Шаблоны документов

В субботу, 26 сентября, вышел очередной релиз ПланФикса. В него вошло несколько важных доработок, о которых я расскажу в отдельных заметках, а сегодняшний пост — о шаблонах документов и новых возможностях, которые они принесли в ПланФикс.

Шаблон документа — это файл в формате Microsoft Excel или Microsoft Word, в котором вы можете использовать поля из задач и аналитик ПланФикса. Когда по шаблону формируется документ, в эти поля автоматически подставляются значения из текущей задачи — и вы получаете готовый документ с нужными данными, который сразу прикрепляется к задаче.

За счет того, вы можете добавлять в задачу любые нужные вам поля и аналитики, инструмент получается достаточно гибким. Он позволит вам автоматизировать процесс работы по подготовке документов и — кто знает — может быть даже сэкономить на персонале 🙂

Шаблоны документов в ПланФиксе
Давайте посмотрим, как это выглядит на практике.

Начнем с простого примера.

Представьте сервисный центр по ремонту техники. Каждый заказ на ремонт оформляется в виде новой задачи по шаблону “Заказ”, который содержит нужные поля: тип техники, ее серийный номер, контактные данные клиента, описание неисправности, отметка о гарантийности и т.п. Приемщик принимает от клиентов оборудование и выписывает Акт приемки, который печатается в двух экземплярах, для СЦ и клиента.

Давайте создадим шаблон документа “Акт приемки оборудования”, по которому будут формироваться и печататься эти акты. Его можно создать с нуля, а можно подыскать в интернете подходящую форму и подстроить ее под себя — и второй вариант нам, конечно, привычнее)

Для того, чтобы наполнить шаблон документа правильными данными, идем в раздел Документы / Шаблоны документов:

Список полей, доступных для ипользования в шаблонах документов ПланФикса
В списке по этой ссылке указаны все доступные для шаблонов поля — как стандартные реквизиты задач и проектов ПланФикса, так и созданные вами дополнительно в своем аккаунте. Поля заключены в двойные фигурные скобки — прямо с ними нужно скопировать название поля и вставить в нужную ячейку шаблона в Excel.

Например, чтобы в шаблон попал тип серийный номер сдаваемой техники, я копирую из списка доступных полей название поля “Серийный номер”:

Копирование названия поля из списка доступных полей шаблонов документов в ПланФиксе
и вставляю его в мой шаблон:

Вставка поля в шаблон документов ПланФикса
Так я поступаю со всеми нужными мне в шаблоне полями задачи.

Сохраняю все изменения в файле шаблона и загружаю его в ПланФикс:

Загрузка нового шаблона документа в ПланФикс

Система готова к работе.

Теперь, создавая новую задачу по шаблону “Заказ”, я заполняю все данные оборудования и тут же могу прикрепить к создаваемой задаче акт приемки оборудования в ремонт. Делается это в том же интерфейсе, что и прикрепление обычного файла. В списке источников появилась опция “Создать документ по шаблону”:

Создание документов по шаблону в ПланФиксе
Выбрав нужный шаблон документа, я могу:

  • выбрать формат итогового файла, который будет прикреплен к задаче;
  • изменить номер документа (он автоматически увеличивается на 1 при каждом новом формировании, но иногда нужно перескочить на другую нумерацию);
  • изменить дату документа (если это необходимо).

После сохранения задачи, к ней прикрепится файл с готовым Актом приемки оборудования:

Документ, созданный по шаблону, в интерфейсе карточки задачи ПланФикса
Его тут же можно распечатать и запустить в работу.

Как видите, процесс создания шаблона не отличается особой сложностью.

Но что, если нам нужно добавить в документ табличную часть, например выписать счет или акт с перечнем выполненных работ? Причем мы ведь не знаем заранее, сколько строк будет в счете или акте — как тогда сделать шаблон документа?

Тут нам на помощь приходит аналитика. Нужные данные (например, перечень предоставляемых клиенту услуг или выполненных работ) вносятся в задачу в виде строк аналитики, а шаблоны документов умеют размещать эти строки в таблице.

