Ручная сортировка задач

Есть у меня небольшой должок — рассказать вам о ручной сортировке задач в ПланФиксе, изменения в которой мы сделали некоторое время назад. Сегодня я этот должок хочу вернуть и заодно освежить эту важную (и часто недооцениваемую) тему для всех новых пользователей ПланФикса.

Ручная сортировка задач в ПланФиксе - это очень полезная штука

Почему ручная сортировка важна?
ПланФикс позволяет вам настроить в своем аккаунте любую систему приоритетов:

  • цифровую, когда приоритет задачи определяется числом в специальном поле (можно сделать его и прямым, когда приоритет тем выше, чем больше число, и обратным, когда наиболее высоким приоритетом обладает задача с наименьшим числом в этом поле);
  • текстовую, когда вы сами определяете удобный список приоритетов (“Горит!”, “Срочно”, “Обычный” и так далее) и затем выбираете его из выпадающего списка;
  • матрицу Эйзенхауэра и другие методики управления продуктивностью.

Для тех, кто с этим пока не сталкивался, скажу, что общий подход к настройке всех этих систем таков:

  • добавляете в шаблон задачи кастомное поле нужного типа (например, Число или Список);
  • в фильтрах задач выводите его в отдельный столбец;
  • готово — теперь вы можете заполнять поле нужными данными, всегда видеть приоритет задачи в списке (фильтре) и оперативно изменять его в задаче или даже в самом списке.

Но ручную сортировку задач мы считаем наиболее гибкой и тонкой настройкой приоритетов. Есть у нас в блоге заметка трехлетней давности, в которой подробно об этом рассказывается. Если коротко, то вот основные преимущества ручного определения порядка, в котором должны выполняться задачи (то есть, когда руководитель выстраивает задачи в списке сотрудника в том порядке, в котором они должны выполняться):

  • руководитель не прячется от своих прямых обязанностей и не надеется, что авось все как-то разрулится само по себе, достаточно у каждой новой задачи, пришедшей ему в голову, указывать приоритет “Срочно!” (ибо не разрулится);
  • несколько руководителей, которые могут ставить задачи одному сотруднику (например, разработчику, дизайнеру или курьеру), самостоятельно и четко определяют место своей задачи в общей очереди задач сотрудника — и самостоятельно разрешают потенциальные конфликты за общий ресурс между собой, не перевешивая ответственность за принятие решения на сотрудника;
  • сотрудник получает четкий и понятный план действий, и в случае возникновения любых вопросов со стороны любого руководителя или коллеги, адресует их к списку своих задач.

Сортировка на уровне фильтра
Еще 3 года назад мы сделали ручную сортировку задач на уровне конкретного фильтра задач — вы можете создать отдельный фильтр в разделе Задачи или в Планировщике, отобрать туда задачи по нужному условию и задать ручную сортировку, которая будет действовать только в рамках этого фильтра. Эта возможность позволяет решать множество кейсов.

Например, с ее помощью клиент может сам устанавливать порядок выполнения своих задач. При этом, установленный им порядок действует только в рамках его задач, влияет только на ваши с ним взаимоотношения и не сбивает общий порядок задач сотрудников-исполнителей, которые работают одновременно по задачам разных заказчиков.

Если вы активно работаете по задачам клиентов и еще не пользуетесь этой возможностью — почитайте описание кейса по приведенной ссылке, возможно вам будет удобно применить его в своей работе.

“Сквозная” ручная сортировка
Сразу после появления ручной сортировки, в ПланФиксе появилось как минимум два места, где эта сортировка была глобальной, для всех задач сотрудника:

  • фильтр “Все” в разделе Задачи;
  • панель “Задачи” в карточке сотрудника.

Это позволяет руководителю установить в карточке сотрудника порядок выполнения им задач таким образом, чтобы сотрудник видел аналогичный порядок в своем разделе “Все / Входящие”.

И вот этим летом мы сделали возможность выбора такой “сквозной”, глобальной на уровне всего аккаунта, ручной сортировки задач в любом фильтре задач или списке Планировщика. В списке доступных сортировок теперь есть два “ручных” варианта:

Два вида ручной сортировки задач в ПланФиксе

Первый из них как раз и представляет собой эту самую сквозную сортировку — если в любом фильтре вы перетащите Задачу 2 выше Задачи 1, то во всех других фильтрах, где обе они присутствуют, Задача 2 будет выше.

