Ода Хронике

Каждый день я пользуюсь множеством инструментов ПланФикса. Некоторые из них уникальны. Мы сами их придумали, они дают супервозможности и мы ими гордимся. Как и всем ПланФиксом вцелом.

Но без Хроники я не представляю своей работы в принципе.

Сюда стекаются все вопросы от моих коллег. Все обсуждения нового функционала ведутся здесь. Тут все обращения клиентов. Задачи, которые я ставлю сам себе. Письма, приходящие на мой рабочий email. Пока нет приложения для iOS, всякие домашние дела я тоже присылаю сам себе на планфиксовскую почту — они всплывают в Хронике и после этого я о них точно не забуду. Кстати, о приложении — я уже видел прототип. Знаете, что появилось в нем в первую очередь? Хроника. И это не случайно.

Хроника это далеко не вся моя работа. Она помогает только отреагировать на происходящее, это способ ведения цепочки уже начатых задач и дел. Для обзора с высоты, планирования и т.п. я использую другие инструменты ПланФикса. Но большая часть моего дня проходит в решении текущих задач. Когда я на выезде, тоже очень важно не запороть текучку и не дать клиентам, партнерам, коллегам простаивать в ожидании моего ответа. И вот тут Хроника просто незаменима.

В Хронику попадают только те события, которые требуют моей реакции — это важно. Я не болен распространенной болезнью руководителя “подписаться на все-все-все что происходит в компании и читать, читать, читать — вдруг что-то важное пропущу”. Поэтому моя Хроника не засоряется, я работаю в идеологии пустого инбокса и часто вижу ее вот такой. Это дает ощущение свободы: я ответил на все вопросы, никому ничего не должен и могу сам решать, чем мне сейчас заняться.

Конечно, я не робот и использую психологические лайфхаки. Например, если по какой-то причине я не хочу заниматься определенной задачей, я нажму колокольчик напоминания и выберу что-то вроде “Во второй половине дня”. Событие на время исчезает из Хроники — и из сердца. Вроде и задачу “отработал”, и время сэкономил, и ничего не потеряется — ведь в нужное время задача опять всплывет в Хронике. Это прям очень помогает. Никакой другой инструмент общения не даст мне такой возможности спокойно выгрузить из мозга то, чем я не хочу сейчас заниматься, и при этом автоматически вернуться к нему в назначенный час.

К чему этот восторженный и внеочередной пост-ода собственному продукту?

Просто я уезжаю в отпуск и лишний раз задумался о том, какую свободу дает мне Хроника. Я вообще не боюсь что-то пропустить или забыть. При этом у меня есть выбор: тратить каждый день по 10-15 минут на то, чтобы выборочно отреагировать на важные задачи и комментарии, или по приезду сесть и за пол дня отработать все, что мне написали. И для этого мне не понадобится растекаться по почте, соцсетям и мессенджерам — все будет выстроено по порядку в моей любимой Хронике.

Поэтому эту заметку я пишу не как разработчик, а как пользователь. Ребята, если вы по какой-то причине еще не пользуетесь Хроникой — начните делать это прямо сегодня. Заведите в нее почту. Отпишитесь от лишних уведомлений по проектам и задачам, которые не требуют вашей реакции. Переделайте свой доступ к задачам, которые не должны контролировать лично, на аудиторский, чтобы избежать лишних автоуведомлений о смене статуса, завершении или просрочке. Оставьте себе только то, что действительно важно — и начните жить свободно.

А я в отпуск.

Пора в отпуск)

 

Lemur: чат с интеграцией в ПланФикс

Дмитрий Гончаренко: Сегодня у нас в рубрике «Рассказ от первого лица» не совсем обычный гость. Валерия Астахова из Lemur live chat рассказывает о том, как ее команда пришла к идее сделать чат, интегрированный с ПланФиксом и что из этого вышло.

