Работа клиента в ПланФиксе: снимаем барьеры

Возможно, для кого-то будет открытием сам факт того, что в ПланФиксе можете работать не только вы, но и ваши клиенты. Если так — здорово, ваш день уже прошёл не зря:)

Вообще, существует даже два способа организации работы клиента в ПланФиксе: личный кабинет клиента и прямой доступ для него в систему. Оба они работают достаточно давно и, как это обычно бывает, по мере развития системы мы получаем от вас обратную связь по ситуациям, когда подключение клиента в ПланФикс происходит недостаточно просто и удобно. Как правило, дело касается каких-то мелочей — вроде возможность есть, и потребность тоже, а когда доходит до дела, что-то идет не так.

Не всегда подключение клиента в ПланФикс проходит легко

Новинками Личного кабинета я рассчитываю порадовать вас в этом году, но попозже, а сегодня хочу рассказать об одном полезном нововведении, которое должно снять распространенный барьер для подключения клиентов напрямую в систему.

Для начала, пару слов о том, как это работает.

Вы можете дать доступ в свой ПланФикс любому клиенту, добавленному в раздел “Контакты”. Для этого достаточно указать в карточке контакта его электронную почту и активировать галочку “Доступ в ПланФикс”:

Активация доступа клиента в ПланФикс

Клиент получит приглашение на почту, перейдет по ссылке и окажется в вашем аккаунте. Конечно, с ограниченными возможностями. Эти ограничения хорошо продуманы и отработаны годами практики. Они позволяют сотрудникам компании не переживать, что клиент получит доступ к тому, чего не следует, или вдруг начнет неконтролируемо ставить всем вокруг новые задачи и отвлекать их от работы.

Но есть (вернее, был) один момент, который в некоторых ситуациях делал подключение клиента неудобным — это наличие внутренней переписки в задачах с его участием.

Как это обычно бывает?

Вот обратился к вам клиент и по его обращению создалась задача:

Новая задача в ПланФиксе от клиента

Вы начали с ним общаться и завязалась работа. Дело продвигается, клиент доволен, все идет хорошо:

Переписка с клиентом в ПланФиксе

В какой-то момент возникает вопрос, для решения которого вы привлекаете коллег и параллельно с общением с клиентом завязывается внутренняя переписка:

Внутренняя переписка с коллегами в задаче-общении с клиентом

Клиент видит только сообщения, которые адресованы ему (голубенькие), а вы можете свободно общаться и обсуждать любые возникающие вопросы в этой же задаче, не теряя контекста. И все это отлично функционирует и здорово помогает в работе.

Постепенно клиент становится постоянным, все больше активничает и наступает момент, когда по уму его бы нужно подключить в ПланФикс. Вы параллельно работаете с ним по нескольким задачам или даже проектам, возникают разные вопросы, которые хотелось бы оперативно согласовывать, да и вообще полезно показать клиенту, насколько технологично выстроена работа в вашей компании.

И вот тут возникает одно “но” — та самая внутренняя переписка. Как только клиент получит доступ в ПланФикс и зайдет в задачу, он увидит то, что раньше было “за кадром”. И совершенно не факт, что это его обрадует:

Переписка в ПланФиксе, которую не нужно видеть клиенту

До сегодняшнего дня выход из этой ситуации был только один: пройтись по всем комментариям всех задач с участием клиента, выловить то, чего клиенту видеть не стоит, и сделать такие комментарии скрытыми. Так себе удовольствие, прямо скажем. А еще ж нужно всех предупредить, что клиент теперь в ПланФиксе, поэтому выражать свои эмоции лучше с оглядкой и обязательно такими же скрытыми комментариями. И совершенно не факт, что до всех это дойдет с первого раза.

В общем, неудобно.

