Универсальная интеграция ПланФикса с интернет-магазинами, web-формами и другими источниками данных

Я продолжаю знакомить вас с непрерывно появляющимися новостями ПланФикса. Сегодня мой рассказ о новых возможностях системы по интеграции с различными внешними источниками данных.

Интеграция важна для нас. ПланФикс отлично справляется с ролью бэк-офиса для разных областей применения — ну или командного центра, если вы не любите заимствованные выражения. Да и вообще, мы же технари, нам нравится когда так:

350kb - Артём, я исправляюсь :)
Поэтому наращивание каналов связи с внешним миром, по которому в ПланФикс могут стекаться данные для обработки — это одно из приоритетных направлений развития системы. Обычно интеграциями никого особо не удивишь — но мы и тут не идем проторенными тропами.

Стандартный подход к интеграциии заключается в прямом взаимодействии с различными популярными на рынке системами сбора и генерации данных — интернет-магазинами, в которых формируются заказы, веб-формами в популярных CMS вроде WordPress или Bitrix, которые используются на сайтах для сбора заявок, различными лид-генераторами и т.п.

Мы пошли другим путем: сделали универсальный механизм обработки данных из любых источников, которые могут отсылать их на e-mail. Теперь вы можете настроить обработку писем из различных систем в ПланФиксе таким образом, чтобы данные из них раскладывались по нужным полям задач и контактов. Так они попадут в систему и станут доступны для всех инструментов обработки информации и организации бизнес-процессов, которые накоплены в ПланФиксе и будут появляться в нем в будущем.

Главный плюс такого подхода — и то, что делает его по-настоящему планфиксовским — именно его универсальность. Мы не знаем, с какими системами необходимо интегрироваться всем нашим клиентам и заведомо не сможем обеспечить прямой интеграции с каждой из них. Но мы можем дать вам в руки инструмент для самостоятельной интеграции с нужными вам системами и обеспечить его бесперебойную работу.

Если вы давно в ПланФиксе, то скорее всего уже знаете, что внешние письма, попадающие в ПланФикс, могут становиться задачами. При этом письма проходят через фильтр правил, которые вы можете настраивать самостоятельно, и задачи обретают нужные реквизиты: раскладываются по проектам, им назначаются исполнители и так далее.

Теперь этот механизм получил новые возможности, которые кардинально расширяют сферу его применения. Причем, в полном соответствии с духом ПланФикса, внешне эти возможности выглядят довольно скромно, а их истинный потенциал понимаешь, только погрузившись.

Итак, давайте посмотрим, как это работает на практике. Меня иногда справедливо упрекают в том, что я недостаточно подробно расписываю порядок необходимых действий, поэтому сегодня я буду особенно нуден в деталях — прошу прощения заранее 🙂

Модельный пример у нас будет таким: есть некая косметическая компания, которая на сайте собирает заявки на проведение выездных презентаций своих продуктов на территории заказчика. Сайт работает на WordPress, форма заявки сделана при помощи одного из плагинов к нему — ну, к примеру, Contact Form 7.

Оформленная клиентом в веб-форме заявка отправляется на e-mail, письмо выглядит примерно так:

Заявка клиента, оформленная в веб-форме и отправленная в ПланФиксМы с вами сразу будем отправлять это письмо на созданный нами виртуальный email-адрес в ПланФиксе (укажем этот адрес в настройках плагина для wordpress), чтобы сделать из него задачу с этим данными. Причем мы хотим, чтобы данные из полей формы (наименование продукта, место, дата и время презентации) не только сохранились в описании задачи, но и попали в соответствующие реквизиты задачи — так мы сможем работать с этими данными, использовать их в условиях фильтров отбора, отчетах по продуктам и т.п.

Как это сделать?

