Виртуальные e-mail

Новинки технологий это, конечно, хорошо — но и забывать про старых друзей было бы неправильно. Тем более про тех, кто все еще способен удивлять своими возможностями

Старый друг лучше новых двух)
Электронная почта относится как раз к числу таких старых друзей, поэтому мы продолжаем развивать механизмы, позволяющие использовать в ПланФиксе ее лучшие стороны.

Сегодня я хочу рассказать вам об очередной новинке в работе с почтой в ПланФиксе — возможности создавать виртуальные адреса для получения и обработки почты в вашем аккаунте. Если вы заглянете в Управление аккаунтом / Работа с e-mail, то увидите там несколько новых пунктов, в частности — Виртуальные почтовые адреса:

Виртуальные почтовые адреса e-mail в ПланФиксе

Виртуальными такие адреса называются потому, что фактически не существуют — в частности, отправить письмо с такого адреса у вас не получится. А вот получать на него письма и автоматически создавать на их основе задачи для обработки — вполне.

Давайте посмотрим, как это работает. Новый виртуальный адрес может создать администратор аккаунта:

Добавление нового виртуального почтового ящика в ПланФиксе
Главный плюс виртуальных почтовых адресов — возможность давать им “говорящие” названия. На всякий случай уточню, что задается в адресе только та часть, что идет до “собаки”. Все что после — адрес вашего аккаунта в ПланФиксе, он не меняется:

Создание нового виртуального e-mail для обработки заказов в ПланФиксе
Достаточно ввести имя и нажать на Enter, чтобы виртуальный адрес был создан. Клик на адресе в списке открывает список правил для обработки почты, приходящей на этот адрес:

Добавление нового правила обработки e-mail сообщений приходящих на виртуальный почтовый ящик в ПланФиксе
Возможности у этих правил — те же, что и у правил для личных почтовых адресов в ПланФиксе. По сути, главная новинка в том, что теперь нет необходимости привязывать обработку входящих писем, заказов, заявок и т.п. к какому-то из личных адресов сотрудников — можно сделать удобный ящик и проводить всю обработку в нем.

Для наших новых пользователей, которые раньше не работали с почтой в ПланФиксе, скажу, что из письма, поступившего на внутренний адрес ПланФикса, автоматически создается задача. Правила обработки помогают поместить эту задачу в нужный проект, назначить ей соответствующих исполнителей, а также заполнить данные задачи (в том числе созданные вами поля) из текста письма. Также ПланФикс поможет вам автоматически создать карточку контакта-отправителя письма и общаться с ним, просто добавляя комментарии к задаче. Подробнее обо всем этом вы можете прочитать в справке.

Помимо возможности работы с виртуальными адресами, мы собрали в одном месте правила для писем, приходящих на адреса сотрудников, а также правила, которые устанавливаются на уровне групп:

Все правила для работы с e-mail теперь собраны в управлении аккаунтом ПланФикса
При этом, в карточках сотрудников и групп они тоже остались — мы просто сделали альтернативный путь к этим настройкам из общего центра управления почтой. Наверняка, администратору будет удобнее работать с ними в Управлении аккаунтом, а сотрудникам — в своих карточках.

Если говорить о дальнейших планах в этом направлении, то в недалеком будущем стоит ожидать тут же правил для обработки писем, приходящих на e-mail адреса проектов, а затем — правила для писем, приходящих в задачу и становящихся комментариями к ней.

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

 

Так что по этому поводу мы вскоре увидимся-спишемся. E-mail еще повоюет — а мы ему в этом поможем 🙂

14 Comments

      1. В целом — всё очень круто.
        Но.
        Сделал виртуальный адрес support@имя-аккаунта.planfix.ru
        Сделал также переадресацию support@имя-домена.ru на этот виртуальный адрес.
        Всё хорошо.
        Клиенты отправляют почту на support@имя-домена.ru.
        Всё вообще отлично!

        НО. Ответ-то клиентам приходит от …@…planfix.ru
        А это — уже не очень хорошо 🙁
        Как-нибудь можно сделать так, чтобы письмо клиентам уходило именно с того адреса, на который они отправляли письмо?

  1. На мой взгляд было бы очень удобно синхронизировать все с телеграмом и другими удобными инструментами в том числе и календарем для Mac OSx

Добавить комментарий