Управление ресурсами компании: заранее бронируем переговорную комнату

Друзья, тут такое дело. Помните, во времена палеолита, еще в старом блоге мы публиковали кейс про настройку ПланФикса для организации переговорной? Те из вас, кто с нами давно, может поностальгировать о том, как же изменился ПланФикс за это время. Однако, кейс полезный, поэтому решили его освежить.

Представьте, в офисе есть переговорная комната. Наша задача организовать работу переговорной так, чтобы сотрудники могли планировать и устанавливать время ее занятости с учетом свободных «окошек».

Берем планфиксовскую аналитику с реквизитом «Период времени», Планировщик «Календарь почасовой», пару бездельничающих сотрудников, которых нужно отправить в переговорку, и начинаем ваять полезные настройки. Для начала настроим аналитику.

Аналитика «Переговорная»

В разделе Управление аккаунтомАналитики — добавляем новую аналитику:

Аналитика «Переговорная»
Аналитика «Переговорная».
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Тут строго, в аналитике должны быть поля типа «Дата» (дата бронирования переговорной) и «Период времени» (забронированное время).

Если в переговорке планируется работа определенных сотрудников, то можно сразу настроить для них доступ к аналитике «Переговорная»:

Настраиваем доступ к аналитике «Переговорная»
Настраиваем доступ к аналитике «Переговорная».
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Теперь переходим к планировщику, в котором будем видеть данные настроенной аналитики. То есть ту самую занятость переговорной.

Планировщик

Для переговорки можно сделать отдельный планировщик, а можно использовать уже имеющийся. Давайте настроим уже существующий, новый настраивается по тому же принципу:

Настраиваем «Календарь почасовой»
Настраиваем «Календарь почасовой».
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Обратите внимание, во вкладке «Параметры отбора» не должно быть никаких условий. То есть выглядеть она должна так:

Вкладка «Параметры отбора»
Вкладка «Параметры отбора».
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Во вкладке «Данные для отображения» выбираем нужную аналитику:

Выбираем аналитику «Переговорная»
Выбираем аналитику «Переговорная».
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

И настраиваем календарную сетку, например, на рабочую неделю:

Календарная сетка для переговорки
Календарная сетка для переговорки.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Получим вот такую «пустографку». Но это пока она пустая, скоро мы ее заполним:

Календарь готов для заполнения данными
Календарь готов для заполнения данными.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Давайте возьмем одну из задач из столбца слева и перетянем ее в «Переговорную» на какое-то время, например, с 15 до 17 часов:

Если перейти в карточку этой задачи, то видно, что наша аналитика прикрепилась комментарием:

Аналитика «Переговорная» в карточке задачи
Аналитика «Переговорная» в карточке задачи.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

В ней указано время ведения переговоров:

Время ведения переговоров в аналитике
Время ведения переговоров в аналитике.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

И так происходит с любой задачей, которую вы перетягиваете из другого списка Планировщика в сетку занятости переговорной: к ней автоматически добавляется аналитика «Переговорная».

Если нужно создать задачу и забронировать переговорную сразу в сетке, кликните курсором на нужное время и протяните его до времени планируемого окончания переговоров:

Если переговорка востребована в вашей организации, то сетка может выглядеть так:

Пример занятости востребованной в компании переговорки
Пример занятости востребованной в компании переговорки.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Обратите внимание, часть задач, к которым у сотрудника нет доступа, закрашена диагонально. При клике на такую задачу сотрудник увидит только время, когда переговорка занята, и кем:

Сотрудник видит, кем занята переговорная комната
Сотрудник видит, кем занята переговорная комната.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

Точно по такому же принципу вы можете выстроить работу по аренде оборудования, использованию служебного автомобиля, занятости зала торжественных мероприятий и многое другое. Основные инструменты для этого, как я уже говорила, аналитика, планировщик и почасовой календарь в нем. Ну и немного желания покопаться в настройках.


Попробуйте настроить работу таким образом, если появятся вопросы — пишите в Службу поддержки, с удовольствием поможем во всём разобраться. А ещё не забывайте о наших социальных сетях: Facebook, ВКонтакте, Telegram, Twitter и YouTube-канале. Там периодически появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.

3 Comments

  1. Аватар

    Тут в кейсе важно отметить пару нюансов:
    — Штрихованные линии — это недоступные для смотрящего задачи, в раках которых произошло бронирование;
    — Чтобы увидеть такие штрихованные аналитики, в планировщике не должно быть никаких условий отбора. Вообще!;
    — Чтобы аналитика попала в такой планировщик, у нее должны быть поля «Дата» и «Период времени».

  2. Аватар

    Как все сложно …
    Добавляешь ресурсы в Exchange Online (Office 365). И это не обязательно только переговорные, это могут быть флип-чарты, проекторы … И бронируешь, … с уведомлением всех заинтересованных лиц, с удобным переносом сроков и их согласованием, с переводом мероприятия в онлайн (в Teams, у которого интеграция с чем угодно, с Zoom, Moodle, Slack …) …
    Если нужно, то календарь можно и сюда синхронизировать … хотя в плане синхронизации календарей Planfix не очень …

Добавить комментарий