Подарочный сертификат

Ольга Тимошенко: Продолжаем рубрику «Рассказ от первого лица». Чем мне нравится эта рубрика: каждый описываемый в ней кейс — живой, работающий и жизнеупрощающий. Сегодня мы публикуем кейс Владимира Овчеренко, руководителя IT-отдела медицинского косметологического центра. Владимир расскажет о том, как он организовал работу по оформлению подарочных сертификатов в ПланФиксе.

Владимир Овчеренко: Все вы прекрасно знаете что такое подарочный сертификат, он есть у большинства бизнесов в том или ином виде. Данная сущность проста и всем понятна. Такой сертификат есть и у нас. Его особенностью является то, что у него нет фиксированного номинала, клиент может приобрести его на любую удобную ему сумму (таким образом, можно приобрести сертификат в стоимость конкретной услуги или товара). Соответственно, все процессы связанные с жизненным циклом сертификата, нужно настроить в Planfix.

Процесс: Подарочный сертификат

Оформление сертификата

Как только клиент озвучивает желание приобрести подарочный сертификат, менеджер для его реализации создает задачу по оформлению сертификата:

Менеджер заполняет данными форму задачи по оформлению сертификата
Менеджер заполняет данными форму задачи по оформлению сертификата.

Для этого у меня создан шаблон задачи по продаже сертификата. В нем заполняется:

  • Контрагент: если клиент, который приобретает сертификат, есть у нас в базе, то мы его добавляем в качестве контрагента (чтобы, в случае обращения клиента, видеть в его карточке действие по приобретению сертификата). Если клиент новый (иногда сертификат покупают на подарок и не являются нашими клиентами), то мы указываем в качестве контрагента специальный обезличенный контакт.
  • Номер сертификата: числовое пользовательское поле, в котором указывается уникальный, выгравированный на сертификате, номер.

Задача для продажи сертификата создана. Теперь нужно внести сумму денег, на которую куплен сертификат. Чтобы эти деньги были учтены и отобразились в доходах компании, менеджер к задаче по продаже сертификата добавляет аналитику «Доход».

Параллельно у меня создан автоматический сценарий, который следит чтобы данную задачу по продаже сертификата не закрыли без внесенного дохода. Нельзя оформлять продажу пустых сертификатов без номинала и такую возможность нужно заблокировать для менеджера:

Сценарий запрещает закрывать задачу без внесенного дохода
Сценарий запрещает закрывать задачу без внесенного дохода.
По клику картинку можно увеличить.

После добавления «Дохода» в карточке задачи с помощью поля «Итоги аналитики» отображается общий доход по сертификату. Используется аналитика с вычисляемым полем, потому что клиент может прийти и сказать: «Продайте мне сертификат на 5000. Вот у меня 1000 наличкой и 4000 на карте». Мы добавим 2 дохода и вычисляемое поле покажет нам общую сумму, которую мы внесли на сертификат:

Поле типа «Итоги аналитики» покажет суммарный доход по сертификату.

Когда мы внесли нужную сумму, нужно зачислить ее на счет сертификата и закрыть продажу. Для этого менеджер переводит задачу в статус «Завершенная», тем самым активируя автоматический сценарий «Оформление сертификата»:

Сценарий по оформлению сертификата.
По клику картинку можно увеличить.

Сценарий записывает сумму с вычисляемого поля «Доход» в пользовательское поле «Сумма на сертификате»:

Сумма из поля «Доход» записалась в поле «Сумма на сертификате»
Сумма из поля «Доход» записана в поле «Сумма на сертификате».
По клику картинку можно увеличить.

Тем самым происходит зачисление средств на счет сертификата. На этом этапе оформление сертификата закончено.

После того как с сертификат оформлен, он хранится в Planfix и ждет, когда клиент придет им воспользоваться. Использовать сертификат клиент может в двух случаях: для оплаты наших услуг и для оплаты покупки наших товаров.

Просматривать все сертификаты и искать какой-то из них удобно можно по созданному фильтру задач:

Фильтр задач, в котором можно просматривать сертификаты
Фильтр задач, в котором можно просматривать сертификаты.
По клику картинку можно увеличить.

Использование сертификата для оплаты услуг или товаров

Все действия по услугам у меня ведутся в задаче предоставления услуги. Соответственно, когда клиент приходит за услугой или товаром, по завершению он должен внести оплату. Вот тут клиент говорит: «А вот оплатить я хочу подарочным сертификатом». Поскольку оплата сертификатом не настолько частая опция, то она находится в шаблоне задачи в созданной группе полей «Оплата сертификатом»:

Группа полей «Оплата сертификатом»
Группа полей «Оплата сертификатом».
По клику картинку можно увеличить.

