Как настроить свою систему учета оплаты труда в ПланФиксе — 2014

Аткрытка учет зарплаты в ПланФиксе
Это обновленная версия кейса, впервые описанного еще в 2010 году.   Скриншоты в старой версии не сохранились, поэтому я их переделываю в новом интерфейсе — а вот сама суть подхода отлично прошла проверку временем, что не может не радовать. Конечно, с той поры в ПланФиксе появились новые инструменты — те же кастомные поля задач, например — но они не заменяют, а дополняют Аналитику и Отчеты, что делает этот кейс по-прежнему живым и актуальным.

Итак, поехали.

В ПланФикс по умолчанию вложена система учета рабочего времени, базирующаяся на внесении сотрудниками  информации о том, какой работой они занимались в какое время. Эта система описана тут и хорошо работает для многих случаев. При этом мы понимаем, что далеко не всем она нужна в принципе — и много кому нужна другая система, которая учитывала бы проведенную работу и рассчитывала зарплату сотрудникам по другим принципам.

С самого появления ПланФикса наши пользователи предлагали нам дополнительно реализовать тот или иной вариант учета оплаты труда. Выполнить все эти пожелания означало бы сделать из ПланФикса нагромождение полей, менюшечек и крыжиков, разобраться в которых мог бы только их создатель. А это совсем не то, чего хотят наши пользователи, да и мы сами.

К счастью, мы давно придумали и реализовали функционал Аналитика, который отлично справляется в том числе и с такими задачами. С его помощью администратор аккаунта может настроить для своей компании нужную схему учета, без вмешательства программистов и потусторонних сил.

В этом примере я рассмотрю быструю настройку аналитики для относительно простого учебного случая:

  • Для начисления зарплаты в компании принято использовать «ставку проекта», которая может отличаться для каждого из проектов.
  • Ставка почасовая и не зависит от вида выполняемых работ и квалификации сотрудника.

То есть, отработав какое-то количество часов по проекту, сотрудник получит начисление, равное кол-ву часов, помноженному на ставку проекта.

Приступаем к настройке.

Начнем с создания аналитики. Для этого заходим в раздел Кастомизация — Аналитика (update от 24.06.2016: теперь управление аналитиками перенесено в “Управление аккаунтом”), выбираем или создаем нужную группу аналитик и создаем в ней новую аналитику «Почасовая оплата»:

Аналитика
Как видно из скриншота, в моей аналитике 3 реквизита:

  • Дата, когда проводилась работа;
  • Период времени, в течение которого она проводилась;
  • Ставка проекта.

Я сам ввел названия этих полей и выбрал тип данных, которые будут в них вводиться.

Сразу после создания, моя аналитика становится доступной для всех сотрудников – теперь они могут вводить данные о затраченном времени в заданной мною форме.

Аналитика вводится в Действиях. Для тех, кто еще не знаком со структурой ПланФикса, вкратце скажу, что у нас используется 4-х уровневая иерархия:

  • Группа проектов
  • Проект
  • Задача
  • Действие

Как и в большинстве других систем, в ПланФиксе задачи объединены в проект, а вот Действия это что-то новенькое – они служат для обмена информацией внутри задачи и для изменения ее состояния. Например, добавить комментарий к задаче – это действие, изменить дату дедлайна – действие, подключить или отключить исполнителя – тоже действие, ну и так далее. Лента действий дает четкое представление о том, что происходило с задачей от начала до завершения.

Так вот, аналитика тоже добавляется действием. Я захожу в нужную задачу, жму «Новое действие», в поле комментария описываю, что было сделано, а затем щелкаю на значок аналитики:

Добавление аналитики в ПланФикс
и выбираю из списка только что созданную мной аналитику «Почасовая оплата». Открываются три уже знакомые нам поля для ввода аналитики. Реквизиты «Дата» и «Время работы» заполняются по умолчанию текущими значениями, но я могу тут же изменить их на другие:

Добавление аналитики в ПланФикс
Реквизит «Ставка проекта» в этом примере я сделал обычным, со вводом значения вручную, но можно сделать и справочник «Ставки проектов» — это сэкономит сотрудникам время при вводе данных и уменьшит возможность ошибки.

Введенная аналитика хорошо видна в ленте действий по узнаваемой пиктограмме:

Как выглядит добавленная аналитика в ленте задачи ПланФикса

Клик на названии прикрепленной аналитики позволяет просмотреть ее тут же в развернутом виде:

Развернутый вид введенной аналитики в ленте действий по задаче ПланФикса
Таким образом, каждый сотрудник в ходе работы над своими задачами вводит потраченное на них время.