Чтобы убрать этот барьер, мы сделали дополнительную настройку в «Управлении аккаунтом» (это же ПланФикс, чего еще от нас ожидать? :)):

Настройка видимости комментариев в ПланФиксе для клиента

Если включить вариант “Контакты с доступом в ПланФикс видят только те комментарии, в которых они были явно уведомлены”, то зайдя в задачу, клиент увидит только то, что он уже видел раньше в вашей с ним переписке:

Клиент видит только комментарии, которые ему предназначены

Комментарии с внутренней перепиской, в которых уведомлены только сотрудники компании, клиент не видит. Что немаловажно, в своей карточке тоже. То есть, если вы привыкли оставлять какие-то заметки по клиенту комментариями в карточке его контакта, то они навсегда останутся доступными только для вас и ваших коллег, клиент их не увидит. А значит, никаких дополнительных мер перед подключением клиента в ПланФикс нам предпринимать не нужно. И проводить инструктаж для коллег “как теперь общаться по задачам” тоже. А это тихая радость для руководителей и администраторов.

В общем, если вы активно работаете со своими клиентами в ПланФиксе — берите на вооружение. А если до сих пор боялись — можно пробовать, вам понравится. И клиентам тоже.

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

P.S. Если у вас (ну вдруг) созреет желание выразить “спасибо” Команде ПланФикса — напишите его, пожалуйста, на одном из ресурсов, перечисленных здесь. Нам будет очень приятно.

28 Comments

  1. Аватар

    Только сейчас заметил что у контактов с доступом в Планфикс есть мобильная версия, а у контактов без доступа(в так называемом Личном кабинета клиента) — мобильной версии нет.

    Есть планы на неё какие-то планы?

    1. Дмитрий Гончаренко

      Планов по развитию мобильной версии у нас в принципе на текущий момент нет, основной фокус стоит на мобильных приложениях. Как будет дальше — посмотрим, может настанет и ее время.

  2. Аватар

    Эта настройка появилась явно раньше чем сегодня, так как уже опробована и используется )))
    Но в целом личный кабинет за 49 евро в месяц (так как не на своем доменном имени он не имеет большого смысла) — то еще удовольствие )))

    1. Дмитрий Гончаренко

      По статистике, основная масса компаний, которая пускает клиентов в свой аккаунт, работает как раз на обычных планфиксовских доменах. Так что, наверное, не так уж это страшно 🙂

      1. Аватар

        Проcто нет выбора … ))
        А была бы стоимость нулевой, то гораздо больше компаний вообще бы строили «свои» личные кабинеты в Планфиксе … так как это возможно под многие задачи.
        Правда еще есть стоимость за такого пользователя, но все же …

  3. Аватар

    Замечательно! НО есть одно но! Все таки эту настройку нужно было сделать в карточки самого контакта, чтобы настройка была индивидуальной. Есть сотрудники которые в системе как контакты с доступом, им просто сейчас срежет видимость в задачах

    1. Дмитрий Гончаренко

      Мы обсуждали этот вариант в процессе проработки этой настройки. В итоге пришли к тому, что кейс подключения клиентов (и вообще внешников) основной и для него удобнее указать это один раз и в одном месте, а не задумываться над каждым контактом в отдельности.

      Но, как обычно, все покажет практика — я не исключаю, что со временем эта настройка может переехать на уровень контакта.

        1. Дмитрий Гончаренко

          Потому что это существенно усложняет использование ПланФикса. Практика работы (с другими объектами) показывает, что в итоге у пользователя нет понимания, как ведет себя система — она воспринимается как набор мин и подводных камней, не знаешь в какой момент попадешь в ловушку.

          Например, доступ в справочниках, который можно настроить его на уровне всего справочника и на уровне записи. Понятно для чего это нужно, куча кейсов использования, вроде все удобно и правильно. На практике — постоянные обращения в Службу поддержки «Почему такой-то видит/не видит эту запись справочника?!? У нас все пропало (человек узнал то, что не должен был/ не можем работать/ и т.п.)!!!»

