Временно исполняющий обязанности

Сегодня у нас для вас небольшой подарок к сезону отпусков: возможность назначить для себя (или любого отсутствующего сотрудника) временно исполняющего обязанности. Теперь можно спокойно отправляться куда угодно и на любое время — добрые роботы не дадут задачам и комментариям зависнуть в ожидании вашего возвращения

Работает это до безобразия просто. Достаточно указать, кто станет временно исполняющим обязанности сотрудника в его карточке:

Передача задач временно исполняющему обязанности в ПланФиксе

Выбранный в качестве ВРИО пользователь будет отображаться в карточке отсутствующего сотрудника:

Временно исполняющий обязанности в ПланФиксе

С этого момента он начнет получать уведомления о новых задачах и комментариях, адресованных счастливому отпускнику. Причем вам нет нужды беспокоиться об отсутствии у него доступа: при появлении первого комментария в задаче отсутствующего сотрудника, ВРИО не только получит уведомление о нем, но и будет подключен к этой задаче.

То же касается и новых задач, поставленных на отпускника: роботы автоматически подключат ВРИО к такой задаче и он сможет отработать ее вместо отсутствующего товарища.

Обращу ваше внимание на то, что ВРИО действует от своего имени, а не от имени отпускника — система просто информирует его о задачах и подключает к ним.

Когда отпуск (или отсутствие по другому поводу) заканчивается и сотрудник возвращается на работу, ВРИО нужно отключить. Для этого достаточно подвести курсор к его аватару в карточке замещаемого сотрудника и нажать на крестик:

Отключение ВРИО в ПланФиксе

Удаление не отключает ВРИО от задач, в которых он уже участвует — он просто перестает подключаться к новым задачам этого сотрудника и уведомляться о комментариях, которые ему адресованы.

Вот такое небольшое, но приятное нововведение. Отдыхайте спокойно, набирайтесь сил — они вам понадобятся 🙂

25 Comments

  1. Большое спасибо за нововведение!
    Здорово, что это теперь решается на вашем системном уровне, а не на нашем местном в автосценариях)

    И кстати говоря, к запланированным отпускам мы могли готовиться заранее. А вот неожиданные невыходы на работу по болезни или семейным обстоятельствам действительно создавало проблемы.

  2. Странно, что вы назвали это небольшим подарком)) это огромный сюрприз и ооооочень долгожданная настройка! Огромнейшее спасибо)) вы — лучшие, как всегда)

  3. Сначала подумал, что мы сможем реализовать через эту функцию посменную работу менеджеров! Создать безличный аккаунт Менеджера и в начале смены устанавливать для него в ВРИО аккаунт одного из сотрудников, который работает сегодня.

    Но так как доступ ко всем задачам не предоставляется и работа ведётся от своего имени, такое не подойдёт нам (( если написать скрытый комментарий для ВРИО — другой ВРИО на следующий день не сможет увидеть его — и куча других нюансов ((

    Пользуясь случаем очень просим ввести возможность добавлять в роли не только сотрудников, но и ДОЛЖНОСТИ, что очень бы помогло для решения описанного выше кейса.

    А также какое нибудь решение для организации посменной и «вахтовой работы»… какое нибудь расписание назначения и автоматической смены должности по расписанию…

    Техподдержка в самом Планфиксе работает по принципу — кто первый взял того и задача, остальные отключаются от задачи. Но у нас так не выходит. Завтра сегодняшнего менеджера уже не будет онлайн, а работу по задаче кто-то должен продолжить (сегодняшний менеджер). Приходится добавлять в исполнители группы сотрудников. И тогда или теряются важные оповещения — если вместо всех менеджеров адресуешь сообщение только сегодняшнему. Или сыпятся тонны ненужных сообщений всем менеджерам, хотя на смене сегодня только 1.

    *Грустный_смайлик.gif*

    1. Дмитрий Гончаренко

      У механизма ВРИО есть четкое предназначение, поэтому вряд ли стоит рассчитывать на его увод в этом направлении. А вот над механизмом «сменности» надо думать. Я сам периодически точу зубы об эту задачку, но пока красивого и простого решения не придумал. Так что присоединяйтесь)

      1. Мы представляем себе это примерно следующим образом. Просто мысли вслух.

        Есть должности.
        Предоставить возможность указания в любой роли — должность. Разница по сравнению с добавлением группы сотрудников в том, что в поле роли и в «конвертиковом» списке участников задачи будет указана именно должность, а не добавятся и начнут отображаться сотрудники с этой должностью.

        Но при этом к задаче начинают иметь доступ все сотрудники, для которых указана эта должность.