Чтобы не загромождать эту заметку подробным описанием, ниже я дам ссылки на примеры шаблонов документов “Счет” и “Акт выполненных работ”, в которых используется этот подход — вы сможете скачать их и увидеть, как это работает на практике.

Для пущей ясности короткое описание этого примера:

  • компания предоставляет клиентам различные услуги, перечень которых вносит в справочник “Услуги” (вот структура справочника для нашего примера)
  • в задачу-заказ (сделку, наряд и так далее) добавляются записи аналитики с перечнем услуг, оказанных конкретному клиенту (вот структура аналитики для примера)
  • шаблоны документов Счет и Акт выполненных работ используют эту аналитику и поля из задачи для создания соответствующих документов (по ссылкам вы можете скачать готовые шаблоны)

Попробуйте воспроизвести этот пример в своем аккаунте и посмотреть, как это работает. В новых аккаунтах, кстати, мы сделали загрузку этого примера по умолчанию — так разобраться с шаблонами документов будет еще проще. Для того, чтобы активировать эту конфигурацию, зайдите в Управление аккаунтом / Конфигурации.

В завершение рассказа упомяну несколько полезных моментов:

  • Для ускорения рабочего процесса мы вынесли формирование файлов в отдельную очередь. Сразу после сохранения задачи или действия с создаваемым документом, вы можете увидеть под ним подпись “Файл не готов”. Через короткое время (обычно измеряемое секундами) эта подпись сменится обычной строкой с данными документа.
  • Мы специально сделали возможность сохранения созданного документа не только в формат Ms Excel, но и в PDF. Вы можете добавить в шаблон документа скан печати и подписи руководителя, тогда в итоговом PDF-файле получится подписанный документ, готовый к отправке клиенту.
  • Кстати, в одном действии можно внести данные для выписки счета и сразу отправить его клиенту:Создание счета в ПланФиксе и отправка его клиенту
  • В табличную часть документа, создаваемого по шаблону, входят все аналитики, внесенные в эту задачу, даже если они были внесены в разное время в разных действиях. Поэтому если вам нужно создать документ с данными аналитики только из одного конкретного действия, можно сделать это через меню дополнительных операций с действием:

Создание документа по конкретному действию в ПланФиксе

  • Одни и те же поля и аналитики могут использоваться в разных шаблонах. Например, и Счет, и Акт выполненных работ могут использовать одну и ту же табличную часть с перечнем оказанных услуг.
  • Вскоре помимо шаблонов в формате MS Excel появится возможность загружать и шаблоны в формате MS Word (UPDATE: шаблоны в формате .doc появились 1.10.2015). Такие шаблоны удобно использовать для вставки данных из задач в договора, приложения, справки и т.п. Работать это будет также, как и в случае с Excel, просто некоторые документы удобнее готовить в текстовом, а не табличном редакторе.

Вроде бы, это все что я сегодня хотел вам рассказать о шаблонах документов в ПланФиксе. Это, конечно, только первый этап их развития, они обязательно будут изменяться и наращивать свои возможности — и я точно знаю, что помогут нам в этом ваши комментарии и совместный разбор конкретных примеров использования. Мы готовы к этой работе, так что смело пишите, рассказывайте свои ситуации и задавайте вопросы.

P.S. Если вы этого еще не сделали — подписывайтесь на обновления блога, чтобы не пропустить следующие посты. В них я буду рассказывать о других новинках релиза: изменениях в Хронике, новых возможностях диаграммы Ганта и экспорте в Google Galendar. Подписаться можно прямо тут — в левом столбце есть поле для ввода e-mail.

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

UPDATE 18-08-2018: Мы добавили в шаблоне документов возможность гибкого формирования названия файла с использованием переменных, а также выбор формата файла по умолчанию.

