Антиспам 1.0

Тот, кто активно работает в ПланФиксе с e-mail сообщениями, рано или поздно сталкивается с попаданием в систему спама. Конечно, его можно просто удалять —  но в какой-то момент понимаешь, что тратишь много лишних усилий, а прогресс, мягко говоря, отсутствует

Боремся со спамом в ПланФиксе

Поэтому мы потратили квант времени и сделали простую систему, позволяющую блокировать спам, попадающий в ваш аккаунт. Конечно, это не решит всех проблем, но в распространенных случаях помогает.

Как это работает
Когда вы впервые получаете письмо от нового контакта и оно становится задачей в ПланФиксе, помимо привычных кнопок “Принять” и “Отклонить” теперь вы увидите кнопку “В спам”:

Задачу в ПланФиксе можно отправить в спам

По действию она очень похожа на аналогичные кнопки в почтовых клиентах. Нажатие на нее приведет к удалению задачи, а контакт получит специальное “спамерское” обозначение вместо иконки:

Контакт-спамер в ПланФиксе

Если спам пришел от контакта, с которым раньше у вас были вполне рабочие взаимоотношения (дело житейское, могли почту увести, например), получившуюся задачу можно отправить в спам в меню действий:

Отправка задачи в спам

Работает это аналогично: задача удаляется, а ее постановщик помечается как спамер.

Обратите внимание: новые письма от такого контакта приниматься не будут, так что не злоупотребляйте отправкой в спам задач-писем, которые вам просто не нравятся. Например, если ваш вчерашний клиент решил включить ваш адрес в рассылку о своем продукте, возможно будет правильнее отписаться от этой рассылки, а не отмечать ее спамом. Вдруг он через какое-то время напишет вам о новом заказе ваших услуг и его письмо попадет под спам-обрезку.

Бывает и так, что спам приходит на e-mail адрес задачи и становится новым действием к ней. Для таких случаев мы добавили возможность отправить в спам конкретный комментарий, пришедший по почте:

Отправка комментария в спам

Этот комментарий будет удален, а его автор будет отмечен как спамер. Последующие сообщения от него попадать в ПланФикс не будут.

Есть и прямая возможность отметить контакт спамером. В карточке контакта появился дополнительный пункт меню для таких случаев:

Отметить контакта спамером

Как вернуть контакт к жизни
Жизнь учит, что в любом деле возможны ошибки. Если вы по ошибке отправили в спамеры хорошего человека, есть возможность это исправить. Список всех контактов, которые любой из сотрудников любым образом отправил в спам, администратор аккаунта может увидеть в Управлении аккаунтом / Работа с e-mail / Корзина спам-контактов:

Удалить контакт из спам-листа

Если удалить контакт из этого списка, он станет обычным контактом и вы начнете получать от него почту. При этом письма, которые были им отправлены в период пребывания в спам-листе, в ПланФикс уже не попадут.

Как еще можно бороться со спамом
Вообще, мы всем советуем не доводить дело до борьбы со спам-письмами внутри ПланФикса. Гораздо эффективнее отдать ее в руки тех, кто на этом съел не одну @ — почтовым сервисам.

Идеальным для вас будет такая схема работы с почтой в ПланФиксе:

  • Входящая почта попадает на внешний ящик на одном из сервисов, обладающих качественным спам-фильтром: GMail, Mail.ru и так далее. Ну или на ваш корпоративный почтовый сервер, если там все хорошо с антиспамом.
  • Там настраивается автоматическая переадресация внутрь ПланФикса — например, на виртуальный почтовый ящик, на котором удобно настроить правила обработки почты и формирования из писем задач в нужных проектах.
  • Добавив настройки своей почтовой записи в ПланФикс, вы обеспечите ответ клиенту с того же внешнего ящика, на который он написал свое письмо.

Такая конструкция позволит вам получать в ПланФикс минимум спама, так как основная его часть будет отсекаться внешними спам-фильтрами почтовых систем. А остатки можно при необходимости добить и планфиксовским Антиспамом.

Ну а если ваш внутренний e-mail адрес ПланФикса попал в базу какому-то злостному спамеру и вы получаете почту напрямую на него, то есть еще одно верное средство — сменить его:

  • если это ваш личный адрес, то изменить его можно, сменив логин в систему. Логин является составной частью вашего внутреннего e-mail адреса, поэтому изменив его, вы изменяете и сам адрес. Минусом такого подхода является то, что если вам на этот адрес писали не только спамеры, то после смены такие письма доходить не будут — нужно предупредить всех, с кем вы переписывались, о смене адреса.
  • если это виртуальный e-mail, то его можно удалить и создать новый. Есть определенные неудобства, связанные с перенастройкой правил обработки писем, приходящих на этот адрес — но если спама действительно много, то эти неудобства не кажутся такими уж страшными.

Заключение
Я не зря добавил 1.0 к названию заметки — со временем Антиспам в ПланФиксе будет развиваться. Каждый из вас может помочь этому, оставляя комментарии под этой записью или присылая свои предложения в нашу Службу поддержки. Мы всегда слушаем то, что нам говорят — так что ваши труды не пропадут зря.

 

P.S. Я продолжаю настойчиво рекомендовать всем подписаться на новости ПланФикса в Facebook, ВКонтакте или Telegram: именно там практически каждый день появляются короткие, в одну фразу, сообщения о новинках в системе. Изменения в интерфейсе, новые доработки и удобные возможности, которые недостаточно масштабны для того, чтобы написать о них в блог, отлично себя чувствуют в таком формате и прочно там прописались. Если не хотите отставать от паровоза — присоединяйтесь 🙂

22 Comments

  1. Полезная доработка, благодарю.

