Тайм-трекер на кнопке

Бывают моменты, когда нас просят добавить кнопки «Старт» и «Стоп» внутрь ПланФикса, чтобы нативно вести тайм-трекинг в системе. Стандартно мы предлагаем установить специальное расширение в браузер, которое позволяет вести учет времени по нужной задаче и при этом перемещаться по страницам ПланФикса. Но не всем нравится устанавливать расширение в браузер. В таком случае задачу можно реализовать по-своему. Иначе ПланФикс не был бы ПланФиксом 😉 Есть несколько способов настроить тайм-трекинг самостоятельно. Сегодня мы покажем один из них.

Посмотрите короткое демонстрационное видео о том, как эта штука работает:

Теперь разберемся в деталях.

Шаблон задач — позволяет многое

Начнем с настройки шаблона задачи. Но так как одно из полей будет работать с записями справочника, сначала добавим справочник с видами работ, которые и будем учитывать тайм-трекингом:

Справочник «Типы работ»
Справочник «Типы работ».

Теперь в шаблон задач добавляем два поля:

  • Прямо сейчас (тип поля «Запись справочника») — здесь укажите созданный справочник с видами работ.
  • Время начала (тип поля «Дата и время») — тут будем фиксировать начало работ по задаче.

Выводим поля в карточку задачи:

Шаблон задачи
Шаблон задачи.

Двигаемся дальше.

Автоматические сценарии — магия ПланФикса

Настроим сценарий, который зафиксирует время начала работы над задачей. Для этого автоматическим сценарием в поле «Время начала» будем прописывать текущую дату и время. Сценарий довольно простой, вот как он настраивается:

Сценарий добавления текущего времени
Сценарий добавления текущего времени.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Отмечу важные моменты:

  • Сценарий срабатывает, когда изменено значение поля «Прямо сейчас» (1) и в нём есть какое-либо значение (2).
  • Только при таком условии изменяем задачу и в поле «Время начала» (3) устанавливаем значение «Текущие дата и время» (4).

Таким образом, вы фиксируете в системе время начала работ по задаче. А завершение работ фиксируется по кнопке. Её логика работы тоже простая:

  • фиксируется время завершения работы над задачей,
  • добавляется аналитика «Фактическое время работы с датами»,
  • поля очищаются для следующей итерации.

Настройки кнопки:

Кнопка «Стоп»
Кнопка «Стоп».
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Важное по настройке кнопки:

  • Кнопка показывается только тогда, когда в поле «Время начала» добавлено значение (1).
  • Нажимать на кнопку может только исполнитель (2).
  • Аналитика заполняется автоматически теми данными, которые добавлены в поля при старте работ (3).
  • В завершение автоматический сценарий кнопки сбрасывает параметры полей до пустых значений (4).

Обратите внимание, кнопкой заполняется Аналитика. Она выглядит следующим образом:

Аналитика «Фактическое время работы с датами»
Аналитика «Фактическое время работы с датами».
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Типы полей следующие:

  • Дата начала и Дата окончания — «Дата и время»
  • Вид работы — «Запись справочника»
  • Сотрудник — «Сотрудник»

По основным настройкам всё.

Полезность подхода

Теперь хочется показать полезную для руководителя возможность, если применять такой подход к тайм-трекингу. Можно настроить вот такой фильтр:

Текущая занятость сотрудников
Текущая занятость сотрудников.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

В нём руководитель видит текущую загрузку сотрудника, а именно: над какой задачей какого проекта он работает прямо сейчас и во сколько начал. 

Все дело в магическом поле «Прямо сейчас», которое заполняет сотрудник в начале работы. Именно по этому полю и строится фильтр:

Фильтр «Прямо сейчас»
Фильтр «Прямо сейчас».
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Для удобства задачи можно отсортировать по дате последнего изменения.

И в заключение скажу несколько слов про плюсы и минусы такого подхода к тайм-трекингу.

Плюсы очевидны:

  • Легко сделать прямо сейчас, если расширение для браузера по каким-либо причинам не подходит.
  • Работает и в мобильном приложении, если ваши сотрудники им активно пользуются, например, на выезде к клиенту.

Но есть и минусы, о которых тоже важно знать:

  • Предложенный вариант реализации тайм-трекинга корректно работает в тех случаях, когда у задачи только один исполнитель.
  • Во вкладке браузера или у названия задачи не горит значок «Play» или нечто подобное, как это обычно бывает у встроенных прямо в интерфейс трекеров.

Подписывайтесь на наши социальные сети (Facebook, ВКонтакте, Telegram, Twitter и YouTube-канал). Там тоже появляется годнота, которой иногда в блоге нет. Ещё вы всегда будете в курсе последних новинок и не пропустите ничего важного.

19 Comments

    1. Артём Колисниченко

      Степан, если я вас правильно понял, то интервалы будут видны только в отчетах, при добавлении в них формул для просчета этого интервала. Об этом в видео вскользь упомянуто.

  1. Аватар

    Доступно не для всех, т.к. только тариф Корпорация позволяет работать с кнопками — очень жаль, что для фрилансера нет возможности использовать эту функцию

    1. Артём Колисниченко

      Владислав, кнопки доступны, начиная с тарифа «Бизнес».
      А ещё сценарий, который будет выполнять тоже самое, что и кнопка, можно повесить на перевод задачи в статус, например, «Отложенная». Только настройки придётся сделать чуть-чуть сложнее. Таким образом, можно кнопку не использовать вовсе 😉

    2. Аватар

      Можно добавить еще одно поле, которое менять в момент окончания работы и повесить на его изменение такой же сценарий, как в статье на кнопке. Тип такого поля может быть от простого чек-бокса до даты-времени, которое заполняется автоматически текущим временем.

      Единственное надо учитывать, что в отличие от кнопки, такое поле будет видно всегда, а не только, когда начата задача. И помнить о правах на изменения полей (аудитор сможет случайно его изменить, например).

      Но в целом, хоть нюансы есть, задача решается и без кнопок 🙂

  2. Артём Колисниченко

    Не стоит зацикливаться на статусе. Это может быть любое удобное для вас событие, при котором сработает сценарий. Можно то же самое реализовать через поле типа «Список» и вывести в виде плашек «Старт» и «Стоп».

    Один сценарий из заметки вешается на «Старт», другой на «Стоп».

  3. Аватар

    Недавно решали у себя аналогичную задачу. Решение подсказали энтузиасты в чате телеги: реализовать трекинг с помощью подзадач. При начале трекинга в подзадаче фиксируется начало работы, при завершении конец работы — инфа подтягивается в надзадачу в виде стандартной аналитики факт. времени. Подходит и для 1 исполнителя и для нескольких. Если кому-то актуально, могу записать обзор.

  4. Аватар

    А вот еще вопрос. Было бы удобно, чтоб появился чекбокс в настройках отображения по задачам (где выбирается классический, современный вид отображения), который бы прятал чужие аналитики. Возможно?
    У нас вот, если в задаче несколько исполнителей, то лента захламляется чужими аналитиками. Отвлекают.

  5. Артём Колисниченко

    Александр, подскажите, а как определять какие комментарии с аналитиками необходимо спрятать? Часто бывают ситуации, когда пишется важный комментарий по задаче и к нему же добавляется аналитика. Следуя вашей логике, если будет стоять чек-бокс, такой комментарий никто из коллег не увидит. В итоге вы рискуете пропустить важный комментарий. Как быть с этим?

Добавить комментарий