Валерия Астахова: Наша команда уже давно пользуется ПланФиксом для внутреннего менеджмента, и это настолько удобный инструмент, что мы решили использовать его в качестве CRM-системы для работы со своими клиентами (то есть осуществлять поддержку клиентов через ПланФикс). Недоставало лишь удобного ПФ-ориентированного онлайн-чата, который бы объединил в себе возможность обращения через живой чат и мессенджеры. В нашем представлении чат должен был работать следующим образом:

  • обращения клиентов через все доступные каналы должны передаваться в ПланФикс, становиться задачами, созданными по определенным шаблонам, и равномерно распределяться по саппортерам;
  • данные по каждому клиенту, которые он вводил при инициации чата (email и имя), должны подтягиваться автоматически в ту же задачу и синхронизироваться с внутренней БД компании, а также обновляться в режиме real time;
  • в нерабочее время сообщения клиентов также должны либо становиться задачами в ПФ (ответ саппортера должен уходить на почту, которую клиент указал при инициации чата), либо отправляться прямиком на указанный в панели управления email (где саппорт сам будет сортировать входящие обращения);
  • любое обращение через мессенджеры в нерабочее для саппорта время получало бы автоответ из ПФ, извещающий в какое время будет доступна онлайн-поддержка и на какую почту обратиться, чтобы продолжить диалог офлайн;
  • при этом чат должен был легко интегрироваться на любые сайты, не конфликтовать со стилями, иметь адаптивный дизайн, возможности персонифицировать общение, быть мультиязычным и просто радовать глаз клиентам.

Итак, стартовали поиски чата, который бы удовлетворял вышеперечисленные требования и при этом отдавал бы нам только виджет, без обязательного форвардинга всех сообщений в свое приложение. Чат должен был иметь открытое API и интеграцию с социальными сетями и мессенджерами.

Увы, самый популярный ответ от ведущих live chat платформ был примерно такой: “Работа с сообщениями клиента производится из нашего приложения для оператора чата. По API двустороннего обмена сообщениями нет. API предназначено для передачи истории чата и данных из CRM. Вести диалог из CRM у нас нельзя”.

Также live chat платформы часто не предоставляли возможностей размещения кнопок мессенджеров в одном с чатом окне, и нам пришлось устанавливать виджет мессенджеров отдельно. Две разные формы обращения на сайте выглядели странно для клиентов, что и говорить…

Отчаявшись найти готовую экосистему, мы начали поиск виджета чата на Github. Но при попытке внедрить самый многообещающий тут же столкнулись с трудностями по обмену сообщениями с ПФ. Тем временем наш back-end разработчик ̶п̶с̶и̶х̶а̶н̶у̶л̶ продемонстрировал собственное рабочее решение с двусторонним обменом сообщений на Golang. Вся команда тут же дружно решила, что стоит придерживаться этого варианта. И что будет рационально, если он его закончит, а front-end разработчик напишет под него код по клиентской части.

Итого, на бэке были реализованы API для ПФ и виджета, web-socket сервер для обмена сообщениями и база данных чата на RedisDB. На фронте появился универсальный виджет с кнопками обращений через онлайн-чат или соцмедиа (на выбор клиента).

Lemur Live chatНа стороне ПФ тем временем кипела работа по созданию шаблона карточки клиента с кастомными полями, значения для которых подтягивались из чата автоматически (когда при первом обращении клиент указывал необходимые данные), а также перекрестных интеграций нового чата, ПФ и мессенджеров. Также были созданы шаблоны задач клиентской поддержки и автоматические сценарии Get и Post запросов в нашу базу данных с подтягиванием дополнительной информации о клиенте в ПФ-задачу. Так у нас в ПланФиксе появилась клиентская база с реальными email-адресами и контактами в соцсетях и мессенджерах, которой маркетологи уже воспользовались по-своему 🙂

Задача-общение с клиентом из Lemur Live chat
После того, как в чат были успешно интегрированы мессенджеры, мы хотели вздохнуть с облегчением, но не тут-то было. Оставался открытым вопрос офлайн-режима чата и подстановки наших email-адресов в ответах на офлайн-запросы через ПланФикс. Нас здорово выручили виртуальные адреса ПФ, проблема нашла изящное и простое решение: в админке lemur.io мы просто прописали email проекта ПФ под названием “live support”, куда складываются все обращения от клиентов. Таким образом, задачи приходили в привычный всем саппортерам проект, а ответы уходили клиентам на указанный мейл будто бы с нашей почты.

