Конфигурация “Согласование документов”

Чтобы облегчить вам освоение недавно анонсированных процессов и автоматических сценариев, мы решили подготовить стандартную конфигурацию с их использованием. Она обеспечивает процесс согласования любых документов и представляет собой как раз такой вот настраиваемый процесс, внутри которого — обычный набор статусов и несколько сценариев, которые заставляют задачу “крутиться” по ним

Сценарии добавляют динамичности такой привычной сущности, как задача
Давайте разберем эту конфигурацию поподробнее — это поможет вам не только быстро настроить процесс согласования документов, но и лучше разобраться в механизме автоматических сценариев.

Идеология согласования
Для этой конфигурации мы специально взяли относительно простой случай: согласование документа происходит последовательно несколькими инстанциями, без ветвления в зависимости от каких-то условий.

Сотрудник-инициатор согласования создает задачу по специальному шаблону, прикрепляет к ней документ и стартует процесс согласования, нажимая на специальную кнопочку. Задача последовательно проходит несколько этапов согласования, на каждом из которых документ может быть согласован или возвращен на доработку. Если согласование проходит все этапы, задача попадает в статус “Согласовано”. Если же на каком-то этапе документ не проходит согласование, задача возвращается в базовый статус “Доработка инициатором”. В этом случае инициатор дорабатывает документ и запускает цепочку согласования заново. Запуск заново по всей цепочке нужен потому, что внесенные изменения могут привести к несоответствию отредактированного документа требованиям на тех этапах согласования, которые он прошел в предыдущей редакции.

В итоге, рано или поздно документ будет согласован, сотрудник-инициатор сможет использовать его по назначению и завершить задачу-согласование.

Теперь давайте посмотрим, как это выглядит.

Установка конфигурации
Как и другие конфигурации ПланФикса, “Согласование документов” устанавливается владельцем акаунта в разделе “Управление аккаунтом”:

Установка конфигурации в ПланФиксе
Но есть в этой конфигурации и важное отличие — в ней мы впервые применяем новую технологию, которая позволяет:

  • настраивать параметры конфигурации прямо в процессе установки;
  • добавлять несколько экземпляров конфигурации в один аккаунт.

Первая новинка работает так: после нажатия на кнопку “Установить конфигурацию” появляется окно настройки, в котором вы даете название данному процессу согласования, а также можете сразу добавить этапы согласования документа и ответственных сотрудников (или группы сотрудников) на каждом этапе:

Настройка конфигурации
1. Название процесса согласования. Имеет смысл дать процессу развернутое, понятное коллегам название, т.к. точно также будут называться процесс и шаблон задачи для согласования.
2. Название этапов согласования. Название каждого этапа должно передавать его смысл, например «Согласование бухгалтерией» или «Согласование Генеральным директором»
3. Кто согласовывает. Выберите сотрудника или группу сотрудников, которые полномочны согласовывать данный тип документов на этом этапе.
4. Добавить этап. Вы можете добавить в цепочку согласование любое необходимое количество этапов и настроить для них названия и уполномоченных сотрудников.

После того, как все этапы настроены, нажмите Сохранить для того, чтобы запустить процесс установки конфигурации.

В ходе установки система автоматически сформирует:

  • процесс для согласования, включающий в себя:
    • набор статусов, в котором кроме базовых статусов “Доработка инициатором” и “Согласовано” будут статусы для каждого введенного вами этапа согласования
    • автоматические сценарии для каждого перевода статуса
  • шаблон задачи согласования документа, который будет работать по этому процессу.

Процесс и шаблон будут называться так, как вы назвали процесс согласования в окне настройки (1). Так же будет называться и экземпляр конфигурации — теперь он появляется в списке установленных:

Кончигурация
Если вы кликнете на него, то увидите состав установленной конфигурации:

Состав установленной в ПланФиксе конфигурации
Клик на процесс или шаблон помогут быстро перейти в соответствующий объект и просмотреть или подредактировать их настройки в случае необходимости.

