Учет расчетов с клиентами в ПланФиксе — 2014

Это очередной обновленный кейс использования функционала ПланФикса для решения конкретных бизнес-задач. На этот раз мы с вами будем использовать аналитику и отчет для организации системы отслеживания оплат и финансового документооборота с клиентами.

А вот бизнес-ситуация, которую мы с вами будем решать в этом кейсе:

студия дизайна оказывает услуги по разработке различной продукции. Как правило, это разработка дизайна, которая закрывается актами выполненных работ — но иногда случается и напечатать для клиента готовую продукцию типа календарей, тогда нужно закрывать с ним еще и накладные на товар.

Как собрать информацию по каждому клиенту в кучу и понимать, выписан ли ему счет, пришла ли оплата и закрыты ли нужные документы — и при этом не чувствовать себя бухгалтером?
Учет расчетов с клиентами в ПланФиксе
А вот как.

Создаем одну универсальную аналитику “Финоперация” такой структуры:
Аналитика Сразу пара замечаний по структуре:

  • Как видите, в ней есть несколько полей для ввода сумм и общие поля для типа документа (Счет, Накладная и т.п.) и его номера. Такой подход хоть и содержит определенную избыточность на уровне одной записи аналитики (т.к. при вводе данных заполняется только одно из полей сумм, а остальные остаются пустыми), зато упрощает объединение введенных данных в отчете и упрощает процесс ввода, т.к. нужно запомнить и использовать только одну аналитику.
  • В моей структуре присутствует поле “Валюта”, но если ваша компания не ведет операции в разных валютах, то можете смело его опустить — оно вам не понадобится и на результат не повлияет, а время при вводе данных сэкономите.

Как проходит процесс учета?
Прямо по ходу работы над задачами клиентов в ПланФиксе, ответственный сотрудник (а для небольшой студии — обычно ее руководитель) добавляет в задачу действие с аналитикой “Финоперации”. Например, вот так выглядит информация о выписанном клиенту счете на 350 рублей:

Аналитика То есть, работали-работали, обсуждали, обменивались эскизами и переписывались с клиентом — а когда все сделали, то прямо в этой же задаче, не отходя от кассы, добавили такое вот действие. Это удобно тем, что аналитика сразу привязывается и к клиенту, и к конкретному проекту/задаче — в последствии это найдет свое отражение в отчете.

Аналогичным образом фиксируется факт получения от клиента денег — добавляется аналитика “Финоперации”, в поле “Сумма факт” вбивается сумма поступивших денег, выбираем тип документа “Банковская выписка” и указываем ее номер и дату поступления денег.

С закрытием документов поступаем также: при получении от клиента подписанного акта или накладной фиксируем этот факт добавлением в задачу аналитики, заполняем соответствующее поле суммы и даем ссылку на документ.

Все эти операции занимают минуты и не особо отвлекают от рабочего процесса. Зато смотрите что мы получаем на выходе.

Для сбора и анализа данных делаем такой вот отчет по аналитике “Финоперации”:
Отчет Столбцы в отчете я добавил вот такие, но вы можете проявить фантазию — например, добавить проект:

Отчет

Кликните на картинку для просмотра в полном размере

Параметры отбора:
Отчет
Вот как выглядит результат выполнения моего отчета:
Отчет Как видите, ситуация на скриншоте идеальная — все выставленные счета оплачены и закрыты актами. В реальной жизни такое случается редко — и тогда мы сразу увидим несовпадение в столбцах “План поступления» и «Факт поступления” (а значит, клиенты должны нам денег) или незакрытые документами суммы в столбце “Не закрыто” (а значит, надо дернуть клиента на предмет подписанного акта или накладной).

Все это позволяет оперативно видеть картину расчетов с клиентами и закрытие документов по всем текущим проектам — кто кому чего должен и какие хвосты стоит подтянуть. Ну и суммы ожидаемых/полученных средств тоже полезно видеть.