Вопрос обращения в поддержку в нерабочее время через мессенджеры решился настраиванием автоматического сценария в ПФ по триггеру нерабочего времени для группы “live support”. Автоматический сценарий самостоятельно отправлял клиенту ответ о том, в какое время онлайн-поддержка сможет ответить на его вопрос, и на какой email следует обратиться, если необходимо продолжить диалог через почту.

Пока мы радовались, пришел фидбек от нашей поддержки, благодаря которому были созданы фильтры для задач ПФ и автоматические сценарии на статусы “Ожидаем ответа клиента” и “Нужно ответить клиенту”, что визуально существенно облегчило работу. Также саппорт персонифицировал уведомления от ПФ в телеграм — чтобы даже вне рабочего места быть в курсе каждого обращения (и втихаря саппортить через тележеньку).

Список обращений клиентов из чата Lemur в ПланФиксе
Так появился удобный для нас со всех сторон чат lemur.io, который к нашему восторгу даже без маркетинговых трюков стал набирать востребованность среди пользователей ПланФикса. На данный момент Lemur представляет собой живой чат, который на 100% совместим с ПФ по chat API. В дополнение он имеет все интеграции с социальными сетями, которые есть у ПФ, и может быть легко установлен на любой сайт. Сообщения из чата (или из мессенджеров) приходят в ПФ и уходят клиенту обратно по всем правилам постановки задач вследствие соответствующих интеграций. Информация о клиенте также доступна внутри ПланФикса.

После многочисленных отзывов первых пользователей к релизу готова версия lemur.io 2.0. Наша команда постаралась по максимуму учесть пожелания клиентов по внедрению новых функций в чат (поэтому переписала практически весь исходный код, работая по 23,5 часа в сутки без выходных). Из очевидных улучшений, которые будут видны нашим пользователям, особо хочется выделить следующие:

  • разработана новая структура обмена данными между чатом и сторонними сервисами. Появилась возможность гибкой мультироут-интеграции, которая позволит коннектить между собой различные среды.
  • увеличена скорость передачи сообщений в обе стороны. Разницу ощутите мгновенно 🙂
  • упрощен код, который Лемур отдает клиенту для внедрения на сайт. Теперь это всего лишь одна строка!
  • улучшена и доработана анимация виджетов. Дизайн чата подвергся значительному апгрейду, и теперь Лемур будет радовать вас не только своей пользой, но и эстетикой.
  • доступен выбор между персонализированным режимом и режимом инкогнито. Теперь вы сможете показать клиенту имя и аватар саппортера таким, каким он сохранен в вашей CRM, либо наоборот скрыть любые личные данные.
  • добавлен новый язык виджетов чата: Лемур заговорил на французском!
  • активирована функция visitor has gone. Такое сообщение позволит вашей поддержке понять, что собеседник покинул чат.
  • внедрены поддержка markdown и смайлики, чтобы персонализировать общение с клиентами.
  • полностью переработан механизм обмена прикрепленными файлами. Помимо превью, в чате будут отображаться имя и размер файла.
  • обновленная мобильная версия чата: с мобильных устройств будет доступен тот же функционал, что и в web-версии.

Lemur: Чат на сайте для ПланФиксаКоманду создателей Лемура безусловно радует, что решение внутреннего кейса нашей компании созданием ПФ-ориентированного чата оказалось полезным и востребованным!

P.S. от саппорта lemur.io: клиенты, отсылающие полезные и добрые фидбеки, cпасибо! На вас в̶е̶с̶ь̶ ̶м̶и̶р наш чат держится!

P.P.S. Для подключения бесплатного пробного периода обратитесь в поддержку на лендинге и укажите промокод «Unlimited Lemur».

