На чьей стороне мяч – 3: история простой конфигурации

Колисниченко Артём: Сегодня в рубрике «Рассказ от первого лица» руководитель компании «AffContext» Сергей Улаев расскажет о процессе общения с коллегами и клиентами внутри ПланФикса. Это уже третья публикация Сергея в нашем блоге на эту тему. Дело уже дошло до конфигурации, пока небольшой, но всё же. Как говорится, есть у эволюции начало, нет у эволюции конца. Передаю слово Сергею.

Сергей Улаев: Мы давно хотели опубликовать такую конфигурацию, но не решались, т.к. она…ну…очень простая. Настолько простая, что я вот сейчас пишу этот текст, и в голове витают мысли «А что, так можно было?» 🙂

Но есть у нас один клиент, который пользуется этой настройкой уже пару лет. И она для него прекрасно работает.

Так почему бы всё-таки не представить это на всеобщее обозрение? Тем более, как говорится, «всё (кхе-кхе) идеальное — просто». Да и подход тут такой же простой, как в уже ранее опубликованных статьях здесь в блоге на тему передачи мяча:

Эти способы рабочие, да. Но в обоих случаях автоматика срабатывала на любые комментарии внутри задачи (ну, почти любые в первом случае, но проблему это не убирало). И практика показала, что это хорошо работает, когда идёт общение сугубо 2-х людей и сугубо с обменом важной информацией. Но если внутри задачи идёт коммуникация между совершенно разными людьми, то начинается дискомфорт. Например:

  • в вашу задачу подключается руководитель и что-то у вас спрашивает;
  • клиент вам ответил «хорошо, сообщу, как сделаем» и автоматика передала вам мяч, хотя он должен быть у клиента;
  • вы отписали клиенту обычное «спасибо» и автоматика передала ему мяч, хотя он должен быть у вас;
  • и другие возможные варианты.

Можно, конечно, следить каждый раз за тем, у кого мяч. Но кто это будет делать и помнить? Правильно – никто. Потому что это дело привычки. А алгоритм привычки должен запускаться в мозгу либо всегда, либо не запускаться никогда. Вариант «иногда проверяй, у того ли мяч» не будет работать.

Мы же хотим предложить вариант, когда человек всегда сам решает:

  1. Отдавать мяч или нет.
  2. Кому отдавать.
  3. Когда его забирать.

Ведь передача мяча – это довольно-таки важное событие. Это означает «Я в стопе, пока не получу ответ. Мне нужен ответ. И как можно быстрее!». А зачастую мы можем что-то мелкое спросить, но прямо передавать мяч смысла нет, т.к. нет срочности в получении ответа. Мы пока продолжаем работать над задачей и, если уже видим, что что-то нас игнорируют, явным образом «кидаем» мяч в нужного коллегу (или внешний контакт), давая понять, что теперь уже время ответа играет роль. Мы это всё говорим из нашей собственной практики, поверьте.

Ладно, давайте к сути. А то ощущение, что я пытаюсь эту простую вещь специально приукрасить 🙂

Визуально это выглядит как 2 столбика с задачами где-то в вашем планировщике:

«Мне нужно ответить» - «Я жду ответ»
«Мне нужно ответить» — «Я жду ответ»

В них вся «соль»:

  • Мне нужно дать ответ
  • Я жду ответ

Красный цвет одного из них как бы намекает на то, что сюда надо всегда бросать свой взор при работе с планировщиком.

Перейдём теперь внутрь какой-нибудь задачи, чтобы показать практику работы. Тем более, что её можно описать одним предложением: «В нужный момент сам выбирай, кому отдать мяч». Вот в этом поле:

Кому отдать мяч?
Кому отдать мяч?

Именно в этот момент у Деда в его столбике «Мне нужно дать ответ» появляется эта задача:

Задача, на которую надо ответить
Задача, на которую надо ответить.

Дед НЕ стал в этот момент исполнителем по задаче, но он стал видеть эту задачу в своём ворохе задач (т.к. статья пишется 6-го января, то у Деда больше задач нет, все подарки розданы :)).