Небольшое лирическое отступление: периодически у руководителей, которые начинают внедрение ПланФикса, возникает вопрос: “Как сделать так, чтобы сотрудники вводили информацию в систему? Ведь это занимает время, персонал недоволен, говорят что вместо работы развели бюрократию…”

Обычно я отвечаю на это так: да, поначалу вводить информацию о проделанной работе непривычно — люди вообще не любят нового, так уж мы устроены. Но если руководителю нужен контроль над происходящем в компании, то он должен настоять на своем, вплоть до отказа в начислении оплаты за работы, которые не были введены в систему. Практика показывает, что после небольшого периода возражений даже старые сотрудники привыкают к новой системе, а новички так вообще воспринимают ее как данность и не испытывают желания возражать против установленных порядков. Так что все зависит исключительно от вашего упорства и желания навести порядок в компании — а если этого не хватит, то ни ПланФикс, ни любая другая система делу не помогут.

Отступление закончено, идем дальше.

Руководителю мало просто просматривать аналитики в ленте действий по задаче – нам же подавай отчеты 🙂 ПланФикс помогает удовлетворить это законное желание.

В разделе «Отчеты» жмем кнопку «Новый отчет», вводим название отчета, указываем объект для отбора данных в отчет “Аналитика” и выбираем из списка аналитик нашу “Почасовая оплата”:

Создание отчета по почасовой оплате в ПланФиксе
Затем переключаемся во вкладку “Вид отчета” и начинаем думать, какие же данные (столбцы) мы хотим в нем увидеть. Для отчета «Почасовая оплата» я добавил столбцы:

  • Проект
  • Задача
  • Сотрудник
  • Дата
  • Время
  • Ставка проекта
  • Сумма

Это не догма, вы можете ограничиться меньшим количеством или наоборот, добавить дополнительные столбцы.

ПланФикс: Структура отчета по почасовой оплате
Готовая форма отчета выглядит довольно навороченно, но в процессе добавления столбцов в основном все просто и понятно.

Последний столбец содержит простую формулу расчета суммы начисления сотруднику – время в часах умножается на ставку проекта. Для указания значений в формуле используются буквы, обозначающие заголовки столбцов.

Настройка отчета производится один раз, в дальнейшем он просто запускается на исполнение. Но при необходимости в любой момент можно к нему вернуться и внести изменения.

Вот как выглядит результат выполнения созданного мной отчета:

Результат выполнения отчета по почасовой оплате в ПланФиксе
Любую строчку тут же можно развернуть, нажав на треугольничек в ее начале — тогда откроется строка с текстом, который был введен в действии с аналитикой. В этой же строке под знаком # скрывается прямая ссылка на действие — если руководитель не согласен с введенными данными, их можно тут же отредактировать:

Ссылка на действие из отчета ПланФикса
При просмотре отчета можно указывать различные параметры отбора и группировки данных:

Окно с параметрами запуска отчета ПланФикса
Вот как выглядят те же данные при разных вариантах отбора:

С группировкой по сотрудникам:

ПланФикс: Отчет по почасовой оплате с группировкой по сотрудникам

С группировкой по дням:

ПланФикс: Отчет по почасовой оплате с группировкой по дням
Другие варианты приводить не буду, думаю с ними все понятно.

Вот и все. Хочу отметить, что на создание этой аналитики и отчета по ней я потратил ровно 15 минут. Возможно, с первого раза у вас это получится медленнее, но в любом случае эта работа проводится один раз, а пользоваться аналитикой и отчетами будут сотрудники и руководители вашей компании долгие годы. Ну, по крайней мере, я на это надеюсь 🙂

P.S. Под конец еще раз замечу – с помощью функционала «Аналитика» в ПланФиксе можно реализовывать далеко не только учет зарплаты или рабочего времени сотрудников. Учитывать можно что угодно, Вы ограничены только своей фантазией и реальными потребностями учета в Вашей компании.

Дмитрий Гончаренко

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

3 Comments

  1. Вопрос по поводу «Ставки проекта»
    Насколько я понимаю в данном примере это простое число которое пользователь должен ставить руками каждый раз когда добавляет аналитику к задаче. Это фигово. Исполнитель может ошибиться, перепутать, забыть или злоупотребить и в отчет уйдет не та сумма.
    По идее в качестве ставки должен быть справочник ставок, но и в этом случае есть вероятность, что человек выберет не то значение.
    По идее ставка должна подставляться автоматически в зависимости от того какая ставка назначена этому конкретному сотруднику и может быть по этому конкретному проекту или этому виду работ. И желательно с невозможностью редактировать.
    В типовой аналитике «фактическое время работы» можно добавить справочник например «Виды работ», одним из реквизитов которого, сделать ставку. Однако не могу вывести этот реквизит в отчете.

    1. Сорри, получилось вывести в отчете «Ставку», подсмотрел в стандартном «Тайм трекинг». В целом для расчета почасовой работы все есть
      1. Ставка за тип работы — реквизит типа «число» в справочнике типы работ.
      2. Коэффициент сотрудника — реквизит типа число в справочнике сотрудники.

      Теперь вопрос в том как сделать эти значения периодическими. Ну, например в январе у сотрудника был коэффициент 8, а в феврале подняли ему до 10. Нужно чтобы январские работы считались по 8, а февральские по 10.

Добавить комментарий