Академии для автоматизированного обучения сотрудников

Недавно у Академии ПланФикса был юбилей. Через неё прошли более 15,000 человек. Причём ещё до того, как мы это заметили, нас с юбилеем успели поздравить ребята из AcademyOcean — платформы, на которой и создана наша академия.

Команда AcademyOcean базируется в Одессе, но продуктом пользуются по всему миру. С Владимиром Поло, основателем и CEO AcademyOcean, мы давно и хорошо знакомы, а тут появился отличный повод поинтересоваться, как у них дела. Мы устроили импровизированное интервью по переписке, из которого я узнал о новом тренде — в средних и крупных компаниях все чаще создают корпоративные академии для обучения своих сотрудников. Владимир поделился наблюдениями и цифрами, а я с удовольствием делюсь ими с вами.

Владимир, расскажи, пожалуйста, что это за корпоративные академии и зачем их создают?

Дмитрий, с удовольствием! Корпоративные академии — это закрытые порталы, которые облегчают адаптацию новых сотрудников в компании, ускоряют и оптимизируют их работу с самого старта. Доступ к такой академии они обычно получают в первый день работы. Часто всё начинается с курса “Первый день в компании”. Кстати, очень похоже на то, как вы в ПланФиксе организовали обучение для клиентов.
Курсы Академии ПланФиксаАкадемия может содержать как формальную информацию (описание базовых процессов, чеклисты и инструкции) так и очень важные для новичка миссию и видение компании, корпоративную культуру, традиции и т.д.

А чем эта корпоративная академия отличается от привычного набора документов?

Здесь зависит от того, с чем сравнивать. В большинстве компаний уже есть неким образом организованный процесс адаптации новых сотрудников. Это может быть личная беседа, чеклист или набор файликов для ознакомления. Некоторые компании устраивают интересные ритуалы знакомства с коллегами, а другие выдают бумажную книгу с миссией компании. Это всё очень здорово!

Но зачастую во всём этом не достаёт структуры и системности. Это первый и очень важный пункт — мы даём платформу, которая позволяет системно выстроить адаптацию и обучение сотрудников.

Второе отличие — в академии можно сочетать любой тип контента — текстовое описание, видео от руководителей, инструкции, презентации и т.д. Всё это выстраивается в удобных и последовательный процесс.

Третье отличие — тестирование. В любом месте академии можно добавить тестирование (квиз), который позволит понять, насколько хорошо сотрудник усвоил материал. И помочь ему разобраться со сложными областями.

Четвёртое отличие — полная статистика по каждому сотруднику. Отправив сотруднику просто электронный документ, руководитель не сможет узнать, прочитал ли он на самом деле материал. А с помощью академии всё это легко увидеть.

Есть ещё много других отличий, таких как, например, уровни доступа в самой академии (удобно, когда сотрудник переходит из одного отдела в другой или получает повышение) или встроенный функционал сертификации сотрудников.
Возможности AcademyOcean

С какой проблемой обычно приходят к вам компании?

Проблему можно сформулировать как “неэффективный онбординг сотрудников” или вообще отсутствие онбординга. Онбординг — от англ. Onboarding — появился как термин в 1970-х годах и является синонимом “организационной социализации”, т.е. процесс, в ходе которого новый сотрудник приобретает новые знания касательно того, как устроена работа в организации, знакомится с ней изнутри, изучает её миссию и культуру. Благодаря онбордингу уменьшается текучка и повышается вероятность того, что сотрудник станет эффективным членом команды.50 лет назад появился термин онбординг
Если онбординг выстроен правильно, то он помогает сотруднику:

  • четко понять свою роль в компании
  • повысить эффективность работы, как на начальном этапе, так и дальнейшем;
  • увеличить вовлеченность;
  • работать более вдохновенно;
  • стать лояльнее к компании.

Онбординг помогает вовлечь нового сотрудника в рабочий процесс

 

Кстати, тем, кому интересна тема онбординга, очень советую вот эту статью в блоге Нетологии.