        Это даёт следующие преимущества:
        — Доступ имеют все представители должности
        — При написании скрытого комментария для должности его увидять ВСЕ сотрудники в этой должности, даже будущие (!!!). Что очень удобно, так как сейчас если написать скрытый комментарий всем представителя ГРУППЫ сотрудников, то потом если в группе сотрудников произойдёт замена — новичок не увидит скрытый комментарий. Ну и это касается не только скрытых комментариев и оптимизация всей системы оповещений и напоминаний.
        — Другим сотрудникам будет не обязательно досконально знать всех по именам, чтобы правильно адресовать задачу. Назначая исполнителем должность — куда легче будет ориентироваться (особенно при большом количестве сотрудников)
        — Косвенно появится разделение на персональную и коллективную ответственность. Да, Планфикс — это про персональную ответственность. Но возможность добавлять много исполнителей присутствует (и активно используется). А теперь будет более прямо и понятно: если добавлен сотрудник по имени — то это его персональная ответственность. Если добавлена должность: то эту ответственность он разделяет с другими сотрудниками аналогичной должности.
        — Упрощение рутины: нужно отправить сообщение семи менеджерам в задаче, а другим сотрудникам не отправлять? Вместо семи конвертиков — теперь один. И конвертик — это только один пример.. по факту кажется есть ещё места, где это упростит и ускорит рутинные действия. Ведь с группами сотрудников — после добавления в задачу они всей кучей попадают туда индивидуальными именами.. а потом играйся с этими именами.. отделяй их от других сотрудников, вспоминай, кто есть кто….


        На практике работа с задачами может выглядеть следующим образом. Если в задачу добавлена должность, а не именной сотрудник, то в заголовке комментария, в оповещениях, хрониках и везде — вместо имени будет фигурировать именно должность. Но если в должности несколько сотрудников и важно знать, то именно выполнил то или иное действие, то все сотрудники (не контакты)могут навести курсор мыши на должность в оповещении\комментарии и всплывашка покажет имя сотрудника, который относится конкретно к этому действию. Примерно как посты «от имени группы» в ВК. Если администратором навести курсор на время публикации — показывает кто именно опубликовал этот пост. Ну или в скобочках после должности писать, это уже детали.

        А вот контакты к примеру будут видеть только должность, без имени. Ну или опционально можно будет как то «раскрывать» имена для конкретных задач или должностей галочкой. Вероятно, можно и без этого для начала..

        Теперь о сменной работе.
        Для должностей сделать «календарь посменной работы». По умолчанию для всех должностей он будет заполняться по правилу «все сотрудники» + «100% всех дат» — и 90% пользователей планфикса даже не будут знать о существовании этого календаря и никогда им не воспользуются, ведь по умолчанию он будет работать так, как работает система сейчас.

        Но остальные заинтересованные смогут войти в календарь и указать какие сотрудники в какие дни работают. То есть внутри календаря выбрать любого сотрудника — и снять с него те даты, в которые он не работает. С технической точки зрения не знаю насколько это совместимо с Планфиксом, но визуально моё воображение рисует такую картину:

        Допустим в должности семь сотрудников. Выше над календарём список из семи сотрудников и каждый своего цвета (или с жирной точкой слева уникального цвета).
        Ниже видим обычный календарь на год с датами. И в датах проставлены точки разных цветов. Наличие точки в дате указывает, что сотрудник работает в этот день. По умолчанию в каждой дате будут все семь точек (и при добавлении в должность восьмого сотрудника он появится во всех датах на год). То есть календарь по умолчанию работает так, что все сотрудники в должности работают как обычно, а не посменно. А вот тем, кому нужно посменно — просто снимают точки с нужных и ненужных дат, настраивая работу по сменам на месяц или год.

        Одно замечание: у нас пересменка иногда происходит и в середине дня. Нам бы очень не помешал дополнительный уровень углубления внутрь дня и тот же принцип с указанием точек уже по часам, а не только по дням (там где это нужно). Но мы будем очень счастливы, если для начала будет только по дням.

        Спасибо за внимание!

  4. Отличный функционал, очень полезно , а то мы для этого наделали групп- должностей, типа Гл. бух и заменяем в группе пользователя на нужного. Теперь этот функционал решает эту проблему, отлично, но наше решение еще решает проблему постоянной замены человека в этой должности ( уволился), как быть в этом случае?
    Как заменить пользователя навсегда, если он во многих скриптах присутствует?

    1. Дмитрий Гончаренко

      >> Как заменить пользователя навсегда, если он во многих скриптах присутствует?

      — Сейчас есть механизм передачи задач сотрудника, с его помощью можно разово передать все задачи от одного человека на другого. Он как раз задуман в первую очередь для случаев передачи дел в связи с увольнением. Что он не делает, так это не заменяет человека в автоматических сценариях и тому подобных местах, где он может использоваться.

      1. «это не заменяет человека в автоматических сценариях и тому подобных местах, где он может использоваться.»

