Системное планирование в ПланФикс: распределяем работу сотрудникам

Ольга Тимошенко: Буквально недавно мы публиковали в блоге новость от Сергея Улаева в рубрике «От первого лица» и сейчас, спустя месяц, Сергей снова готов поделиться своим опытом. На этот раз он расскажет, как быстро и безболезненно распределять задачи между сотрудникам и анализировать, кто из них загружен работой, а кому часть работы можно делегировать.

Сегрей Улаев: Планирование – сложная вещь.

Не потому что она технически сложная и там надо пару интегралов сначала вычислить. А потому что проще положиться на русское «авось». Ну или, в конце концов, просто переработать. 8 часов рабочего дня — это же может быть лишь минимум 🙂

Однако потом надоедает каждый раз задавать себе и другим одни и те же вопросы:

— А на сколько часов мы взяли работы нынче всего?
— А успеем сделать?
— А Вася полностью загружен на этой неделе по часам?
— Почему Кирилл до сих пор не взялся за мою задачу? Он вообще работает? (П.С. работает, просто над другими задачами).

И можно либо бегать от одного сотрудника к другому, каждый день узнавая, как у кого успехи. Либо видеть ответы на все эти вопросы в одном месте.

Планирование – сложная вещь
Планирование – сложная вещь.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Та-дааааам. Кан-бан!

Да-да, мы просто знаем, как это выглядит с первого взгляда. Как очередная доска, где можно карточки перетаскивать слева направо. Да — можно. Но то, как устроена эта доска — это что-то новое. Здесь хочется погрузить вас в небольшую историю того, с чего у нас началось создание такой специфической доски. Это важно, правда.

2020-й год. Апрель. Все сидят по домам и смотрят смешные картинки на тему апокалиптического будущего…а может и настоящего:

Апокалиптическое будущее
Апокалиптическое будущее.

К нам обращается Олег Евстифоров — руководитель интернет-агентства ArtLiberty. У Олега уже было хорошее понимание того, как надо планировать и ставить задачи. Но где именно это делать — вопрос был открытый. Он в то время сидел на другой системе, но понимал, что это не то, должна быть возможность реализовать свои пожелания в более полной мере.

Если свести все пожелания в одно предложение, то это выглядело бы так:

Просто надо знать, кто и чем занят в рамках дня, недели и месяца.

И можно ли нагрузить его ещё работой 🙂 Ну или снять задачи, если видим, что не справляется человек и даже бесплатная пицца от компании не удовлетворит душу этого сотрудника.

Как пояснил Олег при нашем знакомстве, его система планирования — это гремучая смесь школ нескольких мощных тренеров. Наиболее близка ему стала идеология Ильи Алябушева. Илья с командой уже 8 лет занимается внедрением системной работы в компаниях от стартапов до крупного бизнеса. Возможно, вы уже слышали о нём. Если нет добро пожаловать в целый мир того, как можно сделать хаос более упорядоченным, а Илья и его команда вам отлично в этом поможет. Несколько ссылок на его материалы будут в самом конце данного поста.

Так вот, мы с Олегом взяли технологию Ильи за базу, добавили сюда возможностей ПланФикса и вуаля — получили невероятно удобный инструмент для системного планирования.

«Сергей, мы в этом месяце закрыли план. Впервые. ВПЕРВЫЕ за всю историю компании мы закрыли план по задачам» — сказал нам Олег уже после первого месяца использования данной конфигурации. Согласитесь, это звучит серьёзно?

Ну, а теперь к сути статьи!

Есть достаточно много правил, как организовать системную работы в компании, но мы здесь опишем самые базовые и понятные всем вещи, а именно:

  1. Каждый день планируй день.
  2. Каждую неделю планируй неделю.
  3. Каждый месяц планируй месяц.

Спасибо, Кэп!

Это Кэп и ему очевидно
Это Кэп и ему очевидно.

Но вам надо посмотреть, как это выглядит на практике. Под всем текстом и картинками будет ряд видео, вживую описывающих работу по системному планированию через нашу конфигурацию в ПланФиксе. Ну, а пока опишем это же вкратце и с картинками.

Итак, представим, что сейчас начало месяца и нам надо на всю команду напланировать задач на месяц. Если мы взяли обязательства перед клиентом по необходимой работе — их надо выполнять. И надо понимать, что мы реально их выполним, т.к. у нас на это будут человеческие ресурсы.

Кстати, данная конфигурация отлично зайдёт тем компаниям, которые каждый месяц обслуживают клиентов по каким-то шаблонным задачам (SEO, контекстная реклама и пр.). Ниже мы будем рассматривать примеры для некой вымышленной компании, которая занимается SEO и рекламой в интернете.

