Cохраняем отправленные письма в комментариях задачи

Самый простой способ проявить заботу — отправить клиенту или контрагенту уведомление, например:

  • договор подготовлен,
  • заказ отправлен,
  • доступ к курсу открыт,
  • порадуйте её новым платьем,
  • может ещё прикупим акций? 

А в это время клиент разбирает письма-уведомления, заботливо отправленные множеством компаний. Оставим клиента наедине, пусть спокойно разберёт свои уведомления 🙂

А пока поговорим о другой стороне этого процесса: как увидеть отправленное письмо в ПланФиксе, и как вообще понять, что в нём написано. Это проблема, особенно для тех, кто любит и использует автоматизацию ПланФикса. Давайте разбираться.

Представьте, вы владелец супер технологичной компании: все бизнес-процессы подробно расписаны и автоматизированы — идеальная ситуация. В Хронике ПланФикса появляются задачи от контрагентов, затем сотрудниками на разных этапах заполняются нужные поля, автоматически формируется договор, в итоге контрагенту по заранее подготовленному шаблону отправляется письмо-уведомление.

Другая ситуация. Вы владелец языковой онлайн-школы. В ПланФиксе принимаете заявки учеников. Когда с вашей стороны всё готово для обучения, вы автоматически сообщаете спикеру, что курс активирован.

Настройка автоматического сценария или кнопки, которая отвечает за отправку такого письма, может выглядеть так:

Настройка автоматического сценария или кнопки для оповещения
Настройка автоматического сценария или кнопки для оповещения.

Как было раньше

Если срабатывал сценарий, или сотрудник нажимал кнопку, при отправке письма в задачу добавлялось системное действие:

Пример прошлого варианта работы системного действия
Пример прошлого варианта работы системного действия.

При этом возникали некоторые неудобства, например:

  • Это системное действие видно только при отображении «Все действия», а по умолчанию включено отображение только комментариев. То есть действие никто не видел, пока не переключал способ отображения.
  • При этом даже если переключиться, это действие сложно найти, потому что обычно рядом много других одинаково выглядящих системных действий.
  • Вы часто задавали вопросы в Службу поддержки о том, как увидеть, что точно ушло в письме.
  • Иногда при ответе контакта было тяжело понять, на что же он собственно ответил.

Как теперь

Мы всё изменили, и сейчас это работает так:

  • Автоматическим сценарием или кнопкой отправлено письмо.
  • ПланФикс сохраняет его текст в виде файла.
  • Системное действие об отправке письма добавляется в задачу как обычный комментарий:
Пример новой работы системного действия
Пример новой работы системного действия.

Обратите внимание, в комментарии доступна следующая информация:

  • по какому шаблону и каким сценарием отправлено письмо,
  • файл с содержимым письма,
  • в имени файла указано на какой и с какого адреса отправлено письмо.

Кроме этого, во время настройки автоматического сценария или кнопки можно указать видимость такого комментария:

Скрываем комментарий об отправке
Скрываем комментарий об отправке.

Что в итоге получили

  • Системное действие видно при любых настройках отображения, если комментарий не скрыт.
  • Оно стало заметным. 
  • Теперь можно увидеть, что было отправлено в письме.
  • При ответе контакта легко понять, на какое письмо он ответил.

Важный момент: сценарий, отслеживающий событие «Добавлен комментарий», не сработает при добавлении описанного системного комментария.


Это всё, что я хотел сегодня вам рассказать. Уложился даже быстрее, чем наш клиент успел разобрать все свои уведомления 🙂 Если у вас остались вопросы, задавайте их в комментариях.

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram, Facebook, Twitter и YouTube-канал. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.

5 Comments

    1. Артём Колисниченко

      Илья, получателю приходит только одно письмо в почту.
      «Технический» комментарий, о котором шла речь в этой заметке, контакт увидит только если зайдёт в ПланФикс.

  1. Аватар

    Артем, используем вашу систему при разработке внутри компании. Общение по задачам. по большей части, происходит в комментариях. После появления данного функционала в комментариях к задачам стало очень много избыточных записей (у нас отправляется 2 уведомления- исполнителю и постановщику задачи). Читаемость очень снизилась. после написания комментария приходится удалять 2 новых. Хотелось бы отключить данную функцию полностью. Или хотя бы скрыть комментарии об отправке, не только для пользователей-контактов, но и для пользователей-сотрудников. Спасибо.

    1. Артём Колисниченко

      Александр, спасибо за подробное пояснение.
      У нас в планах есть доработка этого функционала — можно будет просто отключить.

Добавить комментарий