          Получив в ходе работы над ПФ такой опыт, мы стали учитывать его при планировании нововведений. У Гибкости имеется обратная сторона — Понятность. И недооценивать это нельзя.

    1. Дмитрий Гончаренко

      Сейчас она брендируется только для аккаунтов, которые работают на своем домене. Выглядит так: https://pic.planfix.ru/pf/Hr/3Kwxw2.png

      Для других аккаунтов пока не планировали вводить такое — наличие брендированной страницы входа добавляет привлекательности дополнительной услуге «Свой домен».

    1. Дмитрий Гончаренко

      Спасибо большое, Кирилл! Передам Ваши слова команде, нам всем очень приятно видеть такую оценку нашей работы. Будем стараться и дальше ей соответствовать 🙂

  4. Аватар

    Спасибо, полезная штука, когда в ПФ уже имеет доступ около 400 контактов)
    Но очень не хватает возможности отключить для контактов все системные функции (вид отображения, настройка столбцов, правая панель с кнопкой «новый фильтр» и так далее). Кликают всё подряд, теряются, и в итоге «непонятно мне в вашем ПФ, не буду заходить, скиньте на емейл».
    Очень хотелось бы иметь возможность отключать системные функции для контактов с доступом. Неимоверно упростило бы работу. Спасибо

    1. Дмитрий Гончаренко

      Здравствуйте, Марина!
      Такая возможность есть, нужно слелать рабочее пространство с минимално необходимым набором функций и дать к нему доступ внешним контактам, как описано в справке: https://planfix.ru/docs/%D0%A3%D1%81%D1%82%D0%B0%D0%BD%D0%BE%D0%B2%D0%BA%D0%B0_%D1%80%D0%B0%D0%B1%D0%BE%D1%87%D0%B5%D0%B3%D0%BE_%D0%BF%D1%80%D0%BE%D1%81%D1%82%D1%80%D0%B0%D0%BD%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%B0_%D0%B4%D0%BB%D1%8F_%D0%B2%D0%BD%D0%B5%D1%88%D0%BD%D0%B8%D1%85_%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D1%8C%D0%B7%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D1%82%D0%B5%D0%BB%D0%B5%D0%B9

      1. Аватар

        Это всё есть.
        На своем отдельном рабочем пространстве у них есть готовый фильтр справочника (ради него и давался доступ клиентам в ПФ во избежание ежедневных рассылок, так как там информация, которая обновляется по 20-30 раз в день), настроенный администратором.
        Но в этом готовом фильтре всё-равно активные те функции, которые я описала выше.
        Клиент кликает на «глазик» и «шестеренку», там случайно меняет настройки фильтра у себя, теряется и потом отказывается работать через Планфикс, так как ему сложно понять, как там всё устроено.
        Также вверху фильтра виден путь папок, по которым они тоже, конечно же, кликают и теряются.

  5. Аватар

    У меня была другая идея — сделать не просто кнопку «скрыть от остальных» а сделать еще кнопку «скрыть от клиентов».

    Чем плоха кнопка «скрыть от остальных» — когда меняется менеджер проекта, он должен видеть переписку старого менеджера в том числе внутреннюю закрытую от клиента! Это важно.

    Казалось бы ваше решение удобное и теперь можно все комменты писать открытыми и просто не уведомлять клиента, НО тут возникает другая проблема — меняется менеджер на стороне клиента и теперь новому менеджеру надо видеть всю переписку и согласования которые вел его предшественник.
    Что делать в этом случае если новый менеджер естественно не был уведомлен в старых сообщениях?

    Может быть сделать так что если хотя бы один клиент был уведомлен в сообщении, то все клиенты начинают видеть эти сообщения если зайдут в ПФ?

    1. Аватар

      Или хотя бы если клиенты в одной компании, то пусть они видят сообщения друг друга (или с уведомлениями друг другу), иначе когда со стороны клиента несколько человек работают вообще они не смогут ориентироваться в диалоге.

Добавить комментарий