В Управлении аккаунтом / Работа с e-mail открываем вкладку Виртуальные почтовые адреса:

Управление виртуальными email-адресами в ПланФиксе
Жмем на виртуальный адрес, созданный нами для приема заявок, чтобы попасть в список правил обработки приходящих на него писем:

Управление правилами создания задач по почте, пришелшей на виртуальный email в ПланФиксе
Давайте нажмем на кнопку Новое правило и создадим правило для обработки наших заявок на презентацию. На первом этапе зададим основные настройки:

Новое правило для создания задач из e-mail
1. Дадим правилу внятное название, чтобы легко найти его в будущем, если потребуется внести в него коррективы.
2. Определим критерий, которому должны соответствовать письма для применения этого правила.
3. Выберем шаблон, по которому будут создаваться задачи для таких писем.

Коротко о шаблоне:

  • его лучше сделать чуть заранее, чтобы при создании правила выбрать уже готовый;
  • убрать лишние поля, которые не нужны для вашего конкретного случая;
  • добавить дополнительные поля, которые нужны для нашей заявки.

Вот ссылка на короткий скринкаст, который демонстрирует работу по настройке шаблона — там показано и удаление ненужных полей, и добавление нужных.

Я добавил в шаблон поля “Адрес”, “Продукт”, “Дата” и “Время”. А еще сразу указал исполнителя, который будет подключаться к задачам, созданным по такому шаблону. Это может быть конкретный сотрудник или группа сотрудников — но важно, чтобы он обязательно был указан, иначе заявки имеют шанс остаться без внимания.

Вот как выглядит мой шаблон внутри:

Шаблон задачи для обработки заявок, полученных с формы на сайте
Отступление про шаблон окончено, возвращаемся к созданию правила.
Итак, шаблон мы выбрали, теперь нужно объяснить ПланФиксу, как заполнить поля задачи данными из текста письма. Для этого добавляем в правило дополнительное действие, которое мы должны произвести перед сохранением задачи и выбираем вариант “Установить значение кастомного поля”:

Выделение из письма нужных данных и заполнение поля задачи в ПланФиксе
В данном случае мы заполняем кастомное поле “Адрес” значением, которое берем из письма после метки “Место: “ Роль метки может выполнять любой набор символов. Работает этот механизм просто: при обработке письма ПланФикс находит этот набор символов, считывает значение после него и заполняет этим значением указанное поле.

Аналогичным образом добавляем обработку и заполнения продукта, даты и времени презентации, которую заказал клиент:

Парсинг e-mail сообщения и заполнение данными задачи в ПланФиксе
На этом первую часть нашей работы по настройке правила можно считать выполненной — теперь при создании задачи из письма с данными формы, заполненной клиентом на сайте, данные будут раскладываться по нужным полям задачи. Но мы не будем останавливаться на этом и плавно перейдем к еще одной новой возможности: автоматическому созданию и заполнению карточки контакта данными из этого же письма.

Для этого мы добавим в правило еще одно действие, “Создать контакт” и укажем, какие поля контакта нужно заполнить и после каких меток в письме находятся эти данные:

Создание контакта в ПланФиксе по данным из веб-формы и e-mail сообщенияПереводя на русский, это действие приведет к созданию нового контакта, в котором будут заполнены поля Имя, Фамилия, Email и Адрес. Все данные для заполнения ПланФикс возьмет из этого же письма, сразу за соответствующими метками. Созданный контакт также будет добавлен в задачу в выбранной вами роли (я выбрал Постановщик, так удобно получается). При этом если такой контакт в системе уже есть, он не создастся, а просто будет установлен в задаче в указанной роли. Данные существующего контакта перезаписываться не будут.

Обратите внимание на маленькую деталь: место проведения презентации я добавляю и в поле “Адрес” задачи, и в поле “Адрес” в контактных данных клиента. Это нормальная ситуация — ведь скорее всего клиент заказывает презентацию по адресу своего нахождения, поэтому я убиваю двух зайцев: оперирую этим местом в конкретной задаче на проведение презентации и сохраняю на будущее в карточке клиента.