73 Comments

  1. Как применить шаблон к целому проекту?
    Наш случай. Есть проект поддержка сайта, в него ставятся различные задачи и к ним прикрепляются аналитики. Я в конце каждого месяца запускаю отчет и данные переношу в счет выполненных работ для заказчика. Хотелось бы автоматизировать генерирования счета

    1. Дмитрий Гончаренко

      Это не совсем шаблон документа получается, скорее шаблон отчета — нужно итоговые данные, которые отобраны отчетом, вывести в другом виде. Мы думали об этом, когда работали над шаблонами документов и придумали, как это может работать. Но пока четких сроков по реализации этого функционала у нас нет.

      1. Дмитрий шаблон отчета и нам нужен. Многим нашим заказчикам нужно высылать месячные отчеты и было бы замечательно, если наш отчет по задачам выгружался в готовый шаблон. Буду очень признателен, если вы добавите такую функцию.

        1. Дмитрий Гончаренко

          Спасибо, Артур, Ваш голос засчитан. Предлагаю всем желающим отмечаться в этой ветке — посчитаемся и увидим реальную потребность.

  2. Замечательные обновления!
    Мне только кажется, что очень сильно не хватает возможности добавления данных из карточки Контрагента.
    Если добавить в карточку Контрагента поля, типа «ИНН», «ОГРН», «адрес», «руководитель» и т.п., то можно сделать создаваемый документ более информативным и юридически правильным (в актах и счетах ИНН, ОГРН контрагента бы точно не повредили).
    Ну, и если добавлять возможность создавать документы из карточки сотрудников. Допустим добавить в карточку сотрудника поля «документ», «серия», «№» и можно делать доверенности, например.

    1. Дмитрий Гончаренко

      >> Мне только кажется, что очень сильно не хватает возможности добавления данных из карточки Контрагента.
      Если добавить в карточку Контрагента поля, типа “ИНН”, “ОГРН”, “адрес”, “руководитель” и т.п., то можно сделать создаваемый документ более информативным и юридически правильным (в актах и счетах ИНН, ОГРН контрагента бы точно не повредили).

      — Такая возможность есть — обратите внимание на синие строки-ссылки в списке переменных. они разворачиваются и там доступны данные из связанных с задачей сущностей, в том числе и из контрагента, в том числе и его кастомные поля:
      https://pic.planfix.ru/pf/F5/UOQsIO.png

      >> Ну, и если добавлять возможность создавать документы из карточки сотрудников. Допустим добавить в карточку сотрудника поля “документ”, “серия”, “№” и можно делать доверенности, например.

      — С созданием документов из карточки сотрудника/контакта еще будем думать, тут нужно хорошо понимать кейсы использования. Спасибо за пример с доверенностью, это как раз из нужной оперы.

  3. Рассказал бухгалтеру и у Оли вопрос, (в качестве фантазии), а если заполнять отчеты в налоговую и в различные фонды? И там для каждой буквы и цифры отдельная ячейка }:)

    ps: напомнило анекдот http://www.yaplakal.com/findpost/12487634/forum28/topic500728.html Образно: Команда ПФ — японская бензопила, клиенты — сибирские мужики )))

  4. Это очень круто, и я даже знаю где у себя применить, но возникает два вопроса. Есть такие формы строительных документов, называемые КС-2. У них идет шаблон гораздо сложнее. Там все зависит от объектов, их адресов, работ и материалов. Генерация непредвиденного количества строк там не просто списком, а сильно структурированным списком идут. Могу все показать и расписать.

    А второй вопрос в том, что если бы вы смогли некий функционал складского учета приделать (понимаю, что не ваш профиль), то тогда у меня огромный проект мог бы разместиться на вашей платформе.

    Как бы это все обсудить?

  5. Ребята, я тут не к месту пишу, нет времени искать куда написать по теме. Сделаете, чтоб можно было задачу принять прямо из хроники непрочитанных событий? Неудобно заходить каждый раз в кипу новых однотипных задач, чтобы их принять.

  6. А как вам такая задачка:
    Выездной сотрудник, выполнив работу на объекте, прямо там (на планшете) заполняет аналитику, куда добавляет все выполненные работы и затраченные материалы.
    На основе этой аналитики и соответствующего шаблона создает Акт.
    НО… Акт не простой, а с подписью клиента….!!! т.е. где-то должно быть поле, где клиент стилусом на экране планшета ставит подпись и эта подпись попадает в ПДФ версию Акта.