Ещё одна проблема, с которой к нам приходят — это высокие издержки на онбординг. Процитирую одного из наших клиентов — HR-директора Netpeak Group Елену Скуратович:

“Если посчитать расходы компании на процесс адаптации каждого новичка один-на-один, то получится очень большая сумма. Например, у нас в компании ежемесячно выходит около 20 новичков и на одного новичка необходимо около 16 часов времени сотрудника, который будет заниматься его адаптацией.

В нашем случае на 20 человек без академии уходило 20*16ч = 320 часов. В месяце около 160 рабочих часов, т.е. 320 часов — это месячная норма работы двоих человек. Таким образом, чтоб адаптировать ежемесячно 20 человек, компании необходимо было нанимать и оплачивать время двоих сотрудников-адаптаторов.

Конечно же, не все процессы можно автоматизировать и поместить в академию. Однако, после запуска внутренней Академии Netpeak Group, мы смогли экономить около 60% времени (около 192 человеко-часов ежемесячно), преимущественно в том, что касается правил, инструкций, и описаний процессов как во всей компании, так и в конкретном отделе, где сотрудник будет работать.”

 

192 часа в месяц экономии на автоматизированном онбординге Нетпик Груп

В процессе ответа на этот вопрос, я понял, что полезно будет детальнее рассказать о причинах, которые побудили Netpeak Group создать Академию для сотрудников. И вот какой список дала Елена:

1. На первом этапе в любой организации (и Netpeak Group не исключение) очень много новой информации, которую сложно усвоить и запомнить. Более того, огромная часть этой информации повторяется для каждого сотрудника. Поэтому нам важно было найти решение, которое было бы эффективным для новичков, и экономило бы наше время.

Мы пробовали разные способы организации этой информации (ранее мы использовали Wiki + Google Docs + Google Forms, что было менее эффективно для онбординга), но в итоге пришли к Академии, где информация подаётся системно и пошагово, начиная с первых часов работы новичка.

2. Когда на one-to-one новичку рассказывали и показывали что-либо, то эту информацию новичок мог легко забыть. И ему приходилось дёргать вопросами руководителя. А к академии он может вернуться в любой момент.

3. Более того, само наличие такой академии является очень увлекательной составляющей рабочего процесса. Её легко и интересно проходить. Пошаговая структура делает этот процесс гораздо более динамичным. И большие объёмы информации уже не кажутся такими страшными)

4. С помощью встроенного тестирования мы можем легко проверить, насколько сотрудник ознакомился с информацией и владеет ею, чтобы полноценно приступить к работе. При этом, процесс одинаково прост, независимо от того, 5 у нас новичков в этом месяце, или 50.

5. Более того, подробная статистика по прохождению академии уже на этапе онбординга помогает нам выявить неэффективных сотрудников.

6. А ещё у нас есть отдельный раздел академии, в котором мы погружаем новичка в корпоративную культуру компании, рассказываем об истории, нашей миссии, ценностях и традициях.

Спасибо за этот кейс — здорово, когда экономия может быть выражена в конкретных цифрах, это не так часто встречается. Вот мне, например, сложно показать аналогичную раскладку по тому, какую экономию дает использование ПланФикса. Но это я отвлекся. Давай дальше. Я обратил внимание, что сайт у вас на английском. Вы теперь работаете только с зарубежными компаниями?

Нет, на самом деле, у нас примерно половина клиентов из СНГ и Восточной Европы. Вторая половина — США, Франция, Канада.

Изначальное мы проверяли наш продукт на рынке SaaS-компаний (облачных сервисов по подписке, как ПланФикс), большая часть из которых сосредоточена в англоговорящем сегменте. Но сейчас у нас уже создают академии на 7 различных языках.

Интерфейс каждой академии можно легко перевести на любой язык. Часть клиентов, которые работают более чем на одном рынке, создают сразу несколько академий — по одной на каждый язык.

Это да, мы сами такие — помимо русской, у нас есть анлоязычная Planfix Academy. Мы как раз из этой самой «первой волны» SaaS-сервисов, о которой ты говоришь и используем Академию для онбординга своих пользователей, их знакомства с ПланФиксом. А вот скажи, как компании понять, что им нужна корпоративная академия?