Вот теперь мы можем сохранять наше правило и пробовать его в работе:

  • заполняем форму на сайте
  • письмо приходит в ПланФикс
  • на его основе создается новая задача по шаблону “Заявка на презентацию”
  • в кастомные поля задачи прописывается информация из письма
  • тут же создается новый контакт
  • поля карточки контакта заполняются данными из письма
  • контакт устанавливается постановщиком этой задачи.

Все это происходит автоматически и вне наших глаз — а мы видим лишь новую задачу в Хронике ПланФикса, поставленную от имени клиента:

Задача в ПланФиксе, поставленная по заполненной клиентом web-форме wordpress
Если зайти в просмотр дополнительных деталей задачи, то мы увидим в ней заполненные данными дополнительные поля заявки:

Данные, заполненные клиентом на сайте, попадают в поля задачи ПланФикса
В деталях контакта тоже полный порядок — ПланФикс аккуратно выделил из письма указанные нами данные и разложил их в нужные поля:

Создание клиента в ПланФиксе по данным из e-mail письма
То есть, одним махом мы разложили пришедший с сайта лид на контакт и задачу по его обработке. Теперь мы можем не только быть уверены, что заказанная клиентом презентация будет проведена, но и получаем возможность формировать статистические отчеты по проведенным презентациям различных продуктов, автоматически вести базу контактов и планировать с ними активность, учитывая историю прошлых операций, ну и многое-многое другое, что умеет делать ПланФикс со структурированными данными.

Пост получился длиннющий и тот, кто дочитал его до этого момента хотя бы по диагонали — уже молодец 🙂 Но я все равно не могу удержаться от пары нюансов, которые оценят только те, кто глубоко погрузится в эту тему:

  • Для качественного извлечения данных, письма должны быть в формате plain text, то есть не содержать html-форматирования. Дело в том, что когда ПланФикс находит в письме указанную вами метку, то он извлекает значение за ней вплоть до конца строки или до момента встречи любого тега, поэтому html может помешать корректному извлечению данных.
  • То, что созданный контакт тут же добавляется в задачу, позволяет нам общаться с ним прямо из ПланФикса: достаточно добавить новый комментарий в задачу и отметить контакт в блоке “Уведомить об этом” — он получит письмо с этим комментарием, а его ответ на это письмо добавится в нашу задачу новым комментарием.
  • Неочевидное применение описанных возможностей: вы можете передавать в ПланФикс не только информацию, заполненную клиентом, но и сопутствующую техническую информацию, доступную вам на странице формы. Например, адрес, с которого он попал на ваш сайт, реферальный ID и так далее. Главное, чтобы у вас была возможность поместить эту информацию с генерируемое формой письмо — а уж ПланФикс достанет ее оттуда и положит на указанную вами полочку.
  • Несмотря на более глубокое, чем обычно, забурение в детали, я не стал пугать вас всеми возможностями системы. Если хотите, можете самостоятельно заглянуть в список действий создаваемого правила и, к примеру, установить дату выполнения создаваемой задачи на дату, когда клиент заказал презентацию. А если вам не хватит каких-то возможностей — напишите нам, поговорим.

Теперь наверное уже точно все.

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

 

P.S. Кстати, мы в своем аккаунте настроили классную интеграцию с Google Forms — это хороший способ получать в ПланФикс данные от клиентов, даже если у вас нет сайта. Так что прошлогодняя заметка о том, как получать данные из Google Forms в ПланФикс, получила свое продолжение.

P.P.S. Если вы используете конфигурацию Управление сделками, настройте заполнение полей создаваемой задачи таким образом, чтобы она соответствовала условиям фильтра нужного этапа воронки — так вы сэкономите время и силы своим продажникам, новые заявки будут сразу попадать по адресу. Помните главный девиз ПланФикса: Работать должны роботы! 🙂

44 Comments

        1. Дмитрий Гончаренко

          Ну там такая кнопка с телефончиком и можно будет звонить 🙂

          На самом деле, задумок много, посмотрим что получится реализовать в первой версии. Глобальная цель: дать возможность вести входящее и исходящее общение по телефону с логированием и записью звонков и интеграцией с популярными системами IP-телефонии/виртуальными АТС.

