Сценарии времени

Хотите, чтобы ПланФикс готовил кофе к вашему приходу на работу?

Автоматические сценарии ПланФикса работают в указанное вами время

Похоже, ждать этого осталось недолго 🙂

В автоматических сценариях ПланФикса появилась возможность производить нужные вам действия в привязке к дате и времени из стандартных и пользовательских полей. Звучит это не так, чтоб очень понятно, поэтому давайте посмотрим на примерах.

В списке событий, при которых может запускаться сценарий для задач, появился новый пункт:

Сценарий в ПланФиксе может срабатывать в определенное указанное вами время

Для его использования, вам нужно будет выбрать дату, к которой нужно привязать этот сценарий. В списке возможных — все стандартные даты задачи + пользовательские поля типа “Дата” и “Дата и время”, которые вы в нее добавили:

Время срабатывания сценария можно привязать как к стаднартным датам задачи, так и к пользовательским датам

Картинка списка пользовательских полей моего аккаунта сразу дает почву для фантазии — получается, что я могу, к примеру, связываться с клиентом за какое-то время до даты окончания аренды и согласовывать ее продление или освобождение помещения.

Или добавлять комментарий, адресованный исполнителю, в момент, соответствующий значению в поле “Следующая активность” — и сделать свой собственный механизм напоминаний.

Или организовать стандартную процедуру передачи дел на время согласованного отпуска, автоматически создав нужные задачи за несколько дней до его начала. В общем, как это обычно бывает в ПланФиксе, все зависит от ваших потребностей и фантазии.

Давайте рассмотрим настройки срабатывания сценария дальше. Вот как они выглядят полностью:

Настройки времени срабатывания сценария

Как видите, после выбора базовой даты, к которой привязан запуск сценария, нужно определить точное время его запуска. Если оставить все так, как на моем скриншоте выше, то сценарий запустится точно в то же время, которое указано в поле. Если в поле указана только дата, то сценарий запуститься сразу по ее наступлению — в 00:00.

Думаю, как запустить сценарий через день или час после наступления этого “дня Х”, вы догадаетесь без моих пояснений. А вот как быть с запуском заранее, до этой даты? Тут все тоже просто — кликаете на знак “плюс” и он меняется на “минус”. Теперь на моем скриншоте отображены настройки запуска сценария за 5 дней до наступления даты окончания аренды:

Сценарий, срабатывающий за 5 дней до окончания аренды

Последний пункт настроек в этом блоке позволяет вам определить, будет ли учитываться рабочее время исполнителей при срабатывании сценария. Пример, иллюстрирующий его использование:
— Ваша служба поддержки работает в ПланФиксе и вы хотите, чтобы клиенты ждали ответа не более 20 минут. Поэтому если ответ не был добавлен за это время, вы уведомляете об этом аудитора.
— Но это имеет смысл только в рабочее время, поэтому если клиент написал комментарий ночью, то нужно это учесть. Сделать это помогут вот такие настройки срабатывания сценария:

Подключение аудитора, если оператор поддержки не ответил клиенту в установленный срок

Конечно, сценарий сработает только в том случае, если в указанное вами время выполнятся условия его срабатывания, но лишний раз останавливаться на их настройке не буду, этот вопрос освещен в справке.
Сценарии для контактов
Та же история со временем теперь работает и в автоматических сценариях для контактов. Думаю, вы и без меня разберетесь, но на всякий случай вот вам простой пример настроек срабатывания сценария, который ставит задачу “Поздравить клиента с ДР” за 3 дня до наступления дня рождения любого из клиентов из группы “Собственники недвижимости”:

Автоматически создаем задачу для поздравления клиента за 3 дня до его дня рождения

В заключение скажу, что сами мы пользуемся этим функционалом уже какое-то время и очень довольны. ПланФикс для нас выполняет в том числе и роль достаточно навороченной и кастомизированной CRM-системы, в которой мы ведем взаимоотношения с нашими клиентами, производящими безналичные оплаты, а также с биллинг-партнерами в разных странах. Раньше мы отслеживали приближение окончания срока подписки клиента при помощи отчетов и уведомлений. Теперь на смену этой полуавтоматической работе пришла полная автоматика — сценарий срабатывает за нужное количество дней до этого срока и клиент получает от нас запрос на продление подписки. В общем, все в полном соответствии с нашим негласным девизом: «Работать должны роботы» 🙂

На этом я заканчиваю свой рассказ, а вам предлагаю попробовать применить новые возможности к сложившимся в вашей компании бизнес-процессам и написать нам, чего еще не хватает в сценариях, работающих с привязкой ко времени.

P.S. Мы продолжаем публиковать короткие новости и примеры использования ПланФикса в соцсетях, но увидят их только те, кто подписан на обновления в Facebook, ВКонтакте или Telegram. И даже они имеют шанс пропустить полезное видео из числа тех, которые мы размещаем на нашем канале в YouTube. Подпишитесь, там сугубо интересности и полезности, без маркетингового булшита.

16 Comments

        1. Дмитрий Гончаренко

          В момент создания лпределяется точное время, когда он должен сработать. Если что — отправтьте скриншот с настройками Службе поддержки, они точно скажут что и как в конкретной ситуации.

  1. Прошу прощения, немного офтоп. Очень хочется поделиться новостью.

    Тут Гугл выкатил поддержку сторонних расширений для Gmail:
    https://www.blog.google/products/g-suite/do-more-your-inbox-gmail-add-ons/
    Уверен, команда Планфикса сможет извлечь из этого какой-то хороший толк. 😉

Добавить комментарий