Вторая новинка в конфигурациях: вы можете установить эту конфигурацию еще раз, для другого процесса согласования — ведь часто бывает, что в одной компании разные типы документов, “ходят” разными путями.

Каждый экземпляр конфигурации будет называться по-своему и может отличаться этапами согласования и ответственными. Количество устанавливаемых экземпляров конфигурации не ограничено (разве что в бесплатных аккаунтах — им не хватит лимитов на кастомные статусы и автоматические сценарии) — так что вы сможете настроить любое количество процессов согласования для всех необходимых вам документов.

Работа в конфигурации
Как я уже упомянул выше, все начинается с создания задачи по шаблону, который носит название процесса согласования. К ней прикрепляется согласовываемый документ или ссылка на него и, при необходимости, дается сопроводительное описание. Задача создается в базовом статусе “Доработка инициатором”, а для запуска процесса согласования достаточно нажать кнопочку “Отправить на согласование”:

Начало согласования документа в ПланФиксе
Это переводит задачу в следующий статус, соответствующий первому введенному вами при установке конфигурации этапу согласования. При этом начинают работать автоматические сценарии:

  • от задачи отключаются все исполнители;
  • исполнителем задачи назначается сотрудник, которого вы при установке конфигурации назначили ответственным за этот этап согласования;
  • этот же сотрудник добавляется в участники задачи.

Ответственный сотрудник изучает документ и при необходимости может оставить в задаче свой комментарий, но вообще для согласования ему достаточно нажать на кнопку:

Процесс согласования документа в ПланФиксе заключается в нажатии на кнопку Согласовано
При этом задача перейдет в следующий статус-этап согласования и отработает похожий сценарий: задача получит нового исполнителя, который также добавится и в участники.

Для чего мы параллельно добавляем сотрудника в исполнители и участники? Это простое решение позволяет сотрудникам не терять доступа к задаче даже после того, как они перестают быть ее исполнителями. Они могут в любой момент найти эту задачу, ознакомиться с документом и перепиской по нему, добавить новый комментарий. При этом, не являясь исполнителями, они не отвечают за задачу, она не болтается у них во Входящих и не отвлекает от работы.

Вообще, то, что у задачи в любой момент времени только один исполнитель, очень удобно — всегда понятно, кто за нее отвечает и от кого зависит дальнейшее продвижение документа.

После того, как задача согласована сотрудником последнего этапа, она получает статус “Согласовано” и ее исполнителем опять становится инициатор согласования. Он делает с документом то, ради чего тот согласовывался, и завершает задачу.

В принципе, на этом знакомство с конфигурацией можно заканчивать и пробовать установить ее в своем аккаунте для реального процесса. Подробное описание конфигурации должно помочь вашим сотрудникам освоить работу в ней без особых сложностей.

Дальше идет бонусная часть заметки, она будет интересна только тем, кто хочет заглянуть поглубже в настройки и понять, как все это работает — ведь, по сути, конфигурация это просто набор стандартных для ПланФикса сущностей, заключенных в «подарочную упаковку» и вы можете самостоятельно настраивать подобные или более сложные процессы, просто рассмотрев ее внутреннее устройство.

Анатомия процесса
Вот как выглядит набор статусов, который автоматически был сформирован системой по параметрам, которые я задал в процессе установки конфигурации:

Набор статусов при согласовании счета в ПланФиксе
На скриншоте выделены статусы, созданные системой на основании введенных мной названий этапов согласования. В каждом из них настроен перевод в следующий статус цепочки согласования и возврат в базовый статус “Доработка инициатором”. Если кликнуть на любой из переходов, увидим настройки кнопки и процесса, завязанные на этот переход:

Настройка перевода задачи в другой статус
Теперь давайте заглянем в автоматические сценарии этого процесса согласования:

Автоматические статусы конфигурации Здесь я тоже выделил сценарии, которые автоматически созданы в процессе установки конфигурации для каждого этапа согласования. Давайте заглянем в любой из них:

Автоматический сценарий, который срабатывает при переводе задачи в другой статус
Как видите, операции при переходе в каждый их статусов-этапов согласования типовые — отстраняем исполнителей предыдущего этапа и добавляем ответственного за новый этап сотрудника в исполнители и участники.