          1. Очень большая просьба: добавьте возможность звонить не только по контактам.
            Мы например обзваниваем клиентов заказчика.
            И сейчас все записи вытаскиваем сначала из виртуальной атс-ки. Потом загружаем в планфикс.
            Если это все будет работать через планфикс, то это будет просто супер!

  1. Ожидается ли «Подобрать надзадачу по слову за меткой»? Я настроил шаблон главной задачи о заказе, два шаблона подзадач для склада и офиса. С вашей помощью разобрался, как сделать их последовательными. Но теперь получается, что исполнителю подзадачи, чтобы увидеть подробности заказа, надо идти в надзадачу. При этом надо настраивать доступ к надзадаче, что кому-то, может, и не желательно. Ожидается ли какой-то костыль, чтобы можно было с полями создавать подзадачи? Или уже всё есть, а я не знаю 🙂

    1. Дмитрий Гончаренко

      Если я правильно понимаю, то создавать подзадачи отдельно не надо — надо правильно прописать их в шаблоне надзадачи, которая создается по письму, с нужными доступами исполнителей подзадач к надзадаче.

        1. Дмитрий Гончаренко

          Нет, так можно будет дать доступ к надзадаче — и пусть смотрят там.

          Зависимые поля в подзадачах тоже имеют шанс появиться, но ощутимо позже.

          1. А все-таки выбор надзадачи был бы удобен, если вы уж заморочились с email интеграцией по полной. У нас идут письма, что заказ оплачен, что заказ ждет на почте больше недели и т.п.. Они могли бы становиться подзадачами одной задачи «Заказ такой-то» 🙂 По моему удобно.

    1. Дмитрий Гончаренко

      Я ждал этого вопроса)
      На уровне ПланФикса такой возможности пока нет, она появится в обозримом будущем — вкратце, можно будет использовать названия разных переменных при подстановке в название и описание задач.

      Так что пока лучше бы чтобы уникальное название было у темы письма, которое приходит в ПланФикс и становится задачей — эта тема станет названием задачи.

  2. если один клиент заполнил форму на сайте, создаётся:
    задача, контакт

    что произойдёт, если этот же клиент заполнит второй раз ту же форму?
    создастся контакт ещё один? тогда будет два контакта с одинаковыми данными

      1. В общем, Вы правы — не нужно :). Нужно было до сегодняшнего дня, когда поставил конфигурацию по управлению сделками. До этого же я хотел, не теряя времени, заносить контакты автоматически, которые приходят из форм. А без конфигурации задачу создавать не хотелось.

  3. А как сделать, чтобы создаваемый контакт сразу попадал в группу «Клиенты», например?
    Неужели только через метки? Можно конечно настроить письмо, чтобы там где-то была подходящая неизменяемая метка, но это же некрасиво.

    1. Дмитрий Гончаренко

      Можно в шаблоне контакта выбрать эту группу, тогда новые контакты по умолчанию будут сразу создаваться в ней.

      1. Я зашел в Шаблон контакта — там и стоит Клиент. Тем не менее, почему-то созданные из письма контакт не Клиент :(. Приходится добавлять вручную этот признак.

  4. Также получается, что с подключенной конфигурацией Работа со сделками, запрос из формы удобно переводить в задачу Активность по сделке. Но там настроено, что исполнителем является постановщик. В принципе это удобно. На случай если задачу добавляет руководитель — он может сознательно поменять исполнителя.
    А вот как исключить отправителя письма из исполнителей (заполненная строка формы уходит с адреса человека, который не должен быть исполнителем)?

    1. Дмитрий Гончаренко

      На мой взгляд, запрос из формы нужно переводить не в Активность по сделке, а в Сделку. А активность нужно крепить уже к готовой сделке. По крайней мере, идеология конфигурации «Управление сделками» подразумевает именно такую конструкцию.