Эта вроде бы простая вещь достаточно непроста внутри, чтобы рассказать об этом чуть подробнее. Например, для того, чтобы иметь возможность перетащить одну задачу выше другой, у вас должен быть доступ на редактирование обеих этих задач. Этот принцип автоматически разрешает несколько стандартных ситуаций, например:

  • сам сотрудник, являясь исполнителем в задачах, обычно не имеет права на их редактирование — а значит, не сможет изменить их порядок в списке;
  • если у сотрудника два руководителя по разным направлениям, то никто из них не сможет ставить свои задачи выше задач другого руководителя — только определять порядок (приоритет) выполнения своих собственных задач этим сотрудником.

Еще одно важное свойство: если задачи в списке имеют общую надзадачу, то изменять их порядок может только тот, кто имеет права на редактирование этой надзадачи. Система считает, что только он полностью понимает всю цепочку действий, которую необходимо совершить для выполнение общей надзадачи, поэтому доверить изменение порядка следования подзадач (и пунктов чек-листа тоже, кстати) можно только ему.

За время опытной эксплуатации, механизм сквозной ручной сортировки показал себя достаточно хорошо — вложенные в него правила ожидаемо разрешают даже такие сложные ситуации, как частичная доступность задач. Если коллега или клиент может управлять только частью задач сотрудника (обычно тех, которые он поставил ему сам), а других попросту не видит, он получает возможность сортировать эти задачи в рамках своей видимости, при этом сотрудник работает с логичным и непротиворечивым общим списком своих задач.

Аналогично отрабатываются ситуации с частичной видимостью задач в рамках конкретных фильтров — но не буду утомлять вас описанием сложных и редких ситуаций. Давайте просто договоримся, что вы при случае попробуете включить ручную сортировку в нужных вам фильтрах и поработать с ней — а если у вас возникнут вопросы или непонятные ситуации, поделитесь ими с нами в комментариях или в задачах Службе поддержки.

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

 

А я считаю свой долг выполненным и теперь могу с удовольствием завершить задачу по этому поводу в нашем ПланФиксе 🙂

10 Comments

  1. Добрый день.

    А как предлагается управлять приоритетами при передаче задачи между отделами? Т.е. если есть 2 руководителя и 2 исполнителя — каждый исполнитель подчиняется своему руководителю. Руководитель 1 выставляет приоритет задачи для исполнителя 1. Но при переводе задачи с исполнителя 1 на исполнителя 2 как будет учитываться этот приоритет в списке задач у исполнителя 2? Формально этот приоритет не должен совпадать с приоритетом задачи для исполнителя 1. Т.е. возникает ситуация, когда для каждой задачи приоритет выставляется для каждого исполнителя отдельно. Как вы предлагаете решать такие ситуации?

    1. Дмитрий Гончаренко

      Здравствуйте, Михаил!
      Для таких ситуаций, когда одна и та же задача имеет два несвязанных приоритета (в Вашем примере — для двух разных исполнителей), вижу наиболее подходящим вариант решения с использованием не сквозной сортировки, а сортировки в рамках конкретных фильтров.

      Настраиваете 2 фильтра (по фильтру для каждого сотрудника) и выстраиваете задачи внутри этих фильтров в нужном порядке. Так как сортировка в таком случае работает только в рамках этого фильтра, вполне нормальной является ситуация, когда одна и та же задача находится на первом месте в списке Сотрудника 1 и на последнем — в списке Сотрудника 2.

      Конечно, сами сотрудники при этом должны руководствоваться в своей работе порядком, установленным именно в этих фильтрах.

  2. Отличное решение, наверное… не пойму
    Я к сожалению не дочитал и до середины. Слишком глубоко и тонко.
    Система идейно и функционально мне нравится, осталось 3 дня тестового периода и пора принимать решение, но оно дается непросто.
    Возможно, покажусь грубым, и слегка не по теме, но пишу как есть.

    Упрощать сложно, усложнять — легко.
    У вас классный лендинг, он манит и явно сделан не теми людьми, кто делал сам Планфикс. Сама система ориентирована на специфическую публику и понравится категории програмистов-айтишников и умных ребят, типа http://www.triz-ri.ru/ для них мне кажется это прям клад.

    Среднестатистичекие люди в ней тонут и не могут разобраться (
    Либо нужен внедритель, который будет вникать, разбираться и потом всех обучать и все настраивать)

    Может планируется выпуск ПланФикс Лайт для обычных людей?
    Убрать все лишнее оставив главное и одну кнопку настроек, и там только базовые настройки. А для тонких настроек админский доступ и спецподдржку для докруток настроек (за доп. деньги).

