Задачи из аналитик

Сегодня в ПланФиксе праздник — достигнута очередная веха на пути окончательной победы роботов над человеками

Роботы побеждают человеков в ПланФиксе

Хотя в интерфейсе выглядит это не так красочно, как на гифке, последствия появления новой операции в автоматических сценариях впечатляют. Но давайте по порядку.

Вот стандартный кейс проникновения роботов в автоматизацию бизнес-процессов небольшой компании, предоставляющей услуги:

  • Запросы от потенциальных клиентов попадают в ПланФикс.
  • В системе заготовлены шаблоны задач с типовыми наборами аналитик-работ или услуг для стандартных ситуаций — так их удобнее использовать для подготовки предложения по запросу конкретного клиента, ведь править “табличку” с перечнем работ всегда легче, чем набивать с нуля.
  • После того, как по шаблону создана задача с нужным набором аналитик, клиенту автоматически формируется и отправляется красивое коммерческое предложение.
  • Если клиент согласен, на основании тех же аналитик формируется счет и договор с приложением, где расписан перечень согласованных работ.
    Вот наш клиент все подписал и даже сделал предоплату. Нужно приступать к выполнению заказа.

… и тут возникает засада — автоматизация закончилась, теперь нужно ручками набивать задачи, которые мы должны будем выполнить для клиента согласно всех этих красиво и автоматически сформированных компредов и счетов с договорами.

При этом обычно за каждой аналитикой-работой или услугой, фигурирующей в договоре, стоит отдельная задача. Поэтому нет ничего удивительного в том, что нас давно просили сделать какой-то способ автоматически формировать задачи на основании данных аналитики.

Теперь такая возможность появилась.

Как это работает
Давайте рассмотрим формирование задач из аналитик на примере студии, которая занимается разработкой сайтов. У нас уже есть задача-заказ, содержащая перечень аналитик-работ, которые мы должны провести в рамках согласованного с клиентом договора. В моем учебном примере это будет всего 4 позиции, а в реальной жизни их обычно десятки. Иногда сотни — например, в работе компаний, которые занимаются SEO-оптимизацией.

Для того, чтобы создавать задачи из аналитик, в своем примере я использую кнопку. Нужно же оставить себе хотя бы видимость контроля со стороны человека 🙂 А вообще, эта же операция может происходить по любому событию, которое поддерживают автоматические сценарии — например, при переводе задачи-заказа в статус “Производство”.

Настройки моей кнопки выглядят так:

Кнопка для создания задач из аналитик в ПланФиксеНастройки создания задач из аналитик в ПланФиксе

Новая операция “Создать задачи из аналитики” хорошо видна в нижней части скриншота. В ней мы вначале выбираем, какие задачи и из какой аналитики нужно создать, а затем указываем, какими данными из аналитики заполнять поля создаваемых задач.

Все опции и варианты, наверное, здесь рассматривать нет смысла — вы познакомитесь с ними в процессе настройки и подберете оптимальные для своей ситуации. Давайте лучше посмотрим небольшую демонстрацию работы моей кнопки:

Создание задач из аналитики по кнопке

кликните для просмотра в полном размере

Как видите, ПланФикс сделал то, что я указал в настройках своей кнопки:

  • создал по подзадаче для каждой строки аналитики “Услуга”;
  • названием подзадачи сделал название услуги (работы, которую мы должны провести);
  • дополнительно заполнил поле “Плановые затраты” значением реквизита аналитики “Стоимость”.

Это очень упрощенный пример. В реальности вы можете автоматически создавать задачи с длинными и понятными названиями, заполнять их нужными данными из аналитик, распределять по исполнителям, используя роли в проекте — в общем, использовать всю накопленную ранее мощь ПланФикса для продвижения в глубины автоматизации рабочего процесса.

