте. Конечно, с ограниченными возможностями. Эти ограничения хорошо продуманы и отработаны годами практики. Они позволяют сотрудникам компании не переживать, что клиент получит доступ к тому, чего не следует, или вдруг начнет неконтролируемо ставить всем вокруг новые задачи и отвлекать их от работы.

Но есть (вернее, был) один момент, который в некоторых ситуациях делал подключение клиента неудобным — это наличие внутренней переписки в задачах с его участием.

Как это обычно бывает?

Вот обратился к вам клиент и по его обращению создалась задача:

Новая задача в ПланФиксе от клиента

Вы начали с ним общаться и завязалась работа. Дело продвигается, клиент доволен, все идет хорошо:

Переписка с клиентом в ПланФиксе

В какой-то момент возникает вопрос, для решения которого вы привлекаете коллег и параллельно с общением с клиентом завязывается внутренняя переписка:

Внутренняя переписка с коллегами в задаче-общении с клиентом

Клиент видит только сообщения, которые адресованы ему (голубенькие), а вы можете свободно общаться и обсуждать любые возникающие вопросы в этой же задаче, не теряя контекста. И все это отлично функционирует и здорово помогает в работе.

Постепенно клиент становится постоянным, все больше активничает и наступает момент, когда по уму его бы нужно подключить в ПланФикс. Вы параллельно работаете с ним по нескольким задачам или даже проектам, возникают разные вопросы, которые хотелось бы оперативно согласовывать, да и вообще полезно показать клиенту, насколько технологично выстроена работа в вашей компании.

И вот тут возникает одно “но” — та самая внутренняя переписка. Как только клиент получит доступ в ПланФикс и зайдет в задачу, он увидит то, что раньше было “за кадром”. И совершенно не факт, что это его обрадует:

Переписка в ПланФиксе, которую не нужно видеть клиенту

До сегодняшнего дня выход из этой ситуации был только один: пройтись по всем комментариям всех задач с участием клиента, выловить то, чего клиенту видеть не стоит, и сделать такие комментарии скрытыми. Так себе удовольствие, прямо скажем. А еще ж нужно всех предупредить, что клиент теперь в ПланФиксе, поэтому выражать свои эмоции лучше с оглядкой и обязательно такими же скрытыми комментариями. И совершенно не факт, что до всех это дойдет с первого раза.

В общем, неудобно.

Чтобы убрать этот барьер, мы сделали дополнительную настройку в «Управлении аккаунтом» (это же ПланФикс, чего еще от нас ожидать? :)):

Настройка видимости комментариев в ПланФиксе для клиента

Если включить вариант “Контакты с доступом в ПланФикс видят только те комментарии, в которых они были явно уведомлены”, то зайдя в задачу, клиент увидит только то, что он уже видел раньше в вашей с ним переписке:

Клиент видит только комментарии, которые ему предназначены

Комментарии с внутренней перепиской, в которых уведомлены только сотрудники компании, клиент не видит. Что немаловажно, в своей карточке тоже. То есть, если вы привыкли оставлять какие-то заметки по клиенту комментариями в карточке его контакта, то они навсегда останутся доступными только для вас и ваших коллег, клиент их не увидит. А значит, никаких дополнительных мер перед подключением клиента в ПланФикс нам предпринимать не нужно. И проводить инструктаж для коллег “как теперь общаться по задачам” тоже. А это тихая радость для руководителей и администраторов.

В общем, если вы активно работаете со своими клиентами в ПланФиксе — берите на вооружение. А если до сих пор боялись — можно пробовать, вам понравится. И клиентам тоже.

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

P.S. Если у вас (ну вдруг) созреет желание выразить “спасибо” Команде ПланФикса — напишите его, пожалуйста, на одном из ресурсов, перечисленных здесь. Нам будет очень приятно.

19 Comments

  1. Аватар

    Только сейчас заметил что у контактов с доступом в Планфикс есть мобильная версия, а у контактов без доступа(в так называемом Личном кабинета клиента) — мобильной версии нет.

    Есть планы на неё какие-то планы?

    1. Дмитрий Гончаренко

      Планов по развитию мобильной версии у нас в принципе на текущий момент нет, основной фокус стоит на мобильных приложениях. Как будет дальше — посмотрим, может настанет и ее время.

  2. Аватар

    Эта настройка появилась явно раньше чем сегодня, так как уже опробована и используется )))
    Но в целом личный кабинет за 49 евро в месяц (так как не на своем доменном имени он не имеет большого смысла) — то еще удовольствие )))

    1. Дмитрий Гончаренко

      По статистике, основная масса компаний, которая пускает клиентов в свой аккаунт, работает как раз на обычных планфиксовских доменах. Так что, наверное, не так уж это страшно 🙂

      1. Аватар

        Проcто нет выбора … ))
        А была бы стоимость нулевой, то гораздо больше компаний вообще бы строили «свои» личные кабинеты в Планфиксе … так как это возможно под многие задачи.
        Правда еще есть стоимость за такого пользователя, но все же …

  3. Аватар

    Замечательно! НО есть одно но! Все таки эту настройку нужно было сделать в карточки самого контакта, чтобы настройка была индивидуальной. Есть сотрудники которые в системе как контакты с доступом, им просто сейчас срежет видимость в задачах

    1. Дмитрий Гончаренко

      Мы обсуждали этот вариант в процессе проработки этой настройки. В итоге пришли к тому, что кейс подключения клиентов (и вообще внешников) основной и для него удобнее указать это один раз и в одном месте, а не задумываться над каждым контактом в отдельности.

      Но, как обычно, все покажет практика — я не исключаю, что со временем эта настройка может переехать на уровень контакта.

        1. Дмитрий Гончаренко

          Потому что это существенно усложняет использование ПланФикса. Практика работы (с другими объектами) показывает, что в итоге у пользователя нет понимания, как ведет себя система — она воспринимается как набор мин и подводных камней, не знаешь в какой момент попадешь в ловушку.

          Например, доступ в справочниках, который можно настроить его на уровне всего справочника и на уровне записи. Понятно для чего это нужно, куча кейсов использования, вроде все удобно и правильно. На практике — постоянные обращения в Службу поддержки «Почему такой-то видит/не видит эту запись справочника?!? У нас все пропало (человек узнал то, что не должен был/ не можем работать/ и т.п.)!!!»

          Получив в ходе работы над ПФ такой опыт, мы стали учитывать его при планировании нововведений. У Гибкости имеется обратная сторона — Понятность. И недооценивать это нельзя.

    1. Дмитрий Гончаренко

      Сейчас она брендируется только для аккаунтов, которые работают на своем домене. Выглядит так: https://pic.planfix.ru/pf/Hr/3Kwxw2.png

      Для других аккаунтов пока не планировали вводить такое — наличие брендированной страницы входа добавляет привлекательности дополнительной услуге «Свой домен».

Добавить комментарий