Выставление счетов по расписанию

Автоматическое выставление счетов может быть полезно компаниям, которые работают с клиентами по абонентской схеме, выставляя из месяца в месяц стандартные счета — вряд ли кому-то нравится заниматься этой обезьяньей работой вручную

Обезьянья работа

В нашем примере это будет небольшое агентство наружной рекламы, которое размещает рекламные банеры клиентов на своих плоскостях.

Для начала нам нужно будет создать шаблон для задач, в которых будут выставляться счета. В этот шаблон мы добавим кастомное поле “Сумма платежа”, чтобы указывать в нем сумму выставляемого счета:
Кастомное поле

И сюда же прикрепим шаблон документа “Счет”, в табличной части которого будет использоваться это поле:

Шаблон документа Сохраняем шаблон.

Это шаблон-заготовка, общий для всех задач данного типа. Для каждого клиента мы будем создавать по этому шаблону отдельную задачу, причем повторяющуюся. Как это сделать?

Жмем плюс в главном меню у раздела “Задачи” и выбираем созданный нами шаблон:
Выбираем шаблон при создании задачи в ПланФиксе
2. Выбираем контрагента, которому нужно выставлять счета:
Выбираем контрагента при создании задачи в ПланФиксе

3. Добавляем к названию задачи что-нибудь уникальное, чтобы потом можно было легко найти ее среди “близняшек”, например название клиента:
Указываем название создаваемой задачи в ПланФиксе

4. Указываем исполнителя, ответственного за передачу счета клиенту, и сумму, на которую будут выставляться счета:
Указываем исполнителя и сумму платежа

5. Задаем периодичность выставления счета — я выбрал 5 числа каждого месяца:
Задаем периодичность создания задачи-счета в ПланФиксе

6. Сохраняем задачу.

Настройка завершена. Теперь при наступлении 5-го числа ПланФикс автоматически создаст задачу “Счет за рекламу ЗАО “СтальТрансКонтракт”, к которой сразу будет прикреплен готовый счет на 25000 рублей. Ответственный менеджер, который является исполнителем этой задачи, свяжется с клиентом, передаст ему счет и проконтролирует поступление оплаты.

Как вы понимаете, таких повторяющихся задач в системе может быть очень много, и это правильно — работать должны роботы, задача человека в том, чтобы один раз дать вводную установку и потом контролировать результат.

А теперь пару моментов, которые могут быть неочевидны при поверхностном рассмотрении:

  • Что делать, если сумма счета на следующий месяц изменилась? Заходим в Задачи/Повторяющиеся, находим нужный нам шаблон и изменяем в нем значение поля “Сумма платежа” на актуальное. В следующем месяце задача создастся уже с этим значением и счет будет прикреплен на нужную сумму.
  • Что делать, если клиенту больше не нужно выставлять этот счет? Нажмите на стрелочки повторения рядом с задачей для этого клиента и выберите “Больше не повторять”:
    Отмена повторения задачи в ПланФиксе
  • При желании вы можете указать в поле “Исполнитель” контакт клиента и в момент создания задачи он получит уведомление из ПланФикса с текстом задачи и ссылкой на счет.

Мы специально рассмотрели автоматическое выставление счета на этом простом примере, чтобы показать саму суть подхода к решению этой задачи. На самом деле, вы можете выставлять таким образом гораздо более сложные счета и автоматически формировать другие документы.

Вопросы, которые остались невыясненными после прочтения этой заметки, можно задавать в комментариях или нашей Службе поддержки.

26 Comments

  1. Дмитрий Гончаренко

    Спокойнее, народ — а то канонизируете при жизни еще))

    В порядке возвращения самих себя к реальности: будем помнить, что это просто возможность прикрепить к шаблону повторяющейся задачи шаблон документа — ПланФикс даже не подозревает, что мы таким образом собрались счета выписывать 🙂

  2. Аватар

    Для полноценной работы с такими штуками не хватает переменных которые можно было бы использовать в полях.
    Так например из простейших — месяц и год выставления счета которые записались бы в заголовок новой задачи.