 

Валерия Астахова

PM проекта lemur.io

Lemur live chat

 

 

 

И еще один P.S. от меня: Если у вас есть интересная история внедрения ПланФикса или необычное решение, которым вы можете поделиться с нашими читателями, присылайте их в нашу Службу поддержки с темой «Рассказ от первого лица». Мы с удовольствием их опубликуем, это совершенно бесплатно, достаточно написать действительно полезный материал.

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

Внедрение ПланФикса на производстве: Интеграция с приложением для считывания штрих-кодов

Дмитрий Гончаренко: Сегодня в рубрике Рассказ от первого лица уже знакомый вам Сергей Улаев, руководитель компании AffContext, рассказывает о том, как использование штрих-кодов помогло подключить в ПланФикс рабочих на производстве. Тема, которую не раз подымали наши пользователи, раскрывается на примере конкретного внедрения, которое можно повторить на любом предприятии.

Сергей Улаев: Похоже, что это будет завершающая часть по нашей «трилогии» внедрения ПланФикса на одном производственном предприятии.
Напомню, что до этого были следующие статьи:

А эта часть будет технической. Очень технической. Чтобы показать кусочек (написал сначала «всю», потом понял, что описать весь возможный функционал системы просто невозможно) «подкапотной мощи» в интеграциях с, казалось бы, самыми нетривиальными приложениями. Например, с приложением для сканирования штрих-кодов – XSCANPET.

Фактически, в этой статье будет описано, как можно автоматически выгружать данные из любых источников в аналитики задач ПланФикса. Читать дальше →

Сохраненные отчеты

В агентстве “Перфекционист” при расчете зарплаты учитывается 27 сложно связанных между собой факторов (директор, кстати, думает над тем, чтобы добавить еще 3). Поэтому отчет, по которому Ольга Петровна ежемесячно делает начисления, выполняется 8 минут. Если Ольге Петровне нужно посмотреть данные за предыдущий месяц, она меняет дату, жмет “Запустить отчет” и идет ставить чайник.

В расчете себестоимости проектов бюро “Коровкин и Ко” используются личные коэффициенты участвующих в них сотрудников. Со временем сотрудники растут, их коэффициенты повышаются, и это здорово. Но если запустить отчет по старому проекту, он выдаст результат, не совпадающий с реальной себестоимостью на момент его завершения, потому что в него подставятся текущие коэффициенты сотрудников. Семену это не нравится, поэтому он приноровился экспортировать данные отчета в Excel и сохранять их у себя на компьютере. Не очень удобно, но зато есть архив реальной себестоимости.

Студия “Сайт за два” работает с клиентами прямо в ПланФиксе. Представитель заказчика добавлен в аккаунт, он ставит задачи менеджеру проекта и решает с ним все вопросы, а команда работает в соседних задачах проекта, к которым имеет доступ менеджер, но не имеет клиент. Это позволяет им спокойно обсуждать все нюансы (включая личностные характеристики клиента) и вести учет затраченного времени сразу по ходу работы. Но есть одно неудобство — клиент не увидит эти данные в отчете, ведь у него нет доступа к задачам команды. А работать в одной задаче и отражать данные по затраченному времени в другой, доступной клиенту, неудобно для сотрудников. Поэтому раз в месяц менеджер делает отчет по реальным задачам команды, экспортирует его и уже в виде файла прикладывает в задачу, где обсуждаются финансовые вопросы с клиентом.

Такие вот обычные истории. Работа идет, все привыкли, недовольных нет. Но есть во всем этом что-то, явно требующее оптимизации.

Что ж, будущее не предопределено. Нет судьбы, кроме той, что мы творим сами.

Нет судьбы, кроме той, что мы творим сами

Теперь вы можете сохранить любую версию отчета: Читать дальше →

HTML-шаблоны писем из ПланФикса

С точки зрения рациональности, в письме важнее всего содержимое. Но какими бы рациональными мы себя не считали, форма подачи все равно на нас действует. Такова природа человека, наш мозг чутко реагирует на красоту даже в обыденных вещах.