    1. Konstantin Chugunov, а не думаете, что у Вас потом могут возникнуть проблемы юридического характера. Все таки акт-это юридически очень значимый документы, как бы Вам потом не напороться на большие проблемы с такими подписаниями (..ну, когда это войдет в привычку и все документы будут подписаны таким способом). 🙂
      PS: Это не для дискуссий (не здесь по крайней мере), просто сами подумайте о последствиях в масштабах всего Вашего бизнеса 🙂

        1. Дмитрий Гончаренко

          Если пофантазировать на заданную тему, то с технической точки зрения для ПланФикса это могло бы быть еще одним типом кастомного поля с условным названием «Рисунок» (потому что в нем можно накарябать не только подпись).

          Контрол редактирования этого поля представляет собой примитивный графический редактор с одной функцией «Кисть» одного цвета (черного). Нарисованный стилусом, пальцем или мышкой рисунок сохраняется в виде графического файла, который потом отображается при просмотре задачи. Ну и может выводиться в документе, как и другие кастомные поля.

          1. Именно это я и имел ввиду. Только, наверное не кастомное поле задачи, а поле в аналитике.
            Еще нужно решить вопрос, с невозможностью использовать подпись повторно, т.е. графический файл должен удаляться автоматически, после формирования Акта ..??

            Кстати, такое поле с рисунком, может быть полезно и в других моментах (накидать план помещения, карту проезда и т.п.).

  7. Супер обновление! Очень ценный подарок! Спасибо.

    Мы правда уже давно работаем с Google документами. И активно пользуемся прикреплением их к задачам. Это очень удобно.

    И конечно у нас сразу возник вопрос: А можно как-то делать шаблоны при помощи Google документов?

  8. Покопался с шаблонами — потенциал огромный. Но появилось еще больше вопросов.
    Один из них, как синхронизировать это все благополучие с финоперациями из ранних квестов? Выставление счета — это и есть факт образования долга. Не хочется добавлять к задаче еще одну аналитику.
    Можно бы добавить к финоперациям справочник услуги, объединив два кейса. НО в аналитике нельзя сделать формулу 🙁 Т.е. мы указываем только цену за ед и кол-во, а сумму считает уже ексель.
    Единственный вариант, который приходит на ум — это вести учет финансов по задачам двумя аналитиками, а в отчете их спаривать. В общем, я, вроде, запутался.

    Реквестирую кейс )

  9. И еще… Было бы здорово сделать обратную функцию, т.е. импорт из Excel. Пока приходит на ум, автоматическое заполнение аналитик из таблиц прямым импортом или через буфер обмена.

    1. Дмитрий Гончаренко

      У нас бродят мысли по поводу импорта данных, но в основном про задачи, а вот про аналитики никто, насколько я помню, пока не предлагал. А какие аналитики Вы бы импортировали, если бы была такая возможность, в каких ситуациях это было бы удобно?

      1. Например: заказчик присылает запрос в таблице Иксель, там может быть несколько десятков позиций. Мы бы этот запрос импортировали в аналитику, добавляли необходимую информацию (напр. предполагаемые поставщики), формировали документы по шаблонам (форма запроса поставщикам). Затем полученные от разных поставщиков ответы в формате Иксель импортировали в аналитики (для формирования отчетов по поставщикам).
        Далее в первой аналитике проставляли свои цени и формировали кучу документов по шаблонам (коммерческое предложение, счет, приложение к договору, листы заказа, акты выполненных работ и т.п.)
        Вот такая длинная и полная рутины схема, которая, пока, проще реализуется в Икселе….

          1. Дмитрий Гончаренко

            Спасибо, Константин — интересный кейс, теперь есть за что зацепиться при обсуждении функционала импорта в команде.