Такими вот нехитрыми настройками получается организовать достаточно удобную для пользователей работу: знай себе, нажимай кнопочки и пиши комментарии — а о том, что при этом происходит “у ней внутре”, можно особо не задумываться. Именно в эту сторону мы и планируем развивать интерфейс ПланФикса: больше настроек для администратора — и упрощение использования для конечного пользователя.

В заключение скажу, что согласование документов это достаточно условное использование данной конфигурации. По сути, она годится для любого линейного процесса с выделенными этапами, за которые отвечают определенные сотрудники или отделы. Например, три года назад я описывал похожий кейс с использованием кастомных статусов, в нем речь шла о процессе закупки канцтоваров. Этот процесс теперь вполне можно настроить при помощи описанной конфигурации — работать с ним будет гораздо удобнее. Ну и вообще, посмотрите на свое рабочее окружение — если у вас есть подобные линейные процессы с меняющемся на каждом этапе исполнителем, возможно имеет смысл организовать их похожим образом.

Я планирую продолжить рассказы о настройке и применении процессов в ПланФиксе — в том числе и для согласования документов. Думаю, через какое-то время мы с вами поговорим о том, как организовать более сложные цепочки согласования — например, с параллельным согласованием разных отделов или с ветвлением процесса в зависимости от суммы документа.

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

 

Как обычно, я и мои коллеги готовы ответить на любые ваши вопросы, как по согласованию документов, так и по процессам и сценариям в принципе.

19 Comments

    1. Дмитрий Гончаренко

      Пока не планировали.
      Вообще, мы много думали перед началом работы над процессами, по какому пути пойти в плане интерфейса их создания и просмотра. В итоге решили остановиться на табличном варианте — он понятнее в процессе создания + у нас есть накопленный опыт такого подхода в правилах обработки писем и его восприятием обычными пользователями.

      Графические нотации (в том числе BPMN) хороши в просмотре, да и то в основном айтишниками — им они понятны и удобны. А вот далекие от IT люди их побаиваются и не понимают — это тоже было серьезным аргументом против.

    2. Добавлю, на самом деле если копнуть — это нетривиальная задача отобразить такой граф, учитывая возможности срабатывания сценариев — задача в любой момент может изменить свое состояние и сценарий сработает. При таком подходе графическое отображение использовать невозможно.

        1. Технически это не представляется возможным, по причинам описанным выше. В битриксе линейное выполнение процесса с ветвлением, в ПланФиксе множественное, привязанное к текущему состоянию объекта.

          1. И все-таки, возможно ли организовать подобную логику? http://uploads.ru/nGCYB.jpg
            Этап согласования параллельно у двух исполнителей. Переход на следующий этап, если выполнены два (или более), условий.
            Достаточно — нет или да (намекнуть направление), дальше докопаем.

          2. Дмитрий Гончаренко

            Да, это можно организовать прямо сейчас. Для отметки согласования используются кастомные поля (удобно использовать поле типа «Чекбокс», чтобы просто галочку проставить). К каждому полю имеет доступ на редактирование ответственный человек или группа сотрудников. В сценарии обрабатывается событие «Изменение задачи» и проверяются значения в этих полях. Как только оба они равны «Да», задача переводится в производство.

          3. Звучит пугающе.
            Ведь BPMN предназначен для описания конечно формализуемых бизнес-процессов и соответствует этой задаче по самой своей сути. Сценарии в Планфиксе предназначены для того же. Конечный предмет моделирования один. Почему тогда BPMN может быть не пригоден для представления БП, организуемых средствами Планфикса (или любой другой системы)? Другое дело, что в Планфиксе могут иметь место подходы к формализации, отличные от принятых в BPMN, которые позволяют более эффективно отображать какие-то моменты реальных процессов. Но в таких случаях обычно можно найти способ выразить один подход через средства другого подхода. Да, результат может оказаться корявым или громоздким, но он будет решать задачу — показывать выстроенный БП в соответствии с распространённым стандартом.