  5. Перевариваю универсальную интеграцию с конфигурацией Управление сделками.

    Имеем:
    1. Клиент отправляет форму запроса. ПФ создает контакт и задачу под него (с набором статусов Стандартный — так в конфигурации).
    2. Контакт удобно виден в планировщике в необработанных.

    Дальше есть варианты:
    А. Перетянуть в планировщике в следующую колонку этот контакт и создастся новая задача с набором статусов «Сделка». Контакт исчезает из первой колонки благодаря правилу для нее.
    Что делаем с первой задачей?

    Б. Продолжаем действия в изначальной задаче. Позвонить, выслать письмо и т.д. Но контакт не исчезнет из Необработанных, так как не заведена задача с набором статусов «Сделка». Можно ли для этой задачи перевыбрать новый набор? Если сразу в правиле обработки мэйла прописывать для задачи присвоение статусов «Сделка», то Контакт не будет виден в колонке Необработанных.

    Я делаю так: перетягиваю Контакт во 2-ю колонку, а первоначальную задачу объединяю с этой, которая создалась при перетягивании.

    Не уверен, самый ли это правильный вариант? Как задумывалось?

    1. Дмитрий Гончаренко

      Правильно в таком случае создавать контакт и сразу задачу по шаблону «Сделка», в которой этот контакт является контрагентом. Тогда задача появляется в нужном столбце планировщика, а контакт — не появляется в «Необработанных лидах», т.к. он уже отработан — на него заведена сделка.

      1. Мне кажется — это не совсем правильно. В первую колотнку сыплются все запросы из формы. Это хорошо. Если создается задача «Сделка» и контакт уже перестает быть «необработанным» — это годится для ручной постановки задач. Тогда, действительно, факт перехода во вторую колонку свидетельствует о телодвижениях менеджера. Но автоматика вносит коррективы — менеджер может 2 дня курить бамбук, а лид-то уже в обработанных! — очевидно же, что информативнее было бы его оставить в необработанных. Не согласны? 🙂

        1. Дмитрий Гончаренко

          Как вариант, можно сделать отдельный статус для таких «автоматических» сделок и отдельный столбик для них в Планировщике — пусть будет вторым и воспринимается менеджером как указание к немедленной реакции.

          P.S. Но что-то мы не в той теме развели дискуссию, мне кажется 🙂 Надо перебираться в Управление сделками или на прямое общение через Службу поддержки.

  6. «Созданный контакт также будет добавлен в задачу в выбранной вами роли (я выбрал Постановщик, так удобно получается). »
    Объясните плз, а в чем удобство? 🙂

    1. Дмитрий Гончаренко

      Ну, например, в том, что видно кто поставил задачу.

      Но все зависит от конкретного процесса в конкретной компании, так что удобное мне окажется неудобным в другом случае. Для того и возможность указания разных ролей.

  7. Прошу рассмотреть возможность добавления в правило обработки писем вариант действия:
    Добавить контакт (контрагента\компанию) в задачу по значению кастомного поля контакта на основании меток в письме.

    Пример:
    В письме ИНН организации и контакт уже создан в ПФ. Происходит скрининг кастомного поля из меток в письме и задача создается с подставленным контактом из раннее созданных.

    Текущий вариант действия {Создать контакт} не всегда отрабатывает корректно.
    Если в метках совпадает, например, кастомное поле ИНН, но различается поле Наименование компании, то создается дубль компании с идентичным ИНН, но разными названиями, хотя в реквизите ИНН доп. поля контакта стоит флаг: Запрещать дублирование значений.

    Также, если делаешь правило где создается контакт по меткам, и не выбрана метка для наименования, а только для ИНН, существующий контакт в ПФ вообще НЕ ИЩЕТСЯ!

    1. Дмитрий Гончаренко

      Здравствуйте, Николай!
      Спасибо за примеры. Обсудим это в команде и доработаем в предлагаемом или другом варианте, который поможет в том числе и в описанной ситуации.

Добавить комментарий