Как «Лист обхода №Х» автографы собирал

Сегодня в рубрике «Рассказ от первого лица» Марат Тимерзянов, партнер ПланФикса, рассказывает (и показывает) как трансформируется процесс подготовки и согласования коммерческих предложений, от пачки листов А4 до полного перевода в ПланФикс. Слово Марату.

Марат Тимерзянов: Эта история началась в 2015 году.
В то время я еще работал руководителем отдела КИП в инженерной компании.

Главный герой рассказа — это лист обхода. Данный документ был введен руководством с целью организовать учет и порядок в работе сотрудников. Далее история, как все это работало.

Лист обхода — листок формата А4, предназначенный для согласования коммерческих предложений. Работа начиналась с того, что сотрудник заполняет шапку документа, указывая, какие работы нужно посчитать и кто заказчик. Затем он идет через два кабинета к другому сотруднику, чтобы получить порядковый номер. Получив заветный номер №Х, возвращается к рабочему месту и приступает к работе.
Проходит какое-то время и стартовый вариант документа готов. Файл сохранен в специальной папке на жестком диске, а наш лист получает первый автограф.

Эстафета передается следующему сотруднику. Причем это происходит в буквальном смысле. Первый сотрудник идет в соседний кабинет, вручает бланк второму сотруднику и сообщает, что сохранил информацию на сервере в такой то папке и уходит. Новый исполнитель (менеджер по закупкам) сразу принимается за работу (это в лучшем случае). Его задача проверить цены и проставить их там, где они отсутствуют. Пока специалист работает, к нашему бланку добавляются еще парочка таких же «носителей информации». Так листочки начинают постепенно копиться.

Через пару дней, проверив все цены, лист №Х сшивается с вариантом коммерческого предложения. И, получив в награду второй автограф, передается коммерческому директору (на деле просто кладется в специальный лоток на самый верх в стопку с другими бланками, где ожидает дальнейшую проверки). Может пройти еще пару дней, когда коммерческий директор начнет просмотр данной стопки. К сожалению история умалчивает, с какой стороны начинается проверка — снизу или сверху.

Ну вот, документы проверены, корректировки внесены, и коммерческий директор просит помощника забрать листочки, либо же сам передает их генеральному директору. Помощник аккуратно складывает новую свежую стопку в лоток поверх других бланков.

Прождав еще денек, наш лист обхода №Х с тремя автографами попадает в руки генеральному директору, намекая, что где то в общем диске ожидает проверку очередной документ. Выяснив расположение файла, директор поправляет строчки в документе, проставляет недостающие цифры и проверяет орфографию. При необходимости документ корректируется.

Супер. Коммерческое предложение готово, можно отправлять заказчику. Лист №Х перехватывает последний участник нашей эстафеты, распечатывает коммерческое предложение, идет к директору, ставит «живую» печать, сканирует и отправляет заказчику. К этому моменту проходит примерно чуть больше недели. Вы спросите: почему «последний участник»? Потому что в дальнейшем бланк запихивается во лоток первого исполнителя, где он «благополучно» присоединяется к «ожидают согласование КП».

На самом деле — это был идеальный вариант, так как практически не пришлось ничего переделывать и пересогласовывать.

Так мы работали первый год. Принимая непосредственное участие в передаче бланков, я никак не мог смириться с тем, что время используется так неэффективно. Постоянно задавался вопросом, как упростить совершаемые действия, чтобы ускорить процедуру согласования? В последующем узнал, что наши действия называются бизнес-процессами. А в компании на тот период уже было несколько бизнес-процессов, включая согласование договоров, производство работ, ежемесячное обслуживание абонентов. Поэтому я начал искать решение, как оптимизировать работу, чтобы при увеличении заказов не наступил полный хаос.

На тот период я еще не был знаком с платформой ПланФикс. А первой системой, которую мы начали адаптировать под процессы компании, стала Trello. Это был первый шаг компании на пути к цифровой трансформации. Для начала описали процессы, назначили ответственных (все как полагается), настроили канбан-доски и начали тестировать. Дела пошли намного шустрее. Но к концу 2016 года быстро уперлись в потолок, ограниченный функционалом сервиса.

И в 2017 году в организации появляется цифровая система управления, которая кардинально меняет структуру компании и существующие бизнес-процессы. Одним из преимуществ внедрения системы является то, что с момента регистрации коммерческого предложения до передачи его заказчику время существенно сократилось. К примеру, стоимость на небольшой объем работ заказчик получает в течение одного часа. А проекты средней сложности отправляются в течение двух-трех дней с момента поступления заявки.

Таким образом завершается история про «лист обхода №Х». Листы А4 теперь заменились задачами, которые отлично справляются со своими обязанностями)

Кому интересно, как теперь ведется работа в компании, приглашаю к просмотру видео.

В нем я рассказываю, какие еще дополнительные возможности дает внедрение ПланФикс. В презентации наглядно показано, как система позволяет организовать порядок в бизнесе и сократить время на операционную деятельность. А мы все прекрасно знаем, что время — это одно из самых ценных наших ресурсов.

Успехов Вам и Вашему бизнесу
Тимерзянов Марат

Гоулинк, внедрение ПланФикса

 

 

Дмитрий Гончаренко: Я с удовольствием посмотрел это видео. Мне вообще нравится изучать примеры реальных внедрений и видеть, как при помощи ПланФикса работа становится проще и эффективнее. Это лучшее доказательство того, что мы с коллегами занимаемся стоящим делом. Если у вас есть свои истории на эту тему, присылайте их в нашу Службу поддержки с темой «Рассказ от первого лица», я их обязательно опубликую.

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

8 Comments

  1. Аватар

    Реально крутой кейс! Не думал, что такое возможно.
    Несколько вопросов:
    1. Сколько заняло внедрение и доработка до текущего варианта?
    2. Сколько людей работает в планфиксе?
    3. Монтажники, слесари тоже подключаются к планфиксу?

    1. Аватар

      Спасибо, Виктор. Да, Планфикс способен удивлять)
      По времени около трех месяцев с тестированием и доработками. И дополнительное время понадобилось для разработки шаблонов КП. К системе подключены 12 сотрудников.
      Нет, монтажники со слесарями в Планфиксе не работают. Их участие фиксируют руководители. А инженеры уже присоединились) Тестируется диспетчерский отдел, прием заявок и плановые объезды.

      1. Аватар

        Круто! 3 месяца для таких сложных процессов считаю малым сроком. Планфикс конечно удивляет своей гибкостью и простотой внесения изменений в процессы.

        Ждем продолжение про инженеров)

        1. Аватар

          Благодаря командной работе удалось быстро внедрить. Так же очень помогло наличие уже описанных процессов, так как ранее работа велась в trello и было легко переключить сотрудников на новую платформу. А вот к трелло они долго привыкали)
          Виктор, по ведению заявок инженерами ранее разместил видео на Youtube канале. Попробую здесь выложить ссылку, надеюсь не забанят) https://youtu.be/Y3uFa3OyUQo

  2. Аватар

    Спасибо за кейс. Довольно мало примеров из Строительной сферы. Было интересно посмотреть.

    Используется ли ПФ у них для подготовки бюджета по строительным проектам с анализом денежных потоков?

    Учитывается ли итог фактический (к примеру заложено, что нужно сварщику 10 ч, а получилось 15 .. ) и соответственно либо это расход компании, либо она должна по факту эту разницу предъявить клиенту, но для этого нужно факт учитывать.. Это реализовано?

    Проводится ли табелирование (учёт времени исполнения задач рабочими) через ПФ в каком-либо виде?

Добавить комментарий