Красота не всегда требует жертв. HTML-шаблоны в ПланФиксе можно использовать совершенно бесплатно

Читать дальше →

Что такое архитектура вашей системы управления проектами

Сергей Улаев, руководитель компании AffContext

Дмитрий Гончаренко: Вооружившись серпом и молотом в преддверии первомая, Сергей Улаев, руководитель компании AffContext, бьет по самому дорогому — схемам бизнес-процессов, про которые многие любят поговорить, но толк от этого получается далеко не всегда. У Сергея особый взгляд на этот вопрос, которым он делится с нами в своей фирменной манере изложения. Слово Сергею.

Сергей Улаев: Пожалуй, это тот случай, когда самый «смак» нужно вытащить в начало статьи. Поэтому вот вам сразу вся «соль». Мы к ней ещё вернёмся и по тексту, но ловите сразу. Кидаю!

Читать дальше →

ПланФикс на вашем домене

Мы хотим, чтобы ПланФикс был для вашей компании удобным домом, в котором вы могли бы чувствовать себя примерно так

В ПланФиксе как дома

Ну, разве что в более работоспособном состоянии. Хотя комфорт и расслабленность тоже не помешают, особенно для творческого процесса 🙂

Конечно, тут принципиальное значение имеют возможности системы и ее соответствие вашим потребностям. Но внешние факторы тоже важны. Поэтому мы постоянно добавляем новые инструменты для превращения ПланФикса в систему управления вашей компанией не только по сути, но и по форме.

Вы уже достаточно давно можете:

А теперь появляется возможность работать с ПланФиксом на своем домене. То есть, он не только будет уникальным внешне, но и расположится на домене вашей компании, например так: Читать дальше →

Обязательность системных полей

В шаблоне можно отметить поля, которые обязательно должны быть заполнены при создании задачи, проекта или контакта. Правда, до сегодняшнего дня это касалось только добавленных вами пользовательских полей, а системные поля такого признака не имели. Так повелось с давних времен, и это отдельная история. Но идеологически верно было дать возможность управлять обязательностью заполнения системных полей так же, как это сделано для кастомных. А долги нужно отдавать, даже если это долги идеологические. Поэтому мы провели кучу работы для того, чтобы вы могли поставить красную звездочку у любого поля задачи, контакта или проекта — и не пропускать никого мимо этих красных маячков

Пока не заполнишь поле, дальше не проехать

 

Как это работает?
Читать дальше →

Слава роботам!

Новость небольшая, но по-своему знаменательная: сегодня в ПланФиксе официально появились роботы. Те самые, которые согласно нашему неформальному девизу должны работать. Неофициально они присутствовали в системе и раньше, просто обычно действовали от имени учетных записей сотрудников, которые вынужденно прикидывались роботами

Слава роботам! Свобода человекам!

Эти времена ушли, теперь вы совершенно официально можете добавить в свой аккаунт робота, который обладает полноценными правами администратора и при этом не занимает слот сотрудника в платных пакетах: Читать дальше →

Внедрение ПланФикса на производстве: Взгляд сотрудников

Дмитрий Гончаренко: За непроницаемым лицом человека на фото скрывается бурная фантазия и умение доводить до конца сложные проекты по автоматизации производства. Сергей Улаев, руководитель компании AffContext, частый гость рубрики Рассказ от первого лица — и каждый его рассказ не оставляет читателя равнодушным. Сегодня он на реальных примерах показывает, каким может быть интерфейс системы управления производственным предприятием для ключевых ролей и бизнес-процессов. Присущий Сергею юмор и использование элементов народного творчества делают рассказ на эту серьезную тему легко читаемым и усвояемым. Или усваиваемым?

Сергей Улаев: Эта заметка является логическим продолжением статьи Внедрение ПланФикса на производстве: Взгляд руководителя. Там мы делали пару раз намёки на то, что покажем внутренний интерфейсы «рабочих столов» каждого из отделов компании ООО «ИнБетон», на примере которой мы показываем, как можно внедрить Планфикс на производстве.

В прошлой статье мы схематически показывали отделы компании, которые работают в системе. С этого момента и продолжим: Читать дальше →