Так. Начали. Допустим, что мы планируем месяц и изначально в рабочем столе «Планирование месяца» в ПланФиксе видим такую картину:

Планирование месяца
Планирование месяца.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Пройдёмся по названию столбиков

Проекты — это такие мега-задачи, которые надо разбивать на более мелкие шаги. Когда-то в будущем. Но суть в том, что они висят всегда перед глазами и про них нужно не забыть.

Единый список — нераспределённые задачи. Кто их будет делать и когда – никто не знает (в том числе и руководитель)

План месяца — надо сделать в этом месяце. Кто будет делать — непонятно.

И далее столбики по людям вашей команды — задачи на месяц каждого сотрудника. Именно на МЕСЯЦ! В какой именно день он будет их делать, пока неизвестно и это будет определяться позднее.

Здесь мы, как художники, накидываем самые общие «мазки» на картину нашего планирования. Чтобы хотя бы просто понимать, что у нашей команды есть Х часов в месяц и у нас есть задач на Y часов. И в идеале X > Y 🙂

Например, я хочу, чтобы всей большой задачей по Белухе в этом месяце занималась Маша. Просто беру в этом рабочем столе перетаскиваю карточку в столбик Маши. Вуаля!

Задачи для Маши
Задачи для Маши.

Причем отмечу, что сейчас карточка Белухи перестала отображать подзадачи (как Актру сейчас). Почему? А всё потому что сотрудник всегда должен понимать, какой общей цели он должен достичь (когда вы всю карточку на него перетаскиваете). Вот для Маши сейчас уже неважно, какие более мелкие шаги надо сделать по этой задаче. Просто она знает — надо это сделать и на это хватит времени. Конечно, Маша всегда может зайти в карточку и увидеть подзадачи (подзадача = более мелкий шаг):

Как Маша видит подзадачи
Как Маша видит подзадачи.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Таким образом мы планируем месяц. Но скажу сразу, что это можно делать и с более «низкого» уровня планирования. Например, с недели. Рабочий стол недельного планирования выглядит очень похоже на месячное. Из сильно заметных моментов добавился новый столбик недельного планирования:

Новый столбик недельного планирования
Новый столбик недельного планирования.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Отмечу, что здесь я снова в столбике месяца вижу карточку по Белухе. Хотя вроде бы я её отдавал Маше на месяц. И это так и есть. Просто здесь мы уже смотрим на задачи месяца (назначенные на людей или не назначенные на людей) и планируем их на конкретно эту неделю (обычно такое планирование делается в понедельник утром).

Давайте сделаем так:

  1. Всю карточку Актру утащим сразу на неделю Пете.
  2. Задачу по избавлению от ёлки в офисе (как-никак, уже весна) поставим Феде на неделю.
  3. В месяц поставим задачу по поиску офиса.

Получится следующая картина:

Планирование на неделю
Планирование на неделю.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Цвета, как вы поняли, определяют планирование задачи:

  • Фиолетовый — месяц.
  • Жёлтый — неделя.
  • Коричневый (его увидим позднее) — день.
  • Красный — задача была ранее запланирована на день, но не была сделана. И теперь на неё надо отдельно обращать внимание.

Дальше вы увидите магию ПланФикса. Нам самим очень нравится такое действие, оно очень легкое, но какое-то…таинственное. В общем, иногда же надо не всю большую карточку (мы их называем «мастер-задачи») планировать на сотрудника, а по частям. И это можно делать прямо с этого рабочего стола. Если кликнуть на кругляшок слева от каждой подзадачи в карточке, то эта простая задача появится в недельном планировании. Вот так:

Задача появилась в недельном планировании
Задача появилась в недельном планировании.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Напоминаю, что видео-магию сможете оценить в конце статьи.

Теперь давайте я раскидаю эти карточки по сотрудникам на их недельный план. Будет вот так:

Недельный план по сотрудникам
Недельный план по сотрудникам.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Разглядите верхний скриншот и заметьте, что в одном месте вы видите:

  1. Большие мастер-задачи планируются быть сделанными в рамках месяца.
  2. Некоторые подзадачи уже распланированы на определённых людей на эту неделю.
  3. Какая задача ранее была запланирована на день, но не была сделана. Надо обратить на неё внимание (красный цвет).
  4. Загрузку по задачам в часах на каждого человека и в общем.

Ну не магия ли?

Но это мы ещё только начали!

