Синхронизация с Google Calendar

Экспортировать задачи в календарь Google ПланФикс умел и раньше — а теперь мы научили его еще и принимать задачи от Гугла. Теперь вот сидим и наблюдаем, как задачи бегают туда-сюда

Двухсторонняя синхронизация календарей ПланФикса с Google CalendarЕсли захотите к нам присоединиться, это просто: выберите календарь в Планировщике, который хотите связать с гугловским, кликните на его заголовок и нажмите в появившемся окне настроек на эту ссылку:

Включение синхронизации ПланФикса с календарем Google

После подтверждения авторизации Google, связь будет установлена и добавленные в ПланФиксе задачи будут тут же отображаться в Гугле, а добавленные в Google Calendar мероприятия сразу окажутся в ПланФиксе. То же касается и изменения сроков и продолжительности задач/мероприятий — где бы вы не внесли изменения, в ПланФиксе или в Гугле, они сразу же отобразятся в связанном календаре.

Наверное, нет смысла распинаться по поводу того, насколько это удобно в обычной жизни. Скажу лишь, что под влиянием этого нововведения я даже установил Google Calendar на свой iPhone — и теперь ставлю задачи-напоминалки через это приложение, а не отправляю почтой на свой адрес в ПланФиксе, как раньше.

Кстати, сразу поделюсь одним моментом, который может оказаться неочевидным с первого взгляда: для ПланФикса в GoogleCalendar добавляется отдельный календарь, поэтому если вы хотите, чтобы события добавлялись из Гугла в ПФ, добавляйте их в этот календарь, а не в стандартный, в который они попадают там по умолчанию. Календарь можно выбирать каждый раз при создании события:

Выбор календаря ПланФикса при создании события в гугл-календаре
Но я поступил проще — отключил стандартный гугловский календарь и оставил только планфиксовский — так задачи сразу попадают в нужное место:

Отклюбчение ненужных календарей в Google Calendar
В общем-то, для личного использования интеграции ПланФикса и календаря Google, описанного выше уже достаточно. Но ПланФикс не был бы ПланФиксом, если бы на этом в принципе все закончилось 🙂 Поэтому дальше мы поговорим о деталях.

Так как задачи из Гугла попадают в определенный список планировщика ПланФикса, а планировщик это та еще магическая машина, задачи в нем будут создаваться с разными параметрами — а именно, с теми, которые указаны в этом конкретном списке.

По сути, Google Calendar выступает в роли фронт-офиса: он только инициирует событие и при этом не подозревает, что именно создастся по нему в бэк-офисе ПланФикса. Мы принимаем от Гугла информацию о том, что в таком-то календаре появилось новое событие, смотрим, с каким календарем в ПланФиксе связан этот гугловский календарь, и создаем задачу с параметрами отбора в этот список.

В простом случае, если вы связываете гугловский календарь со списком “Ежедневник” в одноименном планировщике, который есть у каждого пользователя по умолчанию, задачи будут создаваться с одним параметром — вами в роли исполнителя:

Условие отбора задач в личный ежедневник пользователя в ПланФиксе

То есть, добавив в Google Calendar новое мероприятие, вы получите в ПланФиксе одноименную задачу на указанное время, в которой Вы будете являться исполнителем.

Но вы можете связать гугловский календарь с любым списком любого планировщика в ПланФиксе, поэтому реальное использование этой возможности зависит только от вашей фантазии. Например, вы можете ставить таким образом задачи не себе, а коллегам — укажите в параметрах списка в планировщике ПланФикса условие с другим исполнителем или исполнителем-группой, и задача, которую вы создадите в календаре Google, сразу поставится на указанных сотрудников.

Или выберите проект, в котором будет создана такая задача. А может, вам нужно установить для нее аудитора. Или пойдем еще дальше: укажите шаблон, по которому она будет создаваться, добавьте в него любые подзадачи, нужные значения кастомных полей или аналитик — и все это магическим образом создастся в ПланФиксе, как только вы в пару кликов добавите мероприятие в Google Calendar на своем смартфоне.

И знаете, что еще? Таких списков в разных планировщиках ПланФикса может быть много. И для всех их вы можете сделать связанные календари в Google. Поэтому теперь из достаточно однозадачного гугловского календарика вы можете сделать мощное средство управления разными сущностями, которыми может выступать задача в ПланФиксе — ведь в зависимости от того, в какой из календарей Google вы добавите задачу, ПланФикс создаст то, что вы захотите.

Таким образом вы можете управлять календарями и загрузкой своих коллег, создавать сделки, распределять заявки и отправлять сотрудников по вызовам из обычного гугловского календарика, который работает, наверное, на всех смартфонах мира. Причем все это вы можете делать одновременно — просто добавляя блоки в тот или иной календарь Google.

Про то, как использовать при этом автоматически сценарии, просто даже не хочу упоминать — информацию легче усваивать небольшими порциями, иначе может случиться перегруз 🙂 Да и сам я, честно говоря, еще не до конца осознал все открывающиеся с этого дня возможности.

Несколько нюансов, с которыми вам, возможно, придется столкнуться:

  • Если у вас уже был настроен экспорт календаря из ПланФикса в Гугл и с экспортированными задачами в Гугле производились какие-то операции, после включения синхронизации они придут (уже пришли, на самом деле) в ПланФикс. Также в ПФ попадут задачи, добавленные вами ранее в связанном календаре Гугла. Если это лишние задачи — просто удалите их.
  • Учтите, что теперь удалив задачу в Гугл-календаре, вы удалите ее и в ПланФиксе. Синхронизация это штука обоюдоострая).
  • Как и экспорт в Google Calendar ранее, синхронизация работает только в платных и премиум-аккаунтах. Ну и в течение пробного периода, конечно.

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

Уверен, что с вашей помощью список этих нюансов и тонкостей будет дополнен — как и перечень новых возможностей использования этой интеграции. Так что будем помаленьку привыкать использовать их вместе с вами и развивать сопутствующий функционал дальше.

12 Comments

    1. Думаю, вот именно поэтому [«… Саша не женится!» (с)] Дмитрий неоднократно ранее подчёркивал в обсуждениях, что синхронизация из Google Calendar в ПланФикс — штука, безусловно, хорошая, но её внедрение может вызвать больше вопросов, чем дать ответов. И Вы задали как раз один из тех вопросов. =)

    2. Саша просто заполнить. Сделать автоматический сценарий который будет из темы или содержимого перекладывать значение в аналитику или использовать переменные в шаблонах или и то и другое сразу.

      1. Но ведь нет средств распарсить отдельные строки описания? Т.е., в распоряжении только два цельных объекта — тема и описание. С такими возможностями много не натворишь.

        Было бы неплохо, если бы существовало какое-то соглашение по формату импорта данных из описания события, вроде такого:
        (с начала строки)
        !Имя_поля:
        Набрать такое не сложно, но это ведь тот ещё костыль. :-\

Добавить комментарий