Дед мороз отвечает внутри задачи. При этом он продолжает видеть эту задачу в своём списке:

Ответ Деда Мороза
Ответ Деда Мороза.

Ошибка? Нет, так задумано. Потому что лишь тот, кто отдал мяч, может его и забрать назад. Это некая защита от таких случаев, как:

  1. Вам ответили какую-то белиберду, мяч вернулся вам, вы задачу сразу потеряли в общем списке задач, вернулись к ней уже позднее и поняли, что ответ вас не устраивает и двигаться дальше вы не можете. В итоге вы потеряли время.
  2. Вы в суматохе других задач забыли про эту задачу. А она продолжает висеть и «глаз мозолить» у другого сотрудника. Он может написать вам явный комментарий в стиле «Ответ устроил? Мяч забери тогда!». И тут вы видите это сообщение и вспоминаете про задачу. В итоге задача не забыта (а ведь это могла быть важная задача).

Не скажу, что на практике эта защита 100% работала, но порой работала, а это уже хорошо и имеет место быть.

В общем, Дед видит эту задачу, пока «передатчик» (по настройкам это постановщик или исполнитель задачи) сам явно не заберёт мяч кликом на такое поле:

Забираем мяч
Забираем мяч.

При клике поле «У кого мяч» очищается и все счастливы. Кстати, пустое значение в поле «У кого мяч» означает, что мяч у самого исполнителя задачи. Можно было бы автоматикой явно прописывать его туда, но лучше просто это принять за общее правило работы с задачами и не городить лишние автосценарии в аккаунте.

Так, идём дальше.

А хотя…это всё 🙂

Я же говорил, что просто.

Но как это и было в 2-х других статьях, нужно показать детали настроенной автоматики. Тут вообще я обойдусь в несколько скриншотов. Например, вот так выглядят настройки столбиков планировщика:

Настройки списка задач «У кого мяч»
Настройки списка задач «Мне нужно дать ответ».
Настройки списка задач «Я жду ответ»
Настройки списка задач «Я жду ответ».

А вот так выглядит один единственный сценарий:

Сценарий, по которому мяч возвращается исполнителю задачи
Сценарий, по которому мяч возвращается исполнителю задачи.

Ну и ещё есть парочка кастомных полей:

Пользовательское поле «Забрать мяч»
Пользовательское поле «Забрать мяч».
Пользовательское поле «У кого мяч»
Пользовательское поле «У кого мяч».

Только не забудьте эти поля добавить в нужные вам шаблоны задач.

Кстати, у поля «У кого мяч» стоит тип «Сотрудник». Это означает, что мяч можно передать лишь одному сотруднику. По идее можно сделать поле типа «Список пользователей» и указывать в нём всех нужных людей, но тогда вы не сможете в планировщике выводить задачи, где от вас ждут ответ. Там просто для такого поля не будет опции «У кого мяч = Я». Придётся городить на каждого сотрудника свой столбик. В общем, результата достичь можно будет, но неудобства тоже добавит. Поэтому тут описан простой вариант – мяч отдаём лишь одному человеку.

Конфигурация, естественно, не претендует на звание лучшей, но быть в списке вариантов под номером 3 точно может быть 🙂 Тем более все эти настройки вы можете применить к своему аккаунту, т.к. они упакованы в…конфигурацию (чего я это слово-то использую). Вот по этой ссылке вы можете попасть в описание конфигурации, где также есть видео с описанием того, как она работает и как её устанавливать в аккаунт.

Хотя видео с описанием можно опубликовать прямо здесь:

В общем, простой конфигурации – простую установку! Вдруг для кого-то это будет приятным неожиданным новогодним подарком 🙂


Артём Колисниченко: В завершение остаётся сказать спасибо Сергею за продолжение истории про передачу мяча. Ждём полноценного футбольного матча и голов в чужие ворота. Есть у эволюции начало, нет у эволюции конца 🙂

Подписывайтесь на социальные сети ПланФикса (Facebook, ВКонтакте, Telegram, Twitter и YouTube-канал), чтобы всегда быть в курсе последних событий и новинок.

Добавить комментарий