Погружение в Telegram

Команда ПланФикса любит экспериментировать. Это здорово, конечно — но иногда мне кажется, что в процессе чтения анонса очередного такого эксперимента, у вас на лицах возникает выражение легкого недоумения

- Бот ПланФикса для Telegram умеет создавать задачи и проекты прямо из чата! - И чо?

И сегодня как раз такой случай.

Про бота ПланФикса для Telegram вы уже знаете. Теперь появилась возможность не только получать с его помощью уведомления из ПланФикса в Telegram, но и подключить бота в чат Телеграма, где общаются живые люди.

Бот является связующим звеном чата и ПланФикса и может передавать информацию в обе стороны — транслировать в чат сообщения, приходящие в задачу ПланФикса и транслировать в задачу ПланФикса то, что добавляется в чате. Кроме этого, бот умеет создавать задачи и проекты в ПланФиксе, а также переключаться между ними.

Что это дает?

Ниже я опишу несколько сценариев, которые приходят в голову — но понятно, что ими все не ограничивается. Как это часто бывает с ПланФиксом, мы даем вам в руки инструмент, которым вы можете пользоваться по своему разумению — и часто результаты этого использования удивляют в том числе и нас.

Начнем с простого: для решения каких-то оперативных вопросов команда, работающая в ПланФиксе, пользуется чатом. Подключив чат к задаче, вы получаете его полную историю, доступную в интерфейсе ПланФикса + полнотекстовый поиск по этой истории и возможность выделять ключевые моменты в виде новых задач.

Простой кейс в другую сторону: теперь вы можете транслировать в Телеграм события из других систем и приложений, которые попадают в ваш ПланФикс. Например, вы получаете в задачу ПланФикса информацию о поступающих на банковский счет платежах, которая важна для нескольких людей, не работающих в ПланФиксе, но использующих Телеграм. Создайте чат с их участием и добавьте туда бота ПланФикса. Привяжите чат к задаче, в которую попадают уведомления из банка — и они будут транслироваться в Телеграм. В общем, получается что-то типа каналов в Slack, в которые попадает информация из разных внешних источников.

Еще один простой пример: есть категория сотрудников, которых сложно затащить в ПланФикс — а вот чатами они пользуются с удовольствием, потому что это позволяет им обмениваться информацией и оперативно решать между собой возникающие вопросы. Один из клиентов ПланФикса, например, общается в таком чате с сотрудниками своего агрохолдинга, которые большую часть проводят в поле (в прямом смысле этого слова).

Привязав чат к задаче в ПланФиксе, менеджер таких сотрудников получит:

  • историю этого общения в виде комментариев к задаче
  • полнотекстовый поиск по этому общению средствами ПланФикса
  • возможность создавать на основании сообщений из чата задачи для других сотрудников, которые работают в ПланФиксе

Теперь чуть более сложная связка:

  • Есть задача в ПланФиксе и клиент, с которым вы общаетесь в рамках этой задачи по e-mail.
  • Есть чат, в котором общаются удаленные/выездные/ленивые сотрудники — или даже не сотрудники, а какие-то внешние подрядчики, к примеру.
  • Привязав чат к этой задаче при помощи бота, вы получаете прямой интерфейс e-mail — Telegram.
  • При этом уведомление клиенту по e-mail уйдет только в том случае, если в чате к нему обратятся напрямую через @. Так что можно свободно обсуждать в чате все что угодно — клиент увидит только то, что вы осознанно адресуете непосредственно ему.

В итоге, сотрудники сидят в чате, клиент пишет по e-mail, менеджер контролирует всё в задаче ПланФикса — каждый чувствует себя комфортно в своей среде, ну и учет с контролем не страдают.

Чат можно привязывать не только к задаче, но и к проекту. Это позволяет по команде из чата создавать задачи в этом проекте. При этом используется шаблон задачи, который выбран для этого проекта по умолчанию. Например, добавив в чат сотрудников удаленных торговых точек и привязав этот чат к проекту “Техподдержка магазинов”, вы даете им возможность создавать прямо из чата тикеты, которые будут ставиться в виде задач на сотрудников техподдержки. При этом в самом ПланФиксе эти сотрудники могут быть даже не зарегистрированы — для них работа выглядит просто как болталка в чате с дополнительными возможностями.

Бот умеет работать с разнообразным контентом: помимо текстовых сообщений, вы можете посылать ему фото и видео, сделанные с телефона, голосовые сообщения и даже геометки — все это аккуратно прикрепится к выбранной задаче ПланФикса.

 

Как попробовать это в деле?

  1. Включите уведомления в Telegram, чтобы привязать бота к своей учетной записи ПланФикса. Это же должен сделать каждый участник чата, который работает в ПланФиксе — тогда его сообщения в чате будут попадать в ПланФикс от его имени.Если этого не сделать, при получении сообщения из чата в ПланФиксе будет автоматически создан новый контакт и сообщение будет добавлено от его имени. Это удобно для работы с внешними пользователями, но в случае с сотрудниками приведет к появлению лишнего контакта, который потом будет вас путать.
  2. Добавьте бота ПланФикса в нужный чат Телеграма (обратите внимание — это делается в учетке бота / Add to Group, а не в самом чате, как добавление живых людей).
  3. Используйте команды боту для совершения действий:

/task <Название новой или номер существующей> — Привязать задачу (новую или существующую) к чату. После привязки новые сообщения, поступающие в задачу, будут транслироваться в чат, а сообщения из чата будут транслироваться в задачу.

/project <Название нового или номер существующего> — Указать в каком проекте (новом или существующем) создавать новые задачи

/find <текст запроса> — найти проекты и задачи, содержащие в названии текст запроса. Найденные проекты и задачи будут перечислены вместе с их номерами — это поможет найти номер проекта/задачи, к которым вы хотите привязать чат.