      1. Аватар

        Для отчета может быть, не пользовался.
        А вот для задачи не видел.
        У меня в наименование задачи прописан месяц, а то потом при поиске или просмотре массой в клонах не разберешься…

  3. Аватар

    хотелось бы предыдущую задачу усложнить
    1) Есть несколько клиентов
    2) Каждый присылает запросы (заказы), что ему что-то надо сделать. Количество запросов в месяц заранее неизвестно.
    3) По каждому запросу делается оценка стоимости и цена запроса сообщается клиенту
    4) Клиент либо подтверждает — тогда задача идет в работу, либо отказывается — тогда задача закрывается
    5) После выполнения задачи ставится статус «выполнено»
    6) Заканчивается месяц и первого числа следующего месяца надо подбивать ИТОГО и выставлять клиентам счета, причем в счете должна быть расписана каждая позиция (дата, наименование, цена) и в конце счета общая сумма, там же НДС. Понятно, что в счет должны включаться только выполненные задачи. Для счетов должен использоваться шаблон с реквизитами и прочим, куда вставляются все переменные.
    7) И в идеале после проверки сформированных счетов ответственным лицом он тыкает кнопку «разослать» и счета в формате PDF отправляются на email заказчиков, которые заданы как «бухгалтерия». Робот хорошая штука, но если заказчик получит не то что должен получить, он может понять нас не всегда правильно. Поэтому надо бы проверять счета.
    8) После получения оплаты желательно поменять в задаче счета статус на «оплачено» и чтобы все задачи клиента которые были в счете получили статус «оплачена»
    НО
    9) бывают такие клиенты, которые по разным причинам не оплачивают одну или более на их взгляд спорных позиций, т.е. оплачивают меньшую сумму чем общая сумма счета. В этом случае надо выделить эти позиции и поменять на статус «спорная», а оплаченные закрыть.

    Такая у нас ситуация, но хочется запрограммировать робота, а не тратить день на подготовку и рассылку счетов.

    1. Дмитрий Гончаренко

      Ситуация следующая:
      1. Уже сейчас есть возможность формировать счета по отчетам, поэтому в ручном режиме задача решается:
      — делаете стандартный отчет по задачам клиента, выполненным за отчетный период
      — в конце месяца идете по клиентам, выпускаете отчет по каждому и выводите его в виде счета
      — высылать готовый счет клиенту
      Конечно, это не робот — но время экономит здорово.

      2. У нас в планах есть функционал запуска и рассылки отчетов по расписанию — но он пока не очень вяжется с мыслью о предварительной проверке отчетов человеком. Хотя я понимаю, что в каких-то случаях (например, в Вашем) это важно.

      Получаем противоречие «Счет проверять нужно, потому что возможны ошибки и счет проверять не нужно, потому что тогда отправка счетов клиентам занимает много времени». Наиболее распространенный способ разрешения подобных противоречий — развод их во времени или в пространстве. Думаю, в данном случае можно будет использовать комбинированный подход, разводя проверку и отсылку счетов одновременно и во времени, и в пространстве, примерно так:
      — в нужный день у ответственного менеджера возникает задача «Проверить счета перед отправкой клиентам»
      — он запускает отчет по всем клиентам и проверяет его по известному ему принципу
      — за счет того, что происходит это все гуртом, в одном отчете, а не методом открывания множества отдельных счетов, процесс не занимает много времени
      — в случае наличия ошибок, менеджер тут же из отчета попадает в задачу и вносит правки
      — после завершения проверки, он завершает задачу проверки и тем самым активирует ее последовательные подзадачи, каждая из которых запускает выполнение отчета по своему клиенту и отсылает его ему в виде счета.

      Звучит немного сложновато и работать будет только тогда, когда мы сделаем этот функционал, но в принципе задача решаемая.

  4. Аватар

    А есть ли учет выходных и праздничных дней?
    Чтобы задача по расписанию, в случае попадания срока на выходной, выполнила ее в ближайший рабочий день, до наступления срока (или с запасом в 1- 2 рабочих дня).

    1. Дмитрий Гончаренко

      Да, настройки повторения задачи позволяют задать условия типа «Первый рабочий день месяца» и ему подобные:

  5. Аватар

    Доброго времени суток. Вопрос такой.
    При настроенной на повтор задаче с прикрепленной аналитикой, выставляются счета только в формате xls.
    Вот если зайду и добавлю действие, то PDF создаётся. А хочется что бы при автоматическом повторения задачи, генерировались PDF.
    Может я что-то неправильно делаю?

