Правила для задач по почте: 5 удобных новинок

E-mail это тот еще дедушка — но как канал обмена информацией по распространенности  все еще оставляет далеко позади более молодых конкурентов. Поэтому мы периодически подкручиваем ручку этого граммофона и добавляем новые возможности для работы с почтой в ПланФиксе

Рано хоронить e-mail - эта пластинка еще поиграет :)
Все сегодняшние новинки касаются правил для обработки электронных писем при попадании их в ПланФикс. Как обычно, введу в курс дела тех, кто только знакомится с ПланФиксом:

  • ПланФикс преобразовывает письма, попадающие на специальные внутренние адреса, в задачи;
  • при этом  в зависимости от содержимого письма, задачи могут помещаться в тот или иной проект, назначаться на разных исполнителей и так далее;
  • на этом принципе основан механизм универсальной интеграции ПланФикса, который позволяет получать и обрабатывать в ПланФиксе информацию с ваших сайтов, посадочных страниц и других систем;
  • вы управляете этим процессом в своем аккаунте, создавая правила создания задач по e-mail.

Сегодняшние новинки расширяют возможности этих правил.

Само по себе описание новинок, которое идет дальше, скорее всего будет интересно только тем, кто уже активно использует в своей работе правила обработки электронных писем и создания на их основе задач. Остальным читателям блога рекомендую просто отметить, что такая возможность в принципе есть, чтобы вернуться к ней, когда это потребуется.

“Сложные” правила
Теперь в одном правиле вы можете определять не одно, а несколько условий, при которых оно должно срабатывать:

Возможность создавать сложные условия в правилах для создания задач из почты в ПланФиксе

Интерфейс задания условий не должен быть для вас новинкой — визуально он такой же, как и в других разделах ПланФикса, где нужно одновременно выбрать несколько условий. Главное, не забывайте про правильную логическую связку между ними (показана стрелкой на скриншоте) — от нее во многом зависит итоговый результат.

Обработка “до метки”
Правила и раньше позволяли выделить из тела письма нужные данные, расположенные после метки — определенного фрагмента текста. Но раньше считывание данных после метки прекращалось с окончанием строки — то есть, механизм работал только для случаев, когда данные находятся на той же строке, что и метка. Теперь появилась возможность указывать параметр “до метки”:

Получение значения поля из текста письма до определенной метки
В моем примере, в поле “Модель” попадет весь текст письма, заключенный между словами “Модель:” и “Цвет:”

Выбор участников и аудиторов
Раньше на уровне правила можно было установить только исполнителей задачи. Когда у нас просили возможность установки участников и аудиторов, мы предлагали сделать это в шаблоне, по которому создавалась задача. Но есть ситуации, когда это неудобно — например, при большом количестве правил и различных участников/аудиторов это приводило к необходимости необоснованно множить шаблоны задач. Поэтому теперь вы можете выбирать нужных участников и аудиторов задачи прямо на уровне правила:

ПланФикс: Добавление аудиторов и участников задачи в правилах для создания задач из e-mail

Копирование правил
Правила становятся сложнее, процессы, в которых они используются — тоже, поэтому актуальной стала возможность скопировать готовое правило, чтобы слегка переналадить его для соседней ветки процесса. Теперь такая возможность у вас есть:

Копирование правл для создания задач из почты в ПланФиксе

Приостановка действия правила
Тоже из серии сервисных удобств — иногда для того, чтобы отладить сложный процесс обработки входящих писем, нужно приостановить действия того или иного правила. Этот запрос часто встречался в ваших обращениях и мы не могли его игнорировать. Отключить правило можно, нажав на лампочку слева от него:

Отключение правила создания задачи из почты в ПланФиксе

Вот такие небольшие, но полезные изменения — и все ради того, чтобы ваши письма не пропадали зря 🙂 В ближайших постах я расскажу про работу по переделке разделов “Проекты” и “Справочники”, там уже накопилось много чего.

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

Также у нас на подходе интересные новости по интеграции с 1С — одна компания из Санкт-Петербурга уже практически готова предложить вам типовое решение, которое закроет часть популярных потребностей в этом плане.

В общем, подписывайтесь на обновления блога и оставайтесь на связи, новости будут 🙂

8 Comments

  1. Я то думаю, что у меня все перестало работать с почтой, а это вы новый функционал приделали… Я сейчас вам на саппорт напишу что конкретно перестало работать, посмотрите, пожалуйста с чем это связано.

  2. Супер! Спасибо — будет действительно удобнее.

    А будет ли функционал по:
    — установлению уникальности наименования задачи по почте (сейчас наименование проставляется из темы письма);
    — и настройке шаблонов исходящих из ПланФикса писем (сейчас в конце письма фигурирует служебная информация из ПФ)?

    1. Дмитрий Гончаренко

      По первому пункту не совсем понял, что имеется в виду — уточните, пожалуйста.

      А по второму — обязательно, хотим сделать это в ближайшие месяцы.

      1. Имеется ввиду вот этот функционал:

        Евгений Толкачев 20.11.2015 17:24
        Возможно задам нубский вопрос, но всё-таки, как делать уникальными названия автоматически создаваемых задач?

        Дмитрий Гончаренко 20.11.2015 18:13
        Я ждал этого вопроса)
        На уровне ПланФикса такой возможности пока нет, она появится в обозримом будущем – вкратце, можно будет использовать названия разных переменных при подстановке в название и описание задач.

        Так что пока лучше бы чтобы уникальное название было у темы письма, которое приходит в ПланФикс и становится задачей – эта тема станет названием задачи.

Добавить комментарий