/suspend — Управление трансляцией чата в ПланФикс: /suspend on отключает трансляцию, /suspend off — опять включает.

/who — Показывает всех участников задачи с их ролями. Помогает в том числе увидеть имя для прямой адресации через @ (см. выше пример с клиентом, работающим с задачей по e-mail)

/status — Выдает информацию о чате: к какому проекту/задаче он привязан и включена ли трансляция из чата в задачу.

/endtask — Отвязать задачу от чата.

/endproject — Отвязать проект от чата.

/help — Выдает справку по командам бота.

Философская минутка

Глобальная битва за “души” рабочих коллективов между чатами/мессенджерами и системами управления идет очень давно. В этом вечном противостоянии Хаоса и Порядка не может быть абсолютной победы: чаты заманивают своей простотой, но хромают в вопросах управляемости — а системы управления обещают предсказуемость, но требуют дисциплины, которая не всем по душе.

Одна из заметных тенденций последнего времени — попытка чатов вторгнуться на корпоративный рынок. На острие атаки — Slack, который позволяет дробить общение коллектива на множество каналов, эмулируя таким образом подобие порядка.

Помогает ему в этом возможность получать в отдельные каналы сообщения из различных внешних систем (в том числе и систем управления, вроде Asana, Jira и других) — так он оттягивает на себя роль командного центра, в который стекается информация из разных источников и идет процесс ее обработки и принятия решений.

Для мини-команд и процессных бизнес-моделей (или мини-проектов) этого может быть достаточно: пока в головах участников сохраняется общая картина происходящего и события, на которые они должны отреагировать, происходят последовательно, система работает.

При этом примеров обратных моделей, когда чат интегрирован с системой управления таким образом, чтобы центр принятия решений находился в системе управления, а общение могло идти в том числе и в чате, на рынке пока не заметно.

Тут важно понимать, что само по себе наличие в системе управления чата, который живет своей жизнью и существует как бы параллельно процессу управления, не является движением в сторону Порядка. Наоборот, добавив чат в систему управления, вы просто добавляете в нее порцию Хаоса: общение по общим задачам размывается между несколькими источниками (комментарии в проектах/задачах, общение в чате/по Скайпу/почте и т.п.), что сразу отрицательно сказывается на управляемости.

Глубокая интеграция ПланФикса с Telegram — это наша попытка узнать, есть ли жизнь на той стороне Луны. С вашей помощью, на практических примерах, мы хотим попробовать нащупать другую модель, объединяющую сильные стороны чатов и систем управления с центром принятия решений, находящемся в системе управления. Ну или убедиться, что это невозможно, ведь отрицательный результат — тоже результат.

Нюансы и тонкости
Наверняка они есть, но пока в голову приходит только то, что работает глубокая интеграция с Telegram только в платных или премиум-аккаунтах. Новые аккаунты в ходе пробного периода тоже имеют возможность оценить работу этого функционала и примерить ее к своему случаю. Сотрудники бесплатных аккаунтов пользоваться расширенными возможностями бота не смогут, но стандартная интеграция ПланФикса с Telegram для них работает полноценно, получать уведомления из системы и отвечать на них они по-прежнему могут без всяких ограничений.

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

 

Ну что, давайте попробуем как это все работает?

41 Comments

    1. Дмитрий Гончаренко

      Да есть тут придумыватели странных штук 🙂
      Но это не означает, что все их обязательно использовать — надо же и работать когда-то))

    1. Дмитрий Гончаренко

      На самом деле, одно другому не помеха, будет и для слэка интеграция. Просто телеграмщиков среди наших активных пользователей как-то получилось больше, вот они и продвинули эту тему первой.

  1. Попробовали, все отлично работает но комменты обезличенные прилетают. Что от сотрудников в телеграмме что от контактов, хотя и у тех и у других указаны номера телефонов в планфиксе, наверно можно было бы их ассоциировать по нему …

  2. «/project – привязать чат к проекту с указанным номером. После привязки задачи из чата будут создаваться в этом проекте.»

    А комментарии к задаче, которая есть этом проекте, должны попадать в Телеграм?
    Или нужно каждую задачу индивидуально привязать к чату?

        1. Зайдите в чат (говорю про десктопную версию), в чате сверху справа есть стрелочка. Нажмите на нее , откроется окошко, где будет список участников чата, найдите бота — рядом с ним будет кнопка Remove.

  3. По /find желательно еще название проекта, чтобы выводил хотя бы первые 20 символов. У нас много задач с одинаковыми названиями, но находятся в разных проектах. Допустим групповая задача «исполнение контракта»

  4. Есть момент:
    Есть задача ПФ, привязанная через бот к чату телеграмма.
    Моя учётка ПФ привязана к телеграмму.
    КОгда я отвечаю из интерфейса ПФ в эту задачу в чате появляется сообщения от бота ПФ с текстом «Имяпользоватлея текст_сообщения». Причём имя аккаунта вообще берет из скайпа!(т.е. это не ФИО и не никнейм телеграмма) Можно ли сделать если отвечаешь из ПФ, то выводилось твоё ФИО из Планфикса?

  5. Добрый день. Было бы не плохо еще, чтобы отвечая на сообщение в телеграмм в планфикс поступало сообщение как ответ с цитированием, чтобы было понятно на какой вопрос был дан ответ.
    Например, человек задал 2 вопроса в ленте под задачей. В телеграмме отвечаю на конкретное сообщение, одна в ленту попадает сообщение без цитирования.

    1. Дмитрий Гончаренко

      Сделали цитирование, проверьте пожалуйста.
      Если все работает как ожидается и не будет жалоб от пользователей — то так и оставим.

Добавить комментарий