  10. Полезный функционал. Хотелось бы, используя возможности по формированию счетов и актов, отказаться от сервиса онлайн-бухгалтерии (Эльба), но мне это кажется затруднительным.
    Там все документы (счёт, акт, договор) связаны между собой, имеют статусы (оплачен, подписан). К документам автоматически привязываются поступающие платежи, рассчитывается налог. Это всё как-то можно реализовать через Планфикс?

    1. Дмитрий Гончаренко

      Связь документов и автоматическую привязку платежей может быть и можно организовать — но вообще я бы в эту сторону не копал, все же бухгалтерия это другое, и дело не только в формировании нужных документов. Основное — это сам бухгалтерский учет, который подразумевает двойное отражение каждой проводимой операции на паре счетов и формирование. В общем, специфическая область и мы на текущий момент не планируем развивать ПланФикс в этом направлении.

      1. Согласен, пока логичнее продолжить использование специализированных сервисов для бухгалтерии.

        Но в таком случае зачем в Планфиксе вообще возможность формирования счетов и актов? Понимаю, что вы просто привели пример, что и это можно сделать. Но как этим можно пользоваться без учёта поступлений по выставленным счетам?

        И ещё. Вы не думали о том, чтобы настроить взаимодействие с популярными бухгалтерскими онлайн-сервисами? Было бы очень удобно создавать в Планфиксе документы на основе данных клиента и задачи и синхронизировать эти документы с бухгалтерией. А все платежи и поступления пусть считает онлайн-бухгалтерия. Вы и так крутые, а реализовав это — были бы просто недосягаемо круты 🙂

        1. Дмитрий Гончаренко

          Вести учет поступлений по счетам тоже можно, это часто встречающийся кейс. Вообще, достаточно часто часть функций, связанных с продажами, ведется в ПланФиксе — выставить счет, вести учет взаиморасчетов с клиентом, кто кому сколько должен. А бухгалтерия ведется отдельно и там нужная информация дублируется — например, нет счетов, а только приходы денег и закрывающие их акты/накладные.

          Что касается интеграции с бухгалтерскими сервисами, то думаю это впереди. Нельзя сказать, что нас донимают такими запросами, поэтому мы не особо торопимся. Например, запросов на интеграцию с телефонией у нас на 2 порядка больше, поэтому она в ближайших планах. А интеграция с онлайн-бухгалтериями пока в статусе «может быть когда-нибудь».

          1. > Вести учет поступлений по счетам тоже можно, это часто встречающийся кейс. Вообще, достаточно часто часть функций, связанных с продажами, ведется в ПланФиксе – выставить счет, вести учет взаиморасчетов с клиентом, кто кому сколько должен. А бухгалтерия ведется отдельно и там нужная информация дублируется – например, нет счетов, а только приходы денег и закрывающие их акты/накладные.

            Хорошо бы почитать об этих кейсах, чтобы понимать, как это устроено.

            Если формировать счета у вас, а акты в бухгалтерии, то получится двойная работа по переносу данных клиента (они ведь должны фигурировать в акте).

          2. Дмитрий Гончаренко

            Да, действительно получится дублирование, если делать полноценные акты и в ПланФиксе, и в бухгалтерии. Но обычно используется другое разделение — например, документы выписываются в бухгалтерии, а в ПланФиксе только отражаются аналитиками суммы выставленных клиенту работ и приход от него денег, чтобы видеть взаиморасчеты. Или наоборот, в ПланФиксе выписывают документы и ведут взаиморасчеты, а «в бухгалтерии пусть бухгалтер разбирается, мы ему первичку отдаем и что он там делает — его заботы».

            Что касается кейса учета взаиморасчетов с клиентами, то пока не могу его выложить, потому что он у меня выполняет роль пробного камня при тестировании партнеров 🙂 Я даю им задачу, сформулированную на языке заказчика, который хочет видеть сколько каких работ на какую сумму он провел для клиента, сколько клиент ему оплатил денег (и сколько кто кому должен), а также аналогичным образом ему нужно видеть расчеты с сотрудниками, которые у него все на сдельной оплате — тоже кто сколько чего сделал, сколько ему выплатили ЗП и сколько еще должны выплатить. Поэтому в открытом доступе такой кейс, содержащий ответ на тестировочную задачу, публиковать было бы неправильно. Но если захотите, напишите в службу поддержки, упомяните меня и наш разговор, я подключусь и скину описание задачи и какое-нибудь из удачных решений.