        Так это главное. Заменить исполнителя в текущих задачах не проблема , проблема поменять его в скриптах. А если он в паре десятков скриптов? Вылавливать м менять руками задача не тривиальная.
        Вот мы и пришли к должности в виде группы, позаменяя пару раз уволившегося руками. Теперь все, кто есть в скриптах- только группой.
        Вообще пора видимо заводить сущность «должность». В любом документообороте она есть, понятно что Планфикс не документооборот,идеология несколько другая, но все равно видимо без должности не обойтись, она вроде как есть , но сделать ее ( должность) исполнителем нельзя. Жаль.

        1. Дмитрий Гончаренко

          Спасибо, учтем это мнение в дальнейших обсуждениях. Андрей выше развернул достаточно подробно как он видит работу с должностями — вас бы такое устроило?

          1. Про сменную работу не берусь комментировать- нет такой задачи. А вот идея с должностью, в которой несколько сотрудников мне видится не логичной.
            Я бы не отходил от «общеофисной» практики. Одна должность- один сотрудник. То, что предложил Андрей- это все -таки группы.
            Тут возникает вопрос с должностями, которые называются одинаково, (менеджер по продажам), но это все же разные сотрудники, я бы не стал обезличивать их совсем. В документооборотах я их обозначал номерами (Менеджер по продажам 1)
            Но у меня такие должности ничего не согласовывали ( не были участниками сценариев), может не всем подойдет.

            1. С точки зрения логики — я с Вами в целом согласен про то, что много сотрудников в одной должности — это не очень хорошо. Но на практике такое бывает — и не редко. Например, «агент поддержки» — должность.. а сотрудников там могут быть сотни.. и все выполняют одинаковую работу.

              Не вижу смысла (извините, не совсем наверное правильно подобрано слово…) «пугаться» предложения по поводу нескольких сотрудников в одной должности — так как все желающие смогут использовать ЭТУ ЖЕ систему стандартным способом — добавляя лишь по одному сотруднику в должность…

              А для остальных будет больше возможностей.

              По поводу групп — тут сложно. Да, группы логически тут наверное бы лучше подошли. Но группа сотрудников в планфиксе уже вполне сформировавшаяся сущность со своим смыслом, поведением и планом применения.. у многих она уже очень глубоко вшита в шаблоны и скрипты и изменения поведения групп очень тяжело отзовётся на пользователях… Вводит что-то новое — это будет бардак и дублирование сущностей. А вот должность насколько мне известно это пока что лишь обычное селект поле декоративного значения… И на его основе как раз можно начать расширять возможности для того, чтобы закрыть нужные потребности.

              1. Полностью поддержу Андрея.
                Поле «должность» в ПФ практически нигде не используется. А если его начать использовать аналогично «группам» при выборе участников — это может помочь в решении некоторых задач.

                А доработка с ВРИО — восхитительна.
                Спасибо!

              2. Что мне нравится в планфиксовской идеологии — не плодить сущности. Поэтому желательно сразу делать сущности максимально широкими, чтобы они подходили под любые сферы и кейсы.
                В вашем случае должность содержит в себе группу сотрудников, а у кого-то наоборот сотрудник содержит несколько должностей — специализаций. Про это тоже желательно не забывать при развитии темы должностей-специализаций.

                Вот сейчас есть сущность проект, но многие не видят ей применения, так как не могут всё дерево задач отнести к каком-то одному проекту. Было бы полезно иметь возможность относить связанные задачи к разным проектам, тогда проекты могли бы стать механизмом группировки по темам или отделам.
                А уж если бы появилась возможность отнести задачу к нескольким проектам была бы возможность очень удобно маркировать задачи этими тегами-проектами и потом просматривать их сгруппировано. Вот мне лично было бы удобно видеть задачу по закупке и в проекте закупки и проекте планирования затрат и в складском учёте. Сейчас это можно только пользовательскими полями сделать, но из отчётов
                не так удобно с задачами работать, как из проектов.

                Так же и с должностями, хотелось бы иметь возможность прицеплять к сотруднику несколько должностей. Так как лично у нас есть многостаночники, которые, к примеру, и менеджер и конструктор в одном лице и задачи обоих должностей могут выполнять. Сейчас такой кейс никак не решается, может хоть с должностями решится.

                Вообще в идеале, я для себя вижу оптимальным такой набор сущностей: Задача, Ресурс, Тег.
                Сотрудник тоже ресурс, помеченный тегом «Должность», прикреплён к задаче, видит подзадачи — комментарии, если они помечены тем же тегом, как и он, либо вообще есть связь с ним. У ресурса есть график загрузки-доступности. Видно когда работает, когда нет, а когда работает за двоих, вполсилы за каждую должность. Я вот этими тремя сущностями любой бизнес-процесс могу описать от приёма на работу, до производства ракеты на Марс. Остальное избыточным мне кажется.

Добавить комментарий