С недельным планированием, допустим, мы закончили. Давайте перейдём в планирование текущего дня. Этот рабочий стол мы видим каждый день, чтобы понять, какие задачи мы хотим сделать именно сегодня. В момент перехода сюда мы видим такую картину:

Задачи на сегодня
Задачи на сегодня.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Опять же — нам здесь надо все недельные задачи раскидать по людям. Или вы, или люди сами это сделают, а вы в итоге уже увидите сложившуюся картину. Отсюда можно либо перетаскивать карточки с одного места на другое (тем самым планируя задачи с недели на день), либо перейти в «расширенный планировщик», где намного удобнее планировать большое количество задач. Находится это здесь:

Как перейти в расширенный список
Как перейти в расширенный список.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

И здесь я могу в один клик изменить свойства любой задачи. Например, если я кликну вот сюда, то в 3 клика я уведу эти задачи в дневное планирование указанных у них сотрудников:

Настройки расширенного списка
Настройки расширенного списка.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Это реально удобно, когда там с пару десятков задач на всю команду.

Если мы вернёмся назад в планирование дня, то увидим такую картину:

Картина планирования дня
Картина планирования дня.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Обратите внимание, что шапка столбика Виктора Николаевича (руководитель нашей вымышленной компании) стала красной — это явный сигнал того, что у него задач больше, чем рабочий день. В целом, лучше избегать таких ситуаций при планировании работы сотрудников. Хотя, это вы сами решаете, у кого какой будет лимит и если у вас есть фрилансер на 10 часов в неделю, то для него вы сможете задать именно такие лимиты. Ну а в данном случае Виктор Н. как-нибудь справится. Он же руководитель — ему можно и переработать 🙂

Благодарность от руководителя
Благодарность от руководителя.

Такие лимиты для каждого сотрудника стоят на каждом уровне планирования. На недельном — 40 часов. На месячном — 160.

После того, как вы закончили планировать текущий рабочий день, можно вернуться в планировщик месяца и визуально оценить картину происходящего. Согласитесь, это довольно наглядно!

Планировщик месяца после распределения задач
Планировщик месяца после распределения задач.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Чего наглядного-то? 🙂

А вот:

  • Видны задачи, которые надо сделать «когда-то» (единый список).
  • Видны задачи, которые на месяц, но пока непонятно, кто будет делать.
  • Видна загрузка людей в часах.
  • По цветам можно понять, этой задачей сотрудник собирается заняться в день / неделю / месяц.

Здесь я хотел бы закончить именно текстовое описание конфигурации, чтобы сохранить некую интригу того, какие ещё удобства есть у этой конфигурации. А они есть! Но их вы можете уже посмотреть в отдельных видео, истинно насладившись процессом планирования.

Я лишь перечислю ссылки на эти видео:

Данная конфигурация не является бесплатной. Мы с нетерпением ждём платного маркетплейса, чтобы можно было её и там разместить тоже.

На данный момент мы уже обкатали конфигурацию на нескольких аккаунтах (кто оставил заявку через форму ниже) и готовы дальше полноценно принимать заявки на установку конфигурации. Ещё раз отмечу, что максимум преимуществ от работы с конфигурацией вы получите, если у вас:

  1. Команда до 7 человек (можно и на 20, просто столбиков больше, не так удобно).
  2. Есть уже выработанная привычка делать планирование недели / дня хоть как-то. Это уже лучше, чем привыкание с нуля к этому действию.
  3. Есть шаблонные задачи, повторяющиеся для их клиентов из месяца в месяц. Создавать и планировать такие задачи — пара кликов.
  4. Коллектив уже имеет опыт работы в ПФ. Это дело нарабатываемое, но на старте это вам сильно поможет.

Если эти пункты про вас, то вы можете оставить заявку через эту гугл-форму. Я лично свяжусь с вами и обсужу формат нашего взаимодействия.

А если эти пункты не про вас, но вы хотите попробовать эту конфигурацию — то, конечно же, тоже оставляйте вашу заявку, и мы её тоже обязательно рассмотрим и предложим наиболее удобный формат взаимодействия.

P.S. Сейчас мы с Олегом уже работаем в партнёрстве по распространению данной конфигурации. И в перспективе у Олега тоже будет чем вас порадовать, но уже с точки зрения организационного подхода к работе с данной конфигурацией. Но об этом потом.

P.P.S. И отдельно хочется отметить, что сам Илья Алябушев лично участвует в развитии данной конфигурации. Мы все надеемся, что вместе мы сделаем ценный вклад в развитие культуры системного планирования в компаниях. Илья сказал, что одобряет конфигурацию и готов поставить также и своё имя в её развитии. И мы ему за это благодарны. Всё-таки, это означает, что на неё действительно стоит обратить внимание.