    1. Дмитрий Гончаренко

      Здравствуйте, Алексей!
      Там просто нет настройки для такого случая — места, где можно было бы выбрать тип формируемого файла. Поэтому всегда генерируется xlsx. Надо придумать, как это задавать, но руки пока не дошли.

  6. Аватар

    Здравствуйте! такой вопрос.

    Оказываются регулярные услуги на ежемесячной основе.
    Первая оплата пришла например 12 числа.
    Следующую оплату надо выставить тоже 12 числа, либо за несколько дней до этой даты.

    Для большей автоматизации добавил в проект кастомное поле — «дата первой оплаты».
    В проекте использую повторяющуюся задачу — «выставление счета заказчиком»
    Пытаюсь использовать это поле из проекта — «дата первой оплаты», для того чтобы в повторяющихся задачах автоматом ставилась дата повтора задачи в момент создания проекта.
    Видимо эти переменные не работают в настроках повторяющейся задачи?
    выглядит настройка вот так — http://c2n.me/3LezLz4

    1. Аватар

      Прошу прощения, с ошибками задал вопрос, правильнее его прочитать вот тут:
      Dmitriy Kormiltsev 12.06.2017 03:47

      Оказываются регулярные услуги на ежемесячной основе.
      Первая оплата пришла например 12 числа.
      Следующий счет надо выставить тоже 12 числа, либо за несколько дней до этой даты.

      Для большей автоматизации добавил в проект кастомное поле — «дата первой оплаты».
      В проекте использую повторяющуюся задачу — «выставление счета заказчику»
      Пытаюсь использовать это поле из проекта — «дата первой оплаты», для того чтобы в повторяющихся задачах автоматом ставилась дата повтора задачи в момент создания проекта.
      Видимо эти переменные не работают в настроках повторяющейся задачи?
      выглядит настройка вот так — http://c2n.me/3LezLz4

      1. Дмитрий Гончаренко

        Да, эти переменные так работать не будут — у них единственное предназначение: вывод информации в отчетах и документах, в поля их вставлять не получится.

        В Вашем примере, видимо, нужно просто создавать задачу в первый раз вручную, с выбором даты повторения.

        Другой вариант — попробовать использовать автоматические сценарии, но для этого нужно понимать, к какому событию можно «прицепиться» сценарием и что будет «толкать» его на следующий цикл.

  7. Аватар

    Здравствуйте!
    Спасибо Вам огромное за этот функционал! Как и за все остальное…
    — Очень не хватает возможности использовать переменные в названиях файлов. Все файлы, сгенерированные от одного шаблона, отличаются только по номерам. Если это ежемесячные счета, то в начале следующего года они будут перезаписываться если не заменить название файла в шаблоне. Если клиентов несколько, то для подстановки имени клиента в название файла со счетом надо каждому клиенту делать отдельный шаблон, но тогда не получится сквозная нумерация всех счетов.
    — Полностью согласен с необходимостью в выборе PDF-формата при автоматическом формировании файла.
    — Очень бы хотелось видеть возможность запуска задачи в «Последний день месяца». С помощью костылей мы, конечно, это воспроизвести можем — если сделать 12 отдельных задач и через автоматический сценарий запускать создание задач по шаблону.
    — Так же напрашивается возможность указание в шаблоне нескольких отдельных моментов времени для создания задач по нему.
    Но, возможно, я просто чего то упускаю и поэтому не нашел… Время идет — Вы очень быстро прогрессируете…
    Если бы это было, то тогда совсем красиво стало. Но и без этого всего все очень круто! Спасибо!

    1. Дмитрий Гончаренко

      Спасибо, Алексей!
      Эти пожелания зафиксированы, будем дорабатывать. Нам тоже хочется, чтобы стало совсем красиво)

  8. Аватар

    Доброго дня!
    Мне нужно решить абсолютно идентичную задачу.
    Я правильно понимаю, что в данном посте вы описали не «выставление счетов по расписанию», а «постановка задач-напоминалок ответственному лицу по расписанию».
    Кейс такой:
    1. 5-го числа у бухгалтера всплывает задача типа «Не забудь выставить счет вот этому контрагенту на эту сумму».
    2. Бухгалтер сохраняет на рабочем столе компа шаблон счета.
    3. Вставляет сумму и в реквизиты №счета, дату.
    4. Отправляет по почте эту бумажку заказчику, который указан в задаче.