    Идейно, у Вас классная система, но в погоне за возможностью тонкой настройки в любых местах потерялась простота, которая нужна людям для повседневной работы. Из-за громоздкости есть инертность.
    Например, я один раз где-то вник разобрался и настроил, и это работало неделю, а через неделю нужно поменять в том же место что-то в значительной степени. Мне приходится заново разбираться (не откладывается в памяти, тк не интуитивно)

    По правилу Парето 20% функционала Планфикса было бы достаточно для удовлетворения 80% клиентов.
    Для остальных пусть будет кнопка ПРО нажимая на которую открывается шикарный пульт управления для продвинутых, где можно покуражиться)

    Мы очень хотели бы работать с ПланФинксом, видим в нем основу взимодействия команды и клиентов нашего сервиса http://delegator24.ru/

    Сумбурно, скомкано, но надеюсь по делу.

    1. Дмитрий Гончаренко

      Роман, спасибо — отличный, пусть не по теме поста, но несомненно дельный комментарий. Мы понимаем, что именно так все и выглядит со стороны — слишком глубоко, слишком тонко, в 80% не нужно. Но есть несколько важных моментов, которые, возможно, помогут взглянуть на это с другой стороны:

      1. Упрощать сложно, правильно усложнять – тоже сложно.
      Наша сложность и тонкие настройки взялись не из вакуума и не из чрезмерно умных голов разработчиков. За годы работы над ПланФиксом (а мы работаем над ним уже 7 лет) через систему прошли десятки тысяч компаний, которые поделились с нами десятками тысяч бизнес-кейсов и мини-ситуаций из жизни, которые они хотели бы решить при помощи нашего сервиса. Все эти ситуации были переработаны нами и нашли воплощение в том, что сейчас представляет из себя ПланФикс.

      На старте он был, возможно, чем-то похожим на тот самый «базовый» сервис, о котором Вы пишете. Но, как показала практика, эта «базовость» хороша только на ознакомительном этапе — легко понять, куда смотреть и на какие кнопки жать. А когда дело доходит до полноценной работы, возникают нюансы: что-то работает не так, как ожидается, чего-то не хватает, что-то необходимо улучшить. В итоге, ПланФикс развивался, наворачивался функционал, появлялись тонкости и глубина настроек. При этом, мы остаемся верны идеологии системы и любые, даже самые сложные навороты наворачиваются на этот стержень.

      Если Вы почитаете, к примеру, наш форум, то увидите, что мы не торопимся реализовывать хотелки: каждое предложение мы перерабатываем исходя из своего видения цельности системы и вектора ее развития, поэтому некоторые ситуации предлагаем решать совсем не так, как видел это автор первоначального предложения, а в некоторых пожеланиях просто отказываем. Поэтому в итоге в систему включается то, что прошло проверку временем и может быть использовано в разных ситуациях.

      2. Простоты мало.
      На рынке есть большое количество сервисов, которые позиционируют себя как простые. Практически каждый день появляются новые — и, скорее всего, в ближайшем будущем этот процесс продолжится. Сам по себе этот факт является доказательством того, что простота, несмотря на свою крайнюю желательность, недостаточна для того, чтобы сделать сервис пригодным к использованию другими компаниями в сколь бы то ни было ощутимом количестве. Поэтому многие, потыкавшись по разным системам, в итоге берутся за конструирование своего велосипеда — и используют его сами или даже пытаются вывести на рынок. И рынок получает еще один простой велосипед, на котором получается ездить только у его создателей и горстки энтузиастов. А универсального, подходящего если не всем, то многим, сервиса, как не было, так и нет.

      3. ПланФикс не является законченным продуктом
      Мы в середине пути — и большая часть оставшейся дороги будет посвящена именно тому, чтобы не пугать новых людей обилием возможностей и непонятных настроек.

      Буквально сегодня мы с коллегами в очередной раз общались на эту тему и приводили такую аналогию: если представить, что различные системы для бизнеса, вроде CRM, документооборота, управления проектами и т.п., это игрушки в магазине, то когда в этот магазин заходит новый покупатель и пытается выбрать из тысяч разных машинок те, которые ему подойдут, он среди прочих может найти на дальней полке серую коробку с блоками вроде LEGO, на которой наклеена белая бумажка и написано «При помощи нашего конструктора вы можете собрать и машинку, и вертолет, и теплоход — просто проявите фантазию и делайте, что вам нужно». Кто-то находит коробку, проявляет фантазию и становится фанатом ПланФикса. Но это далеко не мейнстрим — в основном люди чувствуют именно то, что Вы так хорошо описали в своем комментарии.