Ниже несколько ссылок на материалы Ильи по системному планированию:

Вы ещё чего-то ждёте? Тогда мы…кхм, кхм…не идём к вам, а даём инструмент, чтобы вы больше не ждали 🙂


Ольга Тимошенко: Согласитесь, и полезно, и интересно, и без работы никто не останется. Говорим Сергею спасибо, ждем ваших отзывов и мнений — планируете ли использовать опыт Сергея или просто почерпнули пару-тройку полезных идей. А я напоминаю, за полезностями добро пожаловать на наши странички в социальных сетях. Подписывайтесь, комментируйте, мы на связи — Facebook, ВКонтакте, Telegram, Twitter и YouTube-канал.

18 Comments

  1. Аватар

    Обычно под статьями куча комментариев, под этой на удивление пока нет.
    Спасибо, за пояснение еще одной системы планирования.

    А задачи «Схрена ли мы по белухе работаем в минус» — это реальные задачи? Ну т.е. ощущение, что в подобном планировании первый закон — это грамотно писать названия задач. И ни в коем случае не писать нечто подобное.

    ИТОГО главный вопрос:
    Есть ли правила постановки задач? (Без которых система не полетит, как бы магически она не выглядела)

    1. Аватар

      Технически система полетит при любой постановке задач.

      Организационно, конечно же, вы верно заметили — задачи надо именовать совсем по другому. Но это мала кто делает (хоть и надо). Поэтому чисто для презентационного видео сделано так, как это почти наверняка сделал бы среднестатистический руководитель.

      В материалах Ильи Алябушева как раз есть информация про правила постановки задач.

      Но опять же — это именно организационные моменты при работе с системой. Любой хаос в постановке задач убьёт любую систему, какой бы она ни была.

      1. Аватар

        Спасибо, коллега.
        Технически я уже попробовал не меньше 5 разных организаций работы с задачами и в свое время пришел к выводу, что секрет как раз в «организационно».

        В конце концов Александр Македонский завоевал пол мира с карандашом и бумагой. На базе организационных правил.

        Поэтому было бы здорово, если бы в статьях, затрагивали и подсвечивали эти важные моменты. И плюсом были чуть внимательнее к записи демок. Т.к. вы же профессионалы и важно нести пользу в мир такими статьями. В свое время я тоже читал подобные статьи и помню, как повторял ошибки указанные в этих статьях. Именно поэтому прошу вас быть аккуратнее, чтобы другие руководители, еще не прошедшие на своей шкуре весь ад неправильной постановки задач, не получали бы подкрепления своих неправильных действий.

        Еще раз спасибо за диалог, верю, что мы спасли хотя бы душу одного руководителя! 😉

        Хорошего ледорубства!

        1. Аватар

          Анатолий, вы правы в своих мыслях. С нашей стороны тут была ситуация «сделать так, либо не сделать вообще и дальше готовиться к чему-то более серьёзному». Во втором случае статья вообще могла и не выйти в свет никогда.

          А нам важно уже донести до рынка, что технически такая вещь уже есть. И мы продолжаем и сейчас работать над её доработкой. Обязательно потом будут видео, где уже и названия задач сделаны более корректно.

  2. Аватар

    Здорово, что появился второй вариант конфигурации «Методика Системного Бизнеса от Ильи Алябушева.
    Пару лет тому назад я сделал партнерскую конфигурацию https://planfix.ru/conf/partner/76/17-01-2020-testovaya-planirovshhik-ezhenedelnyx-sprintov-4
    Конечно, она не такая сложная, как у автора статьи, зато бесплатная.

      1. Аватар

        Когда «сложная» вещь кажется простой — значит работа сделана отлично. Ведь только автор знает, сколько на самом деле это стоит сил.

        Это я к тому, что днём тут ой как не отделаетесь. Но попробовать может каждый ))

  3. Аватар

    Добрый день!
    1. Отличные идеи! Будет ли доступна для скачивания в перечне «Конфигураций»?
    2. Можно ли добавить возможность сделать «мастер-задачу» из задач запланированных на день? Т.е. условно задача «участие в оперативке» и превращаю его мастер-задачу под него «прицепить» другие мелкие вопросы: не забыть передать Маше папку с документами; переговорить с Петей по вопросу…; поднять на осуждение вопрос… Т.е. это все низовые задачи, которые относятся к разным проектам и мастер-задачам. А в визуализации «планирование дня» они как подзадачи для другой задачи (мастер-задачи), но при этом «не слетает» их привязка к своим проектам и мастер-задачам.