  11. Есть вопрос:
    Каким образом вывести в документ не только названия записей из справочника в поле «Набор значений справочника», но и все дополнительные поля записей?

    кейс предполагает произвольное кол-во записей в данном поле одной задачи.
    По этому использовать непосредственно поля задачи вместо значений справочника (запись1_поле1, запись1_поле2, запись1_поле3, запись2_поле1_запись2_поле3…Запись30_поле1….) невозможно

      1. Дмитрий Гончаренко

        При такой конструкции вывести все значения справочника не получится, Андрей. Обсудим, возможно ли в принципе сделать такое «разворачивание» в будущем для этого типа поля.

        Сейчас работает разворачивание только в случае использования аналитики. То есть, если Вы будете использовать вместо поля с набором значений из справочника ввод данных из этого же справочника при помощи добавления нескольких строк аналитики, то теоретически получите искомое.

          1. Дмитрий Гончаренко

            Мы обсудили вопрос о разворачивании данных из справочников в описанной ситуации, принципиальных сложностей вроде бы не обнаружили, решили что сделаем такую возможность.

          2. Дмитрий Гончаренко

            Андрей,
            мы добрались до этой задачки и кое-что уже сделали, нужна обратная связь с вами для тестирования. Вообще, она актуальна еще на текущий момент?

            1. Дмитрий, добрый день. Здорово, что есть новости по задачке. Проблема никуда не ушла. Правда этот проект почти без моей поддержки сейчас, часть функционала перенесена в 1С.

              Поучаствовать в тестировании я смогу но не ранее 16 июня. А вещь то очень даже нужная, и много где можно использовать будет.

              1. Дмитрий Гончаренко

                Здравствуйте, Андрей!
                Если уже разгребли послеотпускной завал, маякните, пожалуйста, в Службу поддержки или напишите тут в каком аккаунте удобнее будет вас найти и подключить к тестированию. Есть вопросы, не двигаемся пока дальше, ждем.

              1. Дмитрий Гончаренко

                Здравствуйте, Роман!
                Остановились на полдороги, так как Андрей так и не вышел на связь. Если Вы заинтересованы в этой доработке, поставьте задачу в Службу поддержки с подробным описанием ситуации, в которой Вы планируете использовать такую возможность (интересует описание именно бизнес-ситуации, которую планируется решить) и попросите коллег подключить меня к обсуждению.

  12. Добрый день!

    Формирование шаблонов документов могло бы применяться и для формирования листов согласования из системы. Может быть направите, в каком направлении думать — сейчас у нас ответы согласующих фиксируются автомат.сценарием как комментарии — возможно ли будет добавлять комментарии в шаблон документов? Или выводить их в табличной форме?

    1. Дмитрий Гончаренко

      Теоретически такое возможно, но пока мы не планировали выводить комментарии в шаблоне. Возможно, эту тему стоит обсудить на форуме.

  13. Работает хорошо.
    не смог только найти как сформировать документ автоматически.
    Пришла заявка на поставку например картриджа и сразу сформировался акт выполненной работы. И отправился ответственному курьеру на почту.
    Думал что это делается через Автоматические сценарии но там нет такой возможности…

    1. Дмитрий Гончаренко

      Такой возможности сейчас действительно нет, Вячеслав. Дело в том, что на текущий момент отчеты формируются во многом на клиентской стороне, а для автоматической отправки они должны полностью формироваться на сервере. Такая задача у нас стоит в списке доработок, но она достаточно масштабная и пока мы до нее не добрались.

      1. Ночью думал что «Теткам будет сложно нажать две клавиши» но сегодня оказалось что фичу они приняли на УРРРАА)))) ведь это упростит им жизнь и избавит от однотипной работы.

Добавить комментарий