Сотрудник-фантом — активен (без доступа)

В ПланФиксе появилась новая категория сотрудников. Когда мне дали задание написать заметку про них, я сразу про себя дала им название «сотрудники-фантомы», но есть и официальная версия — «сотрудники без доступа».

Кто такой «сотрудник без доступа»?

При создании сотрудника в аккаунте теперь можно использовать новый статус — Активен (без доступа). В карточке такого сотрудника не надо заполнять поле «Электронная почта». Они не тарифицируются системой, то есть абсолютно бесплатны.

Вы спросите (а вы же спросите) — зачем вводить еще какой-то статус, если уже существует статус «Неактивен»? Вопрос логичный. Однако, разница есть. С сотрудником без доступа можно работать как с настоящим — он отображается в интерфейсе в списке выбора сотрудников, ему можно ставить задачи, делать и видеть по нему отчеты.

В каких случаях нужен новый статус?

Кратко расскажу, в каких ситуациях нужен статус сотрудника без доступа.

Ситуация № 1: Подготовка аккаунта для сотрудников, которых в будущем планируете ввести в систему.

Создаете сотрудников в статусе «Активен (без доступа)», затем настраиваете структуру компании, планировщики, фильтры, отчеты, раздаете необходимые доступы. А уже после того, как все настроено, указываете каждому сотруднику электронную почту и меняете статус на «Активен».

Ситуация № 2: В компании работают сотрудники, которых не нужно подключать в аккаунт.

Например, кладовщики, грузчики, курьеры, мастера чистоты, корабельный кок. Но в работе компании они участвуют, и это участие нужно отразить в задачах. Оформить график отпусков, организовать контроль за работой по сменам, закреплять таких сотрудников за определенными задачами или проектами клиентов и видеть их загрузку. Если организовать работу таким образом, эта часть сотрудников не выпадет из вашего внимания только потому, что они не заведены в систему.

Ситуация № 3: Вы не уверены, что стоит сразу всех сотрудников делать активными.

Сначала можно ввести в аккаунт сотрудников, которые лучше воспринимают новшества, а потом потихоньку вовлекать остальных. Вовлеченных лучше сразу предупредить о том, что есть и невовлеченные, чтобы не возникло вопросов вроде «А чё Вася мне не отвечает?».

Как создать сотрудника без доступа?

Перейдите в раздел «Компания» — кнопка создания нового сотрудника:

Раздел «Компания» — «Новый сотрудник»
Раздел «Компания» — «Новый сотрудник».
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Затем выберите пункт «Активен (без доступа)»:

Выбираете новый статус сотруднику
Выбираете новый статус сотруднику.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Когда будет нужно, в карточке сотрудника включите доступ:

Включите Роману доступ в систему
Включите Роману доступ в систему.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Ничего сложного, как видите.

Теперь вы знаете, что в ПланФиксе помимо различных сущностей, есть еще и сотрудники-фантомы. Логично, сервис же облачный 🙂  Быть может, у вас есть свой вариант применения нового статуса сотрудника, об этом можно рассказать в комментариях, нам интересно.


Ну и подписываться не забывайте. В соцсетях мы публикуем новости короткой строкой — кратко и по существу. Удобно для тех, у кого нет времени читать все эти ваши блоги 🙂

О новинках быстрее всего можно узнать из социальных сетей. Подписывайтесь на наши социальные сети: Facebook, ВКонтакте, Telegram, Twitter и YouTube-канал. Расскажите нам о своем опыте работы в ПланФиксе, мы обязательно его опубликуем.

12 Comments

  1. Аватар

    Добрый день, Уважаемые коллеги.
    Ольга подскажите, пожалуйста, такой «сотрудник» тарифицируется или нет?
    Или можно добавлять без ограничений, а тарификация начинается с момента перевода в активные с доступом.

  2. Аватар

    А почему нельзя выбрать данный статус для активного сотрудника?

    Юз-кейс: сотрудник уволен и надо лишить доступа, но пока что в задачах он нужен (отчетность в конце месяца, не все его задачи успели распределить и т.д.)

    1. Дмитрий Гончаренко

      Пока не стали этого делать, т.к. за этим стоит большой кусок работы — это тот случай, когда на вид все просто, а внутри очень сложно. Договорились. что будем собирать запросы на такие юзкейсы и если они будут регулярно встречаться — заморочимся и сделаем, чтобы эта штука тоже работала.

  3. Аватар

    А как перевести существующего сотрудника под такой статус?
    Или создать сотрудника из контактов с таким статусом?
    У меня не получается…

    1. Ольга Тимошенко

      Здравствуйте, Андрей.

      Из статуса «Активен» в «Активен (без доступа)» перевести не получится, к сожалению. Точно так же как и из статуса «Неактивен». Это все работает только при создании сотрудника, как в принципе, и описано в рабочих кейсах. Поэтому и из контакта сотрудника в таком статусе тоже не сделать.

Добавить комментарий