Ольга Тимошенко: Продолжаем рубрику «Рассказ от первого лица». Чем мне нравится эта рубрика: каждый описываемый в ней кейс — живой, работающий и жизнеупрощающий. Сегодня мы публикуем кейс Владимира Овчеренко, руководителя IT-отдела медицинского косметологического центра. Владимир расскажет о том, как он организовал работу по оформлению подарочных сертификатов в ПланФиксе.

Владимир Овчеренко: Все вы прекрасно знаете что такое подарочный сертификат, он есть у большинства бизнесов в том или ином виде. Данная сущность проста и всем понятна. Такой сертификат есть и у нас. Его особенностью является то, что у него нет фиксированного номинала, клиент может приобрести его на любую удобную ему сумму (таким образом, можно приобрести сертификат в стоимость конкретной услуги или товара). Соответственно, все процессы связанные с жизненным циклом сертификата, нужно настроить в Planfix.

Процесс: Подарочный сертификат

Оформление сертификата

Как только клиент озвучивает желание приобрести подарочный сертификат, менеджер для его реализации создает задачу по оформлению сертификата:

Для этого у меня создан шаблон задачи по продаже сертификата. В нем заполняется:

• Контрагент: если клиент, который приобретает сертификат, есть у нас в базе, то мы его добавляем в качестве контрагента (чтобы, в случае обращения клиента, видеть в его карточке действие по приобретению сертификата). Если клиент новый (иногда сертификат покупают на подарок и не являются нашими клиентами), то мы указываем в качестве контрагента специальный обезличенный контакт.
• Номер сертификата: числовое пользовательское поле, в котором указывается уникальный, выгравированный на сертификате, номер.

Задача для продажи сертификата создана. Теперь нужно внести сумму денег, на которую куплен сертификат. Чтобы эти деньги были учтены и отобразились в доходах компании, менеджер к задаче по продаже сертификата добавляет аналитику «Доход».

Параллельно у меня создан автоматический сценарий, который следит чтобы данную задачу по продаже сертификата не закрыли без внесенного дохода. Нельзя оформлять продажу пустых сертификатов без номинала и такую возможность нужно заблокировать для менеджера:

После добавления «Дохода» в карточке задачи с помощью поля «Итоги аналитики» отображается общий доход по сертификату. Используется аналитика с вычисляемым полем, потому что клиент может прийти и сказать: «Продайте мне сертификат на 5000. Вот у меня 1000 наличкой и 4000 на карте». Мы добавим 2 дохода и вычисляемое поле покажет нам общую сумму, которую мы внесли на сертификат:

Когда мы внесли нужную сумму, нужно зачислить ее на счет сертификата и закрыть продажу. Для этого менеджер переводит задачу в статус «Завершенная», тем самым активируя автоматический сценарий «Оформление сертификата»:

Сценарий записывает сумму с вычисляемого поля «Доход» в пользовательское поле «Сумма на сертификате»:

Тем самым происходит зачисление средств на счет сертификата. На этом этапе оформление сертификата закончено.

После того как с сертификат оформлен, он хранится в Planfix и ждет, когда клиент придет им воспользоваться. Использовать сертификат клиент может в двух случаях: для оплаты наших услуг и для оплаты покупки наших товаров.

Просматривать все сертификаты и искать какой-то из них удобно можно по созданному фильтру задач:

Использование сертификата для оплаты услуг или товаров

Все действия по услугам у меня ведутся в задаче предоставления услуги. Соответственно, когда клиент приходит за услугой или товаром, по завершению он должен внести оплату. Вот тут клиент говорит: «А вот оплатить я хочу подарочным сертификатом». Поскольку оплата сертификатом не настолько частая опция, то она находится в шаблоне задачи в созданной группе полей «Оплата сертификатом»:

Группа «Оплата сертификатом» состоит из полей:

• Пользовательское поле задачи «Оплата сертификатом» — поле выбора задачи продажи сертификата. Оно имеет такие параметры, чтобы в поле поиска выводить только доступные актуальные сертификаты. Когда клиент показывает сертификат, в данное поле вводится его номер и подтягивается соответствующая сертификату задача:

• Пользовательское поле задачи «Доступно к списанию» — это вычисляемое поле, в котором хранится сумма доступная к списанию с сертификата. Ведь клиент может использовать сертификат несколько раз. Например, сертификат на 5000, но он хочет оплатить услугу, которая стоит 1000.

• Пользовательское поле задачи «Списать с сертификата». Сюда вводится сумма, которую клиент хочет списать с сертификата. Ведь сертификат может быть на большую сумму, которую обладатель будет тратить несколько раз.

• Пользовательское поле задачи «Подтвердить оплату». Служит для того, чтобы менеджер подтвердил действия оплаты сертификатом после того, как внес все необходимые данные:

После того как все поля заполнены, оплата сертификатом подтверждена, срабатывает автоматический сценарий «Оплата сертификатом»:

Сценарий производит следующие действия:

• Списывает сумму, которую потратили с сертификата в задаче, чтобы на балансе сертификата осталась актуальная сумма средств;
• Обнуляет значения полей «Оплаты сертификатов», чтобы была возможность еще раз провести оплату другим сертификатом в рамках этой задачи на услуги (да, иногда у клиентов несколько сертификатов).

Вот как это выглядит в карточке задачи:

После каждой оплаты сертификатом еще один автоматический сценарий «Пересчет поля» запускает пересчет вычисляемого поля с доступной суммой для списания с сертификата, так как после оплаты сертификатом она поменялась.

Результат пересчета:

Аннулирование сертификата

После того, как на балансе сертификата остается 0, сам сертификат нужно аннулировать, чтобы он больше не отображался в окне выбора действующих сертификатов. Это еще один автоматический сценарий «Аннулирование сертификата», который закрывает использованный сертификат:

Элементы, которые были использованы для настройки

• Процесс задачи «Продажа подарочного сертификата»;
• Шаблон задачи «Продажа подарочного сертификата»;
• Пользовательское поле задачи «Номер сертификата»;
• Пользовательское поле задачи «Сумма на сертификате»;
• Пользовательское поле задачи «Оплата сертификатом»;
• Пользовательское поле задачи «Доступно к списанию»;
• Пользовательское поле задачи «Списать с сертификата»;
• Пользовательское поле задачи «Подтвердить оплату»;
• Автоматический сценарий «Блокирование продажи без дохода»;
• Автоматический сценарий «Оформление сертификата»;
• Автоматический сценарий «Оплата сертификатом»;
• Автоматический сценарий «Пересчет баланса»;
• Автоматический сценарий «Аннулирование сертификата»;
• Поле Итоги аналитик «Доход».

Итог

Вот такой незатейливый процесс, который обеспечивает функционирование процессов с подарочными сертификатами. Он успешно работает и полностью выполняет свои задачи.

Стоит сказать, что данный пример не тянет на какую-то универсальную конфигурацию по подарочным сертификатам, так как он выполняет пользовательский сценарий работы с подарочными сертификатами. У каждой компании данный процесс будет разным. Он не идеален (как и все в нашем мире🤣), имеет массу нюансов и других способов реализации. Это просто один из примеров бизнес задачи, которую нам решает Planfix.

---

Ольга Тимошенко: А мне и добавить нечего, вроде все просто и понятно. Вопросы Владимиру вы можете задавать в комментариях. А может у вас подобные процессы реализованы по-другому. Если есть желание рассказать о своем опыте — не стесняйтесь, рассказывайте. Тем, кто хочет поделиться своим опытом, микрофон передадим через Службу поддержки.

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram, Facebook, Twitter и YouTube-канал. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.