    1. Аватар

      1 — когда будет платный маркет-плейс, то да, будет доступна. Вместе с инструкцией по установке.

      2 — если я вам правильно понял, вы хотите, чтобы более мелкие задачи в планировании дня виделись как подзадачи к своим мастер-задачам. А где-то в другом месте чтобы эти же задачи виделись как подзадачи к некоей другой мастер-задаче?
      Если так, то это в принципе невозможно, это ломает идеологию ПланФикса. У задачи может быть лишь одна надзадача.

      Либо поправьте меня, если я вам не так понял

      1. Аватар

        С п.1 — понятно, будем ждать.
        2. Наоборот — везде мелкие задачи как подзадачи к своим мастер-задачам. И только в разделе «планирование дня» чужие мелкие задачи «прицеплять» к одной задаче как подзадачи (т.е. это только визуализация, они и так все на одно время назначены). С идеологией Планфикс понимаю, что трудности)

        1. Аватар

          Ну похоже, что всё-таки нет. Потому что с визуальной частью в ПФ мы никак не работаем. Интерфейс отображает то, что логически существует в системе как объекты. А там у задачи в любой момент времени может быть лишь одна надзадача :).

          Но я, если честно, смысл этого действия для вас не понял. Можете описать подробнее, что это бы вам дало?

  4. Аватар

    Сергей, а как поступает руководитель, если объем времени запланированный на задачу выбивается за пределы 1 недели / месяца?

    Например у Лизы 25 часов
    Мы планируем ей на неделю ряд задач, которые заняли 20 часов
    И осталась одна задача, которую нужно начать делать на этой неделе и ее общий объем — 8 часов.

    Получается ее нельзя уже запланировать на этой неделе?

    1. Аватар

      Либо задача в этот момент бьётся на 2 подзадачи, типа этапы со своей оценкой:
      Задача — этап 1
      Задача — этап 2

      Либо она ставится в план и все в уме держат информацию, что она будет сделана частично. И не обращают внимания на красный индикатор в рамках недельных часов (а он через пару дней и исчезнет, т.к. часть задач то уже будет выполнена и не будет отображаться в списке плана).

      Тут дело в том, что идеальной ситуации не будет никогда. Всегда будут моменты, которые придётся держать в голове. Но просто их будет намного (НАМНОГО) меньше, чем вообще без какой-либо системной работы.

      P.S. Но я бы сделал по варианту первому. Ну это мы системные такие, не все ж…

  5. Аватар

    Спасибо за достаточно интересную конфигурацию.
    Автор публикует достаточно интересные варианты расширения возможностей ПФ, что чувствую, что рано или поздно подкинем им работы от нашей компании)

    В отношении текущей конфигурации.
    Подход к планированию горячо поддерживаю — месяц-неделя-день (может еще и квартал и год имело бы смысл добавить).

    Единственное, что я бы добавил в качестве комментария к методологии планирования в ключе этого поста… Точней наверное наш менталитет должен добавить. — Распределение задач по исполнителям руководителем может «избаловать» подчиненных сотрудников. (не упала задача или никто не напомнил, то значит ничего не делаю… может утрировано, но частенько это так). Думаю, что сотрудники сами должны публиковать задачи и (или) забирать их себе. В этом случае у них не будет морального права «забывать». А способ когда руководитель за сотрудников распределяет задачи и назначает хорош в случае высокоорганизованной команды исполнителей, что в реальной жизни не так часто встречается.
    Думаю, что вами как интеграторами данная конфигурация должна сопровождаться и справкой по методологии, а как доп услуга — обучение сотрудников.

    Могу обсудить внедрение вашей конфигурации за адекватную оплату — minigazimov@gmail.com

    1. Аватар

      Спасибо за ваш развёрнутый комментарий

      «Распределение задач по исполнителям руководителем может «избаловать» подчиненных сотрудников. (не упала задача или никто не напомнил, то значит ничего не делаю… может утрировано, но частенько это так).»

      Полностью с вами согласен. Однако отмечу, что сама идеология системного планирования предполагает, что распределение задач происходит в моменте периодического т.н. «митинга», когда команда вместе смотрит на список задач и коллективно решают, кто чем будет заниматься.

      Хотя способы могут быть разные. Радует, что с любым из них можно работать в этой конфигурации. Наверное…практика нужна на разных случаях 🙂

      На почту написал вам тоже

      1. Аватар

        Кстати, инструкция по работе с конфигурацией (помимо видео текущих) тоже уже в процессе создания. Как и план организационного обучения (именно методологии работы, а не куда мышкой кликнуть) тоже в процессе обдумывания

Добавить комментарий