  1. В теории — это офигительно круто!
    Попробовал, понял, что можно таких дел крутых наворотить… 🙂

    Вопросы:
    1. Правильно я понял, что чисто технически ветвления в процессе уже сейчас можно сделать?
    Ведь если в условиях автоматических сценариев помимо «изменения статуса» добавить что-либо еще — задача пойдёт немного иначе?
    У меня в зависимости от контрагента могут меняться исполнители. Попробовал с ними поэкспериментировать… и понял, что запутался в условиях.
    Как пишет Павел, желательно какое-то визуальное представление в этом случае….
    Как оно может выглядеть — вообще непонятно, да.
    Но если будут ветвления — без визуальности — очень сложно будет разобраться

    2. Наверное придирка, но всё-таки.
    «Установка конфигураций» находится в «Управлении аккаунтом», а настройках «процессов» и «статусов» — в «Кастомизации».
    Это запутывает.
    А учитывая, что при переходе из «управления» в «кастомизации» (и обратно) еще и отдельное окно браузера открывается — еще и раздражает 🙁
    Может это как-нить объединить?

    1. Дмитрий Гончаренко

      1. Михаил выше попробовал объяснить, почему визуальное представление затруднительно использовать в нашем случае. Но если придумается со временем годный способ — почему бы и не сделать.

      2. Уже объединили 🙂 На днях обновится для всех аккаунтов.

    1. Дмитрий Гончаренко

      Это возможно в системе, которая специально «заточена» под согласование документа. В нашем же случае речь идет об обычной задаче и прикрепленном к ней файле — ПланФикс не знает, что речь идет о согласовании.

  2. Спасибо разработчикам еще раз!!!
    По поводу графических схем. Мне кажется, если требуется визуализация, то можно в стороннем редакторе оформить схему процесса и опираясь на нее выполнить настройку процесса в ПФ. Отвлечение разработчиков ПФ на разработку редактора на мой взгляд не есть хорошо.

    1. Оно, как бы, да. Но вот управленец, занимающийся БП, скорее всего поинтересуется, есть ли у сервиса возможность рисовать схемы (буквально полчаса назад общался с таким). А у конкурентов такая возможность есть. =(

      1. Дмитрий Гончаренко

        Выше я постарался описать, почему мы приняли решение идти не по линии рисования схем, а по линии задания триггеров. Мы не первые, кто идет этим путем, плюсы и минусы обоих подходов хорошо известны. Время покажет, было ли это правильным решением в нашем случае. Пока мы довольны — возможностей такой подход дает много, а выглядит для неподготовленного пользователя проще, чем рисование схем, которыми людей запугали еще в школе, на уроках информатики.

        Я понимаю, что профессионалам может быть привычнее и удобнее оперировать процессами в BPMN или другой нотации — но мы хотим, чтобы ПланФикс был доступен не только им. ПланФиксом пользуются врачи, архитекторы, юристы, преподаватели — в общем, люди, далекие от IT или профессионального управления бизнес-процессами. И мы хотим, чтобы таких людей в ПланФиксе было больше.

        При этом нужно учитывать и то, что профессионал разберется и в используемой нами системе, а вот обычному пользователю разобраться в BPMN гораздо сложнее.

    1. Для случаев, когда документ возвращается на согласование, в задаче присутствовали другие сотрудники, которые ранее участвовали в согласовании и могли при необходимости ответить на возникшие вопросы.

  3. При переходе в разные статусы (этапы согласования) подключаются новые исполнители, а старые отключаются. При этом, если начать написать комментарий новому исполнителю, то он будет не активным https://www.screencast.com/t/H4SoQ6Y08
    Нужно вручную включать исполнителя для написания ему комментария — как автоматизировать процесс?

Добавить комментарий