      От этого состояния мы должны в ближайшие годы перейти к состоянию, когда зайдя в этот же магазин, потенциальный покупатель увидит угол, заставленный полками с красивыми коробками, на которых мало того что нарисованы готовые машины, вертолеты и бульдозеры, собранные из нашего конструктора — так внутри этих коробок они находятся в уже собранном виде. Он сможет пользоваться любой из этих игрушек «из коробки», а при желании немного (или полностью) пересоберет ее — ведь собраны эти игрушки из конструктора, а не отлиты на заводе по лекалам, созревшим в головах их конструкторов.

      Возвращаясь от аналогии к реальности, коротко перечислю основные инструменты, которые должны появиться в ПланФиксе для реализации описанного:
      — обучающая система, помогающая осваивать интерфейс и настройки ПланФикса;
      — настраиваемый интерфейс, который можно запаковать для отдельных ролей/отделов/сотрудников/контактов так, чтобы они при подключении в систему увидели только нужные разделы и в принципе не имели доступа к остальному функционалу (возможно, таким образом можно будет сделать даже тот самый «ПланФикс лайт»:);
      — кастомизация интерфейса под себя (основные цвета, логотип и т.п.);
      — возможность создания собственных конфигураций партнерами;
      — библиотека наших и партнерских конфигураций.

      Я понимаю, что Вам от всего вышеописанного не холодно и не жарко — Вы видите то, что есть, и воспринимаете это со здоровой долей критики. Но раз уж мы встретились тут этим вечером, решил описать, как эта фабрика с нагромождением труб и проводов выглядит изнутри 🙂

      P.S. Внедрители у нас, кстати, тоже есть — так что если что, обращайтесь.
      P.P.S. И да, лендинг сделали ровно те же самые люди, что и сам ПланФикс 🙂

      1. Дмитрий, спасибо за подробный ответ!
        От вышеописанного стало очень даже теплее! ))
        Мы планировали делать свое IT решение, когда выйдем на соответствующий уровень, но если Вы реализуете все, о чем пишете, в этом не будет нужды!
        Особенно хочется настраиваемый интерфейс (Лайт версия) и кастомизацию интерфейса под себя (основные цвета, логотип и т.п.)
        Решение принято, будем работать на базе ПланФикса! )

        P.S. Как найти внедрителя? )

        1. Дмитрий Гончаренко

          Спасибо, Роман — отличное завершение вечера получилось 🙂

          Поставьте задачу в Службу поддержки, опишите вкратце что хотели бы настроить и укажите удобные каналы для контакта — мы подберем партнера и он выйдет с Вами на связь напрямую.

    2. Подписываюсь под каждым словом Дмитрия, так как сама прошла следующий путь:
      — задумалась о переносе мелких задачек, о которых сотрудники забывают, в специализированную программу
      — по рекомендации поползала по ПланФиксу, почитала справочники по диагонали, вполне устроило. Основное есть (задача/сроки/исполнитель) и ладно
      — подключила, стали работать
      — стала осознавать, что в ПФ можно переносить те или иные бизнес-процессы
      — стала переносить, углублялась во все большие и большие дебри возможностей ПФ. Да, много. Да, иногда без тех поддержки не разобраться. НО ВСЕ мои идеи спокойно воплощались в жизнь, перенеся чуть ли не всю нашу работу в ПФ и, во многом, значительно упростив бизнес-процессы. И произошло это именно за счет таких вот нововведений и «усложнений».

  3. Ручная сортировка теряет свою актуальность, когда работаешь с сотней задач.
    Ну либо придется нанимать сотрудника на ввод чисел в поля всех задач.
    Сейчас для нас ключевая цель — добиться автоматической простановки приоритета задачи в числовом виде.
    Например, в нашем случае, сумма баллов (вес, приоритет) задачи состоит из баллов приоритетности проекта этой задачи (фиксировано, меняется редко), баллов важности задачи (не меняется) и баллов по приближении дедлайна (меняется изо дня в день).
    Узнал, что сейчас у вас идет проработка автоматизации работы с аналитиками.
    Думаю, автоматическое создание аналитики решит этот вопрос.

    1. Дмитрий Гончаренко

      Думаю, аналитики тут не понадобятся, а вот вычисляемые поля задач помогут. Когда они будут реализованы, можно будет сделать поле «Вес задачи», в котором будут автоматически суммироваться данные из перечисленных параметров.

      Пока такое возможно только на уровне отчетов — несложно сделать отчет, который выведет эти параметры задачи/проекта, сложит их в результирующем поле и отсортирует список задач по этому полю.

Добавить комментарий