Простой планировщик для сложных задач

Алексей Таранов

«Стикеры с напоминаниями остались в прошлом, так как всё нужное для работы, у нас теперь есть в ПланФикс»

Алексей Таранов

Артём Колисниченко: Сегодня в рубрике «Рассказ от первого лица» управляющий «DigitalMust» Алексей Таранов расскажет, как в маркетинговом агентстве с помощью ПланФикса эффективно ведутся проекты клиентов. Отмечу, рассказ в первую очередь будет интересен новичкам ПланФикса — тем, кто только начинает делать первые шаги в системе.

Передаю слово Алексею.

Алексей Таранов: DigitalMust — performance маркетинг агентство. Мы работаем с большими рекламными бюджетами и для нас в приоритете эффективность в ведении и отслеживании проектов. С клиентами мы строим долгосрочные отношения, поэтому очень важно, чтобы история и статусы выполнения задач были в одном месте. Новые сотрудники должны быстро понять механизм работы, какие задачи были выполнены, а какие нет. Для меня важно, чтобы и продажи и реализация проектов были в одной системе.

Как выбирали CRM

Поначалу казалось, что большинство систем для управления отношений с клиентами похожи. На слуху был «Битрикс24», его и решили попробовать. Базовые возможности crm-ки закрывали все наши потребности, но уже в процессе использования возникли проблемы.

Например, если потребовалась уже завершенная задача, то ее поиск превращался в настоящий квест. А если нужно было пообщаться с техподдержкой, то на ответ требовались дни, а не часы. Не говоря уже о том, что интерфейс оказался не совсем удобным для нас: основные функции располагались в неочевидных местах, а ведь задача в том, чтоб упростить, а не усложнить.

Вооружившись опытом и добавив к требованиям к CRM наличие удобного фильтра проектов, мы вышли на ПланФикс.

Что привлекло сразу же?

Базовые принципы системы, что центром всего является задача. Их можно делать множество и с неограниченными подзадачами. Есть удобный фильтр проектов — просто выставляем условия и сразу находим то, что нужно, активные или завершенные. Никаких долгих поисков, никакой путаницы.

Удобные планировщики, которые являются основным рабочим пространством. Самое замечательное, что под каждый проект или группу проектов можно создавать свои планировщики с нужными данными. Сразу можно отследить, кто из сотрудников еще не принял задачу и пушнуть его! 😉

Смотрим, кто из сотрудников ещё не принял задачу
Смотрим, кто из сотрудников ещё не принял задачу.
По клику картинка откроется в новом окне и больше размере.

ПланФикс в нашей работе

Большинство клиентов поддерживает с нами связь по почте. Внутри команды мы используем Discord. Там созданы чаты, в которых мы можем общаться голосом, и текстовые чаты для каждого проекта, где обсуждаются общие вопросы. А по не общим вопросам чатимся во «флудильне». Но всю коммуникацию по задачам ведем только в ПланФикс, чтобы ничего не терялось.

ПланФикс еще позволяет настроить интеграцию с Telegram и WhatsApp, но для наших задач это не совсем подходит. Поэтому не стали с этим заморачиваться.

Для простоты мы сделали шаблоны проектов по основным направлениям работы: SEO оптимизация, SMM, таргетированная и контекстная реклама. В этих шаблонах есть списки задач, которые уже содержат описание и исполнителей. Таким образом, они позволяют запустить новый проект в считанные минуты.

Что самое удобное, при разработке сложных проектов система даёт возможность создавать неограниченное количество подзадач с удобной вложенностью. Сами задачи распределяются по содержанию. У нас они классифицированы на группы: техническая оптимизация, создание контента, аналитика, внешнее продвижение и отчетность:

Структура шаблона проекта
Структура шаблона проекта.
По клику картинка откроется в новом окне и больше размере.

В ПланФиксе мы обрабатываем и финансовую сторону проектов. Например, у нас есть периодические задачи по выставлению счетов:

Периодическая задача по выставлению счетов
Периодическая задача по выставлению счетов.
По клику картинка откроется в новом окне и больше размере.

У каждого проекта есть главная задача и в ней подзадачи: сначала менеджер заполняет финансовый план,  после завершения создается задача на бухгалтера по формированию счета, потом на менеджера падает задача по отправке документов клиенту.

Такая же история с подрядчиками — они присылают документы в определенную задачу, после чего она обрабатывается, затем создается новая на бухгалтера:

Выставляем счета по шаблону
Выставляем счета по шаблону.
По клику картинка откроется в новом окне и больше размере.

Ну и наконец, мы настроили свой сценарий по отправке писем и полностью интегрировали заявки с нашего сайта в ПланФикс. Пользователь заполняет форму на сайте, а заявка в виде подзадачи попадает в систему. Это помогло сэкономить время, которое уходило на обработку заявок:

Подзадачи-заявки, отправленные с сайта компании
Подзадачи-заявки, отправленные с сайта компании.
По клику картинка откроется в новом окне и больше размере.

Могу сказать, что ПланФикс помог выстроить удобную именно для нас систему управления компанией, в которой у каждого члена команды есть своё рабочее пространство. Мы настроили массу сценариев работы: по согласованию документов, еженедельным отчетам, подключению новых клиентов и многое другое.

Кстати, ПланФикс пригодился нам и с неожиданной стороны. Мы создали повторяющуюся задачу по поливу цветов, а еще начали играть в Тайного Санту:

Неожиданные полезные задачи
Неожиданные полезные задачи.
По клику картинка откроется в новом окне и больше размере.

Решение оказалось полезным, поэтому в ближайшем будущем мы хотим добавить больше задач по управлению ресурсами компании, например, бронированию переговорной или подготовке корпоратива.

Применение ПланФикса вывело нас на новый уровень ведения клиентов и контроля за выполнением задач по продвижению наших проектов по SEO-оптимизации, таргету и контексту. Останавливаться на достигнутом мы не собираемся, поэтому в планах интегрировать в работу еще больше классных возможностей.

Кстати, кому интересна тема SEO и другие способы продвижения в интернете, мы готовим бесплатный вебинар для владельцев бизнеса и маркетологов. Если вам интересно — то Welcome!


Артём Колисниченко: Спасибо за рассказ, Алексей. И в завершение я напомню, поделиться опытом работы в ПланФиксе может каждый. Пришлите в Службу поддержки свою историю, и мы обязательно её опубликуем.

Не забывайте о наших социальных сетях: Facebook, ВКонтакте, Telegram, Twitter и YouTube-канале. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.

4 Comments

  1. Аватар

    В простоте сила! Благодарю за отличную статью. Все четко и по делу, и именно благодаря этому ПФ и работает и приносит пользу. И

    1. Аватар

      Полив цветов — повторяющаяся задача, которая просто падает в хронику. А чтобы не сильно мусорить, создали для таких задач отдельный проект в стиле «жизнь офиса».

Добавить комментарий