В случае возникновения вопросов тут же можно развернуть любую строку отчета и получить подробную информацию по документам, а при необходимости — сразу перейти в задачу, по которой они выписаны:
Отчет
Такой вот получился простой и полезный кейс из одной аналитики и одного отчета. Не упускайте возможности внести в свою работу чуть больше порядка — как говорит наш дорогой шеф, “куй железо, не отходя от кассы” 🙂

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

13 Comments

  1. А возможно ли в аналитике настроить права доступа?
    Нужно, что бы менеджеры могли добавлять информацию, в аналитику по доходам. Но остальные исполнители эту информацию не видели.
    А исполнители могли добавлять информацию в аналитику по расходам, но ее не видели менеджеры

    1. Дмитрий Гончаренко
  2. У нас сделано практически то же самое, но всё таки лучше разными аналитиками делать план и фак, т.к. у вас нет прав доступа на отдельные поля внутри аналитики, а право выставлять факт должно быть у одних людей (бухгалтерия), а право ставить план — у других (менеджеры по работе с Клиентами), иначе в фирме больше 25 человек уже сложно будет следить за порядком и кто-то где-то да схитрит (удалит план, чтоб скрыть дебиторку или нарисует факт и еще что) придумает.
    А так замечательный кейс! Из него можно делать и платежный календарь и расчет дебиторской задолженности с пенями и можно несколько касс сделать и р/счетов, мне очень нравится это решение!

    1. Дмитрий Гончаренко

      Согласен с комментарием Ирины: если работа по учету разделяется между разными сотрудниками с разными правами доступа, имеет смысл разделить аналитики по людям и настроить для них разный доступ. Это немного усложнит отчет, зато придаст системе больше гибкости.

      Свой кейс я постарался сделать максимально простым, чтобы показать, что начать работу по постановке учета несложно — а развивать и углублять ее можно бесконечно 🙂

  3. Было бы неплохо иметь возможность добавлять аналитику ко всему проекту. Например: план прибыли по проекту столько-то, а то приходиться делать глобальную задачу что-бы добавить аналитику и не искать ее в куче других мелких задач. Но при этом польза сущности проект снижается.

    1. Дмитрий Гончаренко

      Ну вот пока мы не увидели преимуществ цепляния чего-либо напрямую к проекту — наоборот, есть подводные камни в таком подходе. Например, пришлось бы помнить, куда конкретно ты прицепил аналитику — к проекту или к задаче, иначе рискуешь потерять ее в какой-нибудь выборке по условию.

      Что точно нужно в проектах, так это кастомные поля. План прибыли, кстати, тоже лучше ложится в кастомное поле, а не в аналитику — аналитики хорошо использовать там, где речь идет о накоплении множественных данных в ходе работы, а «разовые» данные удобнее вносить в поля.

  4. Для нас самая большая проблема построения почти любого учета на базе аналитик это то что потом в одном конкретном отчета на одну конкретную аналитику можно наложить только один набор фильтров. Из за этого чаще всего что необходимо отражать в разных колонках отчета приходится делать разными аналитиками что действительно усложняет учет. Не хватает возможность просто показать в разных колонках разные поля аналитик, не говоря уже о том что такие аналитики выглядят весьма монстроузно когда суммы разных типов раскиданы по разным полям и заполнятся обычно только одна из них.
    Было бы круто и гибко иметь например возможность включить одну и туже аналитики несколько раз в отчет и на каждое вхождение накладывать свой набор фильтров.

    1. Дмитрий Гончаренко

      А как Вы это видите интерфейсно? Сложно же будет до безобразия — и так сейчас если несколько аналитик в отчете, то все непросто выглядит.

  5. Есть еще вариант, когда подсчет планируемой стоимости можно автоматизировать на основании затраченных часов на работу и ставкой за час (если такой вариант преобладает).

    Но здесь возникает немного сложность в настройке отчета, в котором используется две аналитики (затраченное время и финансы). Поэтому, проще, на мой взгляд, настроить в шаблоне задачи блок финансовой информации (доступ ограничить). Таким образом редактировать данные о поступлениях мы всегда сможем через редактирование описания задачи или через блок справа (там где параметры задачи отображаются).

    Так, зайдя в задачу, мы всегда быстро сможем увидеть информацию о финансах (запись аналитики может потеряться в комментариях), но при этом просмотр данных будет ограничен для некоторых сотрудников.

    Но, тут уже на любителя, как говорится 🙂

    А вообще, спасибо за такую гибкость системы. Благодаря настройке отчетов и доп. полей, справочников, получается автоматизировать кучу рутинной работы.

    1. Дмитрий Гончаренко

      Спасибо за комментарий, Игорь — Ваш способ имеет полное право на жизнь и в каких-то ситуациях действительно может оказаться даже более удобным.

  6. Ещё хотелось бы, чтобы как-то перенеслись «долги» с прошлых периодов. Это в тех случаях, когда план в январе, а оплата в марте. Получается что мы должны, как-бы..

Добавить комментарий