    Как использую прием задач через почту.
    1. Доменная почта на яндексе.
    2. Пересылка все писем на почту планфикса.

    На доменной почте яндекса использую систему алиасов, т.е., можно создавать неограниченное кол-во виртуальных почтовых ящиков, которые будут прикреплены к основному. Например, order1@vashdomen.ru, order2@vashdomen.ru и т.д.

    Если один алиас заспамят, его можно закрыть и создать новый order2@vashdomen.ru и т.д. Удобство этого варианта в том, что не нужно заново создавать почтовые ящики и настраивать заново пересылку, достаточно просто добавить новый алиас и пересылка писем на почту планфикса продолжает дальше работать.

  2. Это хорошо, спасибо! Как раз недавно коллега поднял тему о переводе всей почты в ПФ, чтоб из писем оперативно формировать задачи и раздавать исполнителям. Тогда одним из моих опасений было как раз возможное замусоривание ПФ непонятными задачами и мусор в контактной книге.
    Попробуем!
    ПС: когда по плану функционал с возможностью отправки писем с разных ящиков одного контакта? Возможно, я дождусь этого момента 🙂

  3. Класс!! А то есть хитрецы что прорываются через Gmail фильтр

    В ZenDesk очень удобная система борьбы со спамом — все письма от новых контактов попадают в отстойник, тикеты по ним не создаются. На адрес отправителя система высылает письмо со ссылкой на подтверждение его адреса. Если отправитель щелкнет по ней или ответит письмом, то система понимает что это реальный адрес и достает письмо из отстойника и пускает по заданой цепочке триггеров (создает контакт, тикет, назначает ответственного). Если не подтверждено, администратор системы может удалить из отстойника письмо. Новый контакт при этом не создается.

  4. Коллеги, я пока не решаюсь работать с почтой в плане переписки с клиентами в рамках Планфикса из-за того, что отправленные из планфикса письма не сохраняются на сервере Яндекса. Я загоняюсь и это не проблема и все так работают?

    1. У всех не сохраняются. Я так и не могу многих коллег перевести в ПФ, потому что у них те же фобии. Думаю, чтоб отдать себя в руки ПФ целиком и полностью надо просто попробовать. Начать общаться по каким-то не важным вопросам через ПФ, по ходу разбираться и настраивать все под себя. И когда поймешь, что все работает вполне себе хорошо, переходить полностью с рабочей перепиской в систему. И наступит счастье и порядок 🙂

    2. Я стараюсь всю переписку с клиентами, вести через Планфикс. Очень удобно.
      Все письма сохраняются в самом Планфиксе. Не могу настроить оповещение по новой задаче да и новая задача создается в корявом узком окне, поэтому делаю так
      1. Создаю задачу название — тема письма
      2. Перехожу в неё
      3. Добавляю комментарий — мое письмо
      4. Добавляю получателей (участников)
      5. Сохраняю комментарий

      P.S. Команде ПланФикса — Сделайте удобный ввод новой задачи и нового проекта. Это узкое POP-UP окно на 50% ширины экрана портит такой замечательный инструмент. Не одно название задачи полностью не видно на экране в этой форме. Наверняка стилями все это можно решить.

      1. Я же, напротив, считаю процесс создания задачи (через это popup-окно, слава богу, есть более простые способы) чересчур сложным и перегруженным и был бы очень не рад нововведению типа отдельной страницы создания задачи или огромной форме на всю страницу.
        С названиями задачи, не влезающими в это поле, мы сталкиваемся очень редко и понимаем это как свою ошибку: название должно быть кратким и лишь позволять узнать задачу в списке, описание и подробная информация должны быть в теле задачи.

        По большому счету, все индивидуально и зависит от ваших процессов: у нас большой поток мелких задач (до пары десятков в день) наряду с крупными и нам нужен инструмент именно для быстрого и простого добавления задачи. Ткнул в поле, ввел короткий текст — готово. Очень рады тому, что этот функционал доступен в планировщике (сразу и исполнитель и дата назначатся автоматически).

    3. Как частично это можно решить.
      1. Создать новый контакт со своим другим емайл адресом.
      2. В правилах прописать, что в задачи, в качестве участника, будет попадать этот наш контакт.
      После этого, все комментарии клиента и наши комментарии будут складываться в другой нашей почте, а если настроить пересылку, то в нашей основной почте будут складываться все комментарии, и клиента и наши.

  5. Дмитрий, возможно ли сделать массовое присвоение контактам метки «В спам».
    Готовился к появлению механизма и уже в отдельную категорию перекидывал контакты, которые от спамерских рассылок создавались, каждые помечать очень долго.

  6. Респект разработчикам!
    Мы завели новые адреса для заказов, даем их лично.
    Почта с сайта (которая собирает спам) работает через локальный почтовик со навернутыми спам-фильтрами, сортировкой рассылки и т.д.
    Если что-то нужное от клиента — переслать на адрес ПФ и понеслась)

  7. В абзаце:
    «Там настраивается автоматическая переадресация внутрь ПланФикса — например, на виртуальный почтовый ящик, на котором удобно настроить правила обработки почты и формирования из писем задач в нужных проектах.»
    Неправильная ссылка.

Добавить комментарий