Сохраненные отчеты

В агентстве “Перфекционист” при расчете зарплаты учитывается 27 сложно связанных между собой факторов (директор, кстати, думает над тем, чтобы добавить еще 3). Поэтому отчет, по которому Ольга Петровна ежемесячно делает начисления, выполняется 8 минут. Если Ольге Петровне нужно посмотреть данные за предыдущий месяц, она меняет дату, жмет “Запустить отчет” и идет ставить чайник.

В расчете себестоимости проектов бюро “Коровкин и Ко” используются личные коэффициенты участвующих в них сотрудников. Со временем сотрудники растут, их коэффициенты повышаются, и это здорово. Но если запустить отчет по старому проекту, он выдаст результат, не совпадающий с реальной себестоимостью на момент его завершения, потому что в него подставятся текущие коэффициенты сотрудников. Семену это не нравится, поэтому он приноровился экспортировать данные отчета в Excel и сохранять их у себя на компьютере. Не очень удобно, но зато есть архив реальной себестоимости.

Студия “Сайт за два” работает с клиентами прямо в ПланФиксе. Представитель заказчика добавлен в аккаунт, он ставит задачи менеджеру проекта и решает с ним все вопросы, а команда работает в соседних задачах проекта, к которым имеет доступ менеджер, но не имеет клиент. Это позволяет им спокойно обсуждать все нюансы (включая личностные характеристики клиента) и вести учет затраченного времени сразу по ходу работы. Но есть одно неудобство — клиент не увидит эти данные в отчете, ведь у него нет доступа к задачам команды. А работать в одной задаче и отражать данные по затраченному времени в другой, доступной клиенту, неудобно для сотрудников. Поэтому раз в месяц менеджер делает отчет по реальным задачам команды, экспортирует его и уже в виде файла прикладывает в задачу, где обсуждаются финансовые вопросы с клиентом.

Такие вот обычные истории. Работа идет, все привыкли, недовольных нет. Но есть во всем этом что-то, явно требующее оптимизации.

Что ж, будущее не предопределено. Нет судьбы, кроме той, что мы творим сами.

Нет судьбы, кроме той, что мы творим сами

Теперь вы можете сохранить любую версию отчета:

Сохранение готового отчета в ПланФиксе

В сохраненную версию можно быстро переключиться и увидеть срез данных за нужный период. Причем даже если после этого данные были изменены или удалены:

Переключение в сохраненную версию отчета позволяет посмотреть его состяние на момент сохранения, даже если данные были изменены или удалены

А еще вы можете дать доступ к сохраненной версии отчета нужным пользователям и они увидят ее в том же виде, что и вы. Даже если у них нет доступа к исходным данным, по которым отчет был сформирован:

Пользователи могут видеть в сохраненном отчете даже те данные, к исходникам которых у них нет доступа

 

Любая новая возможность имеет свою цену, поэтому без ограничений тут не обойтись:

  • Сохраненные отчеты доступны только на платных пакетах.
  • В зависимости от тарифа, каждый пользователь аккаунта в каждом отчете может сохранить от 10 до 50 его версий.
  • Традиционно, для наших старых клиентов, работающих в аккаунтах с премиум-подпиской или тарифами первого поколения, мы предоставляем лимиты по максимальной планке современного тарифа “Корпорация”.

Теперь Ольге Петровне придется искать другой повод выпить чаю. Семен получил возможность сохранять отчеты в ПланФиксе и вести архив прямо по месту. А заказчики студии “Сайт за два” будут видеть отчеты такими, какими привыкли видеть их мы: прямо в системе, с графиками и диаграммами. И доступ к задачам с исходными данными им для этого не понадобится.

Значит ли это, что будущее уже наступило?

Нет. Прямо сейчас где-то в недрах лаборатории ПланФикса идет работа над автоматическим формированием отчетов по расписанию. Сохраненные отчеты, о которых я рассказал вам сегодня, это лишь первый шаг на этом пути. Работать должны роботы, а механизм сохранения отчетов это просто плацдарм для их дальнейшего наступления на офисную рутину.

Следующая новость, о которой мы узнаем в какой-нибудь погожий летний день — появление возможности задать периодичность, с которой должен выпускаться и сохраняться отчет, и выбрать пользователей, которым нужно сообщить о том, что отчет готов.

А пока мы можем наслаждаться возможностью сделать что-то новое своими руками 🙂

 

11 Comments

  1. Аватар

    Отлично, спасибо! Очень ждал!
    Вот если бы еще можно было давать ссылку сотрудникам на этот отчет, т.е. вставлять эту ссылку в задачу или даже передавать между задачами, как с файлами…. может это уже работает, а я не знаю как?)

    1. Дмитрий Гончаренко

      Можно просто скопировать ссылку из строки браузера и использовать ее как обычно. Но откроется сохраненная версия только для тех, кому дан к ней доступ.

  2. Аватар

    Спасибо команде PlanFix за новое необычное на мой взгляд решение одной из моих проблем. А именно необходимость предоставлять «сотрудникам» доступ к задачам и аналитикам в которых могут содержаться данные которые им не нужны/не должны быть видны.
    Например в одном из проектов есть задачи расчета KPI, данные вносит руководитель. Одна задача — один отдел. Чтобы сами сотрудники могли видеть результаты в отчете то им нужно давать доступ как к самой задаче, так и к аналитикам. Теперь вопросом о=доступа можно не заморачиваться, а просто изменить процесс и поручить руководителю после внесения и расчета показателей, сохранить вариант отчета который уже может смотреть сотрудник.

    1. Дмитрий Гончаренко

      Примерно в этом направлении и копаем. Это первый шаг, на втором появится возможность выполнения отчета по внешней команде и отправка ссылки на готовую сохраненную версию, на третьем — формирование результата в виде файла и операции с ним. Третий по трудозатратам ощутимо «тяжелее», чем второй, поэтому выделен отдельно.

  3. Аватар

    Планфикс, обожаю вас!

    Вы восхищаете элегантностью и рациональностью решения самых насущных, но в тоже время сложных задач!

    Была проблема: где и как учитывать изменения часовой ставки сотрудников для получения отчетов за прошлые периоды.

    ВСЕ — проблемы нет!

Добавить комментарий