    Три раза перечитал ваш текст, но так и не понял как в тело счета попадет № и дата. И каким путем он отправится к контрагенту?
    Поправьте меня, пожалуйста, если я не правильно понял.

    1. Дмитрий Гончаренко

      Здравствуйте, Андрей!

      Можно сделать по-разному:
      — Просто «напоминалку» о том что нужно выставить счет
      — Сразу автоматически формировать счет и давать его на одобрение ответственному, который проверит и отправит его клиенту
      — Формировать счет и сразу отправлять клиенту, без предварительного одобрения ответственным.

      В заметке описан второй способ: счет формируется сразу, в момент создания повторяющейся задачи, и предоставляется на одобрение ответственному.

      В Вашем случае, как я понимаю, сумма счета изначально неизвестна — т.е., она может меняться от месяца к месяцу и при этом в ПланФиксе нет данных, из которых она состоит. В таком случае можно немного адаптировать описанный кейс и выстроить работу таким образом:
      — 5-го числа автоматически формируется повторяющаяся задача бухгалтеру «Выставить счет такому-то контрагенту»

      — в задаче УЖЕ сформирована заготовка счета, в которой:
      — есть наименование контрагента
      — есть все его банковские и прочие реквизиты (взяты из его карточки компании)
      — есть дата (берется из переменной, посмотрите как это организовано, к примеру, в шаблонах счетов в этой конфигурации https://planfix.ru/conf/planfix/invoicing)
      — есть номер (тоже там можно посмотреть)

      — бухгалтер открывает полученный счет на редактирование — можно прямо в ПланФиксе, без загрузки. или скачивает и открывает в привычном Экселе — редактирует сумму и сохраняет документ опять в ПФ

      — Отправка клиенту происходит путем выделения его в интерфейсе добавления комментария. Для этого удобно в шаблоне повторяющейся задачи сразу добавить представителя клиента участником в эту задачу. Тогда он не будет автоматически получать ничего в момент создания задачи, но будет присутствовать в ней и бухгалтеру будет достаточно только кликнуть на его имя при отправке счета.

      Если что-то осталось нераскрытым — пишите, постараюсь развернуть поподробнее. НУ или всегда можно написать коллегам в Службу поддержки, они обычно отвечают оперативно.

  9. Аватар

    Спасибо за комментарий!
    Первая мысль после прочтения вашего пояснения «Черт, у меня же ежемесячные платежи фиксированные и их не нужно согласовывать и проверять. Нужно автоматом отправлять клиенту. Почему я сразу это не уточнил? Заставил описывать не тот кейс.»
    А после повторного прочтения сообразил, что у меня есть оба кейса. Просто я даже не задумывался, что можно облегчить жизнь при выставлении счетов на основе меняющийся аналитики.
    Спасибо за это!

    По кейсу «автоматическая отправка периодических счетов с фиксированной суммой» один дополнительный вопрос.
    Если я правильно понял логику, то при создании задачи все участники получают уведомления. Но чтобы посмотреть счет, нужно иметь доступ в Планфикс.
    1.Как сделать, чтобы при создании задачи сам счет отправлялся в качестве прикрепленного файла на почту заказчику без нашего участия?

    2. Раскройте процесс создания счета в формате PDF с наложением печати и подписи.
    Спасибо!

    1. Дмитрий Гончаренко

      1. Для этого нужно:
      — Дать повторяющейся задаче название, которое станет темой письма
      — В описании задачи должен быть текст письма, которое получит клиент — вроде «Здравствуйте, прикрепляю счет за март…»
      — К задаче должен быть прикреплен счет, формирующийся по шаблону
      — Исполнителем повторяющейся задачи нужно поставить получателя письма (представителя клиента).

      При создании задачи она сразу отправляется исполнителю, поэтому если исполнителем является представитель клиента, он получит письмо с прикрепленным счетом.

      2. В справочной статье про шаблоны документов , в разделе «Полезные приемы при создании шаблонов» описана процедура использования печати в документе. Делаете шаблон в Экселе с печатью, а в повторяющейся задаче выбираете формирование файла по шаблону в формате PDF:

Добавить комментарий