Ведь роботам только того и надо 🙂

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

14 Comments

  1. Аватар

    Писал длинный коммент, «алаверды», но что-то зависло и не отправилось. Буквально вчера Клиенту рассказывал что при просчете проекта создаете задачи, и если он запускается то можно с уже готовой структурой и декомпозицией работать, поскольку задачи уже есть. А теперь и задачи создавать заранее не нужно, сделали весь просчет в аналитиках, потом бац и если Клиента подписали, уже создали задачи. Но правда потом связи между ними устанавливать, вот если бы еще сценарии умели связями задач управлять…. Спасибо, ребята, вы лучшие.

  2. Аватар

    Новость супер, автоматизация все больше и больше, спасибо вам )
    Но я никак не пойму почему «вокруг да около».
    Корневое что нужно всем — автомат расстановка задач в ПРОЕКТАХ, т.к. эта сущность есть, для этого всего нужны статусы проекта и небольшая связка с процессами, это есть в большом количестве црм на рынке.

    Именно это решит подавляющую потребность, я уверен что 80% клиентов не юзают задачи как проекты (те же студии разработки указанные в примере), а юзают стандартные проекты, как и мы

    Сейчас же преследуется логика задача = проект, и вся автоматизация под это, не пойму зачем сущность проекта тогда, когда нет автоматизации под нее

    В 20ый раз прошу обратить внимание на это )
    Искренне благодарны заранее!

    1. Аватар

      Тоже была такая мысля по началу работ… Но быстро привык. Сейчас в принципе уже и менять то не хочется.
      У меня проект это типа такого «Почта», «Продажи», «Поддержка Планфикс», «Календарь»… но в принципе в этот раздел практически не захожу.

  3. Аватар

    Это не новость, а БОМБА, всех соседей по офису перепугал, подумали, что у нас кого-то убивают, забегает народ, а я танцую и радости нет предела, потому что в выходные я автоматизирую процессы и с понедельника я работаю на 1-2 часа меньше, спасибо, это круто. С Уважением и благодарностью.

  4. Аватар

    «клиенту автоматически формируется и отправляется красивое коммерческое предложение»—!!!!!!вот здесь бы еще добавить замечательный пункт
    -вычислили сколько раз клиент открыл это письмо, сколько раз клиент нажал на ссылку в письме и прочитал это красивое КП.
    Далее уже реализованное —ПланФикс определил Lead scoring клиента https://forum.planfix.ru/viewtopic.php?f=20&t=5488 (учитывая активные действия клиента), менеджеру пошло уведомление, что клиент»горячий». Может даже система автоматически выслала дополнительный оффер!!!
    Ну а далее по тексту…»Если клиент согласен»
    Так держать, новость огненная и очень радостная !!!
    Все больше вижу, что автоматика завязывается на аналитики, следовательно —по максимуму делаем бизнес-процессы с учетом на аналитик( и справочников конечно)

    1. Дмитрий Гончаренко

      Здравствуйте, Михаил!
      Я думаю, что на этапе выполнения контроль переходит на уровень задач. Если в каком-то случае этого недостаточно, дайте больше информации, обсудим.

      1. Аватар

        Здравствуйте, Дмитрий.
        Мы ,в своей работе ,добавляя аналитики услуг ,например, формируем заказ, заключаем договор и начинаем выполнять это.
        В данном случае, у нас задублируются услуги и как вести учет того ,что сделано?Но и в отчете мы увидим услуг ,а если они с ценой ,то и сумму в два раза больше.

  5. Аватар

    Можно добавить выбор шаблона на основе данных из аналитики?

    Одна строчка в аналитике может под собой подразумевать целый процесс.
    Под этот процесс есть свой шаблон с подзадачами, сроками и т.д.
    И если этих услуг несколько, то нужно разворачивать несколько разных шаблонов.

    1. Дмитрий Гончаренко

      Теоретически можно все, но для планирования таких доработок нужны кейсы с примерами реальных бизнес-ситуаций, в которых это востребовано. Так что если есть такие, присылайте, будет полезно.

Добавить комментарий