Спасибо, это очень хороший вопрос. В разрезе обучения пользователей можно выделить следующие критерии:

  1. Средний или крупный размер организации. Обычно от 50 человек в штате.
  2. Постоянный приток новых сотрудников.
  3. Необходимость передачи знаний от более опытных сотрудников новичкам. Причём не только один-на-один, но и в автоматизированной форме. И в целом необходимость повторяющихся процессов в адаптации новичков.
  4. Наличие в организации наработок в виде документов, инструкций, описанных целей и миссии. Особенно при наличии чётко описанных ролей.
  5. Желание у руководства оптимизировать процесс адаптации новичков.

Если хотя бы 1-2 пункта для организации актуальны, имеет смысл задуматься о создании корпоративной академии.

Правильно ли я понимаю, что компаниям со штатом ниже 50 человек академии ещё рано делать?

Скажем так, здесь всё зависит от потребностей компании. У нас есть клиенты, которые используют академии сугубо внутри своих отделов. Тогда это вполне может быть Академией Отдела Продаж, в котором 10-20 сотрудников.

Я бы сказал, что при количестве сотрудников <10 корпоративную академию делать ещё рановато. А вот 10+ сотрудников —уже стоит задумываться о способах онбординга новичков.

С чего обычно начинают создание своей академии?

Обычное начинают с постановки целей. Например “ускорить адаптацию сотрудников”, “снизить затраты времени кураторов”, “снизить текучку”, “улучшить первый опыт взаимодействия сотрудника с компанией”, “повысить вдохновение и лояльность сотрудников” и т.д.

Второй этап — это анализ того, как процесс адаптации/онбординга реализован сейчас. Что сотрудник делает в первый день? Что он делает через неделю? Что он должен прочитать, с кем познакомиться, какие тесты пройти?
На этом этапе также нужно собрать воедино все материалы, которые сейчас есть в организации. Их можно будет использовать при создании будущей академии.

Третий этап — планирование первого курса. Обычно имеет смысл начать с чего-то не очень сложного, но необходимого в любом коллективе. Хорошо заходит курс “Первый день в компании X”.

Четвёртым этапом идёт непосредственно создание контента. В академию можно добавлять почти любые типы контента — текст, картинки, видео, слайды и т.д. Сотрудники хорошо реагируют на короткое приветственное видео от руководителя в самом начале курса. О фишках в создании контента можно очень долго писать, но главный рецепт — напишите о том, что будет полезно и интересно для новичков, и приправьте это тем, что вдохновит их на эффективную работу.

Кстати, если вам на каком-то из этапов понадобится помощь, вы всегда можете обратиться к нашей команде. А если это ваш первый контакт с AcademyOcean, то можно запросить персональное демо с помощью этой формы.

Ну и когда академия готова, наступает пятый этап — внедрение и использование академии. Например, вы можете ставить каждому новичку автоматическую задачу в ПланФиксе с заданием “пройти академию”. В качестве результата можно просить сертификат о прохождении академии после успешной сдачи теста (и тест, и сертификаты — это опциональные функции в каждой академии).

Хотел ответить на вопрос “с чего начинают?”, но немного увлёкся и расписал все шаги : )

Супер, очень познавательно! Отдельное спасибо за пример с задачей в ПланФиксе 🙂 Я уверен, что создание корпоративной академии — очень важный этап для большинства компаний. Мы, кстати, сейчас работаем над контентом для корпоративной академии ПланФикса, начали с обучающего курса для сотрудников нашей Службы поддержки. Как-то сами к этому пришли, эволюционно. Так что все, что ты говоришь, мне близко. Успехов вам и до связи!

До связи!

 

6 Comments

  1. ПФ сам хорошо подходит на роль корпоративной площадки для обучения сотрудников. Единственный момент, который немного напрягает, что пользователи могут скачивать видео-контент легко…

    1. Планфикс — вообще замечательная вещь. Мы его уже давно используем в роли таск-менеджера. Но на роль площадки для обучения конкретно для нас он не подошёл, поэтому и пришлось создать AcademyOcean : )

Добавить комментарий