Группа «Оплата сертификатом» состоит из полей:

  • Пользовательское поле задачи «Оплата сертификатом» — поле выбора задачи продажи сертификата. Оно имеет такие параметры, чтобы в поле поиска выводить только доступные актуальные сертификаты. Когда клиент показывает сертификат, в данное поле вводится его номер и подтягивается соответствующая сертификату задача:
Поле «Оплата сертификатом»
Пользовательское поле «Оплата сертификатом».
По клику картинку можно увеличить.
  • Пользовательское поле задачи «Доступно к списанию» — это вычисляемое поле, в котором хранится сумма доступная к списанию с сертификата. Ведь клиент может использовать сертификат несколько раз. Например, сертификат на 5000, но он хочет оплатить услугу, которая стоит 1000.
Поле «Доступно к списанию»
Пользовательское поле «Доступно к списанию».
По клику картинку можно увеличить.
  • Пользовательское поле задачи «Списать с сертификата». Сюда вводится сумма, которую клиент хочет списать с сертификата. Ведь сертификат может быть на большую сумму, которую обладатель будет тратить несколько раз.
Пользовательское поле «Списать с сертификата»
Пользовательское поле «Списать с сертификата».
По клику картинку можно увеличить.
  • Пользовательское поле задачи «Подтвердить оплату». Служит для того, чтобы менеджер подтвердил действия оплаты сертификатом после того, как внес все необходимые данные:
Пользовательское поле «Подтвердить оплату»
Пользовательское поле «Подтвердить оплату».
По клику картинку можно увеличить.

После того как все поля заполнены, оплата сертификатом подтверждена, срабатывает автоматический сценарий «Оплата сертификатом»:

Автоматический сценарий «Оплата сертификатом»
Автоматический сценарий «Оплата сертификатом».
По клику картинку можно увеличить.

Сценарий производит следующие действия:

  • Списывает сумму, которую потратили с сертификата в задаче, чтобы на балансе сертификата осталась актуальная сумма средств;
  • Обнуляет значения полей «Оплаты сертификатов», чтобы была возможность еще раз провести оплату другим сертификатом в рамках этой задачи на услуги (да, иногда у клиентов несколько сертификатов).

Вот как это выглядит в карточке задачи:

Действия сценария в карточке задачи
Действия сценария в карточке задачи.
По клику картинку можно увеличить.

После каждой оплаты сертификатом еще один автоматический сценарий «Пересчет поля» запускает пересчет вычисляемого поля с доступной суммой для списания с сертификата, так как после оплаты сертификатом она поменялась.

Сценарий «Пересчет поля»
Сценарий «Пересчет поля».
По клику картинку можно увеличить.

Результат пересчета:

Пересчет вычисляемого поля «Доступно к списанию»
Пересчет вычисляемого поля «Доступно к списанию».
По клику картинку можно увеличить.

Аннулирование сертификата

После того, как на балансе сертификата остается 0, сам сертификат нужно аннулировать, чтобы он больше не отображался в окне выбора действующих сертификатов. Это еще один автоматический сценарий «Аннулирование сертификата», который закрывает использованный сертификат:

Сценарий «Аннулирование сертификата»
По клику картинку можно увеличить.

Элементы, которые были использованы для настройки

  • Процесс задачи «Продажа подарочного сертификата»;
  • Шаблон задачи «Продажа подарочного сертификата»;
  • Пользовательское поле задачи «Номер сертификата»;
  • Пользовательское поле задачи «Сумма на сертификате»;
  • Пользовательское поле задачи «Оплата сертификатом»;
  • Пользовательское поле задачи «Доступно к списанию»;
  • Пользовательское поле задачи «Списать с сертификата»;
  • Пользовательское поле задачи «Подтвердить оплату»;
  • Автоматический сценарий «Блокирование продажи без дохода»;
  • Автоматический сценарий «Оформление сертификата»;
  • Автоматический сценарий «Оплата сертификатом»;
  • Автоматический сценарий «Пересчет баланса»;
  • Автоматический сценарий «Аннулирование сертификата»;
  • Поле Итоги аналитик «Доход».

Итог

Вот такой незатейливый процесс, который обеспечивает функционирование процессов с подарочными сертификатами. Он успешно работает и полностью выполняет свои задачи.

Стоит сказать, что данный пример не тянет на какую-то универсальную конфигурацию по подарочным сертификатам, так как он выполняет пользовательский сценарий работы с подарочными сертификатами. У каждой компании данный процесс будет разным. Он не идеален (как и все в нашем мире🤣), имеет массу нюансов и других способов реализации. Это просто один из примеров бизнес задачи, которую нам решает Planfix.


Ольга Тимошенко: А мне и добавить нечего, вроде все просто и понятно. Вопросы Владимиру вы можете задавать в комментариях. А может у вас подобные процессы реализованы по-другому. Если есть желание рассказать о своем опыте — не стесняйтесь, рассказывайте. Тем, кто хочет поделиться своим опытом, микрофон передадим через Службу поддержки.

А ещё не забывайте о наших социальных сетях: Facebook, ВКонтакте, Telegram, Twitter и YouTube-канале. Там периодически появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.

One Comment

  1. Аватар

    Хорошая статья, Владимир и Ольга, спасибо.
    Для упрощения жизни менеджеру можно на форме регистрации сертификата и отражения дохода сделать еще два поля «сумма наличными» и «сумма картой».
    И при создании задачи сценарием автоматически регистрировать аналитику Доход.
    Один сценарий на одно поле. Если оно заполнено то выполняется добавление аналитики с этой суммой.
    Таким образом снижается вероятность ошибки менеджера и ему не надо ломать голову над терминами аналитика и доход. И что самое удобное мы можем даже заблокировать «менеджеру» редактирование этой аналитики чтобы избежать злоупотреблений типа сначала добавил, потом изменил.

Добавить комментарий